Cách ký chữ ký số trong hợp đồng điện tử hợp lệ

Chữ ký số trong hợp đồng điện tử ngày càng được doanh nghiệp sử dụng để ký hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, thỏa thuận bảo mật và nhiều tài liệu giao dịch khác. Thay vì in hợp đồng, ký tay, đóng dấu rồi chuyển phát, các bên có thể ký số trực tuyến và lưu trữ hồ sơ điện tử.

Tuy nhiên, không phải cứ chèn hình ảnh chữ ký vào file PDF hoặc gõ tên ở cuối hợp đồng là đã được xem là ký chữ ký số hợp lệ. Để hợp đồng có giá trị pháp lý, cần phân biệt đúng chữ ký điện tử, chữ ký số, chứng thư số, người ký, thẩm quyền ký, thời điểm ký và cách kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng sau khi ký.

1. Chữ ký số trong hợp đồng là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng công nghệ mã hóa, gắn với chứng thư số của tổ chức hoặc cá nhân ký. Khi ký số vào hợp đồng, hệ thống có thể giúp xác định người ký, thời điểm ký và kiểm tra nội dung tài liệu có bị thay đổi sau khi ký hay không.

Nói dễ hiểu, chữ ký số không đơn thuần là hình ảnh chữ ký tay được dán lên hợp đồng. Chữ ký số là dữ liệu điện tử gắn với người ký và tài liệu ký. Nếu hợp đồng bị sửa sau khi ký, trạng thái chữ ký có thể bị cảnh báo không còn hợp lệ hoặc tài liệu đã bị thay đổi.

Trong thực tế, doanh nghiệp thường dùng chữ ký số USB Token, chữ ký số HSM, chữ ký số từ xa hoặc ký thông qua nền tảng hợp đồng điện tử như VContract Viettel. Tùy nhu cầu, hợp đồng có thể được ký bởi một bên, hai bên hoặc nhiều bên theo luồng ký đã thiết lập.

2. Căn cứ pháp luật về chữ ký số và hợp đồng điện tử

Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu có thể được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử và các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác. Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng ghi nhận các loại chữ ký điện tử như chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Trong hoạt động doanh nghiệp thông thường, chữ ký số công cộng được sử dụng phổ biến vì được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng.

Trước đây, Nghị định 130/2018/NĐ-CP là văn bản quan trọng quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Khi sử dụng chữ ký số trong hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra chứng thư số còn hiệu lực, đúng chủ thể ký và được sử dụng phù hợp với giao dịch.

Đối với hợp đồng, Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Vì vậy, dù ký giấy hay ký điện tử, nội dung hợp đồng vẫn cần đáp ứng điều kiện chung về chủ thể, ý chí tự nguyện, nội dung không vi phạm điều cấm của luật và hình thức phù hợp với quy định pháp luật.

3. Ký chữ ký số khác gì chèn ảnh chữ ký vào hợp đồng?

Rất nhiều người nhầm giữa chữ ký số và ảnh chữ ký. Ảnh chữ ký chỉ là hình ảnh được dán vào file, không tự chứng minh được ai đã ký, ký lúc nào, tài liệu có bị sửa sau khi ký hay không. Trong khi đó, chữ ký số có dữ liệu kỹ thuật để xác thực người ký và kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu.

4. Điều kiện để ký chữ ký số trong hợp đồng được xem là hợp lệ

4.1. Người ký phải có thẩm quyền

Chữ ký số hợp lệ về mặt kỹ thuật chưa đủ nếu người ký không có thẩm quyền. Với doanh nghiệp, người ký hợp đồng thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Nếu giám đốc chi nhánh, trưởng phòng, kế toán trưởng hoặc nhân viên ký hợp đồng, cần kiểm tra giấy ủy quyền, quyết định phân quyền hoặc văn bản nội bộ phù hợp.

Ví dụ, chữ ký số của công ty còn hiệu lực nhưng người sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng lại không được giao quyền ký hợp đồng đó. Trường hợp này có thể phát sinh tranh chấp về thẩm quyền đại diện, dù chữ ký số trên file vẫn hiển thị hợp lệ về kỹ thuật.

4.2. Chứng thư số còn hiệu lực tại thời điểm ký

Trước khi ký, cần kiểm tra chứng thư số còn thời hạn, không bị thu hồi, không bị tạm dừng và đúng với thông tin của tổ chức hoặc cá nhân ký. Nếu chứng thư số hết hạn hoặc bị thu hồi trước thời điểm ký, chữ ký có thể không được chấp nhận là hợp lệ.

4.3. Hợp đồng không bị sửa sau khi ký

Một ưu điểm quan trọng của chữ ký số là giúp kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu. Nếu hợp đồng đã ký số nhưng sau đó bị chỉnh sửa nội dung, thêm trang, xóa trang hoặc thay đổi điều khoản, phần mềm kiểm tra chữ ký có thể cảnh báo tài liệu đã bị thay đổi sau khi ký.

Vì vậy, sau khi các bên ký xong, không nên chỉnh sửa trực tiếp vào file đã ký. Nếu cần sửa đổi nội dung, nên lập phụ lục hợp đồng hoặc ký lại phiên bản mới theo đúng quy trình.

4.4. Nội dung hợp đồng phải hợp pháp

Chữ ký số không làm hợp pháp hóa một hợp đồng có nội dung vi phạm điều cấm của luật hoặc trái đạo đức xã hội. Dù ký điện tử hay ký giấy, hợp đồng vẫn phải có nội dung phù hợp pháp luật, chủ thể có năng lực ký kết và ý chí giao kết tự nguyện.

4.5. Hình thức ký điện tử phải phù hợp với loại giao dịch

Không phải mọi giao dịch đều có thể chỉ ký điện tử là xong. Một số giao dịch pháp luật chuyên ngành có thể yêu cầu công chứng, chứng thực, đăng ký, nộp hồ sơ bản giấy hoặc tuân thủ hình thức riêng. Với các hợp đồng thông thường trong thương mại, dịch vụ, lao động, mua bán hàng hóa, phụ lục, biên bản, doanh nghiệp có thể xem xét ký số nếu không có quy định bắt buộc hình thức khác.

5. Cách ký chữ ký số trong hợp đồng hợp lệ theo từng bước

Bước 1: Chuẩn bị bản hợp đồng cuối cùng

Trước khi ký số, các bên cần rà soát kỹ toàn bộ nội dung hợp đồng: tên các bên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, căn cứ ủy quyền, đối tượng hợp đồng, giá trị, thanh toán, thời hạn, quyền nghĩa vụ, bảo mật, phạt vi phạm, bồi thường, giải quyết tranh chấp và phụ lục kèm theo.

Không nên ký số khi hợp đồng còn đang ở trạng thái dự thảo hoặc còn nhiều phần để trống. Nếu có phụ lục, bảng giá, danh mục hàng hóa, phạm vi công việc hoặc biên bản đi kèm, cần xác định rõ tài liệu nào là một phần không tách rời của hợp đồng.

Bước 2: Kiểm tra người ký và thẩm quyền ký

Với cá nhân, cần kiểm tra đúng người ký và giấy tờ định danh. Với doanh nghiệp, cần kiểm tra người ký là đại diện theo pháp luật hay người được ủy quyền. Nếu ký theo ủy quyền, nên lưu kèm giấy ủy quyền hoặc quyết định phân quyền trong hồ sơ hợp đồng.

Bước 3: Kiểm tra chứng thư số

Trước khi ký, cần kiểm tra chứng thư số đang dùng có đúng tên doanh nghiệp hoặc cá nhân không, còn hiệu lực không và có phù hợp với giao dịch không. Nếu doanh nghiệp có nhiều chữ ký số, cần dùng đúng chữ ký số được phép ký hợp đồng, không dùng nhầm chữ ký số chỉ phục vụ một nghiệp vụ nội bộ khác.

Bước 4: Thiết lập luồng ký

Thiết lập luồng ký VContract với hợp đồng một bên ký trước, một bên ký sau, nên thiết lập ký tuần tự. Với hợp đồng nhiều bên đã thống nhất nội dung, có thể thiết lập ký song song để rút ngắn thời gian. Với doanh nghiệp cần duyệt nội bộ, có thể thiết lập luồng: người soạn thảo gửi kiểm tra, pháp chế duyệt, kế toán duyệt nếu liên quan thanh toán, người đại diện ký cuối cùng.

Bước 5: Ký số vào đúng vị trí

Chữ ký số nên được đặt tại khu vực chữ ký của từng bên, cuối hợp đồng hoặc vị trí đã thỏa thuận. Nếu hợp đồng có nhiều trang, không nhất thiết phải ký số từng trang nếu hệ thống ký đã bảo vệ toàn vẹn toàn bộ tài liệu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát chặt hơn, có thể ký nháy điện tử, đánh số trang, gắn mã hồ sơ hoặc dùng quy trình phê duyệt nội bộ trước khi ký chính thức.

Bước 6: Kiểm tra trạng thái chữ ký sau khi ký

Sau khi ký, cần tải hoặc mở bản hợp đồng đã ký để kiểm tra trạng thái chữ ký. Cần xem chữ ký có hợp lệ không, chứng thư số có đúng chủ thể không, thời điểm ký có phù hợp không và tài liệu có bị thay đổi sau khi ký không.

Bước 7: Lưu trữ bản hợp đồng điện tử đã ký

Hợp đồng điện tử đã ký số cần được lưu trữ ở dạng nguyên vẹn. Không nên in ra rồi chỉ lưu bản giấy, vì bản giấy không thể hiện đầy đủ dữ liệu kỹ thuật của chữ ký số. Doanh nghiệp nên lưu file gốc đã ký, lịch sử ký, thông báo ký, phụ lục và chứng từ liên quan trên hệ thống quản lý hợp đồng.

6. Ký chữ ký số trong hợp đồng trên VContract Viettel như thế nào?

VContract Viettel hỗ trợ doanh nghiệp tạo hợp đồng điện tử, thiết lập luồng ký, gửi hợp đồng cho các bên, ký số, theo dõi trạng thái ký và lưu trữ hồ sơ sau ký. Tùy cấu hình và loại chữ ký, người dùng có thể ký bằng chữ ký số doanh nghiệp, chữ ký số cá nhân, chữ ký số từ xa hoặc phương thức ký phù hợp với quy trình của đơn vị.

Điểm tiện lợi của VContract là doanh nghiệp không chỉ ký một file đơn lẻ, mà còn quản lý được toàn bộ vòng đời hợp đồng: từ soạn thảo, gửi ký, nhắc ký, hoàn tất ký, lưu trữ, tra cứu đến ký tiếp phụ lục, biên bản hoặc thanh lý hợp đồng.

7. Bảng kiểm tra nhanh trước khi ký chữ ký số trong hợp đồng

8. Những lỗi thường gặp khi ký chữ ký số trong hợp đồng

8.1. Chỉ chèn ảnh chữ ký rồi tưởng là chữ ký số

Đây là lỗi phổ biến nhất. Ảnh chữ ký không có dữ liệu xác thực như chữ ký số. Nếu hợp đồng quan trọng, doanh nghiệp nên dùng chữ ký số hoặc nền tảng hợp đồng điện tử có khả năng kiểm tra người ký, thời điểm ký và tính toàn vẹn của file.

8.2. Người ký không đúng thẩm quyền

Nhiều doanh nghiệp giao USB Token hoặc tài khoản ký cho nhân sự thao tác nhưng không kiểm soát thẩm quyền ký. Về mặt quản trị, cần phân quyền rõ ai được soạn thảo, ai được duyệt, ai được ký và ai được sử dụng chữ ký số cho từng loại hợp đồng.

8.3. Ký xong lại sửa file

File hợp đồng sau khi ký số không nên chỉnh sửa trực tiếp. Nếu cần thay đổi, nên lập phụ lục hoặc ký lại bản mới. Việc sửa file sau khi ký có thể làm chữ ký bị cảnh báo không hợp lệ hoặc tài liệu không còn nguyên vẹn.

8.4. Không lưu file gốc đã ký

Một số đơn vị chỉ in hợp đồng điện tử ra giấy và lưu bản in. Cách này không đủ tốt vì bản in không thể hiện đầy đủ dữ liệu kiểm tra chữ ký số. Cần lưu bản điện tử gốc đã ký để sử dụng khi cần đối chiếu, kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp.

8.5. Dùng nhầm loại chữ ký hoặc nhầm chứng thư số

Doanh nghiệp có thể có nhiều chứng thư số cho nhiều mục đích khác nhau. Khi ký hợp đồng, cần dùng đúng chữ ký số của chủ thể ký hợp đồng. Nếu dùng nhầm chữ ký số của đơn vị khác, chi nhánh khác hoặc cá nhân không có thẩm quyền, hợp đồng có thể phát sinh rủi ro.

9. Hợp đồng nào nên ký chữ ký số?

Doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số cho nhiều loại hợp đồng và tài liệu giao dịch nếu pháp luật không yêu cầu hình thức riêng. Một số nhóm tài liệu thường phù hợp gồm:

Với các giao dịch như chuyển nhượng bất động sản, thế chấp, công chứng, chứng thực, đăng ký quyền sở hữu hoặc giao dịch thuộc quy định chuyên ngành đặc biệt, cần kiểm tra yêu cầu pháp luật cụ thể trước khi quyết định chỉ ký điện tử.

10. Có cần đóng dấu khi đã ký chữ ký số không?

Trong môi trường điện tử, chữ ký số của doanh nghiệp có thể thể hiện thông tin của tổ chức ký và được kiểm tra qua chứng thư số. Tuy nhiên, việc có cần đóng dấu hay không còn phụ thuộc quy định pháp luật chuyên ngành, điều lệ doanh nghiệp, quy chế nội bộ hoặc thỏa thuận giữa các bên.

Nếu hợp đồng điện tử đã ký số hợp lệ và các bên không thỏa thuận phải có dấu riêng, việc không có hình ảnh con dấu trên file không mặc nhiên làm hợp đồng mất hiệu lực. Dù vậy, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chọn hiển thị mẫu chữ ký kèm thông tin tổ chức để thuận tiện nhận diện khi xem tài liệu.

11. Lợi ích khi ký chữ ký số trong hợp đồng bằng VContract Viettel

Ký chữ ký số trong hợp đồng bằng VContract Viettel giúp doanh nghiệp giảm thời gian in ấn, chuyển phát, ký tay và lưu trữ bản giấy. Các bên có thể ký từ xa, ký nhiều bên, theo dõi trạng thái ký và lưu hồ sơ điện tử tập trung.

Đối với doanh nghiệp có nhiều hợp đồng, nhiều chi nhánh, nhiều người ký hoặc nhiều loại tài liệu như phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận và đối chiếu công nợ, VContract giúp quản lý quy trình ký chuyên nghiệp hơn, giảm nhầm phiên bản và hạn chế thất lạc hồ sơ.

12. Kết luận

Ký chữ ký số trong hợp đồng hợp lệ không chỉ là thao tác bấm ký trên file PDF. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng bản hợp đồng cuối cùng, kiểm tra thẩm quyền người ký, kiểm tra chứng thư số, thiết lập luồng ký phù hợp, kiểm tra trạng thái chữ ký sau khi ký và lưu trữ bản điện tử gốc.

Với nhu cầu ký hợp đồng nhanh, ký từ xa, ký nhiều bên và quản lý hồ sơ tập trung, VContract Viettel là giải pháp phù hợp để doanh nghiệp triển khai hợp đồng điện tử an toàn, thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.

Câu hỏi thường gặp về ký chữ ký số trong hợp đồng

1. Chèn ảnh chữ ký vào hợp đồng có phải chữ ký số không?

Không. Ảnh chữ ký chỉ là hình ảnh được dán vào tài liệu, không tự chứng minh được chứng thư số, người ký, thời điểm ký và tính toàn vẹn của tài liệu như chữ ký số.

2. Hợp đồng ký chữ ký số có cần in ra giấy không?

Không bắt buộc trong nhiều trường hợp. Doanh nghiệp nên lưu bản điện tử gốc đã ký vì bản điện tử mới chứa dữ liệu kiểm tra chữ ký số và tính toàn vẹn của tài liệu.

3. Ký số xong có được sửa hợp đồng không?

Không nên sửa trực tiếp file đã ký. Nếu cần thay đổi nội dung, nên lập phụ lục hợp đồng hoặc ký lại phiên bản mới để bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ.

4. Ai được ký chữ ký số trên hợp đồng của doanh nghiệp?

Thông thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Doanh nghiệp cần kiểm soát thẩm quyền ký, không chỉ kiểm tra chữ ký số còn hiệu lực về mặt kỹ thuật.

5. VContract Viettel có hỗ trợ ký chữ ký số trong hợp đồng không?

Có. VContract Viettel hỗ trợ tạo hợp đồng điện tử, thiết lập luồng ký, gửi ký, ký số, theo dõi trạng thái ký và lưu trữ hợp đồng điện tử sau ký.