Phụ lục gia hạn hợp đồng cách viết như thế nào đúng pháp luật

Phụ lục gia hạn hợp đồng là văn bản được lập để kéo dài thời hạn thực hiện hợp đồng đã ký trước đó. Thay vì ký lại một hợp đồng mới, các bên có thể dùng phụ lục để thỏa thuận việc tiếp tục thực hiện hợp đồng trong một khoảng thời gian mới, đồng thời giữ nguyên hoặc điều chỉnh một số nội dung cần thiết.

Trong hoạt động kinh doanh, phụ lục gia hạn hợp đồng được sử dụng khá phổ biến đối với hợp đồng thuê nhà, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động, hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng thi công, hợp đồng cung cấp hàng hóa, hợp đồng hợp tác, hợp đồng đại lý, hợp đồng phần mềm và nhiều loại hợp đồng khác.

Việc viết phụ lục gia hạn hợp đồng tưởng đơn giản nhưng nếu ghi thiếu thông tin, không xác định rõ thời gian gia hạn, không dẫn chiếu đúng hợp đồng gốc hoặc không quy định hiệu lực của các điều khoản còn lại thì rất dễ gây tranh chấp. Vì vậy, doanh nghiệp nên soạn phụ lục rõ ràng, đúng bố cục và có đầy đủ chữ ký của các bên.

1. Phụ lục gia hạn hợp đồng là gì?

Phụ lục gia hạn hợp đồng là văn bản bổ sung cho hợp đồng chính, dùng để xác nhận các bên thống nhất kéo dài thời hạn hợp đồng. Phụ lục này không thay thế toàn bộ hợp đồng gốc, mà chỉ điều chỉnh phần thời hạn hoặc một số điều khoản liên quan đến việc tiếp tục thực hiện hợp đồng.

Ví dụ, hai bên đã ký hợp đồng dịch vụ có thời hạn từ ngày 01/01/2026 đến ngày 31/12/2026. Khi sắp hết hạn, nếu hai bên vẫn muốn tiếp tục hợp tác thêm 12 tháng thì có thể lập phụ lục gia hạn hợp đồng từ ngày 01/01/2027 đến ngày 31/12/2027. Các điều khoản khác của hợp đồng gốc vẫn giữ nguyên nếu phụ lục không có thỏa thuận thay đổi.

Phụ lục gia hạn thường được lập trước khi hợp đồng hết hạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu hợp đồng đã hết hạn nhưng các bên vẫn tiếp tục thực hiện và thống nhất gia hạn bằng văn bản, nội dung phụ lục cần ghi thật rõ thời điểm có hiệu lực để tránh tranh cãi.

2. Khi nào cần lập phụ lục gia hạn hợp đồng?

Các bên nên lập phụ lục gia hạn hợp đồng khi hợp đồng sắp hết thời hạn nhưng vẫn còn nhu cầu tiếp tục thực hiện. Việc lập phụ lục giúp tiết kiệm thời gian so với ký hợp đồng mới, đồng thời vẫn bảo đảm có căn cứ pháp lý rõ ràng cho giai đoạn tiếp theo.

Nên lập phụ lục gia hạn trong các trường hợp sau:

• Hợp đồng sắp hết hạn nhưng hai bên vẫn muốn tiếp tục hợp tác.
• Hợp đồng còn công việc chưa hoàn thành và cần thêm thời gian thực hiện.
• Hợp đồng dịch vụ cần kéo dài thêm theo tháng, quý hoặc năm.
• Hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng, thuê mặt bằng cần gia hạn thêm thời gian thuê.
• Hợp đồng thi công, lắp đặt, cung cấp hàng hóa bị kéo dài tiến độ do nguyên nhân khách quan.
• Hợp đồng có điều khoản cho phép gia hạn bằng phụ lục hoặc thỏa thuận bằng văn bản.
• Doanh nghiệp muốn lưu hồ sơ gia hạn rõ ràng để phục vụ kế toán, thanh toán, kiểm tra nội bộ hoặc giải quyết tranh chấp.

3. Phụ lục gia hạn hợp đồng cần có những nội dung gì?

Một phụ lục gia hạn hợp đồng nên ngắn gọn nhưng phải đủ thông tin. Nội dung quan trọng nhất là xác định rõ hợp đồng gốc nào được gia hạn, gia hạn trong bao lâu, từ ngày nào đến ngày nào, các điều khoản khác giữ nguyên hay có điều chỉnh.

4. Cách viết phụ lục gia hạn hợp đồng đúng bố cục

Khi viết phụ lục gia hạn hợp đồng, không nên trình bày quá dài dòng. Nội dung nên tập trung vào phần gia hạn và các điều khoản liên quan. Dưới đây là bố cục thường dùng:

4.1. Phần quốc hiệu, tiêu ngữ và tên phụ lục

Phần đầu văn bản thường gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, địa điểm, ngày tháng năm lập phụ lục và tên phụ lục. Tên phụ lục nên viết rõ ràng, ví dụ:

Không nên chỉ ghi chung chung là “Phụ lục hợp đồng” nếu mục đích chính là gia hạn. Việc ghi rõ tên giúp người đọc hiểu ngay nội dung phụ lục dùng để kéo dài thời hạn thực hiện hợp đồng.

4.2. Phần căn cứ lập phụ lục

Phần căn cứ có thể nêu các cơ sở để hai bên lập phụ lục. Nội dung thường bao gồm căn cứ theo hợp đồng gốc, nhu cầu thực tế của các bên và sự thống nhất gia hạn.

Có thể viết theo mẫu:

4.3. Phần thông tin các bên

Phần thông tin các bên cần ghi đúng như hợp đồng gốc hoặc cập nhật theo thông tin mới nếu có thay đổi. Nếu là doanh nghiệp, nên ghi tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, số điện thoại và email. Nếu là cá nhân, nên ghi họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ liên hệ và số điện thoại.

Nếu người đại diện ký phụ lục không phải người ký hợp đồng gốc, cần kiểm tra thẩm quyền ký hoặc giấy ủy quyền để tránh rủi ro phụ lục bị tranh chấp về người ký.

4.4. Phần nội dung gia hạn

Đây là phần quan trọng nhất của phụ lục. Cần ghi rõ hợp đồng được gia hạn thêm bao lâu, thời gian gia hạn tính từ ngày nào đến ngày nào. Nếu chỉ ghi “gia hạn thêm 12 tháng” mà không ghi ngày bắt đầu, có thể gây tranh cãi khi xác định thời điểm hết hạn mới.

Cách viết nên rõ như sau:

Trường hợp phụ lục được ký trước khi hợp đồng hết hạn, nên ghi thời gian gia hạn nối tiếp ngay sau thời điểm kết thúc hợp đồng gốc. Trường hợp hợp đồng đã hết hạn, nên ghi rõ phụ lục có hiệu lực từ ngày nào và các bên có thống nhất ghi nhận việc tiếp tục thực hiện hợp đồng trong thời gian trước đó hay không.

4.5. Phần điều khoản giữ nguyên và điều khoản thay đổi

Phụ lục gia hạn thường chỉ điều chỉnh thời hạn hợp đồng. Tuy nhiên, nếu có thay đổi về giá, phí, phương thức thanh toán, người phụ trách, phạm vi công việc hoặc tiến độ thực hiện, cần ghi rõ trong phụ lục.

Nếu không có thay đổi khác, có thể viết:

Câu này rất quan trọng vì giúp xác định phụ lục chỉ sửa đổi phần thời hạn, không làm thay đổi toàn bộ nội dung hợp đồng gốc.

4.6. Phần hiệu lực và số bản phụ lục

Phụ lục cần ghi rõ thời điểm có hiệu lực, số bản được lập và giá trị pháp lý của các bản. Nếu ký điện tử, có thể ghi phụ lục được lập, ký và lưu trữ dưới dạng điện tử theo thỏa thuận của các bên.

Có thể viết:

5. Mẫu nội dung phụ lục gia hạn hợp đồng tham khảo

Dưới đây là mẫu nội dung tham khảo. Khi sử dụng thực tế, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo loại hợp đồng, thông tin các bên, thời hạn gia hạn và các thỏa thuận cụ thể.

6. Lưu ý quan trọng khi viết phụ lục gia hạn hợp đồng

Để phụ lục gia hạn hợp đồng rõ ràng và hạn chế rủi ro, các bên cần chú ý một số điểm sau:

• Phải dẫn chiếu đúng số hợp đồng, ngày ký và tên hợp đồng gốc.
• Không nên ghi chung chung “gia hạn hợp đồng” mà không nêu rõ thời gian gia hạn.
• Cần ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời hạn gia hạn.
• Nếu thay đổi giá, phí, tiến độ, phạm vi công việc thì phải ghi cụ thể trong phụ lục.
• Nên có câu xác nhận các điều khoản khác của hợp đồng gốc vẫn giữ nguyên hiệu lực.
• Người ký phụ lục phải có thẩm quyền ký hoặc được ủy quyền hợp lệ.
• Nên lập phụ lục trước khi hợp đồng hết hạn để tránh khoảng trống pháp lý.
• Nên lưu phụ lục cùng hợp đồng gốc, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan.

7. Có thể ký phụ lục gia hạn hợp đồng bằng hợp đồng điện tử không?

Phụ lục gia hạn hợp đồng có thể được lập và ký bằng phương thức điện tử nếu các bên thống nhất sử dụng hình thức này và việc ký kết đáp ứng điều kiện pháp lý liên quan đến giao dịch điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số và hợp đồng điện tử.

Trong thực tế, ký phụ lục điện tử rất phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên gia hạn hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê, hợp đồng đại lý, hợp đồng cung cấp phần mềm, hợp đồng bảo trì, hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc các hợp đồng phát sinh định kỳ.

Thay vì phải in phụ lục, gửi chuyển phát, chờ khách hàng ký và lưu bản giấy, doanh nghiệp có thể tạo phụ lục trên hệ thống, gửi ký online, theo dõi trạng thái ký và lưu trữ điện tử sau khi hoàn tất.

8. Lợi ích khi ký phụ lục gia hạn hợp đồng bằng VContract Viettel

VContract Viettel là giải pháp hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, gửi ký, quản lý và lưu trữ hợp đồng trực tuyến. Với phụ lục gia hạn hợp đồng, VContract giúp quy trình xử lý nhanh hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều khách hàng hoặc nhiều hợp đồng cần gia hạn cùng lúc.

9. Quy trình ký phụ lục gia hạn hợp đồng trên VContract

Doanh nghiệp có thể ký phụ lục gia hạn hợp đồng trên VContract theo các bước cơ bản sau:

1. Chuẩn bị nội dung phụ lục: Điền đầy đủ thông tin hợp đồng gốc, thời hạn gia hạn, điều khoản giữ nguyên hoặc điều chỉnh.
2. Tải phụ lục lên hệ thống: Đưa file phụ lục lên VContract, thiết lập vị trí ký và người ký.
3. Gửi phụ lục cho các bên: Hệ thống gửi thông báo ký đến người có thẩm quyền.
4. Thực hiện ký điện tử: Các bên kiểm tra nội dung và ký theo phương thức đã cấu hình.
5. Lưu trữ và tra cứu: Sau khi ký đủ, phụ lục được lưu trữ điện tử để tra cứu, tải về hoặc đối chiếu với hợp đồng gốc.

10. Gia hạn hợp đồng trực tuyến với VContract Viettel

Doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng, phụ lục gia hạn, biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý hợp đồng có thể lựa chọn gói VContract phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Lưu ý: Bảng giá có thể thay đổi theo chính sách từng thời điểm, số lượng hợp đồng, nhu cầu tích hợp và chương trình triển khai thực tế. Doanh nghiệp nên liên hệ tư vấn để được báo giá phù hợp nhất.

11. Câu hỏi thường gặp về phụ lục gia hạn hợp đồng

Phụ lục gia hạn hợp đồng có cần ký trước khi hợp đồng hết hạn không?

Nên ký phụ lục trước khi hợp đồng hết hạn để bảo đảm quá trình thực hiện được liên tục. Nếu ký sau khi hợp đồng đã hết hạn, phụ lục cần ghi rõ thời điểm có hiệu lực và cách ghi nhận nghĩa vụ đã phát sinh trong khoảng thời gian trước đó nếu có.

Phụ lục gia hạn hợp đồng có làm thay đổi hợp đồng gốc không?

Phụ lục chỉ làm thay đổi những nội dung được ghi rõ trong phụ lục. Nếu phụ lục chỉ gia hạn thời gian, các điều khoản khác của hợp đồng gốc vẫn giữ nguyên hiệu lực nếu các bên không có thỏa thuận khác.

Có thể gia hạn hợp đồng nhiều lần bằng phụ lục không?

Có thể, nếu hợp đồng gốc không cấm và các bên thống nhất. Tuy nhiên, mỗi lần gia hạn nên lập phụ lục riêng, ghi rõ thời gian gia hạn và số phụ lục để tiện quản lý hồ sơ.

Phụ lục gia hạn hợp đồng có cần đóng dấu không?

Việc đóng dấu phụ thuộc vào quy định nội bộ của doanh nghiệp, thỏa thuận của các bên và loại hồ sơ cụ thể. Quan trọng nhất là phụ lục phải được người có thẩm quyền ký hoặc được ủy quyền hợp lệ.

Phụ lục gia hạn hợp đồng có ký điện tử được không?

Có thể ký điện tử nếu các bên thống nhất sử dụng hình thức này và việc ký đáp ứng điều kiện pháp lý cần thiết. VContract Viettel hỗ trợ doanh nghiệp gửi ký, theo dõi trạng thái ký và lưu trữ phụ lục điện tử cùng hồ sơ hợp đồng.

12. Kết luận

Phụ lục gia hạn hợp đồng là văn bản quan trọng giúp các bên kéo dài thời hạn thực hiện hợp đồng mà không cần ký lại toàn bộ hợp đồng mới. Khi soạn phụ lục, cần ghi rõ hợp đồng gốc, thời gian gia hạn, hiệu lực phụ lục, nội dung giữ nguyên và các thay đổi nếu có.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng và phụ lục, việc sử dụng VContract Viettel giúp quy trình gia hạn hợp đồng nhanh hơn, giảm giấy tờ, dễ quản lý hồ sơ và thuận tiện khi cần tra cứu lại toàn bộ lịch sử ký kết.