Hướng dẫn cách sử dụng eKYC định danh hợp đồng điện tử

Bài viết hướng dẫn cách sử dụng EKYC trong giao dịch điện tử, việc xác minh đúng danh tính người ký là bước rất quan trọng để hạn chế giả mạo, nhầm lẫn thông tin và tăng độ tin cậy cho hợp đồng. Với nền tảng VContract Viettel, người dùng có thể thực hiện định danh điện tử eKYC trước khi ký hợp đồng, tài liệu hoặc sử dụng dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

eKYC giúp hệ thống đối chiếu thông tin cá nhân, giấy tờ tùy thân và khuôn mặt người thực hiện ký. Nhờ đó, doanh nghiệp và cá nhân có thêm một lớp xác thực khi giao kết hợp đồng điện tử, đặc biệt trong các trường hợp ký từ xa, không gặp mặt trực tiếp hoặc cần chứng minh chính xác người tham gia giao dịch.

Định danh eKYC trên VContract Viettel là gì?

Định danh eKYC trên VContract Viettel là quy trình xác thực danh tính người dùng bằng phương thức điện tử. Thay vì phải gặp trực tiếp để kiểm tra giấy tờ, người dùng có thể thực hiện xác minh thông tin ngay trên thiết bị có kết nối Internet. Hệ thống thường yêu cầu người dùng cung cấp thông tin cá nhân, chụp giấy tờ tùy thân và xác thực khuôn mặt theo hướng dẫn.

Mục đích của eKYC là giúp xác nhận người đang thao tác trên hệ thống có trùng khớp với thông tin đăng ký hay không. Đây là bước cần thiết trong bối cảnh hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh, tuyển dụng, mua bán, cung cấp dịch vụ, hợp tác thương mại và quản lý hồ sơ nội bộ.

Với VContract, eKYC không chỉ là thao tác kỹ thuật mà còn là một phần trong quy trình bảo đảm an toàn cho giao dịch số. Khi người ký đã được xác minh danh tính, việc gửi ký, nhận ký và lưu trữ hợp đồng điện tử trở nên rõ ràng, minh bạch và dễ kiểm tra hơn.

Vì sao cần định danh eKYC khi ký hợp đồng điện tử?

Trong hợp đồng giấy truyền thống, các bên thường kiểm tra giấy tờ tùy thân, chữ ký, con dấu hoặc gặp mặt trực tiếp để xác nhận người ký. Tuy nhiên, với hợp đồng điện tử, nhiều giao dịch được thực hiện từ xa. Nếu không có bước xác thực danh tính phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về việc người ký không đúng người, sai thông tin hoặc phát sinh tranh chấp về chủ thể giao kết.

Định danh eKYC giúp giảm những rủi ro này bằng cách xác minh thông tin trước khi người dùng tham gia ký hoặc chứng thực hợp đồng điện tử. Khi kết hợp với các phương thức ký như ký số, ký điện tử, OTP hoặc các hình thức xác thực khác, eKYC giúp nâng cao độ tin cậy cho toàn bộ quy trình ký kết.

Đối với doanh nghiệp, eKYC còn giúp chuẩn hóa hồ sơ khách hàng, đối tác hoặc người lao động. Thay vì lưu nhiều bản chụp giấy tờ rời rạc, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình số hóa, kiểm tra và quản lý thông tin tập trung hơn.

Khi nào người dùng cần thực hiện eKYC trên VContract?

Người dùng có thể được yêu cầu định danh eKYC khi đăng ký sử dụng dịch vụ, kích hoạt tài khoản, xác thực người ký hoặc thực hiện một số thao tác liên quan đến chứng thực hợp đồng điện tử. Tùy theo chính sách triển khai của từng doanh nghiệp và từng loại tài liệu, hệ thống có thể yêu cầu xác minh trước khi ký hoặc trước khi hoàn tất giao dịch.

Các trường hợp thường cần eKYC gồm: cá nhân ký hợp đồng từ xa, khách hàng lần đầu sử dụng VContract, người ký không có chữ ký số doanh nghiệp, người cần xác minh danh tính trước khi ký tài liệu quan trọng hoặc doanh nghiệp muốn tăng mức độ an toàn cho hồ sơ điện tử.

Với các hợp đồng có giá trị lớn, hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng hợp tác, hợp đồng mua bán hoặc tài liệu cần chứng minh rõ danh tính người ký, doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng eKYC để tăng khả năng kiểm soát và truy vết.

Chuẩn bị gì trước khi định danh eKYC trên VContract?

Trước khi bắt đầu định danh eKYC, người dùng nên chuẩn bị thiết bị có camera hoạt động tốt, kết nối Internet ổn định và giấy tờ tùy thân còn hiệu lực. Thông thường, giấy tờ có thể là căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ định danh hợp lệ theo yêu cầu của hệ thống và chính sách dịch vụ tại thời điểm thực hiện.

Người dùng nên thực hiện trong môi trường đủ sáng, tránh bị chói, nhòe hình hoặc che khuất khuôn mặt. Khi chụp giấy tờ, cần đặt giấy tờ ngay ngắn, không bị mất góc, không lóa sáng và thông tin phải đọc được rõ. Khi xác thực khuôn mặt, nên nhìn thẳng vào camera và làm theo hướng dẫn trên màn hình.

Nếu dùng điện thoại, nên kiểm tra trước quyền truy cập camera của trình duyệt hoặc ứng dụng. Nếu hệ thống yêu cầu nhận mã OTP, người dùng cần bảo đảm số điện thoại đang sử dụng có thể nhận tin nhắn hoặc cuộc gọi xác thực.

Hướng dẫn định danh eKYC trên VContract Viettel

Bước 1: Truy cập vào hệ thống hoặc đường dẫn định danh

Người dùng truy cập vào hệ thống VContract hoặc đường dẫn định danh được gửi từ doanh nghiệp, đối tác hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Đường dẫn có thể được gửi qua email, tin nhắn SMS hoặc hiển thị trong quá trình sử dụng tài khoản VContract.

Khi truy cập, cần kiểm tra đúng thông tin dịch vụ và không cung cấp giấy tờ cá nhân trên các đường dẫn không rõ nguồn gốc. Đây là bước đơn giản nhưng rất quan trọng để tránh rủi ro giả mạo trang đăng nhập hoặc giả mạo quy trình xác thực.

Bước 2: Nhập thông tin cá nhân theo yêu cầu

Sau khi vào màn hình định danh, người dùng nhập các thông tin cần thiết theo hướng dẫn. Các thông tin thường bao gồm họ tên, số giấy tờ tùy thân, ngày sinh, số điện thoại, email hoặc dữ liệu liên quan đến tài khoản ký hợp đồng.

Thông tin nhập vào cần trùng khớp với giấy tờ dùng để xác minh. Nếu nhập sai số căn cước công dân, sai ngày sinh hoặc sai họ tên, hệ thống có thể không xác thực được hoặc yêu cầu người dùng thực hiện lại.

Bước 3: Chụp ảnh giấy tờ tùy thân

Người dùng thực hiện chụp mặt trước và mặt sau giấy tờ tùy thân theo hướng dẫn trên màn hình. Khi chụp, cần đặt giấy tờ nằm trong khung nhận diện, bảo đảm ảnh rõ nét, không bị mờ, không mất cạnh và không bị phản sáng quá mạnh.

Nếu ảnh giấy tờ không đạt yêu cầu, hệ thống có thể yêu cầu chụp lại. Người dùng nên lau sạch camera, đặt giấy tờ trên nền phẳng và tránh dùng ảnh chụp lại từ màn hình khác vì có thể làm giảm khả năng nhận diện.

Bước 4: Xác thực khuôn mặt

Sau khi hoàn tất phần giấy tờ, người dùng tiếp tục xác thực khuôn mặt. Hệ thống có thể yêu cầu đưa khuôn mặt vào khung, nhìn thẳng, quay trái, quay phải, chớp mắt hoặc thực hiện một số thao tác để xác nhận người thật đang thực hiện định danh.

Trong bước này, người dùng nên bỏ khẩu trang, không đội mũ che mặt, tránh đeo kính phản quang và đứng ở nơi đủ ánh sáng. Nếu khuôn mặt bị che khuất hoặc camera quá tối, quá sáng, quá rung, quá mờ, quá trình xác thực có thể không thành công.

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin trước khi gửi xác thực

Trước khi gửi yêu cầu xác thực, người dùng nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập và ảnh đã chụp. Nếu phát hiện sai họ tên, sai số giấy tờ, sai ngày sinh hoặc ảnh giấy tờ chưa rõ, nên quay lại để chỉnh sửa trước khi gửi.

Việc kiểm tra kỹ ở bước này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị từ chối, phải xác minh lại hoặc mất thời gian chờ xử lý. Đối với doanh nghiệp, đây cũng là cách bảo đảm dữ liệu khách hàng và người ký được cập nhật chính xác hơn.

Bước 6: Hoàn tất định danh và tiếp tục ký hợp đồng

Sau khi thông tin được gửi đi, hệ thống sẽ xử lý dữ liệu định danh. Nếu hồ sơ hợp lệ, người dùng có thể tiếp tục thực hiện các bước liên quan đến ký hợp đồng điện tử hoặc chứng thực tài liệu trên VContract.

Tùy từng trường hợp, người dùng có thể được chuyển sang màn hình ký tài liệu, nhận mã xác thực, chọn phương thức ký hoặc chờ kết quả phê duyệt từ hệ thống. Khi hoàn tất, trạng thái giao dịch sẽ được cập nhật để các bên liên quan theo dõi.

Bảng tóm tắt quy trình eKYC trên VContract

Các lỗi thường gặp khi định danh eKYC

Lỗi thường gặp nhất là ảnh giấy tờ tùy thân bị mờ, mất góc hoặc bị lóa sáng. Khi đó, hệ thống khó đọc thông tin và có thể yêu cầu người dùng chụp lại. Để hạn chế lỗi này, nên đặt giấy tờ trên mặt phẳng, giữ camera ổn định và chụp trong môi trường đủ sáng.

Lỗi thứ hai là khuôn mặt không khớp hoặc không nhận diện được. Nguyên nhân có thể do ánh sáng yếu, camera bị bẩn, người dùng đeo khẩu trang, đội mũ, đeo kính phản quang hoặc đứng quá xa camera. Người dùng nên điều chỉnh lại tư thế, nhìn thẳng vào màn hình và thực hiện đúng thao tác được yêu cầu.

Lỗi thứ ba là thông tin nhập không trùng giấy tờ. Ví dụ, nhập sai số căn cước công dân, thiếu dấu trong họ tên, sai ngày sinh hoặc dùng giấy tờ đã hết hạn. Trường hợp này cần kiểm tra lại dữ liệu trước khi gửi yêu cầu xác thực.

Lỗi thứ tư là trình duyệt hoặc điện thoại chưa cấp quyền camera. Nếu hệ thống không mở được camera, người dùng cần kiểm tra cài đặt quyền truy cập của trình duyệt, ứng dụng hoặc thiết bị đang sử dụng.

Lưu ý bảo mật khi thực hiện eKYC

Khi thực hiện định danh eKYC, người dùng không nên gửi ảnh giấy tờ tùy thân qua các kênh không chính thức nếu không thật sự cần thiết. Nên thao tác trực tiếp trên hệ thống hoặc đường dẫn xác thực do đơn vị có thẩm quyền cung cấp. Không cung cấp mã OTP, mật khẩu hoặc thông tin tài khoản cho người lạ.

Doanh nghiệp triển khai VContract cũng cần hướng dẫn người dùng nhận biết đúng kênh gửi hợp đồng, đúng email, đúng tin nhắn và đúng thương hiệu dịch vụ. Việc này giúp hạn chế tình trạng bị lợi dụng danh nghĩa hợp đồng điện tử để thu thập trái phép thông tin cá nhân.

Đối với tài khoản quản trị doanh nghiệp, nên phân quyền rõ người được tạo hợp đồng, người được gửi yêu cầu ký, người được quản lý hồ sơ và người được xem dữ liệu định danh. Việc phân quyền hợp lý giúp bảo vệ thông tin người ký và giảm rủi ro lộ lọt dữ liệu.

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử sau khi định danh

Định danh eKYC giúp tăng độ tin cậy trong việc xác minh người ký, nhưng giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như nội dung hợp đồng, năng lực chủ thể, thẩm quyền ký, phương thức ký, thời điểm ký và khả năng chứng minh tính toàn vẹn của dữ liệu.

Theo tinh thần Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử nếu đáp ứng điều kiện theo luật. Đối với chữ ký số, Nghị định 130/2018/NĐ-CP là văn bản quan trọng quy định chi tiết về chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Vì vậy, doanh nghiệp khi triển khai hợp đồng điện tử nên kết hợp eKYC với quy trình ký phù hợp, lưu vết giao dịch, xác thực thông tin người ký và lựa chọn phương thức ký đáp ứng yêu cầu pháp lý của từng loại hợp đồng. Với các giao dịch đặc biệt như hợp đồng bắt buộc công chứng, chứng thực hoặc đăng ký tại cơ quan nhà nước, cần kiểm tra thêm quy định chuyên ngành trước khi áp dụng hình thức điện tử hoàn toàn.

Ai nên dùng eKYC khi ký hợp đồng điện tử?

eKYC phù hợp với cá nhân ký hợp đồng từ xa, khách hàng không có mặt tại văn phòng, người lao động ký hợp đồng online, đối tác cần xác thực danh tính trước khi giao dịch hoặc doanh nghiệp muốn quản lý hồ sơ người ký chặt chẽ hơn.

Các lĩnh vực có thể áp dụng gồm thương mại, dịch vụ, giáo dục, tuyển dụng, bảo hiểm, tài chính, vận tải, phần mềm, bất động sản, phân phối hàng hóa, đại lý, cộng tác viên và các mô hình kinh doanh có nhiều giao dịch cần ký nhanh nhưng vẫn phải kiểm soát danh tính.

Lợi ích của VContract Viettel khi kết hợp eKYC và hợp đồng điện tử

VContract Viettel giúp doanh nghiệp số hóa quy trình hợp đồng từ khâu khởi tạo, gửi ký, ký điện tử, quản lý trạng thái đến lưu trữ tài liệu. Khi kết hợp thêm eKYC, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng xác minh người ký và giảm phụ thuộc vào quy trình gặp mặt trực tiếp.

Lợi ích dễ thấy nhất là tiết kiệm thời gian. Thay vì in hợp đồng, gửi chuyển phát, chờ ký tay và lưu hồ sơ giấy, các bên có thể thực hiện nhiều bước trên môi trường điện tử. Ngoài ra, hệ thống giúp theo dõi trạng thái hợp đồng rõ ràng, hạn chế thất lạc hồ sơ và thuận tiện khi cần tra cứu lại.

Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc khách hàng ở nhiều tỉnh thành, VContract giúp quy trình ký kết trở nên linh hoạt hơn. Người ký có thể xác thực và ký tài liệu từ xa, trong khi doanh nghiệp vẫn quản lý được tiến độ, lịch sử xử lý và hồ sơ hoàn thành.

Câu hỏi thường gặp về eKYC trên VContract Viettel

eKYC trên VContract dùng để làm gì?

eKYC dùng để xác minh danh tính người dùng bằng phương thức điện tử trước khi ký hợp đồng, chứng thực tài liệu hoặc thực hiện một số thao tác liên quan đến giao dịch điện tử trên VContract.

Định danh eKYC có thay thế chữ ký số không?

eKYC không phải là chữ ký số. eKYC giúp xác minh danh tính người dùng, còn chữ ký số là phương thức ký điện tử có cơ chế chứng thực riêng theo quy định pháp luật. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể kết hợp cả hai để tăng độ tin cậy.

Cần chuẩn bị giấy tờ gì để eKYC?

Người dùng thường cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ như căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ định danh theo yêu cầu của hệ thống tại thời điểm thực hiện.

Vì sao eKYC không thành công?

eKYC có thể không thành công do ảnh giấy tờ bị mờ, thông tin nhập sai, khuôn mặt không rõ, thiếu ánh sáng, camera không được cấp quyền hoặc giấy tờ không còn phù hợp để xác thực.

Sau khi eKYC xong có ký hợp đồng ngay được không?

Nếu hồ sơ định danh hợp lệ và hệ thống cho phép tiếp tục quy trình, người dùng có thể chuyển sang bước ký hợp đồng điện tử theo phương thức đã được thiết lập.

Kết luận

Định danh eKYC trên VContract Viettel là bước quan trọng giúp xác minh danh tính người ký trong môi trường điện tử. Khi giao dịch số ngày càng phổ biến, việc kiểm tra đúng người, đúng thông tin và đúng quy trình giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tăng độ tin cậy và quản lý hợp đồng chuyên nghiệp hơn.

Để sử dụng hiệu quả, người dùng nên chuẩn bị giấy tờ rõ ràng, thiết bị có camera tốt, kết nối ổn định và thực hiện đúng hướng dẫn trên hệ thống. Doanh nghiệp cũng nên kết hợp eKYC với quy trình phân quyền, ký điện tử, lưu vết giao dịch và quản lý hồ sơ tập trung để bảo đảm hợp đồng điện tử được triển khai an toàn, minh bạch và phù hợp quy định pháp luật.