Cách tạo các báo cáo bán hàng trên SInvoice Viettel

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách xem báo cáo bán hàng chi tiết trên Sinvoice Viettel, bám theo thao tác trong video: đăng nhập hệ thống, vào nhóm chức năng báo cáo, chọn báo cáo bán hàng chi tiết, nhập điều kiện lọc, chọn khoảng thời gian, xem kết quả, kiểm tra thông tin hóa đơn, hàng hóa dịch vụ, tiền thuế, tổng thanh toán và xuất Excel khi cần.

1. Báo cáo bán hàng chi tiết trên Sinvoice là gì?

Báo cáo bán hàng chi tiết trên Sinvoice là chức năng giúp người dùng xem dữ liệu bán hàng ở mức chi tiết theo từng hóa đơn hoặc từng dòng hàng hóa dịch vụ. Báo cáo này hỗ trợ kiểm tra thông tin khách hàng, ngày lập hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, mặt hàng, số lượng, đơn giá, tiền hàng, tiền thuế và tổng thanh toán.

Khác với báo cáo tổng hợp chỉ hiển thị số liệu chung, báo cáo bán hàng chi tiết giúp người dùng đi sâu vào từng giao dịch. Nhờ đó, kế toán có thể đối chiếu dữ liệu bán hàng với hóa đơn đã phát hành, phần mềm kế toán, đơn hàng, phiếu xuất kho hoặc dữ liệu nội bộ.

Đây là báo cáo hữu ích khi doanh nghiệp cần kiểm tra sai lệch doanh thu, rà soát hóa đơn theo khách hàng, tìm mặt hàng đã bán hoặc xuất dữ liệu để tổng hợp báo cáo quản trị.

2. Khi nào cần xem báo cáo bán hàng chi tiết?

Doanh nghiệp nên sử dụng báo cáo bán hàng chi tiết trong các trường hợp sau:

• Cần kiểm tra chi tiết từng hóa đơn bán hàng trong một khoảng thời gian.
• Cần đối chiếu doanh thu, tiền thuế và tổng thanh toán theo từng hóa đơn.
• Cần rà soát hàng hóa, dịch vụ đã bán theo từng khách hàng.
• Cần kiểm tra dữ liệu bán hàng theo chi nhánh, đơn vị hoặc mẫu hóa đơn.
• Cần xuất Excel để gửi kế toán, quản lý bán hàng hoặc bộ phận đối soát.
• Cần tìm hóa đơn có sai lệch về số lượng, đơn giá, tiền thuế hoặc tổng tiền.

Với doanh nghiệp có nhiều hóa đơn phát sinh mỗi ngày, báo cáo bán hàng chi tiết giúp giảm thời gian kiểm tra thủ công và hỗ trợ tra cứu dữ liệu nhanh hơn.

3. Bước 1: Đăng nhập hệ thống Sinvoice Viettel

Người dùng truy cập hệ thống Sinvoice Viettel và đăng nhập bằng tài khoản được cấp. Tài khoản cần có quyền xem báo cáo bán hàng chi tiết, quyền tra cứu dữ liệu hóa đơn và quyền xuất file nếu cần tải báo cáo về máy tính.

Nếu không thấy nhóm chức năng báo cáo hoặc không xuất được Excel, có thể tài khoản chưa được phân quyền. Khi đó, người dùng cần liên hệ quản trị viên hệ thống hoặc bộ phận hỗ trợ Sinvoice để kiểm tra quyền.

4. Bước 2: Vào nhóm chức năng Báo cáo

Sau khi đăng nhập, người dùng vào nhóm chức năng Báo cáo. Đây là nơi tập hợp các báo cáo phục vụ quản lý hóa đơn, bán hàng, doanh thu, thuế và dữ liệu phát sinh trên hệ thống.

Tùy phiên bản giao diện Sinvoice, nhóm báo cáo có thể nằm trên thanh menu bên trái hoặc trong khu vực quản lý nghiệp vụ. Người dùng cần chọn đúng nhóm báo cáo để tiếp tục thao tác.

5. Bước 3: Chọn báo cáo bán hàng chi tiết

Trong nhóm báo cáo, người dùng chọn chức năng Báo cáo bán hàng chi tiết. Đây là báo cáo dùng để xem dữ liệu bán hàng ở mức chi tiết hơn so với báo cáo bán hàng tổng hợp hoặc bảng kê bán ra.

Cần chọn đúng báo cáo bán hàng chi tiết để hệ thống hiển thị các trường lọc và bảng dữ liệu phù hợp. Nếu chọn nhầm báo cáo tổng hợp, kết quả có thể không hiển thị đủ từng dòng hàng hóa dịch vụ.

6. Bước 4: Chọn đơn vị, chi nhánh và mẫu hóa đơn

Tại màn hình báo cáo bán hàng chi tiết, người dùng chọn các điều kiện như đơn vị, chi nhánh, mẫu hóa đơn hoặc nhà cung cấp nếu hệ thống có nhiều đơn vị phát hành. Việc chọn đúng điều kiện giúp kết quả báo cáo chính xác và dễ kiểm soát hơn.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nên chọn đúng chi nhánh cần kiểm tra. Nếu muốn lấy dữ liệu toàn bộ, có thể chọn điều kiện phù hợp theo quyền tài khoản và cấu hình hệ thống.

7. Bước 5: Chọn khoảng thời gian báo cáo

Người dùng chọn khoảng thời gian cần xem báo cáo, thường gồm từ ngày và đến ngày. Đây là điều kiện quan trọng vì hệ thống sẽ lấy dữ liệu hóa đơn hoặc bán hàng phát sinh trong khoảng thời gian được chọn.

Nên chọn đúng kỳ cần kiểm tra, ví dụ một ngày, một tuần, một tháng hoặc một quý. Nếu dữ liệu nhiều, không nên chọn khoảng thời gian quá dài vì báo cáo có thể tải lâu hoặc khó kiểm tra chi tiết.

8. Bước 6: Nhập thông tin tìm kiếm khách hàng nếu cần

Nếu cần kiểm tra dữ liệu của một khách hàng cụ thể, người dùng có thể nhập thông tin tìm kiếm như tên khách hàng, mã số thuế, mã khách hàng hoặc thông tin liên quan tùy giao diện hệ thống.

Việc lọc theo khách hàng giúp báo cáo gọn hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều hóa đơn phát sinh trong cùng kỳ. Nếu muốn xem toàn bộ dữ liệu, có thể bỏ trống trường khách hàng.

9. Bước 7: Chọn trạng thái và điều kiện lọc

Người dùng có thể chọn thêm trạng thái hóa đơn hoặc các điều kiện lọc khác như hóa đơn đã phát hành, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn bị xóa bỏ hoặc trạng thái gửi cơ quan thuế nếu hệ thống hỗ trợ.

Nếu cần báo cáo đầy đủ trong kỳ, nên chọn điều kiện rộng. Nếu cần kiểm tra một nhóm hóa đơn cụ thể, hãy chọn đúng trạng thái để kết quả hiển thị sát với nhu cầu.

10. Bước 8: Bấm tìm kiếm báo cáo chi tiết

Sau khi nhập đủ điều kiện lọc, người dùng bấm nút Tìm kiếm. Hệ thống sẽ truy xuất dữ liệu bán hàng chi tiết theo các điều kiện đã chọn.

Nếu không có dữ liệu hiển thị, cần kiểm tra lại khoảng thời gian, đơn vị, chi nhánh, mẫu hóa đơn, khách hàng hoặc trạng thái đang lọc. Có thể mở rộng khoảng ngày hoặc bỏ bớt điều kiện để kiểm tra lại.

11. Bước 9: Kiểm tra kết quả báo cáo bán hàng chi tiết

Kết quả báo cáo bán hàng chi tiết thường hiển thị dưới dạng bảng dữ liệu. Người dùng cần kiểm tra các cột thông tin như ngày hóa đơn, số hóa đơn, khách hàng, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán.

Đây là bước giúp kế toán đối chiếu dữ liệu thực tế. Nếu phát hiện số liệu bất thường, cần kiểm tra lại hóa đơn gốc, trạng thái hóa đơn hoặc nghiệp vụ điều chỉnh, thay thế liên quan.

12. Bước 10: Kiểm tra thông tin hóa đơn

Khi xem kết quả, người dùng cần đối chiếu các thông tin hóa đơn như mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, trạng thái và thông tin khách hàng. Việc kiểm tra này giúp xác định dữ liệu trong báo cáo có đúng với hóa đơn đã phát hành hay không.

Nếu có hóa đơn bị thiếu hoặc hiển thị sai trạng thái, cần quay lại danh sách hóa đơn đã phát hành để kiểm tra chi tiết.

13. Bước 11: Kiểm tra thông tin hàng hóa, dịch vụ

Báo cáo bán hàng chi tiết cho phép kiểm tra từng dòng hàng hóa, dịch vụ. Người dùng cần rà soát tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền để bảo đảm dữ liệu khớp với hóa đơn và chứng từ bán hàng.

Với doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, đây là phần quan trọng để phát hiện sai lệch về số lượng, đơn giá hoặc tên hàng hóa dịch vụ.

14. Bước 12: Kiểm tra tiền hàng, thuế và tổng thanh toán

Người dùng tiếp tục kiểm tra các cột tiền hàng, tiền thuế, thuế suất và tổng thanh toán. Đây là dữ liệu quan trọng để đối chiếu doanh thu và nghĩa vụ thuế.

Nếu số tiền trên báo cáo không khớp với dữ liệu kế toán, cần kiểm tra lại hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc trạng thái xóa bỏ nếu có.

15. Bước 13: Lọc và đối chiếu dữ liệu báo cáo

Sau khi báo cáo hiển thị, người dùng có thể tiếp tục lọc, sắp xếp hoặc đối chiếu dữ liệu theo khách hàng, mặt hàng, ngày phát sinh hoặc số hóa đơn. Nếu hệ thống hỗ trợ lọc trực tiếp trên bảng, có thể dùng để kiểm tra nhanh các trường hợp cần chú ý.

Với dữ liệu lớn, nên xuất Excel rồi dùng bộ lọc trong Excel để kiểm tra chi tiết hơn.

16. Bước 14: Xuất Excel báo cáo bán hàng chi tiết

Khi đã kiểm tra đúng điều kiện và kết quả, người dùng có thể xuất báo cáo ra file Excel. File Excel giúp kế toán lưu trữ, lọc dữ liệu, tính tổng, đối chiếu với phần mềm kế toán hoặc gửi cho bộ phận quản lý.

Trước khi xuất, cần kiểm tra lại kỳ báo cáo để bảo đảm file tải về đúng dữ liệu cần sử dụng.

17. Lỗi thường gặp khi xem báo cáo bán hàng chi tiết

18. Lưu ý khi xuất báo cáo bán hàng chi tiết

• Chọn đúng kỳ báo cáo trước khi tìm kiếm.
• Kiểm tra đúng đơn vị, chi nhánh và mẫu hóa đơn.
• Không nên chọn khoảng thời gian quá dài nếu dữ liệu rất lớn.
• Kiểm tra kết quả trên màn hình trước khi xuất Excel.
• Đặt tên file rõ ràng theo kỳ báo cáo và loại báo cáo.
• Lưu file vào thư mục riêng để dễ đối chiếu về sau.
• Nếu số liệu không khớp, cần kiểm tra lại điều kiện lọc và trạng thái hóa đơn.

19. Câu hỏi thường gặp

1. Báo cáo bán hàng chi tiết dùng để làm gì?

Báo cáo bán hàng chi tiết dùng để xem dữ liệu bán hàng ở mức chi tiết theo hóa đơn, khách hàng, hàng hóa dịch vụ, tiền hàng, tiền thuế và tổng thanh toán.

2. Có thể xuất báo cáo bán hàng chi tiết ra Excel không?

Có. Sau khi nhập điều kiện lọc và xem kết quả, người dùng có thể xuất báo cáo ra Excel để lưu trữ, lọc dữ liệu và đối chiếu.

3. Vì sao báo cáo không hiển thị dữ liệu?

Thường do chọn sai khoảng thời gian, sai chi nhánh, sai khách hàng hoặc lọc trạng thái quá hẹp. Hãy mở rộng điều kiện tìm kiếm và thử lại.

4. Báo cáo bán hàng chi tiết khác gì báo cáo bảng kê bán ra?

Báo cáo bảng kê bán ra tập trung vào danh sách hóa đơn bán ra. Báo cáo bán hàng chi tiết đi sâu hơn vào từng dòng dữ liệu bán hàng, hàng hóa dịch vụ và giá trị chi tiết.

5. Không thấy nút xuất Excel thì làm sao?

Cần kiểm tra quyền tài khoản hoặc trình duyệt. Nếu tài khoản chưa có quyền xuất báo cáo, cần liên hệ quản trị viên hệ thống để được hỗ trợ.

20. Kết luận

Báo cáo bán hàng chi tiết trên Sinvoice Viettel là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp kiểm tra dữ liệu bán hàng theo từng hóa đơn, từng khách hàng và từng dòng hàng hóa dịch vụ. Người dùng cần đăng nhập hệ thống, vào nhóm báo cáo, chọn báo cáo bán hàng chi tiết, nhập điều kiện lọc, bấm tìm kiếm, kiểm tra kết quả và xuất Excel khi cần.

Để báo cáo chính xác, cần chọn đúng khoảng thời gian, đơn vị, chi nhánh, mẫu hóa đơn và trạng thái phù hợp. Sau khi xuất file, nên lưu trữ theo kỳ báo cáo và đối chiếu với danh sách hóa đơn đã phát hành để bảo đảm dữ liệu đầy đủ, phục vụ tốt công tác kế toán và quản lý bán hàng trên Sinvoice.