Hóa đơn, hợp đồng xăng dầu kinh doanh và bán lẻ

Hợp đồng, hóa đơn xăng dầu là nhóm hồ sơ quan trọng đối với doanh nghiệp vận tải, công ty logistics, nhà máy, đơn vị thi công, đội xe, hợp tác xã vận tải, cây xăng, đại lý bán lẻ xăng dầu và các đơn vị thường xuyên mua nhiên liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu hợp đồng mua bán xăng dầu không rõ ràng hoặc hóa đơn không được lập đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thanh toán, công nợ, thuế, chi phí được trừ và quản lý nội bộ.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mua xăng dầu theo tháng, theo hạn mức công nợ, theo thẻ xe, theo biển số xe hoặc theo danh sách tài xế được ủy quyền. Vì vậy, hợp đồng không chỉ ghi nhận việc mua bán nhiên liệu mà còn là căn cứ để đối chiếu hóa đơn, kiểm soát định mức tiêu hao, quản lý chi phí vận hành và xử lý trách nhiệm khi phát sinh sai lệch.

1. Hợp đồng xăng dầu là gì?

Hợp đồng xăng dầu là văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về việc cung cấp xăng, dầu diesel, dầu hỏa, dầu mazut, nhiên liệu sinh học hoặc các sản phẩm xăng dầu khác theo nhu cầu sử dụng. Hợp đồng có thể áp dụng cho từng lần mua bán, mua theo tháng, mua theo hạn mức công nợ, mua bằng phiếu nhiên liệu, mua theo thẻ xe, mua theo đội xe hoặc mua trực tiếp tại cửa hàng xăng dầu.

Với doanh nghiệp vận tải, hợp đồng xăng dầu thường dùng để kiểm soát lượng nhiên liệu cấp cho từng xe, từng tài xế, từng tuyến vận chuyển hoặc từng công trình. Với cây xăng, hợp đồng giúp xác định chính sách giá, phương thức thanh toán, hạn mức công nợ, thời điểm lập hóa đơn, quy trình đối chiếu và trách nhiệm khi phát sinh sai lệch.

Về bản chất, hợp đồng xăng dầu thường là hợp đồng mua bán hàng hóa. Bên bán có nghĩa vụ cung cấp đúng loại nhiên liệu, đúng số lượng, đúng chất lượng và lập hóa đơn theo quy định. Bên mua có nghĩa vụ thanh toán, cung cấp thông tin hóa đơn chính xác và phối hợp đối chiếu giao dịch phát sinh.

2. Hóa đơn xăng dầu là gì?

Hóa đơn xăng dầu là hóa đơn được lập khi bán xăng dầu cho khách hàng. Hóa đơn ghi nhận thông tin người bán, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế nếu có, tổng tiền thanh toán và các thông tin khác theo quy định về hóa đơn điện tử.

Đối với doanh nghiệp mua xăng dầu để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, hóa đơn là căn cứ quan trọng để hạch toán chi phí, kê khai thuế, đối chiếu công nợ, kiểm soát định mức tiêu hao nhiên liệu và chứng minh giao dịch mua bán thực tế.

Do xăng dầu là mặt hàng có tần suất giao dịch cao, giá biến động theo thời điểm và thường phát sinh nhiều lần trong ngày, doanh nghiệp cần thống nhất rõ cách nhận hóa đơn điện tử, thông tin người mua, email nhận hóa đơn, bảng kê giao dịch và quy trình xử lý hóa đơn sai sót.

3. Căn cứ pháp luật về hợp đồng và hóa đơn xăng dầu

Khi lập hợp đồng và xử lý hóa đơn xăng dầu, doanh nghiệp cần chú ý nhiều nhóm quy định khác nhau. Về hợp đồng, có thể căn cứ Bộ luật Dân sự 2015 về giao kết, thực hiện hợp đồng và nội dung hợp đồng; Luật Thương mại 2005 về mua bán hàng hóa, thanh toán, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.

Về hóa đơn, căn cứ quan trọng gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ; Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP; và Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số nội dung về hóa đơn, chứng từ.

Đối với hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 ghi nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và giao dịch điện tử trong phạm vi pháp luật cho phép. Vì vậy, các bên có thể dùng VContract Viettel để ký hợp đồng cung cấp xăng dầu, phụ lục giá, thỏa thuận hạn mức công nợ, biên bản đối chiếu và thanh lý hợp đồng nếu giao dịch không thuộc trường hợp bắt buộc hình thức riêng.

4. Khi nào cần ký hợp đồng mua bán xăng dầu?

Không phải mọi lần đổ xăng đều cần ký hợp đồng riêng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mua xăng dầu thường xuyên, có công nợ, có nhiều xe, nhiều tài xế, nhiều điểm nhận hàng hoặc cần đối chiếu định kỳ thì nên ký hợp đồng mua bán xăng dầu để kiểm soát rủi ro.

Với khách hàng cá nhân mua lẻ tại cây xăng, quan hệ thường phát sinh theo từng lần bán hàng. Nhưng với khách hàng doanh nghiệp, việc có hợp đồng rõ ràng giúp kế toán dễ đối chiếu hóa đơn, chứng từ, thanh toán và trách nhiệm của từng bên.

5. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng xăng dầu

5.1. Thông tin các bên

Hợp đồng cần ghi rõ bên bán và bên mua, gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, số điện thoại, email, tài khoản ngân hàng và thông tin người phụ trách giao dịch. Nếu bên mua có nhiều chi nhánh, nhiều đội xe hoặc nhiều điểm nhận nhiên liệu, nên ghi rõ danh sách đơn vị được phép mua hàng.

5.2. Loại xăng dầu cung cấp

Cần mô tả rõ loại hàng hóa như xăng RON, dầu DO, dầu hỏa, dầu mazut hoặc sản phẩm xăng dầu khác. Hợp đồng nên ghi rõ tiêu chuẩn chất lượng, nguồn hàng, đơn vị tính, phương thức đo lường, chứng từ chất lượng nếu có và trách nhiệm nếu hàng hóa không đạt tiêu chuẩn.

5.3. Cách xác định giá bán

Giá xăng dầu biến động theo thị trường và theo kỳ điều hành. Vì vậy, hợp đồng cần quy định cách xác định giá tại thời điểm mua hàng. Có thể ghi theo giá niêm yết tại cửa hàng, giá thông báo của bên bán, giá theo phụ lục, giá theo từng lần giao dịch hoặc giá theo chính sách chiết khấu đã thỏa thuận.

Nếu có chiết khấu, phí vận chuyển, phụ phí giao tận nơi, thuế, phí môi trường hoặc khoản điều chỉnh khác, cần ghi rõ để tránh tranh chấp khi thanh toán.

5.4. Phương thức mua hàng

Hợp đồng cần ghi rõ bên mua nhận xăng dầu trực tiếp tại cửa hàng, nhận tại kho, nhận bằng xe bồn, nhận theo thẻ nhiên liệu, phiếu cấp phát, mã xe, biển số xe hoặc danh sách người được ủy quyền. Với đội xe, nên quy định rõ mỗi lần mua phải ghi nhận biển số xe, người nhận, số lít, thời gian, điểm bán và chứng từ kèm theo.

5.5. Hóa đơn điện tử xăng dầu

Đây là điều khoản rất quan trọng. Hợp đồng cần ghi rõ bên bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử đúng quy định, đúng thông tin người mua, đúng từng lần bán hàng hoặc theo quy định pháp luật hiện hành đối với hoạt động xăng dầu. Bên mua cần cung cấp đúng tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn và thông tin cần thiết để xuất hóa đơn.

Không nên ghi điều khoản theo thói quen cũ như “cuối tháng xuất một hóa đơn tổng” nếu quy trình đó không còn phù hợp với quy định hóa đơn xăng dầu tại thời điểm thực hiện. Cách viết an toàn là bên bán lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật hiện hành và gửi cho bên mua qua phương thức đã thỏa thuận.

5.6. Hạn mức công nợ và thanh toán

Nếu bên mua được mua xăng dầu trước và thanh toán sau, hợp đồng cần ghi rõ hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán, chu kỳ đối chiếu, hồ sơ thanh toán, tài khoản nhận tiền, lãi chậm trả, quyền tạm dừng bán hàng khi quá hạn và trách nhiệm nếu vượt hạn mức công nợ.

5.7. Đối chiếu số lượng và công nợ

Với doanh nghiệp mua nhiều lần trong tháng, cần có biên bản đối chiếu định kỳ. Bảng đối chiếu nên thể hiện ngày giờ mua, điểm bán, biển số xe, người nhận, loại nhiên liệu, số lít, đơn giá, thành tiền, số hóa đơn, trạng thái thanh toán và ghi chú nếu có sai lệch.

5.8. Trách nhiệm khi sai hóa đơn

Hợp đồng nên quy định rõ trường hợp hóa đơn sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ, sai số lượng, sai đơn giá hoặc sai thời điểm thì bên nào có trách nhiệm xử lý, thời hạn xử lý bao lâu và hồ sơ điều chỉnh hoặc thay thế thực hiện theo quy định hóa đơn điện tử hiện hành.

5.9. Kiểm soát gian lận, thất thoát nhiên liệu

Với đội xe, rủi ro thường gặp là tài xế đổ sai xe, mượn thẻ, ghi khống số lít, lấy hóa đơn không đúng giao dịch hoặc mua vượt định mức. Hợp đồng có thể quy định cơ chế xác nhận bằng biển số xe, mã nhân viên, hình ảnh, camera, thẻ định danh, phiếu điện tử hoặc chữ ký xác nhận tại thời điểm mua.

5.10. Chấm dứt hợp đồng và xử lý công nợ

Khi chấm dứt hợp đồng, các bên cần đối chiếu toàn bộ công nợ, hóa đơn, chứng từ, số lượng nhiên liệu đã cung cấp, khoản thanh toán còn thiếu, lãi chậm trả nếu có và trách nhiệm hoàn trả thẻ, phiếu, thiết bị định danh hoặc tài liệu liên quan.

6. Bảng gợi ý điều khoản trong hợp đồng xăng dầu

7. Hóa đơn xăng dầu theo từng lần bán hàng cần hiểu thế nào?

Trong hoạt động xăng dầu, hóa đơn điện tử không chỉ phục vụ người mua có mã số thuế mà còn phục vụ việc quản lý minh bạch từng giao dịch bán lẻ. Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu cần cập nhật quy trình lập hóa đơn theo quy định hiện hành, đặc biệt là việc lập hóa đơn điện tử đối với từng lần bán hàng theo yêu cầu quản lý hóa đơn, chứng từ.

Đối với doanh nghiệp mua xăng dầu, điều này có nghĩa là cần phối hợp với bên bán để cung cấp thông tin hóa đơn chính xác ngay tại thời điểm mua. Nếu doanh nghiệp mua bằng thẻ xe, mã đội xe hoặc hợp đồng công nợ, cần thống nhất rõ hóa đơn được gửi về email nào, tra cứu ở đâu, thông tin nào bắt buộc có và cách xử lý hóa đơn sai.

8. Doanh nghiệp mua xăng dầu cần lưu chứng từ gì?

Để kiểm soát chi phí và phục vụ hạch toán, doanh nghiệp mua xăng dầu nên lưu đầy đủ hồ sơ. Không nên chỉ lưu mỗi hóa đơn mà bỏ qua bảng kê, phiếu giao dịch hoặc dữ liệu định mức nhiên liệu.

9. Những lỗi thường gặp về hợp đồng, hóa đơn xăng dầu

9.1. Hợp đồng không ghi rõ thời điểm lập hóa đơn

Nếu hợp đồng vẫn ghi theo thói quen cũ như “cuối tháng bên bán xuất một hóa đơn tổng” mà không rà soát quy định mới về hóa đơn xăng dầu, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi đối chiếu hóa đơn. Nên cập nhật điều khoản theo hướng bên bán lập hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật tại thời điểm phát sinh giao dịch.

9.2. Sai thông tin người mua trên hóa đơn

Sai mã số thuế, tên công ty, địa chỉ hoặc email nhận hóa đơn có thể khiến kế toán mất thời gian điều chỉnh. Bên mua nên cung cấp thông tin chuẩn bằng văn bản hoặc phụ lục hợp đồng, đồng thời kiểm tra hóa đơn ngay sau khi nhận.

9.3. Không kiểm soát biển số xe, người nhận nhiên liệu

Nếu doanh nghiệp có nhiều xe nhưng không yêu cầu ghi biển số, mã xe hoặc người nhận, việc đối chiếu định mức nhiên liệu sẽ rất khó. Hợp đồng nên quy định rõ chứng từ giao dịch phải có thông tin định danh phương tiện hoặc người được mua.

9.4. Công nợ vượt hạn mức

Hợp đồng công nợ xăng dầu nếu không có hạn mức và quyền tạm dừng cung cấp sẽ dễ dẫn đến nợ kéo dài. Bên bán nên quy định rõ khi vượt hạn mức hoặc quá hạn thanh toán thì có quyền tạm dừng bán hàng, khóa thẻ hoặc yêu cầu thanh toán trước.

9.5. Hóa đơn không khớp bảng kê

Trường hợp số lít, loại nhiên liệu, đơn giá hoặc thời điểm mua trên hóa đơn không khớp bảng kê có thể gây khó cho hạch toán. Hai bên nên có cơ chế đối chiếu định kỳ và thời hạn phản hồi sai lệch.

10. Mẫu khung hợp đồng mua bán xăng dầu tham khảo

11. Có nên ký hợp đồng xăng dầu bằng VContract Viettel?

Có. Hợp đồng mua bán xăng dầu thường phát sinh nhiều tài liệu kèm theo như phụ lục bảng giá, phụ lục danh sách xe, thỏa thuận hạn mức công nợ, biên bản đối chiếu, biên bản xác nhận sai lệch, biên bản thanh toán và thanh lý hợp đồng. Nếu ký giấy, doanh nghiệp dễ thất lạc hồ sơ và khó kiểm soát phiên bản.

VContract Viettel giúp doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử nhanh hơn, gửi ký cho nhiều bên, thiết lập luồng duyệt nội bộ, lưu trữ hồ sơ tập trung và dễ tra cứu khi kế toán, pháp chế hoặc bộ phận vận hành cần đối chiếu.

12. Lợi ích khi ký hợp đồng, biên bản xăng dầu bằng VContract Viettel

Ký hợp đồng xăng dầu bằng VContract Viettel giúp giảm thời gian in ấn, chuyển phát và ký tay. Các bên có thể ký từ xa, lưu trữ điện tử, kiểm tra trạng thái ký và tải lại hồ sơ khi cần. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều điểm bán, nhiều đội xe hoặc nhiều người duyệt.

Ngoài hợp đồng chính, doanh nghiệp có thể ký tiếp phụ lục giá, phụ lục danh sách phương tiện, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản xác nhận hóa đơn sai sót, biên bản thanh toán và thanh lý hợp đồng trên cùng quy trình quản lý hồ sơ.

13. Kết luận

Hợp đồng, hóa đơn xăng dầu là hồ sơ cần được quản lý chặt chẽ vì liên quan trực tiếp đến chi phí nhiên liệu, công nợ, thuế và kiểm soát vận hành. Một hợp đồng xăng dầu tốt cần làm rõ loại nhiên liệu, giá bán, phương thức mua hàng, hóa đơn điện tử, hạn mức công nợ, đối chiếu số lượng, thanh toán và trách nhiệm khi sai hóa đơn.

Doanh nghiệp cần cập nhật quy trình hóa đơn điện tử xăng dầu theo quy định hiện hành, đặc biệt là yêu cầu lập hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng đối với hoạt động bán xăng dầu. Với nhu cầu ký nhanh, quản lý nhiều phụ lục và lưu trữ hồ sơ tập trung, VContract Viettel là giải pháp phù hợp để ký hợp đồng xăng dầu, biên bản đối chiếu và các tài liệu liên quan.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng, hóa đơn xăng dầu

1. Hợp đồng mua bán xăng dầu có bắt buộc không?

Không phải mọi lần mua xăng dầu đều bắt buộc có hợp đồng riêng. Tuy nhiên, doanh nghiệp mua thường xuyên, mua theo công nợ, có đội xe hoặc cần đối chiếu định kỳ nên ký hợp đồng để rõ giá, hóa đơn, thanh toán và trách nhiệm các bên.

2. Hóa đơn xăng dầu có phải lập theo từng lần bán hàng không?

Hoạt động bán xăng dầu cần thực hiện lập hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu và doanh nghiệp mua xăng dầu nên cập nhật quy trình hóa đơn để thông tin giao dịch, số lượng, đơn giá và người mua được ghi nhận đúng.

3. Hóa đơn xăng dầu sai mã số thuế thì xử lý thế nào?

Các bên cần phối hợp xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử, tùy trường hợp sai sót mà thực hiện điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo theo quy định hiện hành. Hợp đồng nên có điều khoản về thời hạn phát hiện và trách nhiệm phối hợp xử lý hóa đơn sai.

4. Doanh nghiệp mua xăng dầu cần lưu những hồ sơ nào?

Nên lưu hợp đồng, phụ lục danh sách xe, bảng kê giao dịch, hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ và hồ sơ xác nhận sai lệch nếu có.

5. Có thể ký hợp đồng xăng dầu bằng VContract không?

Có thể. VContract Viettel phù hợp để ký hợp đồng mua bán xăng dầu, phụ lục giá, phụ lục danh sách xe, thỏa thuận công nợ, biên bản đối chiếu, biên bản thanh toán và thanh lý hợp đồng.

Căn cứ pháp lý tham khảo: Bộ luật Dân sự 2015; Luật Thương mại 2005; Luật Giao dịch điện tử 2023; Nghị định 123/2020/NĐ-CP; Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Thông tư 32/2025/TT-BTC.