Hướng dẫn tạo xuất hóa đơn xăng dầu E10 trên App SInvoice

Xuất hóa đơn xăng dầu trên app Sinvoice là nghiệp vụ thường dùng tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu, cây xăng, trạm POS hoặc đơn vị phát sinh hóa đơn theo từng lần bán. Nội dung dưới đây hướng dẫn thao tác theo từng bước trên ứng dụng Sinvoice, giúp nhân viên dễ đăng nhập, thiết lập thông tin, chọn mặt hàng, nhập số lượng, phát hành hóa đơn và kiểm tra lại danh sách hóa đơn đã bán.

Về nguyên tắc quản lý hóa đơn, đơn vị kinh doanh cần thực hiện theo quy định về hóa đơn, chứng từ hiện hành, trong đó có Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các nội dung sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Khi triển khai thực tế, doanh nghiệp nên đối chiếu thêm cấu hình mẫu hóa đơn, ký hiệu, thuế suất, mặt hàng và quy trình nội bộ của đơn vị.

1. Chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn xăng dầu trên app Sinvoice

Trước khi thao tác, người dùng cần chuẩn bị tài khoản đăng nhập Sinvoice, kết nối mạng ổn định, thông tin đơn vị bán hàng, mẫu hóa đơn đang sử dụng, loại hóa đơn xăng dầu, mặt hàng xăng dầu, đơn giá, thuế suất và thông tin phát sinh tại trụ bơm hoặc điểm bán.

Đối với cửa hàng có nhiều loại hàng như xăng RON95, xăng E5, dầu DO hoặc các mặt hàng khác, nên kiểm tra trước danh sách loại hóa đơn để tránh chọn nhầm mã hàng hóa hoặc tên hàng khi phát hành.

2. Đăng nhập ứng dụng Sinvoice

Mở ứng dụng Sinvoice trên điện thoại, nhập Tên truy cập và Mật khẩu được cấp cho đơn vị hoặc nhân viên sử dụng. Sau đó nhấn Đăng nhập để truy cập vào màn hình thao tác.

Nếu hệ thống báo sai tài khoản, sai mật khẩu hoặc không có quyền thao tác, cần kiểm tra lại thông tin đăng nhập hoặc liên hệ bộ phận quản trị tài khoản Sinvoice của doanh nghiệp.

3. Kiểm tra các nhóm thiết lập trước khi lập hóa đơn

Sau khi đăng nhập, màn hình Thiết lập thông tin hiển thị các nhóm cấu hình như: in mẫu không mã, in có mã khởi tạo từ máy tính tiền, thông tin hóa đơn, thông tin khách hàng, chi tiết và thiết lập QR code.

Người dùng nên kiểm tra lần lượt các nhóm thông tin này, đặc biệt là thông tin hóa đơn và phần chi tiết mặt hàng. Đây là phần ảnh hưởng trực tiếp đến dữ liệu hiển thị trên hóa đơn xăng dầu sau khi phát hành.

4. Nhập thông tin hóa đơn

Tại mục Thông tin hóa đơn, kiểm tra các trường quan trọng như địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán, loại tiền, mẫu hóa đơn, ký hiệu và ngày lập. Các thông tin này cần đúng với cấu hình của doanh nghiệp trước khi phát hành hóa đơn.

Trường hợp cửa hàng dùng nhiều mẫu hoặc nhiều ký hiệu hóa đơn, nhân viên cần chọn đúng mẫu đang áp dụng cho nghiệp vụ bán lẻ xăng dầu. Việc chọn sai mẫu hoặc ký hiệu có thể gây khó khăn khi đối soát dữ liệu sau này.

5. Chọn mặt hàng xăng dầu cần xuất hóa đơn

Trong phần chi tiết, nhập từ khóa mặt hàng, ví dụ xăng, xăng 95, xăng E5 hoặc tên hàng hóa tương ứng. Ứng dụng sẽ hiển thị danh sách gợi ý để người dùng chọn đúng loại hàng.

Khi chọn mặt hàng, cần kiểm tra các thông tin đi kèm như mã hàng hóa, tên hàng, loại hóa đơn, đơn vị tính, đơn giá và thuế suất. Đây là các dữ liệu quan trọng để hóa đơn thể hiện đúng nghiệp vụ bán hàng.

6. Hoàn thiện đơn giá, thuế suất và số lượng mỗi lần in

Sau khi chọn mặt hàng, hệ thống hiển thị các trường như loại hóa đơn, đơn vị tính, đơn giá bao gồm thuế, thuế suất, số lượng mỗi lần in, đơn giá chưa thuế và tiền thuế. Người dùng cần rà soát kỹ trước khi nhấn Tiếp tục.

Nếu dữ liệu đơn giá hoặc thuế suất chưa đúng, cần điều chỉnh theo cấu hình được doanh nghiệp phê duyệt. Không nên phát hành hóa đơn khi chưa chắc chắn về thông tin giá, thuế hoặc mã hàng hóa.

7. Cập nhật mẫu hóa đơn xăng dầu

Ứng dụng cho phép xem trước mẫu hóa đơn xăng dầu với các thông tin như tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, mẫu số, ký hiệu, mã cột, tên hàng, giá trên hóa đơn và thông tin tra cứu. Nếu thông tin đã đúng, nhấn Cập nhật để lưu mẫu.

Việc kiểm tra mẫu trước khi phát hành giúp hạn chế sai sót về tiêu đề hóa đơn, tên mặt hàng, đơn vị tính, đường dẫn tra cứu và các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

8. Chuyển sang màn hình phát hành hóa đơn

Sau khi hoàn tất phần thiết lập, chuyển sang tab Phát hành. Tại đây, hệ thống hiển thị loại hàng hóa, đơn giá, ô nhập thành tiền, các phím nhập nhanh, số lượng, số lượng in và các nút chức năng như thêm mới, phát hành hoặc phát hành ví in hóa đơn.

Người dùng nhập thành tiền theo giao dịch thực tế. Hệ thống sẽ hỗ trợ tính toán hoặc hiển thị số lượng tương ứng tùy cấu hình ứng dụng và dữ liệu mặt hàng.

9. Nhập số lượng lít và kiểm tra lại dữ liệu

Khi nhập số lượng lít, cần đối chiếu với số liệu trên trụ bơm hoặc chứng từ bán hàng tại thời điểm kết thúc giao dịch. Trước khi phát hành, kiểm tra lại loại hàng, đơn giá, thành tiền, số lượng, số lượng in và thông tin liên quan.

Nếu có sai sót, người dùng có thể xóa hoặc nhập lại trước khi nhấn phát hành. Chỉ nên phát hành khi toàn bộ dữ liệu đã khớp với giao dịch thực tế.

10. Phát hành hóa đơn xăng dầu

Khi dữ liệu đã đúng, nhấn Phát hành. Ứng dụng sẽ xử lý giao dịch và cấp số hóa đơn theo dải hóa đơn đang sử dụng. Trên màn hình có thể hiển thị số hóa đơn khả dụng, số hóa đơn đã bán và trạng thái phát hành.

Trường hợp sử dụng chức năng phát hành từ ví hóa đơn hoặc phát hành in hóa đơn, người dùng cần thao tác theo đúng quy trình nội bộ để đảm bảo hóa đơn được ghi nhận và có thể tra cứu sau này.

11. Xem nhanh bản thể hiện hóa đơn sau khi phát hành

Sau khi phát hành, người dùng có thể mở bản xem nhanh để kiểm tra hóa đơn. Bản thể hiện thường có thông tin người bán, mã số thuế, tên hóa đơn, mặt hàng, tổng tiền, giá trên hóa đơn, số lượng, đơn giá, thời gian phát hành và mã bí mật hoặc thông tin tra cứu.

Nếu hóa đơn cần gửi cho khách hàng hoặc tra cứu lại, người dùng nên kiểm tra kỹ số hóa đơn, ngày giờ phát hành và thông tin mặt hàng trước khi kết thúc thao tác.

12. Kiểm tra danh sách hóa đơn đã bán

Vào mục danh sách hóa đơn hoặc tab Đã bán để kiểm tra hóa đơn vừa phát hành. Màn hình thường hiển thị loại hóa đơn, số hóa đơn, đơn giá, thành tiền và thời gian phát hành.

Đây là bước cần thiết để nhân viên xác nhận giao dịch đã được ghi nhận trên hệ thống, đồng thời hỗ trợ đối soát khi phát sinh yêu cầu xuất file hoặc tra cứu lại hóa đơn.

13. Theo dõi báo cáo dữ liệu trên POS

Trong mục báo cáo, người dùng có thể theo dõi tổng số hóa đơn theo từng trạng thái như hóa đơn tạo mới, hóa đơn đã lấy, đã phát hành, hủy, đã phát hành lại, danh sách hóa đơn được phát hành và tổng tiền hóa đơn thực hủy.

Báo cáo này hữu ích cho việc kiểm tra cuối ca, cuối ngày hoặc khi cần đối chiếu giữa dữ liệu bán hàng, dữ liệu POS và dữ liệu hóa đơn trên Sinvoice.

14. Quản lý danh sách loại hóa đơn và mặt hàng

Trong phần danh sách loại hóa đơn, ứng dụng hiển thị các mặt hàng đã được cấu hình như mã lưu, tên hàng hóa, mã hàng hóa và loại hóa đơn tương ứng. Người dùng có thể chọn từng loại để kiểm tra hoặc cập nhật thông tin khi cần.

Việc quản lý danh sách mặt hàng giúp cửa hàng bán lẻ xăng dầu hạn chế sai sót khi có nhiều sản phẩm, nhiều mức giá hoặc nhiều loại hóa đơn sử dụng cùng lúc.

15. Cấu hình thêm mặt hàng hoặc loại hóa đơn mới

Khi phát sinh mặt hàng mới, người dùng vào phần thiết lập để nhập loại hóa đơn, đơn vị tính, đơn giá, thuế suất, số lượng mỗi lần in và các thông tin liên quan. Sau khi nhập xong, kiểm tra lại dữ liệu trước khi lưu.

Ví dụ, nếu cần thêm mặt hàng xăng E5, người dùng phải nhập đúng tên hàng, mã hàng, đơn vị tính lít, đơn giá và thuế suất theo quy định của đơn vị. Sau đó cập nhật mẫu hóa đơn tương ứng để sẵn sàng phát hành.

16. Những lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn xăng dầu trên app Sinvoice

17. Kinh nghiệm thao tác nhanh và hạn chế sai sót

Nhân viên nên kiểm tra mẫu hóa đơn, mặt hàng, đơn giá và thuế suất ngay từ đầu ca. Khi phát sinh giao dịch, cần nhập đúng thành tiền hoặc số lượng lít theo dữ liệu thực tế, sau đó rà soát lại một lần trước khi phát hành.

Cuối ca hoặc cuối ngày, nên kiểm tra danh sách hóa đơn đã bán và báo cáo dữ liệu trên POS để đối chiếu số lượng giao dịch, tổng tiền và trạng thái hóa đơn. Nếu phát hiện sai sót, cần xử lý theo quy trình hóa đơn điện tử của doanh nghiệp và quy định hiện hành.

18. Kết luận

Việc xuất hóa đơn xăng dầu trên app Sinvoice gồm các thao tác chính: đăng nhập ứng dụng, kiểm tra thiết lập thông tin, chọn mặt hàng, nhập đơn giá và số lượng, phát hành hóa đơn, xem lại bản thể hiện và kiểm tra danh sách hóa đơn đã bán. Nếu thực hiện đúng quy trình, cửa hàng có thể giảm sai sót, thuận tiện đối soát và quản lý hóa đơn theo từng lần bán.