Viettel eKYC – Xác minh danh tính trong hợp đồng điện tử

Với nền tảng hợp đồng điện tử như VContract Viettel, việc xác minh danh tính điện tử có thể được kết hợp trong quy trình ký để kiểm tra thông tin người ký, đối chiếu giấy tờ tùy thân, xác thực số điện thoại, email, khuôn mặt hoặc các yếu tố nhận diện phù hợp. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ ký nhanh hơn mà còn quản lý hồ sơ hợp đồng minh bạch, có lưu vết và dễ đối chiếu khi cần.

1. eKYC trong hợp đồng điện tử là gì?

eKYC là viết tắt của cụm từ Electronic Know Your Customer, có thể hiểu là quy trình định danh và xác minh danh tính khách hàng bằng phương thức điện tử. Trong hợp đồng điện tử, eKYC được sử dụng để xác định người ký là ai, thông tin người ký có khớp với giấy tờ, tài khoản, số điện thoại, email hoặc dữ liệu xác thực hay không.

Nếu hợp đồng giấy thường dựa vào việc gặp trực tiếp, kiểm tra giấy tờ bản cứng và ký tay, thì hợp đồng điện tử cần cơ chế xác minh từ xa. eKYC giúp doanh nghiệp có thêm căn cứ để chứng minh người ký đã được xác thực trước khi thực hiện giao kết hợp đồng, đặc biệt trong các giao dịch không gặp mặt trực tiếp.

2. Vì sao hợp đồng điện tử cần xác minh danh tính?

Hợp đồng điện tử có ưu điểm là nhanh, tiết kiệm và thuận tiện. Tuy nhiên, nếu không xác minh đúng danh tính người ký, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro như ký nhầm người, người ký không có thẩm quyền, giả mạo thông tin cá nhân, tranh chấp về việc “tôi không ký hợp đồng này” hoặc khó chứng minh giao dịch khi có khiếu nại.

Vì vậy, eKYC đóng vai trò như một bước kiểm soát trước khi ký. Quy trình này giúp tăng độ tin cậy của hợp đồng điện tử, đặc biệt với các hợp đồng có giá trị cao, hợp đồng ký từ xa, hợp đồng với khách hàng cá nhân, hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng vay, hợp đồng đại lý, hợp đồng phân phối hoặc hợp đồng cần xác định rõ trách nhiệm cá nhân.

3. Căn cứ pháp lý liên quan đến eKYC và hợp đồng điện tử

Khi triển khai xác minh danh tính điện tử trong hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên quan tâm đến các nhóm quy định pháp luật sau:

• Luật Giao dịch điện tử 2023: quy định về thông điệp dữ liệu, giao dịch điện tử, chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử và giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu khi đáp ứng điều kiện luật định.
• Bộ luật Dân sự 2015: quy định nguyên tắc giao kết hợp đồng, điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự, quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Nghị định 59/2022/NĐ-CP: quy định về định danh và xác thực điện tử, danh tính điện tử, tài khoản định danh điện tử, dịch vụ xác thực điện tử.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP: quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân, quyền của chủ thể dữ liệu và trách nhiệm của tổ chức xử lý dữ liệu.
• Quy định chuyên ngành: tùy loại hợp đồng như lao động, tài chính, bảo hiểm, viễn thông, thương mại điện tử, bất động sản hoặc dịch vụ có điều kiện.

4. Quy trình xác minh danh tính điện tử Viettel eKYC trong hợp đồng điện tử

Tùy từng mô hình triển khai, quy trình eKYC có thể được thiết kế khác nhau. Tuy nhiên, với hợp đồng điện tử, doanh nghiệp thường cần các bước cơ bản sau:

5. Viettel eKYC giúp gì cho VContract?

Trong mô hình hợp đồng điện tử, eKYC giúp VContract tăng tính tin cậy của người ký trước khi hợp đồng được ký và lưu trữ. Thay vì chỉ dựa vào việc gửi file hợp đồng qua email hoặc đường link, hệ thống có thể yêu cầu người ký xác minh danh tính để bảo đảm người đang thao tác là đúng chủ thể cần ký.

Với lợi thế hạ tầng công nghệ, viễn thông và hệ sinh thái dịch vụ số, Viettel có thể hỗ trợ doanh nghiệp triển khai quy trình ký hợp đồng điện tử kết hợp xác thực người dùng, gửi ký nhiều bên, theo dõi trạng thái ký và lưu trữ hồ sơ tập trung. Đây là điểm quan trọng với doanh nghiệp cần ký số lượng lớn hợp đồng mà vẫn muốn kiểm soát rủi ro pháp lý.

6. eKYC có thay thế chữ ký số không?

eKYC và chữ ký số là hai nội dung khác nhau nhưng có thể bổ trợ cho nhau. eKYC dùng để xác minh danh tính người ký. Chữ ký số dùng để xác nhận ý chí ký kết và bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật.

Do đó, eKYC không nên được hiểu là thay thế chữ ký số trong mọi trường hợp. Với những hợp đồng cần chữ ký số hoặc doanh nghiệp muốn tăng giá trị chứng cứ, quy trình tốt là xác minh danh tính trước, sau đó người ký thực hiện ký điện tử hoặc ký số theo phương thức được pháp luật và hệ thống cho phép.

7. eKYC có thay thế công chứng hợp đồng không?

eKYC không thay thế công chứng trong các trường hợp pháp luật bắt buộc hợp đồng phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký. eKYC chỉ là công cụ xác minh danh tính điện tử, còn công chứng là thủ tục pháp lý do công chứng viên thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật về công chứng.

Vì vậy, với các hợp đồng thông thường như hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng lao động, hợp đồng đại lý, hợp đồng phân phối, hợp đồng hợp tác kinh doanh nếu pháp luật cho phép ký điện tử, eKYC có thể giúp tăng độ tin cậy. Nhưng với hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở hoặc giao dịch bắt buộc công chứng, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định chuyên ngành trước khi lựa chọn hình thức ký.

8. Dữ liệu eKYC có phải dữ liệu cá nhân không?

Có. Dữ liệu sử dụng trong eKYC thường bao gồm họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, số giấy tờ tùy thân, ảnh chân dung, số điện thoại, email, thông tin tài khoản, dữ liệu sinh trắc học hoặc thông tin định danh khác. Đây là nhóm dữ liệu cần được bảo vệ theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Khi triển khai eKYC, doanh nghiệp cần thông báo mục đích xử lý dữ liệu, phạm vi dữ liệu thu thập, thời gian lưu trữ, đơn vị xử lý dữ liệu, quyền của chủ thể dữ liệu và biện pháp bảo mật. Việc thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu eKYC cần tuân thủ quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan.

9. Những loại hợp đồng nên áp dụng eKYC trước khi ký

Không phải mọi hợp đồng đều cần eKYC ở cùng một mức độ. Tuy nhiên, với các giao dịch ký từ xa, có giá trị lớn hoặc cần xác định rõ trách nhiệm cá nhân, doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng eKYC trước khi ký:

• Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động, cam kết bảo mật, cam kết đào tạo.
• Hợp đồng dịch vụ ký với khách hàng cá nhân.
• Hợp đồng vay, hợp đồng trả góp, hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng tài chính nếu pháp luật cho phép ký điện tử.
• Hợp đồng đại lý, cộng tác viên, phân phối, môi giới.
• Hợp đồng thương mại ký từ xa với đối tác mới.
• Biên bản nghiệm thu, xác nhận công nợ, thỏa thuận thanh toán điện tử.
• Hợp đồng cung cấp phần mềm, dịch vụ số, viễn thông, thương mại điện tử.

10. Lợi ích khi dùng Viettel eKYC trong hợp đồng điện tử

Việc kết hợp eKYC với hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp chuyển đổi quy trình ký kết từ thủ công sang số hóa nhưng vẫn giữ được khả năng kiểm soát rủi ro. Đây là lợi thế quan trọng khi doanh nghiệp ký hợp đồng số lượng lớn, ký với người ở xa hoặc cần rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

11. Checklist triển khai eKYC cho hợp đồng điện tử

Trước khi triển khai eKYC trong quy trình ký hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên rà soát các nội dung sau:

12. Điều khoản eKYC nên có trong hợp đồng điện tử

Khi hợp đồng điện tử có sử dụng eKYC, doanh nghiệp có thể bổ sung điều khoản để các bên thống nhất về việc xác minh danh tính, xử lý dữ liệu và giá trị của hồ sơ xác thực:

13. VContract eKYC phù hợp với doanh nghiệp nào?

VContract phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng điện tử với khách hàng, nhân viên, đại lý, đối tác, nhà cung cấp hoặc cộng tác viên. Đặc biệt, các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân sự phân tán, khách hàng ở xa hoặc cần ký hợp đồng số lượng lớn nên cân nhắc áp dụng nền tảng có eKYC, ký số, lưu trữ và quản lý tập trung.

• Doanh nghiệp bán hàng, phân phối, đại lý, bán lẻ.
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số, phần mềm, viễn thông.
• Doanh nghiệp có nhiều hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, cam kết nhân sự.
• Doanh nghiệp tài chính, bảo hiểm, dịch vụ khách hàng cá nhân nếu pháp luật cho phép ký điện tử.
• Doanh nghiệp cần giảm chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho hợp đồng giấy.

14. Kết luận

Xác minh danh tính điện tử Viettel eKYC trong hợp đồng điện tử là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp ký hợp đồng từ xa an toàn hơn, hạn chế giả mạo danh tính, nâng cao giá trị chứng cứ và quản lý hồ sơ ký kết minh bạch. Đây là bước cần thiết trong xu hướng chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử.

Tuy nhiên, eKYC không thay thế hoàn toàn chữ ký số, công chứng hoặc các điều kiện pháp lý chuyên ngành. Doanh nghiệp cần sử dụng eKYC như một phần trong quy trình ký hợp đồng điện tử, kết hợp với chữ ký điện tử/chữ ký số, thẩm quyền ký, lưu trữ thông điệp dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Với nền tảng VContract, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng điện tử, xác minh người ký, lưu vết giao dịch và quản lý hợp đồng tập trung. Đây là lựa chọn phù hợp cho các đơn vị muốn ký nhanh, an toàn, tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro trong giao dịch điện tử.

Câu hỏi thường gặp về Viettel eKYC và hợp đồng điện tử

1. eKYC trong hợp đồng điện tử là gì?

eKYC là quy trình xác minh danh tính người ký bằng phương thức điện tử, thường thông qua giấy tờ tùy thân, số điện thoại, email, khuôn mặt, OTP hoặc phương thức xác thực phù hợp trước khi ký hợp đồng điện tử.

2. Viettel eKYC có thay thế chữ ký số không?

Không. eKYC dùng để xác minh danh tính người ký, còn chữ ký số dùng để xác nhận ý chí ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu ký. Hai yếu tố này nên được kết hợp để tăng độ tin cậy cho hợp đồng điện tử.

3. eKYC có thay thế công chứng hợp đồng không?

Không. Nếu pháp luật yêu cầu hợp đồng phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì eKYC không thay thế thủ tục đó. eKYC chỉ hỗ trợ xác minh danh tính điện tử trong quy trình ký.

4. Dữ liệu eKYC có cần bảo mật không?

Có. Dữ liệu eKYC thường là dữ liệu cá nhân, thậm chí có thể bao gồm dữ liệu sinh trắc học. Doanh nghiệp cần thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu theo quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

5. Doanh nghiệp nào nên dùng VContract kết hợp eKYC?

Doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng từ xa, ký với khách hàng cá nhân, nhân viên, đại lý, cộng tác viên, đối tác mới hoặc có nhiều hợp đồng cần xác minh người ký nên cân nhắc sử dụng VContract kết hợp eKYC.

Bảng giá VContract Viettel

Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói hợp đồng điện tử VContract phù hợp với nhu cầu ký kết thực tế. Bảng giá dưới đây mang tính tham khảo, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh, công ty có nhiều chi nhánh, đơn vị ký nhiều hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, hợp đồng phân phối hoặc phụ lục hợp đồng.