Cách thay đổi thông tin hợp đồng tiền lương, thỏa thuận

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh thông tin, điều chỉnh tiền trên Sinvoice Viettel, bám theo thao tác trong video: đăng nhập hệ thống, tìm hóa đơn gốc đã phát hành, mở menu hành động, chọn điều chỉnh thông tin hoặc điều chỉnh tiền, nhập nội dung điều chỉnh, nhập lý do, lưu, ký số, phát hành và kiểm tra trạng thái hóa đơn điều chỉnh.

1. Hóa đơn điều chỉnh trên Sinvoice là gì?

Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn được lập để điều chỉnh thông tin hoặc điều chỉnh giá trị cho hóa đơn gốc đã phát hành trước đó. Hóa đơn điều chỉnh không thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc, mà ghi nhận phần nội dung cần điều chỉnh theo nghiệp vụ phát sinh.

Trên Sinvoice, người dùng thường bắt đầu từ hóa đơn gốc đã phát hành, sau đó chọn chức năng điều chỉnh phù hợp. Hệ thống có thể hỗ trợ điều chỉnh thông tin hoặc điều chỉnh tiền tùy trạng thái hóa đơn và quyền tài khoản.

Cần phân biệt rõ hóa đơn điều chỉnh với hóa đơn thay thế. Hóa đơn thay thế dùng khi lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn gốc bị sai; còn hóa đơn điều chỉnh dùng để điều chỉnh một phần thông tin hoặc giá trị của hóa đơn đã phát hành.

2. Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh?

Doanh nghiệp có thể cần lập hóa đơn điều chỉnh trên Sinvoice trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn gốc sai thông tin người mua nhưng không cần lập hóa đơn thay thế.
• Hóa đơn sai địa chỉ, email hoặc thông tin liên hệ của khách hàng.
• Hóa đơn cần điều chỉnh nội dung hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn cần điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Hóa đơn cần điều chỉnh thuế suất, tiền thuế hoặc tổng thanh toán.
• Kế toán cần ghi nhận phần điều chỉnh liên quan đến hóa đơn đã phát hành.

Trước khi điều chỉnh, người dùng cần kiểm tra tình trạng hóa đơn gốc, thông tin đã gửi cho khách hàng, trạng thái gửi cơ quan thuế và quy trình nội bộ của doanh nghiệp để chọn đúng nghiệp vụ.

3. Phân biệt điều chỉnh thông tin và điều chỉnh tiền

Việc chọn đúng loại điều chỉnh giúp hệ thống ghi nhận nghiệp vụ chính xác. Nếu sai tiền nhưng chỉ chọn điều chỉnh thông tin, hóa đơn điều chỉnh có thể không phản ánh đúng giá trị cần xử lý.

4. Bước 1: Đăng nhập hệ thống Sinvoice Viettel

Người dùng truy cập hệ thống Sinvoice Viettel và đăng nhập bằng tài khoản được cấp. Tài khoản cần có quyền quản lý hóa đơn đã phát hành và quyền lập hóa đơn điều chỉnh.

Nếu không thấy chức năng điều chỉnh thông tin hoặc điều chỉnh tiền, có thể tài khoản chưa được phân quyền hoặc hóa đơn gốc không ở trạng thái cho phép điều chỉnh. Khi đó, cần liên hệ quản trị viên hệ thống hoặc bộ phận hỗ trợ Sinvoice để kiểm tra.

5. Bước 2: Vào quản lý hóa đơn đã phát hành

Sau khi đăng nhập, người dùng vào mục Quản lý hợp đồng đã phát hành. Đây là nơi hiển thị danh sách hóa đơn đã lập và phát hành trên hệ thống, bao gồm số hóa đơn, mẫu hóa đơn, ngày phát hành, người mua, tổng tiền, trạng thái và cột hành động.

Cần vào đúng danh sách hóa đơn đã phát hành vì hóa đơn điều chỉnh thường được lập từ hóa đơn gốc đã phát hành. Không nên thao tác ở khu vực hóa đơn nháp hoặc hóa đơn chưa phát hành nếu hóa đơn đã phát hành chính thức.

6. Bước 3: Tìm kiếm hóa đơn gốc cần điều chỉnh

Tại màn hình danh sách hóa đơn đã phát hành, người dùng nhập điều kiện tìm kiếm để lọc đúng hóa đơn gốc cần điều chỉnh. Có thể tìm theo số hóa đơn, ngày phát hành, mẫu hóa đơn, tên người mua, mã số thuế hoặc trạng thái hóa đơn.

Nếu biết chính xác số hóa đơn, nên tìm trực tiếp theo số hóa đơn. Nếu chưa biết số hóa đơn, có thể lọc theo khoảng ngày phát hành hoặc tên khách hàng để thu hẹp kết quả.

7. Bước 4: Kiểm tra kết quả tìm kiếm hóa đơn gốc

Sau khi bấm tìm kiếm, hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn phù hợp. Người dùng cần kiểm tra kỹ dòng hóa đơn trước khi điều chỉnh, đặc biệt là số hóa đơn, ngày phát hành, tên người mua, mã số thuế, tổng tiền và trạng thái hiện tại.

Nếu chọn nhầm hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh sẽ liên kết sai với hóa đơn cần xử lý. Vì vậy, cần đối chiếu cẩn thận với hồ sơ kế toán hoặc thông tin khách hàng trước khi mở menu hành động.

8. Bước 5: Mở menu Hành động của hóa đơn

Khi đã xác định đúng hóa đơn gốc, người dùng bấm vào biểu tượng hoặc nút thao tác tại cột Hành động. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các chức năng có thể thực hiện với hóa đơn đó.

Tùy trạng thái hóa đơn, menu hành động có thể hiển thị các nghiệp vụ như xem hóa đơn, gửi email, điều chỉnh thông tin, điều chỉnh tiền, lập hóa đơn thay thế, giải trình, xóa bỏ hoặc gửi cơ quan thuế.

9. Bước 6: Chọn điều chỉnh thông tin hoặc điều chỉnh tiền

Trong menu hành động, người dùng chọn đúng chức năng theo nhu cầu xử lý. Nếu hóa đơn chỉ sai thông tin mô tả, thông tin người mua hoặc dữ liệu không ảnh hưởng đến tiền, chọn điều chỉnh thông tin. Nếu hóa đơn sai giá trị, số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc tổng tiền, chọn điều chỉnh tiền.

Đây là bước quan trọng vì chọn sai loại điều chỉnh có thể làm nghiệp vụ xử lý không đúng. Trước khi bấm, nên xác định rõ lỗi của hóa đơn gốc là lỗi thông tin hay lỗi tiền.

10. Bước 7: Kiểm tra màn hình lập hóa đơn điều chỉnh

Sau khi chọn chức năng điều chỉnh, hệ thống mở màn hình lập hóa đơn điều chỉnh. Một số thông tin từ hóa đơn gốc có thể được tự động đưa sang để người dùng kiểm tra, chỉnh sửa hoặc nhập nội dung điều chỉnh.

Người dùng cần kiểm tra toàn bộ màn hình trước khi nhập dữ liệu, gồm thông tin người bán, người mua, hóa đơn gốc, hàng hóa dịch vụ, tiền thuế, tổng thanh toán và phần lý do điều chỉnh.

11. Bước 8: Điều chỉnh thông tin người mua nếu có sai sót

Nếu chọn điều chỉnh thông tin, người dùng cần nhập nội dung thông tin cần điều chỉnh. Ví dụ: điều chỉnh địa chỉ người mua, email, thông tin liên hệ hoặc nội dung diễn giải liên quan đến người mua.

Cần nhập đúng thông tin mới và ghi rõ nội dung điều chỉnh. Không nên nhập chung chung vì sẽ khó hiểu khi tra cứu lại hóa đơn điều chỉnh sau này.

12. Bước 9: Điều chỉnh hàng hóa, dịch vụ nếu cần

Nếu hóa đơn sai nội dung hàng hóa, dịch vụ, người dùng cần điều chỉnh đúng tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng hoặc diễn giải liên quan. Với điều chỉnh thông tin, phần này có thể chỉ ghi nhận nội dung mô tả. Với điều chỉnh tiền, các giá trị có thể ảnh hưởng đến thành tiền và tiền thuế.

Nên đối chiếu với chứng từ, đơn hàng, biên bản thỏa thuận hoặc hồ sơ nội bộ để bảo đảm nội dung điều chỉnh đúng thực tế.

13. Bước 10: Điều chỉnh tiền, thuế và tổng thanh toán

Nếu chọn điều chỉnh tiền, người dùng cần nhập đúng giá trị điều chỉnh tăng hoặc giảm. Cần kiểm tra kỹ đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán sau điều chỉnh.

Với hóa đơn điều chỉnh tiền, sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến kê khai, đối chiếu công nợ và báo cáo thuế. Vì vậy, nên kiểm tra kỹ trước khi lưu.

14. Bước 11: Nhập lý do điều chỉnh hóa đơn

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, người dùng cần nhập lý do điều chỉnh. Lý do nên rõ ràng, ngắn gọn và đúng với lỗi phát sinh.

Ví dụ: “Điều chỉnh do sai địa chỉ người mua”, “Điều chỉnh do sai đơn giá”, “Điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa”, “Điều chỉnh tăng tiền thuế do chọn sai thuế suất”, hoặc “Điều chỉnh thông tin hàng hóa dịch vụ”.

15. Bước 12: Lưu và xem trước hóa đơn điều chỉnh

Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu, người dùng lưu hóa đơn điều chỉnh và xem trước nội dung trước khi ký số. Việc xem trước giúp phát hiện lỗi nhập liệu trước khi hóa đơn được phát hành chính thức.

Cần kiểm tra lại thông tin hóa đơn gốc, nội dung điều chỉnh, giá trị điều chỉnh, lý do điều chỉnh và thông tin người mua. Nếu còn sai, cần sửa ngay trước khi ký.

16. Bước 13: Ký số và phát hành hóa đơn điều chỉnh

Sau khi kiểm tra đúng, người dùng thực hiện ký số và phát hành hóa đơn điều chỉnh. Tùy cấu hình, việc ký có thể sử dụng USB Token, chữ ký số từ xa hoặc công cụ ký số được Sinvoice hỗ trợ.

Trước khi ký, cần bảo đảm chữ ký số còn hiệu lực, đúng chủ thể ký và máy tính đã cài đầy đủ công cụ ký nếu sử dụng USB Token. Không nên ký số khi nội dung hóa đơn điều chỉnh chưa được kiểm tra kỹ.

17. Bước 14: Kiểm tra trạng thái hóa đơn điều chỉnh

Sau khi phát hành, người dùng quay lại danh sách hóa đơn để kiểm tra trạng thái hóa đơn điều chỉnh. Cần kiểm tra xem hóa đơn đã phát hành thành công chưa, đã ký số chưa, có liên kết đúng với hóa đơn gốc không và có cần gửi cho khách hàng hoặc cơ quan thuế không.

Nếu trạng thái lỗi hoặc chưa phát hành, cần kiểm tra thông báo lỗi, dữ liệu hóa đơn và chữ ký số để xử lý lại.

18. Lỗi thường gặp khi lập hóa đơn điều chỉnh

19. Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh

• Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh khi đã xác định đúng hóa đơn gốc.
• Phân biệt rõ điều chỉnh thông tin và điều chỉnh tiền trước khi thao tác.
• Kiểm tra kỹ thông tin người mua, hàng hóa dịch vụ, tiền thuế và tổng tiền.
• Nhập lý do điều chỉnh rõ ràng, đúng nguyên nhân sai sót.
• Không ký số khi hóa đơn điều chỉnh chưa được kiểm tra đầy đủ.
• Sau khi phát hành, cần kiểm tra trạng thái và gửi cho khách hàng nếu cần.
• Với hóa đơn giá trị lớn hoặc đã kê khai thuế, nên hỏi kế toán trưởng trước khi thao tác.

20. Câu hỏi thường gặp

1. Hóa đơn điều chỉnh có thay thế hóa đơn gốc không?

Không. Hóa đơn điều chỉnh dùng để điều chỉnh thông tin hoặc giá trị liên quan đến hóa đơn gốc, không thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc như nghiệp vụ hóa đơn thay thế.

2. Khi nào chọn điều chỉnh thông tin?

Chọn điều chỉnh thông tin khi hóa đơn sai thông tin mô tả, thông tin người mua hoặc nội dung không làm thay đổi số tiền, thuế và tổng thanh toán.

3. Khi nào chọn điều chỉnh tiền?

Chọn điều chỉnh tiền khi hóa đơn cần điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị, số lượng, đơn giá, tiền thuế hoặc tổng thanh toán.

4. Có cần nhập lý do điều chỉnh không?

Có. Người dùng cần nhập lý do điều chỉnh rõ ràng để hệ thống ghi nhận nguyên nhân xử lý hóa đơn.

5. Hóa đơn điều chỉnh có cần ký số không?

Có. Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử phát sinh trên hệ thống nên cần ký số và phát hành theo đúng quy trình.

21. Kết luận

Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin, điều chỉnh tiền trên Sinvoice Viettel là nghiệp vụ quan trọng khi hóa đơn đã phát hành có sai sót nhưng không xử lý bằng hóa đơn thay thế. Người dùng cần tìm đúng hóa đơn gốc, chọn đúng loại điều chỉnh, nhập đầy đủ nội dung điều chỉnh, lý do điều chỉnh, sau đó lưu, ký số, phát hành và kiểm tra trạng thái.

Thao tác đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn sai sót minh bạch, hạn chế nhầm lẫn khi kê khai, đối chiếu và quản lý hóa đơn điện tử trên Sinvoice. Trước khi ký số, cần kiểm tra kỹ thông tin vì hóa đơn điều chỉnh sau khi phát hành sẽ được dùng làm căn cứ xử lý cho hóa đơn gốc.