Mẫu hợp đồng cải tạo nội thất đảm bảo quyền lợi cho khách hàng

Mẫu hợp đồng cải tạo nội thất là văn bản quan trọng giúp chủ nhà, doanh nghiệp, chủ đầu tư và đơn vị thi công xác định rõ phạm vi công việc, vật liệu sử dụng, chi phí, tiến độ, nghiệm thu, bảo hành và trách nhiệm của các bên. Trong thực tế, cải tạo nội thất thường liên quan đến nhiều hạng mục như thiết kế, tháo dỡ, thi công trần tường sàn, lắp đặt điện nước, tủ kệ, thiết bị chiếu sáng, đồ gỗ, vách ngăn, quầy, showroom hoặc văn phòng làm việc.

Nếu chỉ thỏa thuận miệng hoặc báo giá sơ sài, các bên rất dễ phát sinh tranh chấp về vật liệu, tiến độ, chi phí phát sinh, chất lượng thi công hoặc trách nhiệm bảo hành. Vì vậy, trước khi bắt đầu công việc, các bên nên lập hợp đồng cải tạo nội thất bằng văn bản hoặc ký hợp đồng điện tử để có căn cứ pháp lý rõ ràng.

1. Hợp đồng cải tạo nội thất là gì?

Hợp đồng cải tạo nội thất là sự thỏa thuận giữa bên thuê cải tạo và bên nhận cải tạo về việc thực hiện các công việc liên quan đến sửa chữa, thiết kế, thi công, lắp đặt và hoàn thiện nội thất cho nhà ở, căn hộ, văn phòng, cửa hàng, showroom, nhà hàng, khách sạn hoặc công trình kinh doanh khác.

Tùy nội dung thỏa thuận, hợp đồng cải tạo nội thất có thể mang tính chất của hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thi công, hợp đồng xây dựng hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa kèm lắp đặt. Nếu bên nhận việc chỉ thiết kế bản vẽ thì hợp đồng chủ yếu là hợp đồng dịch vụ thiết kế. Nếu bên nhận việc vừa cung cấp vật liệu vừa thi công hoàn thiện thì hợp đồng cần quy định rõ cả phần vật tư, nhân công, tiến độ, nghiệm thu và bảo hành.

2. Khi nào nên lập hợp đồng cải tạo nội thất?

Các bên nên lập hợp đồng cải tạo nội thất khi công việc có giá trị đáng kể, có nhiều hạng mục, có thanh toán theo giai đoạn hoặc có yêu cầu cụ thể về thời gian bàn giao. Đặc biệt, với công trình văn phòng, cửa hàng, showroom, nhà hàng, khách sạn, căn hộ cho thuê hoặc mặt bằng kinh doanh, hợp đồng càng cần rõ ràng vì việc chậm tiến độ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động khai trương, kinh doanh và vận hành.

Ngay cả đối với công trình nhỏ như cải tạo phòng khách, phòng ngủ, bếp, nhà vệ sinh, tủ âm tường hoặc khu vực làm việc, các bên vẫn nên có hợp đồng hoặc ít nhất là văn bản thỏa thuận chi tiết. Tin nhắn, báo giá, bản vẽ, phụ lục vật tư, biên bản nghiệm thu và phiếu bảo hành nên được lưu cùng hợp đồng để làm căn cứ đối chiếu khi cần.

3. Căn cứ pháp lý liên quan đến hợp đồng cải tạo nội thất

Khi lập hợp đồng cải tạo nội thất, các bên có thể tham khảo một số căn cứ pháp lý sau:

• Bộ luật Dân sự năm 2015: quy định về nguyên tắc giao kết, thực hiện hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm dân sự, bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm nếu có thỏa thuận.
• Luật Thương mại năm 2005: có thể áp dụng trong trường hợp các bên là thương nhân, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc hợp đồng phục vụ mục đích thương mại.
• Luật Xây dựng năm 2014, được sửa đổi, bổ sung năm 2020: liên quan đến hoạt động sửa chữa, cải tạo công trình, đặc biệt khi việc cải tạo có ảnh hưởng đến kết cấu, công năng, mặt ngoài công trình hoặc yêu cầu giấy phép xây dựng.
• Luật Giao dịch điện tử năm 2023: là căn cứ quan trọng khi các bên ký kết, trao đổi và lưu trữ hợp đồng dưới dạng điện tử.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, thường được áp dụng khi doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số.

Trường hợp cải tạo chỉ là thay đổi nội thất bên trong, không làm thay đổi công năng sử dụng, không ảnh hưởng đến an toàn kết cấu chịu lực, không làm thay đổi kiến trúc mặt ngoài và phù hợp với yêu cầu về phòng cháy chữa cháy, môi trường, quy hoạch thì thông thường thủ tục sẽ đơn giản hơn. Tuy nhiên, nếu việc cải tạo có đập phá tường, thay đổi kết cấu, mở rộng diện tích, thay đổi mặt tiền, can thiệp hệ thống kỹ thuật lớn hoặc thuộc công trình đặc thù, chủ đầu tư nên kiểm tra quy định về giấy phép, quy chế tòa nhà và yêu cầu của cơ quan quản lý trước khi thi công.

4. Nội dung cần có trong hợp đồng cải tạo nội thất

Một hợp đồng cải tạo nội thất chặt chẽ nên có đầy đủ các nội dung cơ bản dưới đây:

4.1. Thông tin các bên

Hợp đồng cần ghi rõ thông tin của bên thuê cải tạo và bên nhận cải tạo. Nếu là cá nhân, cần có họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ, số điện thoại. Nếu là doanh nghiệp, cần có tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện.

Đối với công trình thuộc căn hộ, văn phòng hoặc mặt bằng thuê, nên ghi thêm thông tin người có quyền cho phép cải tạo. Nếu bên thuê mặt bằng không phải chủ sở hữu, cần kiểm tra hợp đồng thuê có cho phép cải tạo, sửa chữa hoặc thay đổi hiện trạng hay không.

4.2. Địa điểm và hiện trạng thi công

Hợp đồng nên mô tả địa điểm cải tạo, diện tích, hiện trạng mặt bằng, tình trạng tường, trần, sàn, hệ thống điện nước, điều hòa, phòng cháy chữa cháy, lối vận chuyển vật tư và thời gian được phép thi công trong ngày.

Với căn hộ chung cư hoặc tòa nhà văn phòng, cần ghi rõ quy định của ban quản lý về giờ thi công, vận chuyển vật liệu, bảo vệ thang máy, xử lý rác thải và đặt cọc thi công nếu có.

4.3. Phạm vi công việc

Đây là phần rất quan trọng. Hợp đồng cần ghi rõ bên nhận cải tạo thực hiện những việc gì: thiết kế, tháo dỡ, xây tô, sơn bả, lát sàn, làm trần, đi điện nước, lắp đèn, làm tủ, lắp kính, thi công vách, lắp thiết bị vệ sinh, cung cấp nội thất rời, vệ sinh sau thi công hay bàn giao hoàn thiện.

Nếu không ghi rõ phạm vi công việc, tranh chấp thường phát sinh ở các câu như “tôi tưởng phần đó đã bao gồm”, “báo giá chưa tính hạng mục này”, “đó là phát sinh ngoài hợp đồng”. Vì vậy, nên kèm bảng khối lượng, bản vẽ, phối cảnh, báo giá chi tiết và phụ lục vật tư.

4.4. Vật liệu, thiết bị và tiêu chuẩn kỹ thuật

Hợp đồng cần liệt kê vật liệu sử dụng theo tên, chủng loại, quy cách, thương hiệu, màu sắc, độ dày, mã sản phẩm hoặc tiêu chuẩn tương đương. Ví dụ: loại gỗ công nghiệp, loại đá, loại sơn, loại sàn, loại kính, phụ kiện bản lề, ray trượt, thiết bị điện, thiết bị vệ sinh, đèn chiếu sáng.

Không nên chỉ ghi chung chung như “vật liệu loại tốt”, “thi công đúng tiêu chuẩn”, “gỗ cao cấp” vì rất khó xác định khi nghiệm thu. Nếu cho phép thay thế vật liệu tương đương, hợp đồng nên quy định việc thay thế phải được bên thuê cải tạo đồng ý bằng văn bản, tin nhắn xác nhận hoặc phụ lục hợp đồng.

4.5. Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán

Giá trị hợp đồng có thể là giá trọn gói, giá theo khối lượng thực tế hoặc giá theo từng hạng mục. Các bên cần ghi rõ giá đã bao gồm thuế, phí vận chuyển, chi phí nhân công, vật tư phụ, phí quản lý tòa nhà, phí bảo vệ, phí vệ sinh, phí xử lý rác thải hay chưa.

Thanh toán nên chia theo giai đoạn như: đặt cọc khi ký hợp đồng, thanh toán sau khi hoàn thành phần tháo dỡ hoặc phần thô, thanh toán khi hoàn thiện phần lắp đặt, thanh toán sau nghiệm thu và giữ lại một phần bảo hành nếu cần.

4.6. Tiến độ thi công và bàn giao

Hợp đồng cần ghi rõ ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, thời gian bàn giao từng giai đoạn và điều kiện được gia hạn tiến độ. Các trường hợp có thể ảnh hưởng tiến độ như thay đổi thiết kế, chậm bàn giao mặt bằng, chậm duyệt vật liệu, phát sinh hạng mục, thiếu điện nước thi công, yêu cầu của ban quản lý tòa nhà hoặc sự kiện bất khả kháng nên được quy định rõ.

4.7. Nghiệm thu và bàn giao

Nghiệm thu nên được thực hiện theo từng giai đoạn hoặc sau khi hoàn thành toàn bộ công việc. Biên bản nghiệm thu cần ghi rõ hạng mục đã hoàn thành, hạng mục cần sửa, thời hạn khắc phục, tình trạng bàn giao, phụ kiện đi kèm, bản vẽ hoàn công nếu có và hồ sơ bảo hành.

4.8. Bảo hành, bảo trì và xử lý lỗi

Hợp đồng cần quy định thời hạn bảo hành cho từng nhóm hạng mục. Ví dụ: bảo hành phần thi công, bảo hành đồ gỗ, bảo hành phụ kiện, bảo hành thiết bị theo chính sách nhà sản xuất. Cần phân biệt lỗi do thi công, lỗi do vật liệu, lỗi do sử dụng sai cách, lỗi do ẩm mốc, ngập nước, va đập, tự ý sửa chữa hoặc do bên thứ ba gây ra.

5. Mẫu hợp đồng cải tạo nội thất tham khảo

Dưới đây là mẫu hợp đồng cải tạo nội thất mang tính tham khảo. Khi áp dụng thực tế, các bên cần điều chỉnh theo hiện trạng công trình, bản vẽ thiết kế, báo giá, vật liệu sử dụng, tiến độ thi công và thỏa thuận riêng của từng giao dịch.

6. Những rủi ro thường gặp khi không có hợp đồng rõ ràng

Trong cải tạo nội thất, tranh chấp thường không nằm ở việc có làm hay không, mà nằm ở việc làm đến mức nào, chất lượng ra sao và chi phí phát sinh thuộc về ai. Một số rủi ro phổ biến gồm:

• Báo giá ban đầu thấp nhưng phát sinh nhiều hạng mục trong quá trình thi công.
• Vật liệu thực tế không đúng như bên thuê kỳ vọng.
• Thi công chậm tiến độ, ảnh hưởng kế hoạch khai trương hoặc sử dụng.
• Bản vẽ và sản phẩm thực tế không giống nhau.
• Không có biên bản nghiệm thu nên khó xác định công việc đã hoàn thành.
• Bên thi công nhận tiền nhưng bỏ dở công trình.
• Bên thuê yêu cầu thay đổi liên tục nhưng không chấp nhận chi phí phát sinh.
• Không rõ trách nhiệm khi ảnh hưởng đến căn hộ bên cạnh, khu vực chung hoặc hệ thống kỹ thuật tòa nhà.

Để hạn chế các rủi ro này, hợp đồng nên được lập càng cụ thể càng tốt. Báo giá, bản vẽ, ảnh hiện trạng, mẫu vật liệu, tiến độ, biên bản nghiệm thu và các trao đổi thay đổi thiết kế nên được lưu lại đầy đủ.

7. Có nên ký hợp đồng cải tạo nội thất bằng hợp đồng điện tử không?

Có. Hợp đồng cải tạo nội thất hoàn toàn có thể được ký bằng hình thức điện tử nếu các bên đáp ứng điều kiện về giao dịch điện tử, chữ ký điện tử hoặc chữ ký số theo quy định pháp luật. Với doanh nghiệp, đơn vị thiết kế, thi công, chuỗi cửa hàng, công ty quản lý mặt bằng hoặc chủ đầu tư có nhiều hợp đồng cần ký, hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý hồ sơ.

Khi ký qua nền tảng hợp đồng điện tử Viettel vContract, các bên có thể tạo luồng ký, gửi hợp đồng cho nhiều bên, ký từ xa, theo dõi trạng thái ký, lưu trữ hợp đồng và tra cứu lại khi cần. Điều này đặc biệt hữu ích với các hợp đồng cải tạo văn phòng, hợp đồng thi công nhiều điểm bán, hợp đồng thiết kế nội thất chuỗi cửa hàng hoặc hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu ở khác địa phương.

8. Lưu ý khi ký hợp đồng cải tạo nội thất cho căn hộ, văn phòng, cửa hàng

Đối với căn hộ chung cư, cần kiểm tra quy định của ban quản lý về giờ thi công, vận chuyển vật tư, tiếng ồn, xử lý rác thải, bảo vệ thang máy và các khoản đặt cọc thi công. Nếu cải tạo ảnh hưởng đến hệ thống điện, nước, điều hòa, phòng cháy chữa cháy hoặc kết cấu, cần có sự chấp thuận theo quy định của tòa nhà và pháp luật liên quan.

Đối với văn phòng và cửa hàng, hợp đồng cần chú ý thời hạn bàn giao, điều kiện thi công ngoài giờ, yêu cầu nhận diện thương hiệu, hệ thống biển bảng, hệ thống mạng, camera, điều hòa, phòng cháy chữa cháy và việc hoàn trả mặt bằng khi hết thời hạn thuê.

Đối với nhà ở riêng lẻ, cần phân biệt cải tạo nội thất đơn thuần với sửa chữa, cải tạo có thay đổi kết cấu, mở rộng diện tích hoặc thay đổi mặt ngoài công trình. Nếu có yếu tố xây dựng, đập phá, nâng tầng, thay đổi công năng hoặc ảnh hưởng an toàn công trình, chủ nhà nên tham khảo quy định về giấy phép sửa chữa, cải tạo trước khi thực hiện.

9. Vì sao nên dùng vContract khi ký hợp đồng cải tạo nội thất?

Hợp đồng cải tạo nội thất thường có nhiều tài liệu đi kèm như báo giá, bản vẽ, phụ lục vật tư, tiến độ, biên bản nghiệm thu, phụ lục phát sinh và hồ sơ bảo hành. Nếu quản lý bằng giấy tờ rời rạc, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thất lạc hồ sơ, thiếu chữ ký, khó tra cứu phiên bản mới nhất hoặc mất thời gian chuyển phát giữa các bên.

Với Viettel vContract, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình ký hợp đồng, rút ngắn thời gian phê duyệt, ký kết nhanh với đối tác ở xa và lưu trữ hợp đồng tập trung. Đây là giải pháp phù hợp cho công ty nội thất, đơn vị thi công, chủ đầu tư, chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp thuê văn phòng và các tổ chức thường xuyên ký hợp đồng dịch vụ, thi công, mua bán, nghiệm thu.

10. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng cải tạo nội thất

Hợp đồng cải tạo nội thất có bắt buộc phải công chứng không?

Thông thường, hợp đồng cải tạo nội thất không bắt buộc phải công chứng, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc thỏa thuận của các bên có yêu cầu khác. Tuy nhiên, hợp đồng nên được lập bằng văn bản, có chữ ký đầy đủ và có phụ lục chi tiết để dễ chứng minh khi phát sinh tranh chấp.

Cải tạo nội thất có cần xin giấy phép xây dựng không?

Nếu chỉ cải tạo nội thất bên trong, không làm thay đổi công năng sử dụng, không ảnh hưởng an toàn kết cấu chịu lực, không làm thay đổi kiến trúc mặt ngoài và đáp ứng yêu cầu về an toàn, môi trường, quy hoạch thì thường không phải xin giấy phép xây dựng. Tuy nhiên, nếu công việc có đập phá, thay đổi kết cấu, thay đổi mặt ngoài, mở rộng diện tích hoặc thuộc công trình có yêu cầu quản lý riêng, chủ đầu tư nên kiểm tra thủ tục trước khi thi công.

Có nên giữ lại một phần tiền bảo hành không?

Có thể. Với hợp đồng có giá trị lớn, các bên có thể thỏa thuận giữ lại một tỷ lệ nhỏ giá trị hợp đồng trong thời gian bảo hành hoặc yêu cầu bên thi công cam kết bảo hành bằng văn bản. Điều này giúp tăng trách nhiệm sau bàn giao.

Phát sinh khối lượng trong quá trình cải tạo xử lý thế nào?

Khối lượng phát sinh nên được lập thành phụ lục hoặc xác nhận bằng văn bản trước khi thi công. Nội dung xác nhận cần ghi rõ hạng mục phát sinh, lý do phát sinh, chi phí, thời gian hoàn thành và ảnh hưởng đến tiến độ nếu có.

Hợp đồng cải tạo nội thất ký điện tử có giá trị không?

Hợp đồng cải tạo nội thất có thể được ký dưới dạng điện tử nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử và chữ ký điện tử, chữ ký số. Với doanh nghiệp, sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử như Viettel vContract giúp quá trình ký kết, lưu trữ và tra cứu hợp đồng thuận tiện hơn so với bản giấy truyền thống.

Kết luận

Mẫu hợp đồng cải tạo nội thất là tài liệu cần thiết để các bên xác định rõ phạm vi công việc, vật liệu, chi phí, tiến độ, nghiệm thu, bảo hành và trách nhiệm pháp lý. Dù công trình lớn hay nhỏ, việc có hợp đồng rõ ràng sẽ giúp hạn chế tranh chấp, kiểm soát chất lượng và bảo vệ quyền lợi của cả bên thuê cải tạo lẫn bên nhận thi công.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng ưu tiên ký kết nhanh, quản lý hồ sơ tập trung và giảm giấy tờ, hợp đồng điện tử Viettel vContract là lựa chọn phù hợp để ký hợp đồng cải tạo nội thất, phụ lục phát sinh, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan một cách thuận tiện, an toàn và chuyên nghiệp.