Cách quản lý hợp đồng đã lập trên vContract Viettel hiệu quả

Khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hợp đồng điện tử, phần lớn mọi người tập trung vào việc tạo và ký hợp đồng cho nhanh mà ít để ý đến khâu quản lý sau đó. Nhưng thực tế, khi số lượng hợp đồng tăng lên, việc quản lý mới là thứ quyết định bạn có làm việc hiệu quả hay không.

Nếu không có cách quản lý rõ ràng, bạn rất dễ gặp tình trạng không biết hợp đồng đang ở đâu, ai đã ký, ai chưa ký hoặc mất thời gian tìm lại khi cần. Đây là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải khi chuyển từ giấy sang điện tử nhưng chưa tận dụng hết hệ thống.

Với vContract Viettel, phần quản lý hợp đồng đã lập được xây dựng để giải quyết chính xác những vấn đề này. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả, bạn cần hiểu cách vận hành và có một số thói quen đúng ngay từ đầu.

1. Quản lý hợp đồng không chỉ là lưu lại cho khỏi mất

Nhiều người khi mới dùng hợp đồng điện tử thường nghĩ đơn giản rằng quản lý chỉ là lưu trữ. Tức là chỉ cần hợp đồng không bị mất là đủ. Nhưng khi đi vào thực tế, bạn sẽ thấy quản lý hợp đồng còn liên quan đến việc theo dõi trạng thái, kiểm soát tiến độ và xử lý phát sinh.

Một hợp đồng sau khi được tạo ra sẽ không đứng yên. Nó sẽ đi qua nhiều trạng thái khác nhau, từ lúc soạn thảo, gửi đi, đang chờ ký cho đến khi hoàn tất. Nếu bạn không nắm được trạng thái này, bạn sẽ không biết cần xử lý bước tiếp theo là gì.

Chính vì vậy, quản lý hợp đồng đúng nghĩa là phải biết được hợp đồng đang ở đâu trong quy trình, chứ không phải chỉ là lưu lại một file.

2. Theo dõi trạng thái hợp đồng để không bị mất dấu

Khi bạn làm việc với nhiều hợp đồng cùng lúc, việc nhớ thủ công gần như là không thể. Đây là lúc hệ thống phát huy tác dụng.

Trên vContract Viettel, mỗi hợp đồng đều có trạng thái rõ ràng. Bạn có thể biết ngay hợp đồng đang chờ ký, đã hoàn tất hay đang bị dừng ở một bước nào đó.

Điểm tiện là bạn không cần mở từng hợp đồng để kiểm tra. Chỉ cần nhìn vào danh sách là đã có thể nắm được toàn bộ tình hình. Khi thấy một hợp đồng bị dừng quá lâu, bạn có thể kiểm tra ngay đang ở người nào để xử lý.

Cách làm này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc gọi điện hoặc nhắn tin hỏi từng người như trước đây.

3. Tìm kiếm hợp đồng nhanh khi số lượng lớn

Lúc mới dùng, bạn có thể chưa thấy rõ sự cần thiết của việc tìm kiếm. Nhưng khi số lượng hợp đồng tăng lên vài chục hoặc vài trăm, nếu không có cách quản lý tốt, việc tìm lại sẽ rất mất thời gian.

Hệ thống cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng hiệu quả nhất vẫn nằm ở cách bạn đặt tên hợp đồng ngay từ đầu. Nếu bạn đặt tên rõ ràng theo khách hàng, nội dung hoặc thời gian, việc tìm lại gần như chỉ mất vài giây.

Ngược lại, nếu đặt tên chung chung, bạn sẽ phải mở từng hợp đồng để kiểm tra, rất mất công. Đây là thói quen nhỏ nhưng ảnh hưởng rất lớn khi làm việc lâu dài.

Trong quá trình làm việc, sẽ luôn có những hợp đồng không chạy đúng tiến độ. Nguyên nhân thường đến từ việc người ký chưa thao tác hoặc không để ý thông báo.

Thay vì đoán hoặc hỏi từng người, bạn chỉ cần vào hệ thống kiểm tra là biết hợp đồng đang dừng ở đâu. Khi đã xác định được, bạn có thể chủ động nhắc người ký hoặc gửi lại thông báo.

Nếu hợp đồng bị sai thông tin hoặc sai luồng ký, cách xử lý thường là tạo lại hợp đồng mới. Nghe thì có vẻ bất tiện, nhưng nếu bạn đã quen thao tác thì việc này diễn ra rất nhanh.

Quan trọng nhất vẫn là kiểm tra kỹ trước khi gửi để hạn chế phải xử lý lại.

5. Sắp xếp hợp đồng khoa học để dùng lâu dài

Một điểm nhiều người bỏ qua là việc sắp xếp hợp đồng ngay từ đầu. Khi mới làm, bạn có thể để tất cả chung một chỗ mà vẫn tìm được. Nhưng khi số lượng tăng lên, việc này sẽ gây rối.

Cách tốt nhất là phân loại hợp đồng theo nhóm. Ví dụ, bạn có thể tách hợp đồng khách hàng, hợp đồng nội bộ hoặc theo từng dự án. Khi cần tìm lại, bạn chỉ cần vào đúng nhóm là thấy ngay.

Khi kết hợp với việc đặt tên rõ ràng, hệ thống quản lý sẽ trở nên rất gọn gàng và dễ sử dụng.

6. Tối ưu quy trình quản lý để tiết kiệm thời gian

Sau một thời gian sử dụng, bạn sẽ nhận ra rằng phần lớn hợp đồng trong doanh nghiệp có cấu trúc giống nhau. Đây là lúc bạn nên tối ưu quy trình.

Thay vì mỗi lần xử lý lại từ đầu, bạn có thể tạo thói quen làm việc theo quy trình cố định. Ví dụ, luôn kiểm tra trạng thái hợp đồng vào đầu ngày, xử lý những hợp đồng đang bị dừng và theo dõi những hợp đồng sắp hoàn tất.

Việc này giúp bạn không bị động và luôn kiểm soát được tiến độ công việc.

Khi so sánh với cách quản lý truyền thống bằng giấy, bạn sẽ thấy sự khác biệt rất rõ. Trước đây, việc lưu trữ và tìm kiếm phụ thuộc nhiều vào con người, dễ sai sót và mất thời gian.

Với vContract Viettel, mọi thứ được tập trung trên một hệ thống. Bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào, từ bất kỳ đâu và nắm được toàn bộ tình hình.

Ngoài ra, việc lưu trữ điện tử cũng giúp giảm rủi ro mất dữ liệu và dễ dàng kiểm tra lại khi cần. Đây là yếu tố rất quan trọng trong môi trường doanh nghiệp.

7. Khi nào cần kiểm tra lại hợp đồng đã lập

Không phải lúc nào hợp đồng đã gửi đi cũng hoàn tất ngay. Có những trường hợp cần kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra đúng.

Ví dụ khi hợp đồng bị chậm quá lâu, khi có thay đổi về người ký hoặc khi cần xác nhận lại nội dung trước khi hoàn tất. Những lúc này, việc kiểm tra lại giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có.

Đây là thói quen nên duy trì nếu bạn muốn quản lý hợp đồng một cách chuyên nghiệp.

8. Kết luận về quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng đã lập không phải là công việc phức tạp, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc. Khi bạn hiểu rõ cách theo dõi trạng thái, tìm kiếm và xử lý hợp đồng, mọi thứ sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Với vContract Viettel, nếu biết cách sử dụng đúng, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn kiểm soát công việc tốt hơn, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.