Cách lập hợp đồng đơn lẻ, số lượng ít trên VContract Viettel

Bài viết này hướng dẫn cách lập hợp đồng đơn lẻ, số lượng ít trên VContract Viettel theo hướng dễ hiểu, phù hợp với nhân sự, kế toán, hành chính, kinh doanh, người phụ trách hợp đồng hoặc doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng hợp đồng điện tử.

1. Hợp đồng đơn lẻ trên VContract Viettel là gì?

Hợp đồng đơn lẻ trên VContract Viettel là hợp đồng được tạo riêng từng hồ sơ trên hệ thống. Người dùng thường sử dụng chức năng này khi chỉ cần lập một hợp đồng cụ thể cho một khách hàng, một nhân viên, một đối tác hoặc một giao dịch phát sinh riêng biệt.

Khác với hình thức tạo hợp đồng hàng loạt, lập hợp đồng đơn lẻ cho phép người dùng kiểm soát từng thông tin cụ thể của hợp đồng như tên hợp đồng, loại hợp đồng, bên tham gia, người ký, vị trí ký, file đính kèm và phương thức ký. Cách này phù hợp khi số lượng hợp đồng ít hoặc nội dung mỗi hợp đồng có nhiều điểm khác nhau.

Với VContract, hợp đồng sau khi lập có thể được gửi ký qua môi trường điện tử. Người ký nhận thông báo, kiểm tra nội dung, thực hiện ký bằng phương thức được cấu hình và hệ thống lưu lại trạng thái xử lý để doanh nghiệp dễ theo dõi.

2. Khi nào nên lập hợp đồng đơn lẻ?

Doanh nghiệp nên sử dụng hình thức lập hợp đồng đơn lẻ trong các trường hợp không cần tạo quá nhiều hợp đồng cùng lúc hoặc mỗi hợp đồng có thông tin riêng cần kiểm tra kỹ trước khi gửi ký.

• Ký hợp đồng với một khách hàng hoặc một đối tác cụ thể.
• Tạo hợp đồng lao động cho một nhân sự mới.
• Lập phụ lục hợp đồng cho một hồ sơ đang thực hiện.
• Tạo biên bản thỏa thuận, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý số lượng ít.
• Gửi hợp đồng dịch vụ cho từng khách hàng có nội dung khác nhau.
• Kiểm tra thử quy trình ký trước khi triển khai số lượng lớn.
• Doanh nghiệp mới sử dụng VContract và muốn thao tác từng hợp đồng để làm quen.

Nếu doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn hợp đồng giống cấu trúc, có thể cân nhắc chức năng tạo hàng loạt. Còn với nhu cầu số lượng ít, lập hợp đồng đơn lẻ sẽ dễ kiểm soát, hạn chế nhầm lẫn và phù hợp với quy trình xử lý thủ công có kiểm tra từng hồ sơ.

3. Cần chuẩn bị gì trước khi lập hợp đồng đơn lẻ?

Trước khi tạo hợp đồng trên VContract, người dùng nên chuẩn bị đầy đủ thông tin và tài liệu cần thiết. Việc chuẩn bị trước giúp quá trình nhập liệu nhanh hơn và tránh phải sửa đi sửa lại nhiều lần.

4. Cách lập hợp đồng đơn lẻ trên VContract Viettel

Tùy phiên bản giao diện và quyền tài khoản, tên menu có thể khác nhau đôi chút. Tuy nhiên, quy trình lập hợp đồng đơn lẻ trên VContract thường gồm các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống VContract

Người dùng truy cập hệ thống VContract bằng tài khoản được cấp. Tài khoản cần có quyền tạo hợp đồng hoặc quyền quản lý hợp đồng trong đơn vị. Nếu không thấy chức năng tạo hợp đồng, có thể tài khoản chưa được phân quyền phù hợp.

Sau khi đăng nhập, người dùng kiểm tra đúng đơn vị, đúng tài khoản và đúng môi trường làm việc. Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc nhiều chi nhánh, cần chọn đúng phạm vi xử lý để hợp đồng được lưu vào đúng nơi quản lý.

Bước 2: Vào chức năng tạo hợp đồng

Tại giao diện quản lý hợp đồng, người dùng chọn chức năng tạo mới hoặc lập hợp đồng. Nếu hệ thống có nhiều hình thức tạo, hãy chọn hình thức tạo hợp đồng đơn lẻ, tạo từng hợp đồng hoặc tạo hợp đồng từ file/mẫu tùy cách đặt tên trên hệ thống.

Đây là bước quan trọng để phân biệt với chức năng tạo hợp đồng hàng loạt. Nếu chọn nhầm tạo hàng loạt, hệ thống có thể yêu cầu file dữ liệu danh sách và làm người dùng khó thao tác hơn khi chỉ cần lập một hợp đồng.

Bước 3: Nhập thông tin chung của hợp đồng

Người dùng nhập các thông tin cơ bản như tên hợp đồng, loại hợp đồng, số hợp đồng, ngày lập, thời hạn xử lý, mô tả hoặc ghi chú nếu có. Tên hợp đồng nên đặt rõ ràng để dễ tìm kiếm và quản lý về sau.

Ví dụ: “Hợp đồng dịch vụ phần mềm tháng 06/2026 – Công ty A” hoặc “Phụ lục hợp đồng lao động – Nguyễn Văn B”. Cách đặt tên cụ thể giúp bộ phận quản lý tra cứu nhanh hơn so với các tên chung chung như “Hợp đồng mới” hoặc “Hợp đồng số 1”.

Bước 4: Tải file hợp đồng hoặc chọn mẫu hợp đồng

Người dùng có thể tải file hợp đồng đã soạn sẵn lên hệ thống hoặc chọn mẫu hợp đồng nếu doanh nghiệp đã tạo sẵn mẫu trên VContract. Trước khi tải lên, cần kiểm tra nội dung file: đúng phiên bản, đúng thông tin các bên, đúng số trang và không còn ghi chú nội bộ chưa xóa.

Nếu sử dụng mẫu hợp đồng, người dùng cần nhập đầy đủ các trường thông tin mà mẫu yêu cầu. Các trường như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, giá trị hợp đồng, thời hạn thanh toán và người đại diện cần được kiểm tra kỹ trước khi chuyển sang bước gửi ký.

Bước 5: Khai báo thông tin các bên tham gia ký

Sau khi có file hợp đồng, người dùng khai báo thông tin các bên tham gia ký. Thông tin này thường gồm tên bên ký, người đại diện, email, số điện thoại, vai trò ký và phương thức nhận thông báo.

Với hợp đồng có hai bên, cần xác định rõ bên tạo hợp đồng, bên nhận ký và thứ tự xử lý. Với hợp đồng có nhiều người ký trong cùng một bên, cần phân biệt người ký chính, người duyệt, người xem hoặc người nhận thông báo để tránh gửi nhầm vai trò.

Bước 6: Thiết lập vị trí ký trên hợp đồng

Người dùng mở file hợp đồng trên hệ thống và đặt vị trí ký cho từng người ký. Vị trí ký cần đúng trang, đúng khu vực đại diện bên ký và không che mất nội dung quan trọng của hợp đồng.

Nếu hợp đồng có nhiều trang, nên kiểm tra kỹ trang cuối, phụ lục, bảng biểu và các phần cần xác nhận. Trường hợp cần thêm dấu, ảnh chữ ký, ngày ký hoặc thông tin người ký, người dùng cần đặt đúng trường theo hướng dẫn của hệ thống.

Bước 7: Chọn phương thức ký và luồng xử lý

Người dùng chọn phương thức ký phù hợp cho từng người ký, chẳng hạn ký bằng OTP, MySign, SIM CA, chữ ký số hoặc phương thức được doanh nghiệp cấu hình. Đồng thời cần thiết lập thứ tự ký nếu hợp đồng yêu cầu bên này ký trước, bên kia ký sau.

Với hợp đồng đơn giản, có thể thiết lập một luồng ký ngắn. Với hợp đồng cần kiểm soát nội bộ, có thể thêm bước duyệt trước khi gửi cho đối tác ký. Việc chọn đúng luồng ký giúp hợp đồng đi đúng quy trình và tránh phải thu hồi sau khi gửi.

Bước 8: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi gửi

Trước khi gửi hợp đồng, người dùng nên kiểm tra lại một lần cuối: file hợp đồng, tên hợp đồng, thông tin người ký, email, số điện thoại, vị trí ký, thứ tự ký và phương thức ký. Đây là bước giúp hạn chế lỗi thường gặp như gửi sai người, thiếu vị trí ký hoặc sai thông tin đối tác.

Nếu phát hiện sai, nên chỉnh sửa ngay trước khi bấm gửi. Khi hợp đồng đã được gửi đi, việc chỉnh sửa có thể phải thu hồi, tạo lại hoặc gửi lại hồ sơ, làm mất thời gian của cả doanh nghiệp và đối tác.

Bước 9: Gửi hợp đồng cho các bên ký

Sau khi kiểm tra đầy đủ, người dùng bấm gửi hợp đồng. Hệ thống sẽ gửi thông báo đến người ký theo thông tin đã khai báo. Người nhận ký có thể mở thông báo, đọc hợp đồng và thực hiện ký theo phương thức được cấu hình.

Người tạo hợp đồng cần theo dõi trạng thái sau khi gửi. Nếu người ký chưa nhận được thông báo, có thể kiểm tra lại email, số điện thoại, thư mục spam hoặc gửi lại thông báo nếu hệ thống hỗ trợ.

Bước 10: Theo dõi trạng thái và lưu trữ hợp đồng

Sau khi gửi, hợp đồng có thể ở các trạng thái như chờ ký, đang xử lý, đã ký một phần, hoàn tất, bị từ chối hoặc bị thu hồi. Người phụ trách cần theo dõi để nhắc người ký hoặc xử lý kịp thời nếu có vấn đề.

Khi tất cả các bên đã ký đủ, hợp đồng chuyển sang trạng thái hoàn tất. Doanh nghiệp có thể tải về, lưu trữ, tra cứu hoặc sử dụng bản hợp đồng điện tử để đối chiếu khi cần.

5. Lưu ý khi lập hợp đồng đơn lẻ số lượng ít

Dù lập hợp đồng đơn lẻ đơn giản hơn tạo hàng loạt, người dùng vẫn cần thao tác cẩn thận. Mỗi hợp đồng là một hồ sơ pháp lý riêng, có thể liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

• Không dùng nhầm bản dự thảo chưa được duyệt để gửi ký.
• Không bỏ trống thông tin người ký, email hoặc số điện thoại nhận thông báo.
• Không đặt vị trí ký sai trang hoặc che mất nội dung hợp đồng.
• Không chọn sai thứ tự ký nếu hợp đồng cần bên nội bộ ký trước.
• Không gửi hợp đồng khi chưa kiểm tra thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện.
• Không ký thay người khác nếu không được phân quyền hoặc ủy quyền hợp lệ.
• Nên đặt tên hợp đồng rõ ràng để dễ tra cứu sau này.

Với doanh nghiệp mới triển khai, nên thực hiện vài hợp đồng đơn lẻ để làm quen quy trình trước khi dùng chức năng tạo hàng loạt. Cách làm này giúp người dùng hiểu rõ các bước, hạn chế sai sót và dễ hướng dẫn lại cho các bộ phận khác.

6. Lỗi thường gặp khi lập hợp đồng đơn lẻ trên VContract

Trong quá trình tạo hợp đồng đơn lẻ, người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến. Bảng dưới đây tổng hợp nguyên nhân và hướng xử lý tham khảo.

7. Phân biệt lập hợp đồng đơn lẻ và lập hợp đồng hàng loạt

Để chọn đúng chức năng trên VContract, người dùng cần phân biệt hợp đồng đơn lẻ và hợp đồng hàng loạt. Hai hình thức này có mục đích sử dụng khác nhau.

Với doanh nghiệp mới bắt đầu, lập hợp đồng đơn lẻ là cách phù hợp để làm quen quy trình tạo, gửi và theo dõi hợp đồng. Sau khi đã thành thạo, doanh nghiệp có thể triển khai thêm chức năng hàng loạt để tiết kiệm thời gian.

8. Kinh nghiệm đặt tên và quản lý hợp đồng đơn lẻ

Khi số lượng hợp đồng chưa nhiều, nhiều người có thói quen đặt tên đơn giản. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng lâu dài, việc đặt tên thiếu quy chuẩn sẽ gây khó tìm kiếm và dễ nhầm hồ sơ.

Nên đặt tên hợp đồng theo cấu trúc dễ nhớ, ví dụ: loại hợp đồng – tên khách hàng/đối tác – thời gian – mã hồ sơ nếu có. Cách đặt tên này giúp người phụ trách nhanh chóng tìm lại hợp đồng theo tên đối tác, thời gian phát sinh hoặc loại hồ sơ.

• Ví dụ 1: Hợp đồng dịch vụ – Công ty Minh An – 06/2026.
• Ví dụ 2: Phụ lục hợp đồng – Nguyễn Văn A – Gia hạn dịch vụ.
• Ví dụ 3: Biên bản thanh lý – Công ty Bình Minh – HĐ số 15.
• Ví dụ 4: Hợp đồng lao động – Trần Thị B – Phòng Kế toán.

Ngoài tên hợp đồng, doanh nghiệp cũng nên thống nhất người phụ trách tạo hợp đồng, người kiểm tra nội dung, người gửi ký và người theo dõi trạng thái để tránh một hợp đồng bị xử lý bởi quá nhiều người nhưng không ai chịu trách nhiệm chính.

9. Câu hỏi thường gặp khi lập hợp đồng đơn lẻ trên VContract

1. Lập hợp đồng đơn lẻ có cần mẫu hợp đồng không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Người dùng có thể tải file hợp đồng đã soạn sẵn hoặc sử dụng mẫu hợp đồng nếu doanh nghiệp đã cấu hình sẵn trên hệ thống.

2. Có thể gửi hợp đồng cho nhiều người ký không?

Có. Khi lập hợp đồng, người dùng có thể khai báo nhiều người ký hoặc nhiều bên tham gia ký nếu hợp đồng cần xử lý theo luồng nhiều người.

3. Gửi hợp đồng rồi có sửa được không?

Tùy trạng thái xử lý. Nếu hợp đồng chưa được ký hoặc hệ thống cho phép thu hồi, người dùng có thể thu hồi và chỉnh sửa theo quy trình. Nếu hợp đồng đã hoàn tất, việc sửa thường cần phụ lục, biên bản điều chỉnh hoặc tạo hợp đồng mới.

4. Người ký không nhận được hợp đồng thì làm sao?

Cần kiểm tra lại email, số điện thoại, trạng thái gửi thông báo và thư mục spam. Nếu thông tin người ký sai, người tạo hợp đồng cần chỉnh sửa hoặc gửi lại theo hướng dẫn hệ thống.

5. Có nên dùng hợp đồng đơn lẻ cho số lượng lớn không?

Không nên nếu số lượng quá nhiều và nội dung hợp đồng có cùng cấu trúc. Khi đó, chức năng lập hợp đồng hàng loạt sẽ phù hợp hơn để tiết kiệm thời gian và giảm thao tác lặp lại.

6. Người mới sử dụng VContract nên bắt đầu từ đâu?

Người mới nên bắt đầu bằng việc lập một hợp đồng đơn lẻ, kiểm tra các bước từ tải file, đặt vị trí ký, chọn người ký, gửi hợp đồng và theo dõi trạng thái. Khi đã hiểu quy trình, việc xử lý các hợp đồng tiếp theo sẽ nhanh hơn.

10. Kết luận

Lập hợp đồng đơn lẻ, số lượng ít trên VContract Viettel là cách thao tác phù hợp cho doanh nghiệp cần xử lý từng hồ sơ riêng biệt, kiểm soát kỹ thông tin và không cần tạo hàng loạt. Người dùng chỉ cần chuẩn bị file hợp đồng, thông tin người ký, phương thức ký và luồng xử lý trước khi gửi hợp đồng lên hệ thống.

Để hạn chế sai sót, người tạo hợp đồng cần kiểm tra kỹ nội dung, vị trí ký, thông tin người nhận và thứ tự ký trước khi gửi. Khi thực hiện đúng quy trình, VContract giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian ký kết, giảm giấy tờ và quản lý hợp đồng điện tử chuyên nghiệp hơn.