Hợp đồng vận tải, vận chuyển hành khách, hàng hóa, shipper, chở hàng

Hợp đồng vận tải, vận chuyển hành khách là văn bản quan trọng trong hoạt động đưa đón người bằng xe ô tô, xe du lịch, xe hợp đồng, xe đưa đón công nhân, học sinh, nhân viên, khách tham quan, khách đoàn hoặc khách thuê xe theo chuyến. Hợp đồng này giúp xác định rõ tuyến đường, thời gian, loại xe, số lượng hành khách, giá cước, trách nhiệm an toàn, bảo hiểm, thanh toán, hủy chuyến và xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển.

Trong thực tế, nhiều đơn vị chỉ thỏa thuận bằng điện thoại, tin nhắn hoặc bảng báo giá ngắn gọn. Cách làm này có thể tiện lúc đầu nhưng dễ phát sinh tranh chấp khi xe đến muộn, đổi xe, tăng giá, phát sinh phí chờ, hành khách làm hư hỏng xe, tai nạn, thất lạc hành lý hoặc bên thuê hủy chuyến sát giờ. Vì vậy, với dịch vụ vận chuyển hành khách có giá trị đáng kể hoặc phục vụ đoàn đông người, doanh nghiệp nên ký hợp đồng rõ ràng trước khi thực hiện.

1. Hợp đồng vận tải, vận chuyển hành khách là gì?

Hợp đồng vận tải, vận chuyển hành khách là sự thỏa thuận giữa bên thuê vận chuyển và bên kinh doanh vận tải. Theo đó, bên vận tải sử dụng phương tiện phù hợp để chở hành khách từ điểm đón đến điểm trả theo lộ trình, thời gian và điều kiện đã thống nhất; bên thuê vận chuyển có nghĩa vụ cung cấp thông tin chuyến đi, danh sách hành khách nếu cần, thanh toán cước phí và phối hợp thực hiện các quy định an toàn.

Hợp đồng vận chuyển hành khách có thể áp dụng cho nhiều trường hợp như thuê xe du lịch theo đoàn, thuê xe đưa đón nhân viên, thuê xe hợp đồng đi tỉnh, thuê xe phục vụ sự kiện, thuê xe đưa đón học sinh, thuê xe phục vụ khách VIP, thuê xe phục vụ hội nghị, thuê xe hợp đồng dài hạn hoặc hợp đồng vận chuyển hành khách định kỳ.

Điểm quan trọng của loại hợp đồng này là đối tượng vận chuyển là con người, nên yếu tố an toàn, chất lượng phương tiện, điều kiện lái xe, thời gian nghỉ, bảo hiểm, danh sách hành khách, điểm dừng đỗ và xử lý tình huống khẩn cấp cần được ghi rõ hơn so với hợp đồng vận chuyển hàng hóa thông thường.

2. Căn cứ pháp luật khi lập hợp đồng vận chuyển hành khách

Khi lập hợp đồng vận chuyển hành khách, các bên có thể căn cứ Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng vận chuyển hành khách, quyền và nghĩa vụ của bên vận chuyển, quyền và nghĩa vụ của hành khách, trách nhiệm bồi thường khi phát sinh thiệt hại. Ngoài ra, nếu hoạt động vận chuyển được thực hiện nhằm mục đích kinh doanh bằng xe ô tô, doanh nghiệp còn cần chú ý các quy định chuyên ngành về vận tải đường bộ.

Từ ngày 01/01/2025, Nghị định 158/2024/NĐ-CP quy định về hoạt động vận tải đường bộ có hiệu lực. Nghị định này điều chỉnh hoạt động kinh doanh, điều kiện kinh doanh, cấp và thu hồi giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô, bằng xe bốn bánh có gắn động cơ, cũng như các hoạt động vận tải đường bộ liên quan. Vì vậy, với hợp đồng vận chuyển hành khách bằng xe ô tô, bên cung cấp dịch vụ cần kiểm tra giấy phép kinh doanh vận tải, phù hiệu, điều kiện phương tiện, lái xe và quy trình quản lý an toàn theo quy định hiện hành.

Đối với hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 ghi nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử trong phạm vi pháp luật cho phép. Vì vậy, các doanh nghiệp vận tải, công ty du lịch, trường học, nhà máy, khách sạn hoặc đơn vị thuê xe có thể ký hợp đồng vận chuyển hành khách, phụ lục chuyến xe, biên bản nghiệm thu dịch vụ và đối chiếu công nợ bằng VContract Viettel nếu giao dịch không thuộc trường hợp bắt buộc hình thức riêng.

3. Khi nào cần ký hợp đồng vận chuyển hành khách?

Không phải mọi chuyến xe ngắn đều cần lập hợp đồng dài. Tuy nhiên, nếu chuyến đi có nhiều người, nhiều điểm đón trả, chi phí lớn, cần xuất hóa đơn, có công nợ, có lịch trình phức tạp hoặc yêu cầu an toàn cao, các bên nên ký hợp đồng thuê xe hoặc thỏa thuận vận chuyển bằng văn bản.

Với hợp đồng dài hạn, nên ký hợp đồng chính kèm phụ lục tuyến xe, đơn giá, danh sách phương tiện, danh sách lái xe, lịch trình, điểm đón trả, quy trình xác nhận chuyến và biên bản đối chiếu dịch vụ định kỳ.

4. Hợp đồng vận chuyển hành khách khác gì hợp đồng thuê xe tự lái?

Hợp đồng vận chuyển hành khách là hợp đồng mà bên vận tải cung cấp cả phương tiện và dịch vụ lái xe để chở hành khách theo lộ trình. Bên thuê không trực tiếp điều khiển xe mà sử dụng dịch vụ vận chuyển.

Hợp đồng thuê xe tự lái lại là việc bên thuê nhận xe để tự quản lý, tự điều khiển hoặc giao người của mình điều khiển trong thời gian thuê. Khi đó, trách nhiệm bảo quản xe, sử dụng xe, vi phạm giao thông, hư hỏng, tai nạn và hoàn trả xe có cách xử lý khác.

5. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng vận tải hành khách

5.1. Thông tin các bên

Hợp đồng cần ghi rõ thông tin bên thuê vận chuyển và bên cung cấp dịch vụ vận tải. Nếu là doanh nghiệp, cần có tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, số điện thoại, email và tài khoản ngân hàng. Nếu là cá nhân, cần có họ tên, số căn cước công dân hoặc hộ chiếu, địa chỉ và thông tin liên hệ.

Với bên vận tải, nên ghi thêm thông tin giấy phép kinh doanh vận tải, người phụ trách điều hành, đầu mối xử lý sự cố, tổng đài hỗ trợ và địa chỉ nhận thông báo.

5.2. Loại hình vận chuyển

Cần xác định hợp đồng là vận chuyển hành khách theo chuyến, theo tour, theo hợp đồng dài hạn, đưa đón nhân viên, đưa đón học sinh, vận chuyển khách du lịch, vận chuyển khách sự kiện hay dịch vụ xe hợp đồng. Mỗi loại hình có yêu cầu vận hành, danh sách khách, tuyến đường, điểm đón trả và chứng từ khác nhau.

5.3. Phương tiện vận chuyển

Hợp đồng cần ghi rõ loại xe, số chỗ, đời xe nếu cần, tiêu chuẩn xe, điều hòa, ghế ngồi, khoang hành lý, thiết bị an toàn, phù hiệu, biển số xe hoặc danh sách xe được phép sử dụng. Nếu bên vận tải được quyền thay xe, cần quy định xe thay thế phải có tiêu chuẩn tương đương hoặc tốt hơn xe đã thỏa thuận.

5.4. Lái xe và điều kiện an toàn

Bên vận tải cần bố trí lái xe có giấy phép lái xe phù hợp, đủ điều kiện sức khỏe, tuân thủ quy định an toàn giao thông, không sử dụng rượu bia, chất kích thích khi điều khiển phương tiện và có thái độ phục vụ đúng mực. Với chuyến dài, nên có quy định về thời gian nghỉ, thay lái nếu cần và xử lý khi lái xe vi phạm.

5.5. Lộ trình, điểm đón trả và thời gian

Hợp đồng cần ghi rõ điểm đón, điểm trả, thời gian đón, thời gian trả, lộ trình dự kiến, điểm dừng nghỉ, thời gian chờ, số chuyến, số lượt hoặc lịch chạy hằng ngày. Nếu có nhiều điểm đón trả, nên lập phụ lục tuyến đường để tránh nhầm lẫn.

Với hợp đồng đưa đón nhân viên hoặc học sinh, cần quy định rõ thời gian xe có mặt tại từng điểm, trách nhiệm khi hành khách đến muộn, thời gian chờ tối đa và cách thông báo thay đổi lịch trình.

5.6. Số lượng hành khách và danh sách hành khách

Hợp đồng nên ghi số lượng hành khách dự kiến, số lượng tối đa theo sức chứa của xe và trách nhiệm cung cấp danh sách hành khách nếu cần. Bên thuê không nên yêu cầu chở quá số người theo thiết kế của xe hoặc trái quy định an toàn giao thông.

Đối với xe đưa đón học sinh, khách đoàn hoặc sự kiện, danh sách hành khách giúp kiểm soát người lên xuống xe, xử lý khi thiếu người, thất lạc hành lý hoặc phát sinh sự cố.

5.7. Giá cước và chi phí phát sinh

Giá cước có thể tính theo chuyến, theo ngày, theo km, theo tháng, theo tour hoặc theo gói. Hợp đồng cần ghi rõ giá đã bao gồm những khoản nào như lương lái xe, nhiên liệu, phí cầu đường, bến bãi, gửi xe, ăn nghỉ lái xe, VAT, bảo hiểm hành khách và chi phí phát sinh khác.

Nếu có phí chờ, phí phát sinh ngoài lộ trình, phụ phí đêm, phụ phí ngày lễ, chi phí đổi lịch, phí hủy chuyến hoặc tăng số km, cần ghi rõ đơn giá và điều kiện áp dụng.

5.8. Thanh toán và hóa đơn

Hợp đồng cần quy định phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, tạm ứng, đặt cọc, thanh toán theo chuyến, theo tháng hoặc theo biên bản đối chiếu. Nếu bên thuê cần hóa đơn, cần cung cấp đầy đủ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn và hồ sơ thanh toán.

5.9. Hủy chuyến, đổi lịch và thay đổi lộ trình

Đây là điều khoản thường phát sinh tranh chấp. Hợp đồng nên quy định thời hạn báo hủy, mức phí hủy, trường hợp được miễn phí hủy, điều kiện đổi lịch, cách tính phí nếu thay đổi lộ trình hoặc phát sinh thêm điểm đón trả.

Ví dụ, nếu bên thuê hủy chuyến trước 72 giờ thì không mất phí, hủy trước 24 giờ thì mất một phần tiền đặt cọc, hủy sát giờ thì phải thanh toán chi phí điều xe đã phát sinh. Các mức này do các bên tự thỏa thuận nhưng cần rõ ràng ngay từ đầu.

5.10. Bảo hiểm, trách nhiệm khi xảy ra tai nạn hoặc sự cố

Hợp đồng cần nêu rõ trách nhiệm bảo hiểm phương tiện, bảo hiểm hành khách nếu có, trách nhiệm xử lý khi tai nạn, hư hỏng xe, xe bị sự cố giữa đường, hành khách bị thương, hành lý thất lạc hoặc chuyến đi bị gián đoạn. Bên vận tải nên có phương án xe thay thế hoặc hỗ trợ tiếp tục hành trình trong thời gian hợp lý.

6. Bảng gợi ý điều khoản trong hợp đồng vận chuyển hành khách

7. Quyền và nghĩa vụ của bên vận tải

Bên vận tải có trách nhiệm bố trí phương tiện đủ điều kiện hoạt động, lái xe phù hợp, thực hiện đúng thời gian, lộ trình, điểm đón trả và bảo đảm an toàn cho hành khách trong phạm vi nghĩa vụ của mình. Nếu có thay đổi xe, thay đổi lái xe hoặc thay đổi lịch trình do nguyên nhân khách quan, bên vận tải phải thông báo kịp thời cho bên thuê.

Bên vận tải cũng cần bảo đảm xe sạch sẽ, hoạt động ổn định, có giấy tờ cần thiết, không chở quá số người quy định, không tự ý gom khách ngoài hợp đồng nếu hợp đồng không cho phép, không tự ý thay đổi lộ trình làm ảnh hưởng quyền lợi của hành khách.

Nếu xe hỏng giữa đường, bên vận tải nên có trách nhiệm bố trí xe thay thế hoặc phương án tiếp tục vận chuyển trong thời gian hợp lý. Trường hợp chậm chuyến hoặc không thực hiện đúng hợp đồng gây thiệt hại, bên vận tải có thể phải chịu trách nhiệm theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

8. Quyền và nghĩa vụ của bên thuê vận chuyển

Bên thuê vận chuyển có trách nhiệm cung cấp thông tin chuyến đi chính xác, bao gồm thời gian, điểm đón trả, số lượng hành khách, lịch trình, yêu cầu đặc biệt và thông tin liên hệ của người phụ trách đoàn. Nếu thay đổi lịch trình, tăng số người hoặc phát sinh điểm đón trả, bên thuê cần thông báo sớm cho bên vận tải.

Bên thuê có nghĩa vụ thanh toán đúng hạn, phối hợp quản lý hành khách, không yêu cầu xe chở quá số người cho phép, không yêu cầu lái xe chạy quá tốc độ, đi vào tuyến cấm hoặc vi phạm quy định an toàn giao thông. Nếu hành khách làm hư hỏng xe, gây mất vệ sinh nghiêm trọng hoặc làm thất lạc tài sản của bên vận tải, bên thuê có thể phải phối hợp xử lý theo hợp đồng.

9. Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng vận chuyển hành khách

9.1. Không ghi rõ loại xe và tiêu chuẩn xe

Nhiều tranh chấp phát sinh khi bên thuê yêu cầu xe đời mới, xe rộng, xe du lịch chất lượng cao nhưng hợp đồng chỉ ghi chung chung “xe 29 chỗ”. Khi thực hiện, bên vận tải bố trí xe cũ hoặc tiêu chuẩn thấp hơn kỳ vọng, dẫn đến khiếu nại. Vì vậy, nên ghi rõ loại xe, số chỗ, tiêu chuẩn, tiện ích và điều kiện xe thay thế.

9.2. Không quy định phí chờ và phí phát sinh

Xe phải chờ lâu, phát sinh thêm điểm đón, đổi lộ trình hoặc tăng thời gian sử dụng là tình huống rất thường gặp. Nếu hợp đồng không có đơn giá phát sinh, các bên dễ tranh cãi sau chuyến đi.

9.3. Hủy chuyến sát giờ nhưng không có điều khoản phạt

Bên vận tải thường đã điều xe, bố trí lái xe và từ chối khách khác trước ngày chạy. Nếu bên thuê hủy chuyến sát giờ nhưng hợp đồng không có điều khoản phí hủy, việc giữ cọc hoặc yêu cầu bồi thường sẽ khó thuyết phục.

9.4. Không có đầu mối xử lý sự cố

Khi xe hỏng, tắc đường, hành khách thiếu người, thay đổi điểm đón hoặc phát sinh sự cố sức khỏe, nếu không có người phụ trách hai bên thì việc xử lý rất lúng túng. Hợp đồng nên ghi rõ số điện thoại điều hành, lái xe và trưởng đoàn.

9.5. Không ký nghiệm thu hoặc xác nhận chuyến

Với hợp đồng theo tháng hoặc nhiều chuyến, nếu không có bảng kê chuyến xe, xác nhận hoàn thành hoặc biên bản đối chiếu, hai bên dễ tranh cãi về số chuyến thực tế, số km phát sinh và số tiền phải thanh toán.

10. Mẫu khung hợp đồng vận chuyển hành khách tham khảo

11. Có nên ký hợp đồng vận chuyển hành khách bằng VContract Viettel?

Có. Hợp đồng vận chuyển hành khách thường cần ký nhanh, nhất là khi bên thuê là doanh nghiệp, trường học, công ty du lịch, nhà máy hoặc ban tổ chức sự kiện. Nếu ký giấy, các bên mất thời gian in ấn, chuyển phát, ký tay và lưu trữ bản cứng.

VContract Viettel giúp các bên ký hợp đồng điện tử từ xa, thiết lập luồng ký nhiều bên, theo dõi trạng thái ký và lưu trữ hồ sơ tập trung. Doanh nghiệp có thể ký hợp đồng chính, phụ lục chuyến xe, bảng giá, danh sách xe, biên bản xác nhận dịch vụ, biên bản đối chiếu công nợ và thanh lý hợp đồng trên cùng hệ thống.

12. Lợi ích khi ký hợp đồng vận tải hành khách bằng VContract Viettel

Ký hợp đồng vận tải hành khách bằng VContract Viettel giúp giảm thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế thất lạc hợp đồng giấy và dễ tra cứu khi cần đối chiếu chuyến đi, lịch trình, đơn giá, chi phí phát sinh hoặc công nợ. Hệ thống ký điện tử cũng phù hợp khi bên thuê và bên vận tải ở khác tỉnh, cần ký gấp hoặc có nhiều người phê duyệt nội bộ.

Đối với đơn vị vận tải có nhiều khách hàng doanh nghiệp, VContract giúp quản lý hợp đồng dịch vụ, phụ lục, biên bản nghiệm thu và thanh lý theo từng khách hàng. Đối với bên thuê vận chuyển, việc lưu trữ điện tử giúp kế toán, hành chính, nhân sự, phòng mua hàng và ban quản lý dễ kiểm tra hồ sơ khi cần.

13. Kết luận

Hợp đồng vận tải, vận chuyển hành khách là văn bản cần thiết để bảo vệ quyền lợi của cả bên thuê và bên vận tải. Một hợp đồng tốt cần làm rõ thông tin chuyến đi, loại xe, lái xe, lộ trình, điểm đón trả, giá cước, thanh toán, hóa đơn, hủy chuyến, đổi lịch, bảo hiểm, xử lý sự cố và trách nhiệm bồi thường nếu có vi phạm.

Với các hợp đồng đưa đón nhân viên, học sinh, khách đoàn, khách du lịch hoặc vận chuyển theo tháng, doanh nghiệp nên ký hợp đồng và phụ lục rõ ràng thay vì chỉ trao đổi qua tin nhắn. VContract Viettel là giải pháp phù hợp để ký hợp đồng vận chuyển hành khách điện tử, quản lý hồ sơ tập trung và giảm rủi ro thất lạc giấy tờ.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng vận chuyển hành khách

1. Hợp đồng vận chuyển hành khách có bắt buộc lập bằng văn bản không?

Tùy loại hình vận tải và quy định chuyên ngành áp dụng. Với vận chuyển hành khách theo hợp đồng, vận chuyển khách đoàn, đưa đón nhân viên, học sinh hoặc hợp đồng dài hạn, nên lập bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử để ghi rõ quyền, nghĩa vụ, lộ trình, giá cước và trách nhiệm an toàn.

2. Hợp đồng vận chuyển hành khách cần ghi biển số xe không?

Nên ghi biển số xe nếu đã xác định phương tiện. Trường hợp bên vận tải có quyền thay xe, hợp đồng cần quy định xe thay thế phải có tiêu chuẩn tương đương hoặc tốt hơn và đáp ứng điều kiện kinh doanh vận tải theo quy định.

3. Bên thuê hủy chuyến có mất tiền cọc không?

Điều này phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng. Hợp đồng nên ghi rõ thời hạn báo hủy, mức phí hủy, trường hợp được hoàn cọc và trường hợp bị khấu trừ chi phí điều xe.

4. Có thể ký hợp đồng vận chuyển hành khách điện tử không?

Có thể, nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng. Các bên có thể dùng VContract Viettel để ký hợp đồng vận chuyển hành khách, phụ lục tuyến đường, bảng giá, biên bản xác nhận chuyến và thanh lý hợp đồng.

5. VContract Viettel có hỗ trợ ký hợp đồng vận tải nhiều bên không?

Có. VContract Viettel phù hợp để ký hợp đồng giữa bên thuê, bên vận tải, công ty du lịch, trường học, nhà máy hoặc đơn vị tổ chức sự kiện; đồng thời hỗ trợ ký phụ lục, biên bản nghiệm thu, đối chiếu công nợ và thanh lý hợp đồng.

Căn cứ pháp lý tham khảo: Bộ luật Dân sự 2015; Luật Thương mại 2005; Luật Giao dịch điện tử 2023; Luật Đường bộ 2024; Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024; Nghị định 158/2024/NĐ-CP về hoạt động vận tải đường bộ.