Khi doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang sử dụng hợp đồng điện tử, phần lớn mọi người đều quan tâm đến việc ký nhanh, gửi nhanh mà lại bỏ qua một bước rất quan trọng, đó là thiết lập hàng loạt ký. Thực tế khi dùng vContract Viettel, đây chính là yếu tố quyết định hợp đồng có được xử lý trơn tru hay không.
Nếu bạn từng gặp tình trạng gửi hợp đồng đi nhưng người nhận không ký được, hoặc ký xong mà vẫn chưa hoàn tất, thì gần như chắc chắn vấn đề nằm ở hàng loạt ký. Tin tốt là phần này không hề phức tạp, chỉ cần hiểu đúng và làm cẩn thận ngay từ đầu thì về sau gần như không phải sửa lại. Bài viết này sẽ hướng dẫn theo cách dễ hiểu nhất, dựa trên trải nghiệm thực tế, để bạn có thể áp dụng ngay vào công việc.
1. Hàng loạt ký văn bản là gì
hàng loạt ký có thể hiểu đơn giản là đường đi của một hợp đồng từ lúc tạo ra cho đến khi hoàn tất. Trong môi trường làm việc bình thường, bạn vẫn quen với việc hợp đồng sẽ đi qua nhiều người, mỗi người đảm nhận một vai trò khác nhau. Có người soạn thảo, có người kiểm tra, có người phê duyệt và cuối cùng là người ký chính.
Khi đưa quy trình này lên hệ thống vContract Viettel, bạn phải thiết lập lại toàn bộ thứ tự đó. Hệ thống không tự biết ai là người ký trước hay sau, nên nếu bạn cấu hình không đúng, hợp đồng sẽ không chạy đúng như thực tế công việc.
Điểm quan trọng là hàng loạt ký không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý mà còn liên quan đến tính hợp lệ của hợp đồng. Một hợp đồng thiếu chữ ký hoặc ký sai thứ tự có thể khiến quy trình bị gián đoạn, thậm chí phải làm lại từ đầu. Vì vậy, đây là bước không nên làm qua loa.
Trước khi thiết lập, bạn cần xác định rõ cách hợp đồng của mình sẽ được xử lý. Thông thường có ba kiểu phổ biến mà doanh nghiệp hay sử dụng.
- Trường hợp thứ nhất là ký theo thứ tự. Đây là kiểu quen thuộc nhất, phù hợp với những công ty có cấp bậc rõ ràng. Người này hoàn tất thì người tiếp theo mới nhận được, giúp kiểm soát chặt chẽ từng bước.
- Trường hợp thứ hai là ký cùng lúc. Kiểu này phù hợp khi nhiều người có vai trò ngang nhau và không phụ thuộc lẫn nhau. Khi đó, hệ thống sẽ gửi hợp đồng cho tất cả cùng lúc để tiết kiệm thời gian.
Ngoài ra còn có kiểu kết hợp, tức là một vài bước đầu cần kiểm tra hoặc duyệt trước, sau đó mới chuyển sang cho nhiều người ký đồng thời. Đây là cách linh hoạt và được nhiều doanh nghiệp sử dụng khi quy trình có nhiều bộ phận tham gia. Việc chọn đúng kiểu hàng loạt ký ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối về sau.
So với cách làm truyền thống, việc sử dụng vContract Viettel mang lại sự khác biệt rất rõ. Thay vì phải in ấn, ký tay rồi gửi qua lại mất nhiều thời gian, giờ đây toàn bộ quy trình có thể thực hiện online. Bạn có thể theo dõi trạng thái hợp đồng bất cứ lúc nào, biết rõ ai đã ký và ai chưa ký mà không cần gọi điện hỏi từng người. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Không chỉ vậy, việc ký điện tử còn giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu gọn gàng, dễ tìm kiếm và giảm chi phí vận hành đáng kể.
2. Cách tạo hàng loạt ký trên vContract Viettel theo đúng trình tự
Khi bắt đầu thao tác trên vContract Viettel, bạn sẽ tạo hợp đồng và tải file lên như bình thường. Ở bước này, nên đặt tên rõ ràng theo nội dung hoặc tên khách hàng để dễ tìm lại, nhất là khi làm nhiều hợp đồng trong ngày.
Sau khi có hợp đồng, bạn chuyển sang phần thêm người tham gia. Đây là lúc cần nhập chính xác thông tin của những người liên quan. Hệ thống sẽ sử dụng email hoặc số điện thoại để gửi thông báo, nên nếu nhập sai thì người ký sẽ không nhận được.
Không chỉ dừng ở việc nhập thông tin, bạn còn phải chọn đúng vai trò cho từng người. Có người chỉ cần xem để nắm thông tin, có người cần duyệt trước khi ký, và có người là người ký chính. Nếu phân quyền không đúng, quy trình xử lý sẽ bị lệch so với thực tế.
Khi đã thêm đủ người, bước tiếp theo là sắp xếp thứ tự ký. Đây là phần quan trọng nhất vì nó quyết định hợp đồng sẽ di chuyển như thế nào. Bạn cần xác định rõ ai sẽ thực hiện trước, ai thực hiện sau. Nếu quy trình có cấp bậc thì nên giữ thứ tự tuần tự, còn nếu không phụ thuộc thì có thể cho ký cùng lúc để tiết kiệm thời gian.
Sau khi thiết lập thứ tự, bạn cần đặt vị trí chữ ký trực tiếp trên văn bản. Đây là bước nhiều người thường làm nhanh nhưng lại rất dễ gây lỗi. Bạn nên đặt đúng vị trí tương ứng với từng người ký, giống như khi ký trên giấy. Một hợp đồng có bố cục rõ ràng sẽ giúp quá trình ký diễn ra thuận lợi hơn và cũng tạo cảm giác chuyên nghiệp khi gửi cho đối tác.
Khi hoàn tất tất cả các bước, bạn nên kiểm tra lại một lần nữa trước khi gửi. Đây là thói quen rất quan trọng vì sau khi gửi đi, việc chỉnh sửa sẽ không còn đơn giản. Nếu mọi thứ đã chính xác, bạn chỉ cần gửi hợp đồng và hệ thống sẽ tự động xử lý theo đúng hàng loạt đã thiết lập.
3. Những lỗi thường gặp khi tạo hàng loạt ký và cách tránh
Trong quá trình sử dụng, phần lớn lỗi đều đến từ việc thiết lập ban đầu. Một lỗi nhỏ như nhập sai email cũng có thể khiến người ký không nhận được thông báo, dẫn đến việc hợp đồng bị chậm lại. Ngoài ra, việc sắp xếp nhầm thứ tự cũng khá phổ biến. Khi người chưa đến lượt ký, họ sẽ không thể thao tác, và bạn sẽ phải điều chỉnh lại từ đầu. Đây là lý do vì sao cần xác định rõ quy trình trước khi tạo hàng loạt ký.
Một vấn đề khác là gán sai vị trí chữ ký. Điều này khiến hợp đồng trở nên khó hiểu, thậm chí phải làm lại nếu ký nhầm vị trí. Để tránh lỗi này, bạn nên dành thêm một chút thời gian kiểm tra trước khi gửi. Kinh nghiệm thực tế là nên giữ hàng loạt ký càng đơn giản càng tốt. Không cần thêm quá nhiều người nếu không thật sự cần thiết, vì càng nhiều bước thì càng dễ phát sinh lỗi.
Khi đã quen với cách thiết lập, bạn có thể tối ưu quy trình bằng cách tạo sẵn mẫu hàng loạt ký. Với những hợp đồng có cấu trúc giống nhau, bạn chỉ cần chọn lại mẫu là xong, không cần thiết lập lại từ đầu. Ngoài ra, nên thử nghiệm với một hợp đồng nội bộ trước khi áp dụng cho khách hàng. Việc này giúp bạn kiểm tra toàn bộ quy trình và tránh sai sót khi làm việc thực tế. Một mẹo nhỏ khác là luôn đặt tên hợp đồng có cấu trúc rõ ràng. Ví dụ theo ngày tháng hoặc tên khách hàng, điều này giúp việc tìm kiếm sau này nhanh hơn rất nhiều.
4. FAQ về cách tạo hàng loạt ký
hàng loạt ký có chỉnh sửa được sau khi gửi không?
Thông thường sẽ không chỉnh sửa được, vì vậy cần kiểm tra kỹ trước khi gửi.
Có thể ký hợp đồng trên điện thoại không?
Có, hệ thống hỗ trợ ký trên cả điện thoại và máy tính.
Nếu người ký không nhận được thông báo thì sao?
Bạn nên kiểm tra lại thông tin đã nhập và có thể gửi lại hợp đồng.
Có bắt buộc phải ký theo thứ tự không?
Không bắt buộc, bạn có thể thiết lập ký cùng lúc nếu phù hợp với quy trình.
Kết luận về cách tạo hàng loạt ký
Tạo hàng loạt ký văn bản trên vContract Viettel không phải là phần khó, nhưng lại là phần quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình. Chỉ cần bạn làm đúng ngay từ đầu, mọi hợp đồng sau này sẽ được xử lý nhanh chóng và hạn chế tối đa sai sót.
Khi đã quen với cách thiết lập, bạn sẽ thấy việc ký hợp đồng điện tử đơn giản hơn rất nhiều so với cách làm truyền thống. Đây cũng là bước cần thiết nếu doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình và bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.
