Trong quá trình sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp thường phải xử lý nhiều loại văn bản lặp lại như hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc thỏa thuận hợp tác. Nếu mỗi lần phát sinh giao dịch đều phải soạn lại từ đầu, nhập thủ công thông tin người ký và thiết lập lại luồng ký thì sẽ mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, tính năng cấu hình thêm mẫu hợp đồng trên VContract Viettel giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tạo hợp đồng, giảm sai sót và tăng tốc độ ký kết.
1. Mẫu hợp đồng trên VContract là gì?
Mẫu hợp đồng bản Word trên VContract có thể hiểu là bộ khung hợp đồng được doanh nghiệp thiết lập sẵn trên hệ thống. Trong mẫu này thường bao gồm nội dung cố định, các trường thông tin cần thay đổi, vị trí ký, vai trò người ký và quy trình xử lý hợp đồng.
Ví dụ, doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng lao động với nhân viên mới. Thay vì mỗi lần phải tải file Word, chỉnh sửa thông tin cá nhân, xuất PDF rồi gửi ký thủ công, người quản trị có thể tạo sẵn một mẫu hợp đồng lao động trên VContract. Khi cần lập hợp đồng mới, hệ thống chỉ cần điền các dữ liệu như họ tên, số giấy tờ, ngày sinh, địa chỉ, vị trí công việc, mức lương, thời hạn hợp đồng… Sau đó hợp đồng được gửi theo đúng luồng ký đã cấu hình.
Việc cấu hình mẫu hợp đồng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo nội dung hợp đồng thống nhất giữa các phòng ban. Đây là bước quan trọng khi doanh nghiệp muốn triển khai hợp đồng điện tử một cách bài bản, thay vì chỉ sử dụng như công cụ ký file đơn lẻ.
2. Vì sao doanh nghiệp nên cấu hình mẫu hợp đồng điện tử?
Khi doanh nghiệp có số lượng hợp đồng lớn, thao tác thủ công dễ phát sinh lỗi. Một số lỗi thường gặp gồm nhập sai thông tin khách hàng, thiếu vị trí ký, gửi nhầm người duyệt, sai thứ tự ký hoặc dùng nhầm phiên bản hợp đồng cũ. Với mẫu hợp đồng được cấu hình sẵn, các bước quan trọng được hệ thống hóa rõ ràng hơn.
- Thứ nhất, mẫu hợp đồng giúp chuẩn hóa nội dung. Các điều khoản cố định như quyền và nghĩa vụ, phương thức thanh toán, cam kết bảo mật, điều kiện chấm dứt hợp đồng… được giữ nguyên theo mẫu đã được phê duyệt. Người tạo hợp đồng chỉ thay đổi các trường dữ liệu cần thiết.
- Thứ hai, mẫu hợp đồng giúp rút ngắn thời gian khởi tạo. Người dùng không cần thiết lập lại toàn bộ quy trình cho từng hợp đồng. Chỉ cần chọn mẫu, nhập dữ liệu và gửi ký.
- Thứ ba, mẫu hợp đồng giúp kiểm soát quy trình ký tốt hơn. Doanh nghiệp có thể thiết lập trước ai là người ký nội bộ, ai là người ký bên ngoài, thứ tự ký ra sao, vị trí chữ ký nằm ở đâu. Điều này đặc biệt hữu ích với hợp đồng có nhiều bên tham gia.
- Thứ tư, việc dùng mẫu hợp đồng giúp tăng tính chuyên nghiệp. Hợp đồng gửi đi có bố cục thống nhất, thông tin rõ ràng, hạn chế tình trạng mỗi phòng ban sử dụng một kiểu biểu mẫu khác nhau.
3. Các tài liệu cần có trước khi thêm mẫu hợp đồng trên VContract
Trước khi bắt đầu cấu hình mẫu hợp đồng, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước file nội dung và thông tin quy trình. File hợp đồng nên được rà soát kỹ về mặt nội dung, điều khoản, lỗi chính tả, bố cục trình bày và các vị trí cần điền dữ liệu.
Thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị cấu hình mẫu hợp đồng:
- File hợp đồng gốc ở định dạng phù hợp, thường là Word hoặc PDF tùy theo quy định của hệ thống.
- Danh sách các trường thông tin cần thay đổi, ví dụ tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email, giá trị hợp đồng, thời hạn hợp đồng.
- Danh sách người ký hoặc nhóm vai trò ký, ví dụ đại diện doanh nghiệp, khách hàng, nhân sự, kế toán, giám đốc.
- Vị trí chữ ký, vị trí đóng dấu, vị trí ngày ký hoặc các trường cần xác nhận.
- Quy trình ký dự kiến, ví dụ ký tuần tự hay ký song song.
Việc chuẩn bị kỹ từ đầu giúp quá trình thêm mẫu hợp đồng diễn ra nhanh hơn, hạn chế phải chỉnh sửa nhiều lần sau khi đã đưa mẫu vào sử dụng.
4. Hướng dẫn cấu hình thêm mẫu hợp đồng trên VContract Viettel
Bước 1: Đăng nhập hệ thống VContract
Người quản trị hoặc tài khoản được phân quyền truy cập vào hệ thống VContract bằng thông tin đăng nhập đã được cấp. Sau khi đăng nhập thành công, người dùng vào khu vực quản trị hoặc cấu hình để tìm chức năng liên quan đến mẫu hợp đồng.
Tùy theo phiên bản giao diện, tên menu có thể hiển thị dưới dạng “Mẫu hợp đồng”, “Quản lý mẫu”, “Cấu hình mẫu” hoặc nhóm chức năng tương tự. Người dùng nên kiểm tra đúng tài khoản có quyền thêm mới, chỉnh sửa và lưu mẫu hợp đồng. Nếu tài khoản không có quyền, cần liên hệ quản trị viên hệ thống để được phân quyền.
Bước 2: Chọn chức năng thêm mới mẫu hợp đồng
Tại danh sách mẫu hợp đồng, chọn nút thêm mới. Hệ thống thường yêu cầu nhập các thông tin cơ bản như tên mẫu, mã mẫu, loại hợp đồng, mô tả ngắn và trạng thái sử dụng.
Tên mẫu nên đặt rõ ràng để dễ tìm kiếm về sau. Ví dụ: “Hợp đồng lao động chính thức”, “Hợp đồng dịch vụ Internet doanh nghiệp”, “Phụ lục gia hạn hợp đồng”, “Biên bản nghiệm thu dịch vụ”. Không nên đặt tên quá chung chung như “Mẫu 1” hoặc “Hợp đồng mới” vì khi số lượng mẫu tăng lên sẽ rất khó quản lý.
Mã mẫu cũng nên có quy tắc thống nhất. Ví dụ: HDLD_2026 cho hợp đồng lao động, HDDV_2026 cho hợp đồng dịch vụ, PLHD_2026 cho phụ lục hợp đồng. Cách đặt mã khoa học giúp bộ phận pháp chế, nhân sự hoặc kinh doanh dễ nhận diện loại văn bản.
Bước 3: Tải file mẫu hợp đồng lên hệ thống
Sau khi nhập thông tin cơ bản, người dùng tải file hợp đồng mẫu lên VContract. File này là nội dung nền để hệ thống sử dụng khi tạo các hợp đồng mới.
Trước khi tải lên, cần kiểm tra kỹ nội dung file. Những phần cố định nên được trình bày hoàn chỉnh. Những phần thay đổi theo từng hợp đồng nên để ở dạng trường dữ liệu hoặc vị trí dễ nhận biết. Ví dụ: [Tên khách hàng], [Số hợp đồng], [Ngày ký], [Địa chỉ], [Giá trị hợp đồng]. Cách đánh dấu rõ ràng giúp người cấu hình dễ xác định trường nào cần gán dữ liệu động.
Nếu hợp đồng có nhiều trang, cần chú ý vị trí chữ ký ở trang cuối hoặc các trang cần ký nháy. Với hợp đồng có phụ lục, nên xác định phụ lục là một phần trong mẫu hay tách thành mẫu riêng để quản lý thuận tiện hơn.
Bước 4: Thiết lập các trường dữ liệu trên mẫu
Đây là bước quan trọng nhất khi cấu hình thêm mẫu hợp đồng điện tử. Người dùng cần xác định các thông tin nào sẽ được nhập khi tạo hợp đồng mới. Các trường dữ liệu có thể bao gồm trường văn bản, ngày tháng, số tiền, email, số điện thoại, mã số thuế, số giấy tờ tùy thân hoặc thông tin doanh nghiệp.
Ví dụ với hợp đồng dịch vụ, các trường thường gặp là tên khách hàng, địa chỉ lắp đặt, mã số thuế, người đại diện, chức vụ, gói dịch vụ, phí thuê bao, thời hạn sử dụng và ngày hiệu lực.
Với hợp đồng lao động, các trường thường gặp là họ tên người lao động, ngày sinh, căn cước công dân, địa chỉ thường trú, vị trí làm việc, phòng ban, mức lương, thời hạn hợp đồng và ngày bắt đầu làm việc.
Khi tạo trường dữ liệu, nên đặt tên dễ hiểu để người nhập liệu không bị nhầm. Nếu có trường bắt buộc, cần đánh dấu bắt buộc để hệ thống không cho gửi hợp đồng khi thiếu thông tin quan trọng.
Bước 5: Cấu hình vị trí ký trên hợp đồng
Sau khi thiết lập dữ liệu, người dùng cần cấu hình vị trí ký cho từng bên tham gia. Vị trí ký có thể là chữ ký của đại diện doanh nghiệp, chữ ký khách hàng, chữ ký người lao động, chữ ký người phê duyệt hoặc dấu xác nhận.
Cần xác định rõ mỗi vị trí ký thuộc về ai. Ví dụ, vị trí bên A là đại diện công ty, vị trí bên B là khách hàng. Nếu hợp đồng có nhiều người ký, cần đặt đúng thứ tự và vai trò để tránh gửi sai người.
Khi kéo thả vùng ký, nên căn chỉnh ngay ngắn, không che mất nội dung hợp đồng. Vùng ký cần đủ rộng để hiển thị chữ ký số hoặc hình ảnh chữ ký. Nếu có ngày ký, chức danh hoặc họ tên người ký, cần bố trí hợp lý để hợp đồng sau khi hoàn tất nhìn rõ ràng, chuyên nghiệp.
Bước 6: Thiết lập luồng ký hợp đồng
Luồng ký là trình tự xử lý hợp đồng từ lúc khởi tạo đến khi hoàn thành. Doanh nghiệp có thể thiết lập ký tuần tự hoặc ký song song tùy quy trình nội bộ.
Ký tuần tự nghĩa là người thứ nhất ký xong thì hệ thống mới chuyển đến người thứ hai. Cách này phù hợp với hợp đồng cần duyệt theo cấp bậc, ví dụ nhân viên lập, trưởng phòng kiểm tra, giám đốc ký, sau đó khách hàng ký.
Ký song song nghĩa là nhiều người có thể ký cùng lúc, không cần chờ nhau. Cách này phù hợp khi các bên ký độc lập và không phụ thuộc vào thứ tự xác nhận.
Trong quá trình thiết lập luồng ký, cần kiểm tra thông tin người nhận, email, số điện thoại và vai trò ký. Nếu gửi hợp đồng cho khách hàng bên ngoài, thông tin liên hệ phải chính xác để tránh thất lạc link ký hoặc mã xác thực.
Bước 7: Lưu và kiểm tra mẫu hợp đồng
Sau khi hoàn tất cấu hình, người dùng lưu mẫu hợp đồng. Tuy nhiên, không nên đưa vào sử dụng ngay nếu chưa kiểm tra. Nên tạo thử một hợp đồng từ mẫu vừa cấu hình để xem dữ liệu có đổ đúng vị trí không, chữ ký có hiển thị đúng không, luồng ký có hoạt động đúng không và nội dung hợp đồng có bị lệch định dạng không.
Nếu phát hiện lỗi, quay lại phần chỉnh sửa mẫu để cập nhật. Một số lỗi phổ biến gồm trường dữ liệu quá ngắn, vùng ký đặt sai trang, thiếu người ký, sai thứ tự ký hoặc file mẫu chưa phải phiên bản cuối cùng.
Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, có thể chuyển trạng thái mẫu sang đang sử dụng để các bộ phận liên quan chọn khi tạo hợp đồng mới.
5. Lưu ý khi quản lý mẫu hợp đồng trên VContract
- Doanh nghiệp nên phân quyền rõ ràng cho người được tạo, sửa và xóa mẫu hợp đồng. Không nên để quá nhiều người cùng chỉnh sửa mẫu vì dễ phát sinh nhầm lẫn phiên bản.
- Khi có thay đổi về chính sách, giá dịch vụ, điều khoản pháp lý hoặc mẫu biểu nội bộ, cần cập nhật lại mẫu hợp đồng kịp thời. Các mẫu cũ không còn phù hợp nên khóa hoặc ngừng sử dụng để tránh nhân viên chọn nhầm.
- Ngoài ra, nên đặt quy trình kiểm duyệt mẫu trước khi phát hành. Ví dụ, phòng pháp chế kiểm tra nội dung, phòng nghiệp vụ kiểm tra thông tin vận hành, quản trị hệ thống kiểm tra luồng ký và trường dữ liệu. Khi tất cả đã thống nhất, mẫu mới được đưa vào sử dụng chính thức.
6. Lợi ích khi sử dụng mẫu hợp đồng điện tử Viettel VContract
- Sử dụng mẫu hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp vận hành nhanh hơn, đặc biệt với các đơn vị có nhiều chi nhánh, nhiều nhân viên kinh doanh hoặc số lượng khách hàng lớn. Nhân viên chỉ cần chọn mẫu có sẵn, nhập thông tin cần thiết và gửi ký. Quá trình xử lý hợp đồng được rút ngắn đáng kể so với in ấn, chuyển phát và ký tay truyền thống.
- VContract Viettel hỗ trợ doanh nghiệp tạo, ký và quản lý hợp đồng điện tử trên nền tảng số. Một số nguồn giới thiệu giải pháp cũng nhấn mạnh các tính năng như lập hợp đồng từ mẫu, ký bằng chữ ký số, ký OTP, ký bằng hình ảnh và xác thực hợp đồng sau ký.
- Về mặt quản trị, mẫu hợp đồng giúp lãnh đạo kiểm soát nội dung phát hành ra bên ngoài. Các phòng ban không tự ý sửa điều khoản quan trọng. Mọi hợp đồng được tạo theo chuẩn chung, dễ lưu trữ, dễ tra cứu và thuận tiện khi cần đối soát.
Kết luận về thêm mẫu hợp đồng trên VContract Viettel
Cấu hình thêm mẫu hợp đồng trên VContract Viettel là bước nền tảng để doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử hiệu quả. Khi mẫu hợp đồng được thiết lập đúng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian khởi tạo, giảm lỗi nhập liệu, chuẩn hóa quy trình ký và nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch.
Để triển khai tốt, người dùng cần chuẩn bị kỹ file mẫu, xác định rõ trường dữ liệu, đặt đúng vị trí ký, thiết lập luồng ký phù hợp và kiểm tra thử trước khi đưa vào sử dụng. Với các doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán hoặc phụ lục hợp đồng, việc cấu hình mẫu trên VContract sẽ giúp quy trình ký kết trở nên nhanh gọn, đồng bộ và dễ quản lý hơn.
