Phạt như thế nào nếu vi phạm các điều khoản trong hợp đồng?

Về nguyên tắc, việc phạt vi phạm hợp đồng không nên hiểu đơn giản là “bên sai phải nộp tiền bao nhiêu cũng được”. Mức phạt, điều kiện phạt và cách áp dụng còn phụ thuộc vào loại hợp đồng, nội dung thỏa thuận, quy định pháp luật chuyên ngành và thiệt hại thực tế phát sinh. Nếu điều khoản phạt được soạn không rõ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi tranh chấp, thậm chí điều khoản phạt bị yêu cầu điều chỉnh hoặc không được chấp nhận toàn bộ.

1. Phạt vi phạm hợp đồng là gì?

Theo tinh thần của Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, phạt vi phạm là sự thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng. Theo đó, bên vi phạm nghĩa vụ phải nộp một khoản tiền cho bên bị vi phạm. Như vậy, phạt vi phạm không tự động phát sinh trong mọi trường hợp, mà thông thường phải có điều khoản hoặc thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng.

Ví dụ, hợp đồng có thể ghi: “Nếu bên mua chậm thanh toán quá 10 ngày so với thời hạn đã thỏa thuận thì phải chịu phạt vi phạm bằng 5% giá trị khoản tiền chậm thanh toán”. Khi có điều khoản này, bên bị vi phạm có cơ sở yêu cầu áp dụng phạt nếu chứng minh được có hành vi vi phạm và vi phạm đó thuộc trường hợp đã thỏa thuận.

2. Vi phạm điều khoản hợp đồng có phải lúc nào cũng bị phạt không?

Không phải mọi hành vi vi phạm hợp đồng đều đương nhiên bị phạt. Để áp dụng phạt vi phạm, cần xem xét ít nhất các yếu tố sau:

• Hợp đồng có điều khoản phạt vi phạm hay không.
• Điều khoản bị vi phạm có thuộc nhóm nghĩa vụ được áp dụng phạt hay không.
• Mức phạt có đúng giới hạn pháp luật áp dụng cho loại hợp đồng đó hay không.
• Có sự kiện miễn trách nhiệm, bất khả kháng hoặc lỗi của bên bị vi phạm hay không.
• Hồ sơ, chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm có đầy đủ hay không.

Trên thực tế, nhiều hợp đồng chỉ ghi chung chung: “Bên nào vi phạm sẽ chịu phạt theo quy định pháp luật”. Cách ghi này thường thiếu an toàn vì không xác định rõ mức phạt, căn cứ phạt, thời điểm phạt và phạm vi nghĩa vụ bị phạt. Khi tranh chấp xảy ra, việc yêu cầu phạt có thể gặp khó khăn.

3. Mức phạt vi phạm hợp đồng dân sự là bao nhiêu?

Đối với nhiều quan hệ hợp đồng dân sự thông thường, Bộ luật Dân sự 2015 tôn trọng sự thỏa thuận của các bên. Các bên có thể thỏa thuận mức phạt cụ thể, cách tính phạt và trường hợp áp dụng phạt, trừ khi luật chuyên ngành có quy định giới hạn riêng.

Ví dụ, trong hợp đồng vay tài sản, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng dịch vụ dân sự hoặc thỏa thuận dân sự giữa cá nhân với cá nhân, các bên có thể dự liệu điều khoản phạt phù hợp với bản chất nghĩa vụ. Tuy nhiên, mức phạt nên hợp lý, rõ ràng và không trái đạo đức xã hội, không nhằm che giấu một giao dịch bất hợp pháp khác.

4. Mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại có được vượt quá 8% không?

Đối với hợp đồng thương mại, Điều 301 Luật Thương mại 2005 quy định mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thỏa thuận, nhưng thông thường không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp luật có quy định khác.

Cần lưu ý cụm từ “giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm”. Điều này có nghĩa là không phải lúc nào cũng lấy toàn bộ giá trị hợp đồng để tính phạt. Nếu chỉ một phần nghĩa vụ bị vi phạm, mức phạt thường được xác định trên phần nghĩa vụ bị vi phạm đó, trừ khi pháp luật và hợp đồng có cách xác định khác phù hợp.

5. Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại có giống nhau không?

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai chế tài khác nhau. Phạt vi phạm là khoản tiền được áp dụng theo thỏa thuận khi có hành vi vi phạm. Bồi thường thiệt hại nhằm bù đắp tổn thất thực tế, trực tiếp do hành vi vi phạm gây ra, nếu bên yêu cầu bồi thường chứng minh được thiệt hại, hành vi vi phạm và mối quan hệ nhân quả.

Một điểm rất quan trọng là trong hợp đồng dân sự, nếu các bên có thỏa thuận phạt vi phạm nhưng không thỏa thuận rõ việc vừa phạt vừa bồi thường thiệt hại, thì khi tranh chấp có thể phát sinh cách hiểu bất lợi cho bên yêu cầu. Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn áp dụng đồng thời cả hai chế tài, hợp đồng nên ghi rõ:

6. Những hành vi nào thường bị phạt trong hợp đồng?

Tùy từng loại hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận những nhóm hành vi vi phạm bị áp dụng phạt. Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Chậm thanh toán: bên mua, bên thuê hoặc bên sử dụng dịch vụ không thanh toán đúng hạn.
• Chậm giao hàng, chậm bàn giao: bên bán, bên cung cấp, bên thi công không hoàn thành đúng tiến độ.
• Giao hàng sai chất lượng: hàng hóa, hồ sơ, sản phẩm, phần mềm hoặc dịch vụ không đạt tiêu chuẩn đã cam kết.
• Vi phạm bảo mật: tiết lộ thông tin kinh doanh, dữ liệu khách hàng, tài liệu nội bộ hoặc bí mật thương mại.
• Tự ý chấm dứt hợp đồng: một bên đơn phương dừng thực hiện hợp đồng không đúng điều kiện đã thỏa thuận.
• Vi phạm độc quyền, không cạnh tranh: thường gặp trong hợp đồng phân phối, đại lý, hợp tác kinh doanh, nhượng quyền.

7. Điều khoản phạt vi phạm nên viết như thế nào cho chặt chẽ?

Một điều khoản phạt vi phạm tốt không chỉ ghi mức phạt, mà còn cần nêu rõ điều kiện áp dụng, phạm vi vi phạm, phương pháp tính, thời hạn thanh toán tiền phạt và mối quan hệ với bồi thường thiệt hại. Doanh nghiệp nên tránh các câu quá chung chung như “vi phạm thì chịu phạt theo luật định” hoặc “phạt theo quy định hiện hành” nhưng không nói rõ cách tính.

Mẫu điều khoản tham khảo

Đây chỉ là mẫu tham khảo. Khi áp dụng vào từng hợp đồng cụ thể, cần điều chỉnh theo loại giao dịch, giá trị hợp đồng, chủ thể ký kết, quy định pháp luật chuyên ngành và mức độ rủi ro của nghĩa vụ.

8. Các trường hợp có thể không phải chịu phạt vi phạm

Bên vi phạm không phải lúc nào cũng đương nhiên phải chịu phạt. Trong một số trường hợp, bên vi phạm có thể được miễn hoặc giảm trách nhiệm nếu có căn cứ hợp pháp, chẳng hạn:

• Xảy ra sự kiện bất khả kháng theo quy định pháp luật và hợp đồng.
• Vi phạm xảy ra hoàn toàn do lỗi của bên bị vi phạm.
• Các bên có thỏa thuận miễn trách nhiệm trong một trường hợp cụ thể.
• Bên bị vi phạm không thực hiện nghĩa vụ hợp tác, cung cấp hồ sơ, nghiệm thu hoặc xác nhận cần thiết.
• Hành vi bị cho là vi phạm nhưng thực tế chưa đến hạn thực hiện nghĩa vụ hoặc chưa đủ điều kiện thực hiện.

Vì vậy, khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng là “có chậm, có sai, có thiếu”, mà cần rà soát toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng, email trao đổi, biên bản làm việc, thông báo, phụ lục và chứng cứ liên quan.

9. Nếu hợp đồng không ghi phạt vi phạm thì có đòi phạt được không?

Nếu hợp đồng không có điều khoản phạt vi phạm, việc yêu cầu phạt thường không có cơ sở vững chắc. Bên bị vi phạm vẫn có thể xem xét yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu chứng minh được thiệt hại thực tế, hành vi vi phạm và mối quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm với thiệt hại.

Đây là lý do trong các hợp đồng quan trọng, đặc biệt là hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thi công, hợp đồng phân phối, hợp đồng đại lý, hợp đồng hợp tác kinh doanh, doanh nghiệp nên thiết kế sẵn điều khoản phạt vi phạm ngay từ đầu. Việc bổ sung sau khi tranh chấp đã xảy ra thường khó đạt được sự đồng thuận.

10. Lưu ý khi ký hợp đồng điện tử có điều khoản phạt vi phạm

Với hợp đồng điện tử, điều khoản phạt vi phạm vẫn có giá trị nếu nội dung hợp đồng được thiết lập hợp pháp, các bên có đủ năng lực ký kết, phương thức ký đáp ứng yêu cầu pháp luật và dữ liệu hợp đồng được lưu trữ, tra cứu, đối chiếu khi cần thiết. Do đó, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến câu chữ điều khoản, mà còn cần quan tâm đến quy trình ký, luồng phê duyệt, nhật ký ký số và khả năng chứng minh khi tranh chấp.

Khi sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử như VContract, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa mẫu hợp đồng, thiết lập luồng ký, kiểm soát phiên bản, lưu vết thời gian ký và quản lý hồ sơ hợp đồng tập trung. Đây là yếu tố quan trọng giúp hạn chế tình trạng thất lạc hợp đồng, nhầm phiên bản, khó chứng minh thời điểm ký hoặc khó kiểm tra người có thẩm quyền phê duyệt.

11. Checklist rà soát điều khoản phạt vi phạm trước khi ký

12. Kết luận

Phạt vi phạm hợp đồng là công cụ quan trọng để ràng buộc trách nhiệm và bảo vệ quyền lợi của bên bị vi phạm. Tuy nhiên, muốn áp dụng hiệu quả, điều khoản phạt cần được soạn rõ ràng, đúng loại hợp đồng, đúng giới hạn pháp luật và có cơ chế chứng minh phù hợp.

Đối với hợp đồng dân sự, các bên thường được quyền thỏa thuận mức phạt, trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định khác. Đối với hợp đồng thương mại, mức phạt thường không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm. Đối với một số hợp đồng xây dựng, đặc biệt liên quan đến vốn nhà nước, cần kiểm tra thêm quy định chuyên ngành để xác định giới hạn áp dụng chính xác.

Khi doanh nghiệp chuyển sang ký hợp đồng điện tử, việc chuẩn hóa điều khoản phạt vi phạm, lưu trữ hợp đồng, kiểm soát luồng ký và bảo đảm chứng cứ điện tử càng trở nên cần thiết. VContract là giải pháp phù hợp để doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình ký kết, quản lý hợp đồng và giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao dịch.

Câu hỏi thường gặp

1. Không ghi điều khoản phạt vi phạm trong hợp đồng thì có phạt được không?

Thông thường, nếu hợp đồng không có thỏa thuận phạt vi phạm thì rất khó yêu cầu bên vi phạm nộp tiền phạt. Bên bị vi phạm có thể xem xét yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu có đủ căn cứ chứng minh.

2. Hợp đồng thương mại được phạt tối đa bao nhiêu?

Theo Luật Thương mại 2005, mức phạt vi phạm trong hợp đồng thương mại thông thường không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Có được vừa phạt vi phạm vừa yêu cầu bồi thường thiệt hại không?

Có thể, nếu hợp đồng và pháp luật áp dụng cho phép. Để tránh tranh chấp, hợp đồng nên ghi rõ bên vi phạm vừa phải chịu phạt vi phạm vừa phải bồi thường thiệt hại thực tế phát sinh.

4. Phạt chậm thanh toán có giống lãi chậm trả không?

Không hoàn toàn giống nhau. Phạt chậm thanh toán là chế tài theo thỏa thuận phạt vi phạm, còn lãi chậm trả thường gắn với nghĩa vụ trả tiền bị chậm. Khi soạn hợp đồng, nên tách riêng hai nội dung này để dễ áp dụng.

5. Ký hợp đồng điện tử có áp dụng được điều khoản phạt vi phạm không?

Có. Nếu hợp đồng điện tử được ký hợp lệ, nội dung điều khoản rõ ràng và có đủ chứng cứ về quá trình ký kết, điều khoản phạt vi phạm vẫn có thể được sử dụng để bảo vệ quyền lợi của bên bị vi phạm.