Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp phải xử lý số lượng lớn hợp đồng lặp lại theo cùng một mẫu như hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, thỏa thuận hợp tác, biên bản xác nhận hoặc hồ sơ ký kết định kỳ. Nếu thực hiện thủ công từng hợp đồng, bộ phận nhân sự, pháp chế hoặc kinh doanh sẽ mất rất nhiều thời gian để nhập thông tin, kiểm tra dữ liệu, gửi ký và lưu trữ. Đây là lý do tính năng lập hợp đồng theo lô trên Hợp đồng điện tử vContract Viettel trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp số hóa quy trình ký kết một cách đồng bộ.
Với vContract Viettel, doanh nghiệp có thể tạo hợp đồng từ mẫu, nhập dữ liệu hàng loạt, sinh nhiều hợp đồng cùng lúc và gửi ký cho nhiều người nhận theo danh sách đã chuẩn bị. Theo thông tin giới thiệu về vContract, nền tảng hỗ trợ tạo mẫu hợp đồng, khởi tạo hàng loạt, lập hợp đồng bằng dữ liệu merge file và ký theo lô; mỗi hợp đồng có mã định danh riêng, giúp việc quản lý và tra cứu rõ ràng hơn.
1. Hợp đồng theo lô trên vContract Viettel là gì?
Hợp đồng theo lô là hình thức tạo nhiều hợp đồng cùng lúc dựa trên một mẫu hợp đồng chung và một bảng dữ liệu riêng. Thay vì phải mở từng file, điền từng thông tin và gửi từng người ký, người dùng chỉ cần chuẩn bị mẫu hợp đồng đã cấu hình sẵn các trường dữ liệu như họ tên, mã nhân viên, chức vụ, địa chỉ, mã số thuế, số căn cước, thời hạn hợp đồng, mức lương, giá trị hợp đồng hoặc thông tin đối tác.
Sau đó, doanh nghiệp tải file dữ liệu lên hệ thống. vContract sẽ tự động ghép dữ liệu vào từng vị trí tương ứng trong mẫu, tạo ra nhiều hợp đồng riêng biệt cho từng cá nhân hoặc từng đối tác. Mỗi hợp đồng sau khi sinh ra có thông tin riêng, người ký riêng và luồng xử lý riêng. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, thường xuyên ký hợp đồng số lượng nhiều.
Ví dụ, một công ty cần ký mới hợp đồng lao động cho 300 nhân sự. Nếu làm thủ công, nhân sự phải tạo 300 file khác nhau, kiểm tra từng dòng thông tin, gửi từng email và theo dõi từng trạng thái ký. Khi sử dụng tính năng hợp đồng theo lô, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị một mẫu hợp đồng chuẩn và một bảng dữ liệu 300 dòng. Hệ thống sẽ hỗ trợ tạo hàng loạt hợp đồng tương ứng, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.
2. Vì sao doanh nghiệp nên dùng tính năng hợp đồng theo lô?
Điểm mạnh lớn nhất của hợp đồng theo lô là giảm thao tác lặp lại. Những công việc như nhập họ tên, địa chỉ, số giấy tờ, chức danh, ngày hiệu lực hoặc thông tin thanh toán thường dễ phát sinh sai sót nếu thực hiện bằng tay. Khi dữ liệu được chuẩn hóa trong một file tổng, doanh nghiệp có thể kiểm tra trước một lần, sau đó dùng để tạo hàng loạt hợp đồng.
Ngoài ra, tính năng này còn giúp các phòng ban phối hợp dễ dàng hơn. Bộ phận nhân sự có thể chuẩn bị danh sách nhân viên, bộ phận pháp chế kiểm tra mẫu hợp đồng, bộ phận quản lý phê duyệt luồng ký, còn người đại diện doanh nghiệp có thể ký số nhanh trên hệ thống. Thay vì mỗi hợp đồng nằm rải rác ở email, máy tính cá nhân hoặc bản giấy, toàn bộ quá trình được quản lý tập trung trên nền tảng điện tử.
vContract cũng hỗ trợ gửi link ký qua email hoặc SMS, ký bằng OTP hoặc chữ ký số, đồng thời ghi nhận thời gian, danh tính người ký và trạng thái xử lý của hợp đồng. Những yếu tố này giúp doanh nghiệp dễ theo dõi tiến độ, hạn chế thất lạc hồ sơ và thuận tiện hơn khi cần đối soát.
Tính năng lập hợp đồng theo lô mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cho doanh nghiệp. Thứ nhất là tiết kiệm thời gian, vì hàng trăm hoặc hàng nghìn hợp đồng có thể được tạo từ một bộ dữ liệu chuẩn. Thứ hai là giảm sai sót nhập liệu, do thông tin được lấy trực tiếp từ bảng dữ liệu đã kiểm tra. Thứ ba là tăng khả năng kiểm soát, bởi toàn bộ trạng thái ký được quản lý tập trung trên hệ thống. Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử còn giúp giảm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu kho. Doanh nghiệp không phải phụ thuộc vào hồ sơ giấy, không mất thời gian chờ chuyển phát qua lại và dễ dàng tìm kiếm khi cần đối chiếu. vContract cũng nhấn mạnh các lợi ích về chi phí, thời gian, bảo mật, kiểm tra tính toàn vẹn và lưu log trong quá trình ký hợp đồng.
3. Chuẩn bị trước khi lập hợp đồng theo lô trên vContract Viettel
Để quá trình tạo hợp đồng theo lô diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ ba nhóm nội dung chính: mẫu hợp đồng, file dữ liệu và luồng ký.
- Trước hết, mẫu hợp đồng cần được soạn sẵn với bố cục rõ ràng, nội dung thống nhất và các trường thông tin cần thay đổi được xác định cụ thể. Các trường này có thể là tên người ký, ngày sinh, địa chỉ, mã nhân viên, tên công ty, giá trị hợp đồng, thời hạn thực hiện hoặc điều khoản riêng theo từng đối tượng. Mẫu càng chuẩn thì khi sinh hợp đồng hàng loạt càng hạn chế lỗi.
- Tiếp theo, file dữ liệu cần được trình bày theo đúng cấu trúc mà hệ thống yêu cầu. Mỗi dòng thường tương ứng với một hợp đồng, mỗi cột là một nhóm thông tin sẽ được đưa vào mẫu. Người phụ trách nên kiểm tra lỗi chính tả, thiếu dữ liệu, sai định dạng ngày tháng, trùng email hoặc sai thông tin người ký trước khi tải lên hệ thống.
- Cuối cùng, doanh nghiệp cần xác định luồng ký. Một hợp đồng có thể cần một người ký, hai bên ký hoặc nhiều cấp phê duyệt nội bộ trước khi hoàn tất. Với hợp đồng lao động, luồng ký có thể gồm người lao động và đại diện doanh nghiệp. Với hợp đồng kinh doanh, luồng ký có thể gồm đối tác, phòng pháp chế và lãnh đạo có thẩm quyền. Việc thiết lập luồng ký đúng ngay từ đầu giúp tránh phải thu hồi hoặc tạo lại hợp đồng.
4. Quy trình lập hợp đồng theo lô trên Hợp đồng điện tử vContract Viettel
Bước 1: Đăng nhập hệ thống vContract
Người dùng truy cập vào hệ thống Hợp đồng điện tử vContract Viettel bằng tài khoản đã được cấp quyền. Tùy theo phân quyền của doanh nghiệp, mỗi tài khoản có thể được phép tạo mẫu, tạo hợp đồng, gửi ký, ký số, kiểm tra trạng thái hoặc quản lý hồ sơ đã hoàn thành.
Việc phân quyền đúng rất quan trọng, bởi hợp đồng là tài liệu có giá trị pháp lý và thường chứa thông tin nhạy cảm. Doanh nghiệp nên cấp quyền theo vai trò thực tế, tránh để quá nhiều người có quyền chỉnh sửa hoặc gửi hợp đồng.
Bước 2: Chọn chức năng tạo hợp đồng theo lô
Sau khi đăng nhập, người dùng vào khu vực quản lý hợp đồng và chọn chức năng tạo mới theo lô hoặc lập hợp đồng hàng loạt. Tên mục có thể thay đổi tùy giao diện hệ thống, nhưng bản chất là tính năng cho phép khởi tạo nhiều hợp đồng cùng lúc từ một mẫu có sẵn.
Ở bước này, người dùng cần chọn đúng loại hợp đồng hoặc mẫu hợp đồng đã được cấu hình trước đó. Nếu chọn sai mẫu, dữ liệu có thể không khớp với các trường cần điền, dẫn đến lỗi khi sinh hợp đồng.
Bước 3: Tải hoặc chọn mẫu hợp đồng đã cấu hình
Mẫu hợp đồng là phần nền để hệ thống ghép dữ liệu. Trong mẫu, các vị trí cần cá nhân hóa sẽ được gắn trường dữ liệu tương ứng. Ví dụ: trường tên người lao động, số giấy tờ, địa chỉ, vị trí công việc, mức lương hoặc ngày bắt đầu làm việc.
Doanh nghiệp nên đặt tên mẫu rõ ràng để dễ quản lý, chẳng hạn: “Mẫu hợp đồng lao động chính thức”, “Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng”, “Mẫu hợp đồng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp” hoặc “Mẫu biên bản nghiệm thu”. Cách đặt tên khoa học sẽ giúp người dùng chọn đúng mẫu, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban cùng sử dụng hệ thống.
Bước 4: Chuẩn bị và tải file dữ liệu hàng loạt
File dữ liệu là phần quan trọng nhất trong quá trình tạo hợp đồng theo lô. Thông thường, dữ liệu được chuẩn bị dưới dạng bảng với các cột tương ứng với trường thông tin trong mẫu. Mỗi dòng dữ liệu sẽ tạo ra một hợp đồng riêng.
Trước khi tải lên vContract, người dùng nên kiểm tra các điểm sau:
- Không để trống thông tin bắt buộc.
- Email người ký phải chính xác.
- Họ tên, chức danh, địa chỉ, mã số thuế hoặc số giấy tờ phải đúng định dạng.
- Ngày tháng nên thống nhất một kiểu hiển thị.
- Không nhập thừa dấu cách hoặc ký tự đặc biệt không cần thiết.
- Không để trùng dòng dữ liệu nếu không có chủ đích.
Nếu file dữ liệu được chuẩn bị cẩn thận, quá trình sinh hợp đồng sẽ nhanh và ít lỗi hơn. Ngược lại, dữ liệu sai có thể khiến hợp đồng bị gửi nhầm, sai thông tin người ký hoặc phải hủy để tạo lại.
Bước 5: Kiểm tra dữ liệu sau khi hệ thống đọc file
Sau khi tải file lên, hệ thống sẽ đọc dữ liệu và hiển thị kết quả để người dùng kiểm tra. Đây là bước không nên bỏ qua. Người phụ trách cần xem lại số lượng dòng dữ liệu, các trường đã được ghép, thông tin người nhận và trạng thái hợp lệ của từng bản ghi.
Nếu có lỗi, nên xử lý ngay ở file dữ liệu hoặc chỉnh sửa theo hướng dẫn của hệ thống. Không nên gửi ký khi chưa kiểm tra, bởi hợp đồng đã gửi ra ngoài sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm người nhận và làm tăng công việc xử lý lại.
Bước 6: Thiết lập người ký và luồng ký
Sau khi dữ liệu hợp lệ, người dùng tiếp tục thiết lập người ký. Tùy từng loại hợp đồng, người ký có thể là cá nhân bên ngoài, đại diện doanh nghiệp, trưởng bộ phận, giám đốc hoặc nhiều bên tham gia. vContract hỗ trợ các phương thức ký điện tử như OTP hoặc chữ ký số tùy theo nghiệp vụ và cấu hình của doanh nghiệp.
Với hợp đồng theo lô, việc thiết lập đúng luồng ký rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp ký trước, sau đó khách hàng ký, cần chọn đúng thứ tự. Nếu khách hàng ký trước rồi doanh nghiệp duyệt sau, quy trình cũng phải được cấu hình tương ứng. Một luồng ký hợp lý giúp hồ sơ đi đúng tuyến, không bị tắc ở bước phê duyệt.
Bước 7: Gửi hợp đồng hàng loạt cho người ký
Khi tất cả thông tin đã sẵn sàng, người dùng thực hiện gửi hợp đồng theo lô. Hệ thống sẽ gửi thông báo ký đến từng người nhận theo thông tin đã khai báo. Người ký có thể mở liên kết, xem nội dung hợp đồng, xác thực và thực hiện ký theo phương thức được thiết lập.
Ưu điểm của bước gửi hàng loạt là doanh nghiệp không cần gửi từng hợp đồng thủ công. Với một danh sách lớn, thao tác này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhất là trong các đợt ký hợp đồng lao động, gia hạn dịch vụ, xác nhận chính sách hoặc ký phụ lục định kỳ.
Bước 8: Theo dõi trạng thái và hoàn tất lưu trữ
Sau khi gửi, người phụ trách có thể theo dõi trạng thái từng hợp đồng: đã gửi, đang chờ ký, đã ký, bị từ chối, quá hạn hoặc hoàn tất. Việc theo dõi tập trung giúp doanh nghiệp chủ động nhắc người ký, xử lý trường hợp sai thông tin hoặc xuất báo cáo khi cần.
Sau khi hợp đồng hoàn tất, hệ thống ghi nhận thông tin ký, thời gian ký, danh tính người ký và lưu trữ điện tử. Theo giới thiệu của vContract, hợp đồng điện tử được khởi tạo, gửi nhận, ký xác thực và lưu trữ trên môi trường số, giúp doanh nghiệp dễ tra cứu và quản lý hồ sơ.
5. Những trường hợp nên dùng hợp đồng theo lô
Tính năng hợp đồng theo lô phù hợp với nhiều tình huống thực tế. Doanh nghiệp có thể dùng khi ký hợp đồng lao động cho nhân sự mới, gia hạn hợp đồng cho nhiều người cùng thời điểm, ký cam kết bảo mật thông tin, gửi phụ lục điều chỉnh lương, ký hợp đồng dịch vụ với nhiều khách hàng hoặc phát hành biên bản xác nhận cho hệ thống đại lý.
Các đơn vị có số lượng nhân sự lớn, mạng lưới chi nhánh rộng hoặc thường xuyên làm việc với nhiều đối tác sẽ hưởng lợi rõ rệt. Thay vì mất nhiều ngày để xử lý hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể rút ngắn quy trình xuống còn vài bước trên hệ thống.
6. Lưu ý để hạn chế lỗi khi tạo hợp đồng theo lô
Khi sử dụng vContract Viettel để lập hợp đồng hàng loạt, người dùng nên thống nhất quy trình nội bộ trước khi triển khai. Mẫu hợp đồng cần được pháp chế hoặc người có thẩm quyền kiểm tra. File dữ liệu nên có người rà soát độc lập, nhất là với các trường nhạy cảm như thông tin định danh, email, giá trị hợp đồng và thời hạn hiệu lực.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên thử với một nhóm nhỏ trước khi gửi toàn bộ danh sách. Việc chạy thử giúp phát hiện lỗi định dạng, lỗi ghép trường hoặc sai luồng ký. Sau khi kiểm tra bản thử thành công, doanh nghiệp mới nên gửi hợp đồng theo lô trên diện rộng.
Một lưu ý khác là không nên dùng một mẫu hợp đồng cho quá nhiều trường hợp khác nhau nếu điều khoản có sự khác biệt lớn. Khi nội dung hợp đồng thay đổi theo từng nhóm đối tượng, nên tạo nhiều mẫu riêng để dễ kiểm soát và tránh nhầm lẫn.
7. FAQ – Câu hỏi thường gặp về hợp đồng theo lô trên vContract Viettel
a. Hợp đồng theo lô trên vContract Viettel là gì?
Hợp đồng theo lô là tính năng cho phép doanh nghiệp tạo nhiều hợp đồng cùng lúc từ một mẫu hợp đồng có sẵn. Người dùng chỉ cần chuẩn bị file dữ liệu danh sách, hệ thống sẽ tự động ghép thông tin vào mẫu và sinh ra từng hợp đồng riêng biệt.
b. Khi nào nên dùng tính năng hợp đồng theo lô?
Doanh nghiệp nên dùng khi cần tạo số lượng lớn hợp đồng có nội dung giống nhau về khung mẫu nhưng khác thông tin người ký, mã hợp đồng, ngày tháng, giá trị, địa chỉ hoặc thông tin cá nhân.
c. Cần chuẩn bị gì trước khi tạo hợp đồng theo lô?
Cần chuẩn bị mẫu hợp đồng đã cấu hình sẵn các trường thông tin, file dữ liệu danh sách người ký hoặc đối tác, thông tin email/SMS nhận ký, phương thức ký và luồng ký phù hợp với quy trình của doanh nghiệp.
d. File dữ liệu hợp đồng theo lô cần lưu ý gì?
File dữ liệu cần đúng định dạng, không thiếu thông tin bắt buộc, không sai email người ký, không trùng dữ liệu ngoài ý muốn và nên thống nhất cách ghi ngày tháng, họ tên, mã số thuế, số giấy tờ hoặc giá trị hợp đồng.
e. Có thể gửi nhiều hợp đồng cho nhiều người ký cùng lúc không?
Có. Sau khi hệ thống tạo hợp đồng từ dữ liệu theo lô, người dùng có thể gửi hàng loạt đến các người ký tương ứng. Mỗi hợp đồng sẽ có thông tin và trạng thái xử lý riêng.
f. Có theo dõi được trạng thái từng hợp đồng không?
Có. Người phụ trách có thể theo dõi trạng thái từng hợp đồng như đã gửi, đang chờ ký, đã ký, từ chối, quá hạn hoặc hoàn tất. Điều này giúp doanh nghiệp dễ nhắc ký và kiểm soát tiến độ.
g. Nếu dữ liệu bị sai thì xử lý như thế nào?
Nếu phát hiện sai trước khi gửi ký, người dùng nên chỉnh sửa lại file dữ liệu hoặc cấu hình hợp đồng rồi tạo lại. Nếu hợp đồng đã gửi hoặc đã ký, cần xử lý theo quy trình thu hồi, hủy hoặc lập hợp đồng mới tùy quy định của doanh nghiệp.
h. Tạo hợp đồng theo lô có làm mất tính riêng biệt của từng hợp đồng không?
Không. Mặc dù được tạo từ cùng một mẫu, mỗi hợp đồng vẫn có dữ liệu riêng, người ký riêng, mã hồ sơ riêng và trạng thái ký riêng. Doanh nghiệp vẫn có thể quản lý, tra cứu từng hợp đồng độc lập.
Kết luận về cách tạo hợp đồng theo lô
Hợp đồng theo lô trên Hợp đồng điện tử vContract Viettel là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp muốn xử lý số lượng lớn hợp đồng nhanh hơn, chính xác hơn và chuyên nghiệp hơn. Thay vì tạo từng hợp đồng thủ công, doanh nghiệp có thể chuẩn bị mẫu chuẩn, nhập dữ liệu hàng loạt, thiết lập luồng ký và gửi ký đồng thời cho nhiều người nhận.
Để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng ba yếu tố: mẫu hợp đồng phải đúng, dữ liệu phải sạch và luồng ký phải phù hợp với thực tế vận hành. Khi được triển khai bài bản, tính năng hợp đồng theo lô không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, giảm rủi ro sai sót và hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số trong hoạt động ký kết hằng ngày.
