Cách gửi hóa đơn theo bảng tổng hợp SInvoice lên thuế

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách gửi hóa đơn không mã theo hình thức bảng tổng hợp lên cơ quan thuế trên Sinvoice, bám theo thao tác trong video: đăng nhập hệ thống, vào chức năng bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn, tìm kiếm bảng tổng hợp, chọn bảng cần gửi, gửi cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái sau khi gửi.

>> Xem thêm: Hướng dẫn gửi hóa đơn máy tính tiền tới cơ quan thuế trên Sinvoice

1. Gửi hóa đơn không mã theo bảng tổng hợp là gì?

>> Xem thêm: Cách chuyển nội dung hóa đơn lên cơ quan thuế đầy đủ Sinvoice

Gửi hóa đơn không mã theo bảng tổng hợp là thao tác chuyển dữ liệu các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lên cơ quan thuế thông qua một bảng tổng hợp dữ liệu. Thay vì gửi từng hóa đơn riêng lẻ, hệ thống cho phép người dùng lập hoặc quản lý bảng tổng hợp để gửi dữ liệu hóa đơn theo kỳ, theo khoảng thời gian hoặc theo nhóm hóa đơn phù hợp.

Trên Sinvoice, bảng tổng hợp giúp kế toán dễ theo dõi các hóa đơn không mã đã phát sinh, hóa đơn nào đã đưa vào bảng, bảng nào đã gửi cơ quan thuế, bảng nào chưa gửi hoặc bảng nào cần kiểm tra lại trạng thái.

Việc gửi đúng bảng tổng hợp lên cơ quan thuế giúp doanh nghiệp hạn chế bỏ sót dữ liệu, quản lý trạng thái gửi rõ ràng và thuận tiện khi đối chiếu hóa đơn đã phát hành.

2. Khi nào cần gửi bảng tổng hợp hóa đơn không mã?

Doanh nghiệp cần gửi bảng tổng hợp hóa đơn không mã lên cơ quan thuế trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Cần tổng hợp dữ liệu hóa đơn đã phát hành để gửi lên cơ quan thuế.
• Danh sách bảng tổng hợp còn trạng thái chưa gửi hoặc chờ gửi CQT.
• Kế toán cần rà soát dữ liệu hóa đơn theo ngày, tháng hoặc kỳ báo cáo.
• Hệ thống yêu cầu gửi dữ liệu không mã theo hình thức bảng tổng hợp.
• Doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái tiếp nhận của cơ quan thuế sau khi gửi bảng.

Trước khi gửi, người dùng cần kiểm tra kỹ thông tin bảng tổng hợp, khoảng thời gian, số lượng hóa đơn, trạng thái và dữ liệu hóa đơn bên trong bảng để tránh gửi thiếu hoặc gửi nhầm.

3. Bước 1: Đăng nhập hệ thống Sinvoice Viettel

Người dùng truy cập hệ thống Sinvoice Viettel và đăng nhập bằng tài khoản được cấp. Tài khoản cần có quyền thao tác với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn, quyền tìm kiếm, xem chi tiết và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế.

Nếu không thấy chức năng bảng tổng hợp hoặc không thấy nút gửi cơ quan thuế, người dùng cần kiểm tra lại quyền tài khoản. Trường hợp tài khoản bị giới hạn, cần liên hệ quản trị viên hệ thống hoặc bộ phận hỗ trợ Sinvoice để được phân quyền phù hợp.

4. Bước 2: Vào chức năng bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

Sau khi đăng nhập, người dùng vào nhóm chức năng quản lý hóa đơn hoặc khu vực liên quan đến bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn. Đây là nơi hệ thống hiển thị danh sách các bảng tổng hợp đã lập hoặc đang chờ xử lý.

Tùy cấu hình giao diện Sinvoice, chức năng này có thể nằm trong nhóm quản lý hóa đơn, hóa đơn không mã, bảng tổng hợp dữ liệu hoặc nhóm nghiệp vụ gửi dữ liệu cơ quan thuế. Người dùng cần chọn đúng chức năng để tránh nhầm với danh sách hóa đơn đã phát hành thông thường.

5. Bước 3: Kiểm tra màn hình danh sách bảng tổng hợp

Tại màn hình danh sách bảng tổng hợp, hệ thống hiển thị các bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn theo từng dòng. Người dùng có thể thấy các thông tin như thời gian lập bảng, loại bảng, trạng thái gửi cơ quan thuế, trạng thái xử lý và các nút thao tác.

Đây là bước giúp người dùng xác định bảng tổng hợp nào cần gửi, bảng nào đã gửi, bảng nào đang lỗi hoặc bảng nào cần kiểm tra chi tiết trước khi thao tác.

6. Bước 4: Nhập điều kiện tìm kiếm bảng tổng hợp

Người dùng nhập các điều kiện tìm kiếm để lọc đúng bảng tổng hợp cần gửi. Các điều kiện thường gặp gồm khoảng thời gian, trạng thái gửi, loại dữ liệu, mã bảng tổng hợp hoặc đơn vị phát hành nếu hệ thống có nhiều chi nhánh.

Nên lọc theo khoảng ngày cụ thể để danh sách hiển thị gọn và dễ kiểm tra. Nếu không thấy bảng tổng hợp cần xử lý, có thể mở rộng thời gian tìm kiếm hoặc bỏ bớt điều kiện lọc.

7. Bước 5: Chọn thời gian và trạng thái bảng tổng hợp

Người dùng chọn thời gian lập bảng tổng hợp và trạng thái cần kiểm tra. Trạng thái thường quan tâm là chưa gửi cơ quan thuế, chờ gửi, gửi lỗi hoặc cần xử lý lại.

Việc lọc đúng trạng thái giúp kế toán nhanh chóng tìm ra bảng tổng hợp còn tồn, chưa được gửi lên cơ quan thuế hoặc cần gửi lại do lỗi xử lý.

8. Bước 6: Bấm tìm kiếm để lọc bảng tổng hợp

Sau khi nhập đầy đủ điều kiện, người dùng bấm nút Tìm kiếm. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách bảng tổng hợp phù hợp với điều kiện đã chọn.

Người dùng cần kiểm tra kết quả tìm kiếm, đặc biệt là thời gian, trạng thái gửi cơ quan thuế, số lượng hóa đơn trong bảng và thông tin đơn vị phát hành. Nếu kết quả không đúng, cần chỉnh lại điều kiện tìm kiếm.

9. Bước 7: Chọn bảng tổng hợp cần gửi cơ quan thuế

Khi danh sách hiển thị bảng tổng hợp cần xử lý, người dùng chọn đúng bảng cần gửi cơ quan thuế. Có thể chọn một bảng hoặc nhiều bảng tùy chức năng hệ thống và quyền tài khoản.

Trước khi chọn, cần kiểm tra kỹ trạng thái bảng tổng hợp. Không nên gửi nhầm bảng đã gửi thành công hoặc bảng chưa đủ dữ liệu. Nếu bảng có lỗi dữ liệu, nên kiểm tra chi tiết trước khi gửi.

10. Bước 8: Mở chức năng gửi cơ quan thuế

Sau khi chọn bảng tổng hợp, người dùng mở chức năng gửi cơ quan thuế. Tùy giao diện, nút gửi có thể nằm phía trên danh sách hoặc trong menu hành động của từng bảng tổng hợp.

Cần chọn đúng chức năng Gửi cơ quan thuế hoặc chức năng có nội dung tương đương. Không nên chọn nhầm chức năng xem chi tiết, tải file, xóa, sửa hoặc nghiệp vụ khác nếu mục tiêu là gửi bảng tổng hợp lên CQT.

11. Bước 9: Bấm gửi bảng tổng hợp lên cơ quan thuế

Khi đã chọn đúng bảng tổng hợp và mở đúng chức năng, người dùng bấm gửi cơ quan thuế. Hệ thống sẽ bắt đầu xử lý dữ liệu trong bảng tổng hợp và chuyển thông tin lên cơ quan thuế.

Trong lúc hệ thống đang xử lý, không nên tắt trình duyệt, tải lại trang hoặc bấm gửi nhiều lần liên tục. Nếu thao tác lặp lại khi hệ thống chưa xử lý xong, trạng thái có thể bị khó theo dõi.

12. Bước 10: Xác nhận gửi bảng tổng hợp

Một số trường hợp hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận trước khi gửi. Người dùng cần đọc kỹ nội dung xác nhận, kiểm tra lại bảng tổng hợp đã chọn và bấm đồng ý nếu chắc chắn muốn gửi.

Nếu chưa chắc chắn, nên hủy thao tác và quay lại kiểm tra bảng tổng hợp. Chỉ xác nhận khi đã chắc chắn bảng dữ liệu đúng kỳ, đúng trạng thái và đủ điều kiện gửi cơ quan thuế.

13. Bước 11: Chờ hệ thống xử lý dữ liệu

Sau khi xác nhận gửi, Sinvoice sẽ xử lý dữ liệu và chuyển bảng tổng hợp lên cơ quan thuế. Thời gian xử lý có thể phụ thuộc vào số lượng hóa đơn trong bảng, trạng thái kết nối và phản hồi từ hệ thống tiếp nhận.

Người dùng nên chờ hệ thống xử lý xong rồi mới kiểm tra lại trạng thái. Nếu trạng thái chưa cập nhật ngay, có thể tải lại trang hoặc tìm kiếm lại bảng tổng hợp sau ít phút.

14. Bước 12: Kiểm tra trạng thái gửi cơ quan thuế

Sau khi gửi, người dùng cần kiểm tra trạng thái gửi cơ quan thuế của bảng tổng hợp. Trạng thái này giúp biết bảng đã gửi thành công, đang chờ xử lý, bị lỗi hay cần gửi lại.

Nếu trạng thái đã gửi thành công, kế toán có thể lưu thông tin phục vụ quản lý và đối chiếu. Nếu trạng thái báo lỗi, cần mở chi tiết để xem nguyên nhân hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ Sinvoice.

15. Cách xem chi tiết kết quả gửi bảng tổng hợp

Sau khi gửi bảng tổng hợp, người dùng có thể mở chi tiết bảng để kiểm tra kết quả xử lý. Phần chi tiết giúp xác định bảng tổng hợp chứa những hóa đơn nào, dữ liệu nào đã gửi, dữ liệu nào lỗi hoặc trạng thái xử lý hiện tại.

Nếu có hóa đơn bị lỗi trong bảng tổng hợp, người dùng cần kiểm tra lại thông tin hóa đơn, trạng thái phát hành, dữ liệu người mua, tiền hàng, tiền thuế và các trường bắt buộc khác để xử lý theo hướng dẫn.

16. Lỗi thường gặp khi gửi bảng tổng hợp hóa đơn không mã

Trong quá trình gửi hóa đơn không mã theo hình thức bảng tổng hợp lên cơ quan thuế, người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến. Bảng dưới đây tổng hợp nguyên nhân và hướng xử lý:

17. Lưu ý khi gửi hóa đơn không mã theo bảng tổng hợp

Để hạn chế lỗi khi gửi bảng tổng hợp hóa đơn không mã lên cơ quan thuế, người dùng cần kiểm tra kỹ trước và sau khi gửi.

• Đăng nhập đúng tài khoản có quyền xử lý bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn.
• Vào đúng chức năng bảng tổng hợp, không nhầm với danh sách hóa đơn thông thường.
• Lọc đúng thời gian, trạng thái và đơn vị phát hành nếu có nhiều chi nhánh.
• Kiểm tra kỹ bảng tổng hợp trước khi chọn gửi cơ quan thuế.
• Không bấm gửi nhiều lần liên tục khi hệ thống đang xử lý.
• Sau khi gửi, cần kiểm tra trạng thái gửi cơ quan thuế.
• Nếu báo lỗi, nên ghi lại thông báo hoặc chụp màn hình để gửi bộ phận hỗ trợ.

Với doanh nghiệp có nhiều hóa đơn không mã, nên phân công rõ người lập bảng tổng hợp, người kiểm tra dữ liệu, người gửi cơ quan thuế và người theo dõi trạng thái sau khi gửi. Cách làm này giúp hạn chế bỏ sót hóa đơn và dễ kiểm soát dữ liệu theo kỳ.

18. Câu hỏi thường gặp

1. Hóa đơn không mã có cần gửi lên cơ quan thuế không?

Có. Hóa đơn không mã vẫn cần chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo hình thức và quy trình phù hợp, trong đó có hình thức gửi theo bảng tổng hợp trên hệ thống Sinvoice.

2. Bảng tổng hợp dùng để làm gì?

Bảng tổng hợp dùng để tổng hợp dữ liệu các hóa đơn không mã theo kỳ hoặc theo nhóm dữ liệu, sau đó gửi lên cơ quan thuế để phục vụ quản lý và đối chiếu.

3. Không thấy bảng tổng hợp cần gửi thì phải làm sao?

Người dùng cần kiểm tra lại khoảng thời gian, trạng thái, điều kiện lọc và quyền tài khoản. Nếu bảng chưa được lập, cần thực hiện bước lập bảng tổng hợp trước khi gửi.

4. Có thể gửi nhiều bảng tổng hợp cùng lúc không?

Tùy quyền tài khoản và chức năng hệ thống, người dùng có thể chọn một hoặc nhiều bảng để gửi. Tuy nhiên, nên kiểm tra kỹ từng bảng trước khi gửi hàng loạt.

5. Gửi xong làm sao biết đã thành công?

Người dùng cần kiểm tra trạng thái gửi cơ quan thuế trên danh sách bảng tổng hợp hoặc trong phần chi tiết bảng. Nếu trạng thái đã gửi thành công, hệ thống đã ghi nhận kết quả xử lý.

6. Gửi bảng tổng hợp không thành công thì xử lý thế nào?

Cần kiểm tra thông báo lỗi, dữ liệu hóa đơn trong bảng, quyền tài khoản và trạng thái hệ thống. Nếu chưa rõ nguyên nhân, nên chụp màn hình lỗi và gửi bộ phận hỗ trợ Sinvoice để kiểm tra.

19. Kết luận

Gửi hóa đơn không mã theo hình thức bảng tổng hợp lên cơ quan thuế trên Sinvoice là nghiệp vụ quan trọng đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Người dùng cần đăng nhập hệ thống, vào đúng chức năng bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn, tìm kiếm bảng cần gửi, chọn bảng tổng hợp, bấm gửi cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái sau khi gửi.

Để tránh sai sót, cần kiểm tra kỹ kỳ dữ liệu, trạng thái bảng, số lượng hóa đơn trong bảng và kết quả xử lý sau khi gửi. Thao tác đúng quy trình giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hóa đơn không mã minh bạch, hạn chế bỏ sót và thuận tiện khi đối chiếu với cơ quan thuế trên Sinvoice Viettel.