Cách tạo hóa đơn vé điện tử trên SInvoice 2 cách máy Pos và Website

Nội dung phù hợp cho nhân sự kế toán, thu ngân, bộ phận bán vé và người phụ trách triển khai hóa đơn/vé điện tử tại doanh nghiệp. Khi thực hiện, cần kiểm tra đúng mẫu vé, ký hiệu, thông tin người bán, thông tin khách hàng và dữ liệu phát hành trước khi bấm xác nhận.

1. Tổng quan về phát hành vé điện tử trên Sinvoice app POS

Vé điện tử trên Sinvoice là chứng từ điện tử được lập, quản lý và phát hành thông qua phần mềm. Với app POS, người dùng có thể thao tác trực tiếp trên điện thoại hoặc thiết bị bán hàng, phù hợp với các điểm bán cần phát hành nhanh cho khách sau mỗi giao dịch.

Quy trình cơ bản gồm: kiểm tra cấu hình mẫu vé trên Sinvoice, đăng nhập app POS, chọn mẫu vé, nhập thông tin người mua, chọn loại vé hoặc dịch vụ, kiểm tra dữ liệu tính tiền, phát hành và gửi vé điện tử cho khách hàng.

2. Căn cứ và lưu ý pháp lý khi phát hành vé điện tử

Khi phát hành hóa đơn, vé hoặc chứng từ điện tử, đơn vị cần tuân thủ các quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP là văn bản quy định về hóa đơn, chứng từ; Nghị định 337/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.

Doanh nghiệp nên bảo đảm dữ liệu phát hành đúng thực tế bán hàng, đúng thời điểm, đúng thông tin người bán/người mua và lưu trữ chứng từ điện tử theo quy định. Trường hợp có sai sót, cần xử lý theo nghiệp vụ điều chỉnh, thay thế hoặc hủy/xóa bỏ tùy tình huống phát sinh và quy định áp dụng tại thời điểm xử lý.

3. Chuẩn bị trước khi thao tác trên app POS

Trước khi phát hành vé điện tử, người dùng nên chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau:

• Tài khoản Sinvoice/app POS đã được cấp quyền sử dụng.
• Mẫu vé điện tử, ký hiệu, thông tin thông báo phát hành đã được cấu hình.
• Thiết bị điện thoại, máy POS hoặc máy tính bảng có kết nối internet ổn định.
• Thông tin khách hàng, loại vé, tuyến, lượt, ngày giờ hoặc các thông tin nghiệp vụ theo mẫu vé.
• Email của khách hàng nếu cần gửi vé điện tử sau khi phát hành.

4. Thiết lập mẫu, ký hiệu và thông tin phát hành trên Sinvoice

Ở phần đầu video, hệ thống nhấn mạnh việc chuẩn bị mẫu, ký hiệu và thông tin phát hành trên web Sinvoice. Đây là bước quan trọng vì app POS sẽ lấy dữ liệu cấu hình sẵn để người dùng chọn đúng mẫu vé khi phát hành.

Người phụ trách cần kiểm tra trạng thái sử dụng của mẫu vé, ký hiệu, tên đơn vị, mã số thuế và các thông tin liên quan. Nếu cấu hình chưa đúng, khi phát hành trên app có thể chọn nhầm mẫu hoặc thiếu trường thông tin cần thiết.

5. Mở app POS và chọn mẫu vé điện tử cần phát hành

Sau khi cấu hình hoàn tất, người dùng mở app POS, đăng nhập tài khoản được cấp quyền và truy cập danh sách mẫu hóa đơn/vé. Tại đây cần chọn đúng mẫu vé điện tử tương ứng với nghiệp vụ phát hành.

Nếu đơn vị có nhiều mẫu khác nhau, nên kiểm tra kỹ tên mẫu, ký hiệu và loại chứng từ trước khi tiếp tục. Việc chọn đúng mẫu ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót khi lập vé cho khách.

6. Nhập thông tin đơn vị và thông tin khách hàng

Trong màn hình thiết lập thông tin, người dùng cần kiểm tra thông tin đơn vị bán vé và nhập các dữ liệu người mua theo yêu cầu của mẫu. Các trường thường gặp gồm tên khách hàng, số điện thoại, email, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin đại diện nếu khách lấy vé/hóa đơn theo tổ chức.

Với khách lẻ không lấy thông tin đầy đủ, người dùng vẫn cần nhập tối thiểu các trường bắt buộc theo cấu hình của mẫu vé. Trước khi chuyển bước, nên rà soát lỗi chính tả, sai số điện thoại hoặc sai email vì đây là dữ liệu dùng để gửi và tra cứu vé.

7. Chọn loại vé, tuyến, lượt hoặc thông tin dịch vụ

Tiếp theo, người dùng chọn loại vé hoặc nhóm dịch vụ cần phát hành. Tùy mô hình triển khai, màn hình có thể hiển thị tuyến, lượt, ngày giờ, hạng vé, số lượng, đơn giá hoặc các trường thông tin riêng theo nghiệp vụ của đơn vị.

Đây là bước cần kiểm tra cẩn thận vì dữ liệu loại vé và giá trị thanh toán sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung chứng từ điện tử. Nếu có nhiều tuyến hoặc nhiều mức giá, nên chọn theo đúng giao dịch thực tế của khách hàng.

8. Kiểm tra thông tin thanh toán trước khi phát hành

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, app POS sẽ hiển thị dữ liệu phát hành để người dùng kiểm tra lại. Cần đối chiếu tên khách hàng, loại vé, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế suất nếu có và các thông tin bổ sung như ngày giờ, lượt hoặc tuyến.

Nếu phát hiện sai, nên quay lại chỉnh sửa ngay trước khi bấm phát hành. Khi vé điện tử đã phát hành, việc xử lý sai sót sẽ phức tạp hơn và phải thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ của hệ thống.

9. Bấm phát hành vé điện tử trên app POS

Khi dữ liệu đã chính xác, người dùng bấm chức năng phát hành trên app POS. Hệ thống sẽ ghi nhận giao dịch và tạo vé điện tử theo mẫu đã chọn. Trong quá trình này, cần bảo đảm thiết bị có kết nối internet ổn định để tránh lỗi gửi dữ liệu.

Nếu hệ thống báo lỗi, người dùng cần đọc kỹ thông báo, kiểm tra lại kết nối, thông tin bắt buộc hoặc quyền tài khoản. Không nên bấm phát hành lặp lại nhiều lần khi chưa xác định trạng thái giao dịch để tránh phát sinh trùng dữ liệu.

10. Gửi vé điện tử cho khách hàng qua email

Sau khi phát hành, app POS cho phép nhập hoặc xác nhận email để gửi vé điện tử cho khách hàng. Người dùng cần kiểm tra chính xác địa chỉ email, đặc biệt là các ký tự dễ nhầm như dấu chấm, gạch dưới, số 0 và chữ o.

Trường hợp khách không nhận được email, cần kiểm tra hộp thư rác, kiểm tra lại địa chỉ email hoặc sử dụng chức năng gửi lại nếu hệ thống hỗ trợ. Việc gửi vé qua email giúp khách hàng lưu trữ, tra cứu và đối chiếu khi cần.

11. Kiểm tra chi tiết vé điện tử sau khi phát hành

Ở bước cuối, người dùng nên mở màn hình chi tiết hoặc bản xem trước của vé điện tử để kiểm tra trạng thái phát hành. Các thông tin cần xem lại gồm mẫu vé, ký hiệu, số vé, thời gian phát hành, thông tin người mua, loại vé và tổng tiền.

Nếu thông tin đã đúng, có thể lưu lại giao dịch hoặc tiếp tục phát hành vé mới. Nếu phát sinh sai sót, người dùng cần báo bộ phận phụ trách hóa đơn điện tử hoặc kế toán để xử lý theo đúng quy trình trên Sinvoice.

12. Lỗi thường gặp khi phát hành vé điện tử trên app POS

13. Kinh nghiệm thao tác nhanh và hạn chế sai sót

Để phát hành vé điện tử nhanh và chính xác, đơn vị nên chuẩn hóa danh mục vé, đặt tên mẫu dễ nhận biết, phân quyền đúng cho từng nhân sự và hướng dẫn người dùng kiểm tra dữ liệu trước khi xác nhận. Với điểm bán đông khách, nên dùng thiết bị ổn định, kết nối mạng tốt và có quy trình kiểm tra cuối ca.

Ngoài ra, cần thống nhất cách nhập thông tin khách hàng, quy định trường hợp khách lấy vé theo cá nhân hoặc tổ chức, và hướng dẫn nhân sự cách xử lý khi app báo lỗi. Việc chuẩn hóa từ đầu giúp giảm rủi ro phát hành sai và tiết kiệm thời gian hỗ trợ.

14. Kết luận

Phát hành vé điện tử trên Sinvoice bằng app POS là quy trình thuận tiện cho các đơn vị cần lập vé nhanh tại điểm bán. Người dùng chỉ cần chuẩn bị đúng mẫu, nhập chính xác thông tin khách hàng, chọn đúng loại vé, kiểm tra dữ liệu thanh toán và phát hành theo hướng dẫn.

Nếu doanh nghiệp cần triển khai, cấu hình hoặc được hướng dẫn sử dụng Sinvoice/VContract, có thể liên hệ để được hỗ trợ theo thông tin bên dưới.