Cách điều chỉnh hóa đơn không tồn tại, được lập bởi phần mềm khác

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách điều chỉnh, thay thế hóa đơn không tồn tại trên hệ thống Sinvoice, bám theo thao tác trong video: đăng nhập hệ thống, vào chức năng xử lý hóa đơn không tồn tại, chọn nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế, nhập thông tin hóa đơn gốc, nhập thông tin người mua, hàng hóa dịch vụ, lý do xử lý, sau đó lưu, ký số, phát hành và kiểm tra trạng thái hóa đơn.

1. Hóa đơn không tồn tại trên hệ thống là gì?

Hóa đơn không tồn tại trên hệ thống là hóa đơn gốc không có sẵn trong danh sách hóa đơn đã phát hành trên Sinvoice tại thời điểm người dùng thực hiện thao tác điều chỉnh hoặc thay thế. Điều này không nhất thiết có nghĩa là hóa đơn không có thật, mà có thể do hóa đơn được phát hành từ hệ thống khác, dữ liệu chưa được đồng bộ hoặc hóa đơn thuộc giai đoạn trước khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng Sinvoice.

Khi cần điều chỉnh hoặc thay thế cho loại hóa đơn này, người dùng không thể chọn trực tiếp hóa đơn gốc từ danh sách đã phát hành như quy trình thông thường. Thay vào đó, cần nhập thủ công các thông tin của hóa đơn gốc như mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn và các dữ liệu liên quan để hệ thống ghi nhận căn cứ xử lý.

Đây là nghiệp vụ cần thực hiện cẩn trọng vì người dùng phải tự nhập thông tin hóa đơn gốc. Nếu nhập sai mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn hoặc ngày hóa đơn, hồ sơ điều chỉnh, thay thế có thể bị sai căn cứ và khó đối chiếu về sau.

2. Khi nào cần điều chỉnh, thay thế hóa đơn không tồn tại trên hệ thống?

Doanh nghiệp có thể cần thực hiện nghiệp vụ này trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn gốc được lập trên hệ thống hóa đơn điện tử cũ, không có trong Sinvoice.
• Hóa đơn gốc không tìm thấy trong danh sách hóa đơn đã phát hành.
• Dữ liệu hóa đơn cũ chưa được đồng bộ đầy đủ sang hệ thống mới.
• Cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc không có sẵn trên hệ thống.
• Cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn gốc không chọn được từ danh sách.
• Doanh nghiệp cần xử lý sai sót hóa đơn theo thông tin hóa đơn gốc đã có bên ngoài hệ thống.

Trước khi thực hiện, người dùng nên kiểm tra thật kỹ hóa đơn gốc, hồ sơ liên quan, biên bản thỏa thuận nếu có và ý kiến của bộ phận kế toán thuế. Không nên nhập thông tin hóa đơn gốc theo trí nhớ hoặc dữ liệu chưa được xác minh.

3. Bước 1: Đăng nhập hệ thống Sinvoice Viettel

Người dùng truy cập hệ thống Sinvoice Viettel và đăng nhập bằng tài khoản được cấp. Tài khoản cần có quyền lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và quyền xử lý hóa đơn không tồn tại trên hệ thống.

Nếu không thấy chức năng này, có thể tài khoản chưa được phân quyền hoặc doanh nghiệp chưa bật nghiệp vụ tương ứng. Khi đó, cần liên hệ quản trị viên hệ thống hoặc bộ phận hỗ trợ Sinvoice để kiểm tra quyền truy cập.

4. Bước 2: Vào chức năng xử lý hóa đơn không tồn tại trên hệ thống

Sau khi đăng nhập, người dùng vào khu vực nghiệp vụ liên quan đến điều chỉnh, thay thế hóa đơn. Trong đó, chọn đúng chức năng dành cho trường hợp hóa đơn gốc không tồn tại trên hệ thống.

Chức năng này khác với thao tác điều chỉnh hoặc thay thế từ danh sách hóa đơn đã phát hành. Với hóa đơn đã có trên hệ thống, người dùng chọn hóa đơn gốc rồi bấm điều chỉnh hoặc thay thế. Với hóa đơn không tồn tại, người dùng phải khai báo lại thông tin hóa đơn gốc bằng tay.

5. Bước 3: Chọn nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn

Tại màn hình xử lý, người dùng chọn loại nghiệp vụ cần thực hiện: điều chỉnh hóa đơn hoặc thay thế hóa đơn. Việc chọn đúng nghiệp vụ rất quan trọng vì mỗi loại có mục đích xử lý khác nhau.

6. Bước 4: Nhập thông tin hóa đơn gốc không tồn tại trên hệ thống

Vì hóa đơn gốc không có sẵn trong danh sách hóa đơn đã phát hành, người dùng cần nhập thủ công thông tin hóa đơn gốc. Đây là phần quan trọng nhất của nghiệp vụ này.

Các thông tin thường cần nhập gồm mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn gốc và các dữ liệu liên quan. Người dùng nên lấy thông tin từ bản hóa đơn gốc, file PDF, hồ sơ kế toán hoặc dữ liệu đã được kiểm chứng.

7. Bước 5: Nhập mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn gốc

Người dùng nhập đúng mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn gốc. Những thông tin này giúp hệ thống xác định hóa đơn đang được điều chỉnh hoặc thay thế.

Không nên nhập thiếu số 0, sai ký tự hoặc sai ký hiệu hóa đơn. Chỉ một ký tự sai cũng có thể khiến thông tin hóa đơn gốc không khớp với hồ sơ thực tế, gây khó khăn khi tra cứu hoặc giải trình sau này.

8. Bước 6: Nhập ngày hóa đơn và thông tin người mua

Sau khi nhập thông tin định danh hóa đơn gốc, người dùng tiếp tục nhập ngày hóa đơn và thông tin người mua. Thông tin người mua có thể gồm tên người mua, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email, số điện thoại và các trường liên quan tùy giao diện hệ thống.

Nếu lập hóa đơn thay thế do sai thông tin người mua, cần nhập lại thông tin đúng tại bước này. Nếu lập hóa đơn điều chỉnh, cần bảo đảm thông tin người mua phù hợp với hồ sơ cần điều chỉnh.

9. Bước 7: Nhập thông tin hàng hóa, dịch vụ

Người dùng nhập thông tin hàng hóa, dịch vụ cho hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Cần kiểm tra kỹ tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán.

Nếu là hóa đơn điều chỉnh, cần nhập đúng phần dữ liệu điều chỉnh theo nghiệp vụ. Nếu là hóa đơn thay thế, hóa đơn mới cần thể hiện nội dung chính xác để thay cho hóa đơn gốc bị sai.

10. Bước 8: Kiểm tra tiền hàng, tiền thuế và tổng thanh toán

Sau khi nhập hàng hóa, dịch vụ, người dùng kiểm tra lại các giá trị tiền hàng, tiền thuế và tổng thanh toán. Đây là phần rất dễ sai nếu nhập sai số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc loại tiền.

Trước khi lưu, nên đối chiếu lại với chứng từ gốc, biên bản thỏa thuận hoặc hồ sơ kế toán để bảo đảm hóa đơn điều chỉnh, thay thế phản ánh đúng nghiệp vụ.

11. Bước 9: Nhập lý do điều chỉnh hoặc thay thế

Người dùng cần nhập lý do điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Lý do nên rõ ràng, đúng thực tế và đủ thông tin để sau này kiểm tra lại.

Ví dụ: “Điều chỉnh do sai đơn giá hàng hóa”, “Điều chỉnh do sai thuế suất”, “Thay thế do hóa đơn gốc sai mã số thuế người mua”, “Thay thế do hóa đơn gốc lập sai thông tin khách hàng”.

12. Bước 10: Lưu và xem trước hóa đơn

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng lưu hóa đơn và xem trước nội dung trước khi phát hành. Việc xem trước giúp kiểm tra lại toàn bộ thông tin hiển thị trên hóa đơn.

Cần kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn gốc, người mua, hàng hóa dịch vụ, số tiền, thuế suất, lý do xử lý và loại nghiệp vụ đang thực hiện. Nếu còn sai, cần chỉnh sửa trước khi ký số.

13. Bước 11: Ký số hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Khi hóa đơn đã được kiểm tra đúng, người dùng thực hiện ký số. Tùy cấu hình của doanh nghiệp, việc ký có thể sử dụng USB Token, chữ ký số từ xa hoặc công cụ ký số được Sinvoice hỗ trợ.

Trước khi ký, cần bảo đảm chữ ký số còn hiệu lực, đúng chủ thể ký, máy tính nhận thiết bị ký số và người ký có đủ thẩm quyền. Không nên ký khi dữ liệu hóa đơn còn chưa chắc chắn.

14. Bước 12: Phát hành và kiểm tra trạng thái hóa đơn

Sau khi ký số thành công, người dùng phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Khi phát hành hoàn tất, cần kiểm tra lại trạng thái hóa đơn trên hệ thống.

Nếu trạng thái đã phát hành thành công, người dùng có thể tiếp tục gửi hóa đơn cho khách hàng hoặc thực hiện các bước gửi dữ liệu cơ quan thuế theo cấu hình. Nếu trạng thái lỗi, cần kiểm tra thông báo lỗi và xử lý theo hướng dẫn.

15. Lỗi thường gặp khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn không tồn tại

16. Lưu ý quan trọng khi thực hiện

• Chỉ thực hiện khi đã xác định đúng hóa đơn gốc không tồn tại trên hệ thống.
• Phải nhập chính xác mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày hóa đơn gốc.
• Kiểm tra kỹ thông tin người mua và hàng hóa dịch vụ trước khi ký số.
• Nhập lý do điều chỉnh hoặc thay thế rõ ràng, đúng nguyên nhân.
• Không ký số khi dữ liệu hóa đơn chưa được kiểm tra đầy đủ.
• Sau khi phát hành, cần kiểm tra trạng thái hóa đơn và lưu hồ sơ liên quan.
• Với hóa đơn giá trị lớn hoặc đã kê khai thuế, nên hỏi kế toán trưởng trước khi thao tác.

17. Câu hỏi thường gặp

1. Hóa đơn không tồn tại trên hệ thống có lập điều chỉnh, thay thế được không?

Có thể thực hiện nếu hệ thống và tài khoản được phân quyền chức năng tương ứng. Người dùng cần nhập thủ công thông tin hóa đơn gốc để làm căn cứ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

2. Cần chuẩn bị gì trước khi nhập hóa đơn gốc?

Cần chuẩn bị bản hóa đơn gốc, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn, thông tin người mua và nội dung hàng hóa dịch vụ liên quan.

3. Điều chỉnh và thay thế khác nhau thế nào?

Điều chỉnh dùng khi cần điều chỉnh thông tin hoặc giá trị cho hóa đơn gốc. Thay thế dùng khi cần lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn gốc bị sai.

4. Nếu nhập sai thông tin hóa đơn gốc thì sao?

Nếu chưa phát hành, cần chỉnh sửa lại ngay. Nếu đã phát hành, cần liên hệ bộ phận phụ trách hoặc hỗ trợ Sinvoice để được hướng dẫn xử lý tiếp.

5. Hóa đơn điều chỉnh, thay thế có cần ký số không?

Có. Đây là hóa đơn điện tử mới phát sinh trên hệ thống nên cần ký số và phát hành theo đúng quy trình.

18. Kết luận

Điều chỉnh, thay thế hóa đơn không tồn tại trên hệ thống Sinvoice là nghiệp vụ dùng khi hóa đơn gốc không có sẵn trong danh sách hóa đơn đã phát hành nhưng doanh nghiệp vẫn cần xử lý sai sót. Quy trình gồm: đăng nhập hệ thống, chọn chức năng hóa đơn không tồn tại, chọn nghiệp vụ điều chỉnh hoặc thay thế, nhập thông tin hóa đơn gốc, nhập thông tin người mua, hàng hóa dịch vụ, lý do xử lý, sau đó lưu, ký số, phát hành và kiểm tra trạng thái.

Vì thông tin hóa đơn gốc phải nhập thủ công, người dùng cần đối chiếu thật kỹ với hồ sơ gốc trước khi phát hành. Thao tác đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn sai sót minh bạch, dễ tra cứu và thuận tiện khi quản lý hóa đơn điện tử trên Sinvoice Viettel.