Mẫu hợp đồng buôn bán thực phẩm, thức ăn, đồ ăn

Khác với hợp đồng mua bán hàng hóa thông thường, hợp đồng mua bán thực phẩm cần đặc biệt chú ý đến chất lượng sản phẩm, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, nguồn gốc xuất xứ, hồ sơ an toàn thực phẩm, điều kiện vận chuyển, quy trình đổi trả và trách nhiệm khi thực phẩm gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng. Nếu hợp đồng viết sơ sài, bên mua có thể gặp rủi ro nhận hàng kém chất lượng; bên bán cũng dễ bị tranh chấp về thanh toán, nghiệm thu, đổi trả hoặc trách nhiệm bồi thường.

1. Hợp đồng buôn bán thực phẩm là gì?

Hợp đồng buôn bán thực phẩm là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao thực phẩm, thức ăn, đồ ăn hoặc nguyên liệu thực phẩm đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, thời hạn và điều kiện bảo quản đã cam kết; bên mua có nghĩa vụ nhận hàng, kiểm tra, thanh toán và thực hiện các nghĩa vụ khác theo hợp đồng.

Về bản chất pháp lý, đây thường là một dạng hợp đồng mua bán hàng hóa trong hoạt động thương mại. Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Trong lĩnh vực kinh doanh, hợp đồng mua bán thực phẩm còn chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại 2005, Luật An toàn thực phẩm 2010 và các quy định chuyên ngành có liên quan.

2. Các loại hợp đồng mua bán thực phẩm thường gặp

Tùy mục đích kinh doanh, hợp đồng thực phẩm có thể được đặt tên khác nhau. Một số loại phổ biến gồm:

• Hợp đồng mua bán thực phẩm tươi sống: rau củ, thịt, cá, hải sản, trứng, trái cây, thực phẩm sơ chế.
• Hợp đồng mua bán thực phẩm đông lạnh: thịt đông lạnh, hải sản đông lạnh, đồ ăn cấp đông, nguyên liệu chế biến.
• Hợp đồng mua bán thực phẩm đóng gói: bánh kẹo, đồ hộp, gia vị, mì, bún, miến, đồ uống đóng chai.
• Hợp đồng cung cấp suất ăn: suất ăn công nghiệp, suất ăn trường học, suất ăn bệnh viện, suất ăn cho sự kiện.
• Hợp đồng cung cấp nguyên liệu nhà hàng: thực phẩm, gia vị, đồ uống, nguyên liệu pha chế cho quán ăn, quán cà phê, khách sạn.
• Hợp đồng phân phối thực phẩm: nhà phân phối nhận hàng từ nhà sản xuất để bán lại cho đại lý, siêu thị, cửa hàng bán lẻ.

3. Căn cứ pháp lý khi ký hợp đồng buôn bán thực phẩm

Khi ký hợp đồng buôn bán thực phẩm, các bên nên tham khảo các nhóm quy định sau:

• Bộ luật Dân sự 2015: quy định nguyên tắc giao kết, hiệu lực hợp đồng, quyền và nghĩa vụ dân sự.
• Luật Thương mại 2005: điều chỉnh hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, chế tài thương mại, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại.
• Luật An toàn thực phẩm 2010: quy định quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân trong bảo đảm an toàn thực phẩm.
• Nghị định 15/2018/NĐ-CP: quy định chi tiết một số nội dung về tự công bố sản phẩm, đăng ký bản công bố sản phẩm, kiểm tra thực phẩm nhập khẩu, ghi nhãn, quảng cáo thực phẩm và điều kiện an toàn thực phẩm.
• Các quy định chuyên ngành khác: tùy sản phẩm cụ thể như thực phẩm bảo vệ sức khỏe, phụ gia thực phẩm, đồ uống, sản phẩm nhập khẩu, thực phẩm cho trẻ em hoặc sản phẩm có điều kiện bảo quản đặc biệt.

4. Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng buôn bán thực phẩm

4.1. Điều khoản về tên hàng, chủng loại và quy cách

Hợp đồng cần ghi rõ tên sản phẩm, mã hàng, thương hiệu, quy cách đóng gói, đơn vị tính, trọng lượng, số lượng, xuất xứ, lô hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng. Nếu là thực phẩm tươi sống, cần ghi thêm tiêu chuẩn độ tươi, tỷ lệ hao hụt cho phép, phương thức kiểm tra khi giao nhận. Nếu là thực phẩm đóng gói, nên kèm phụ lục danh mục hàng hóa và hình ảnh nhãn sản phẩm nếu cần.

4.2. Điều khoản về tiêu chuẩn chất lượng và an toàn thực phẩm

Đây là điều khoản quan trọng nhất. Bên bán cần cam kết hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, còn hạn sử dụng, không bị hư hỏng, không ôi thiu, không nhiễm bẩn, không sử dụng phụ gia ngoài quy định và đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm theo pháp luật. Bên mua có quyền từ chối nhận hàng nếu hàng không đạt yêu cầu đã thỏa thuận.

4.3. Điều khoản về hồ sơ, chứng từ đi kèm

Tùy loại thực phẩm, hợp đồng nên quy định bên bán phải cung cấp các hồ sơ cần thiết như hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu thuộc diện phải có, hồ sơ tự công bố hoặc đăng ký bản công bố sản phẩm, giấy tờ kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng hoặc tài liệu truy xuất nguồn gốc.

Nếu bên mua là siêu thị, trường học, bếp ăn tập thể, khách sạn hoặc chuỗi nhà hàng, hồ sơ pháp lý của thực phẩm càng cần được quy định rõ để phục vụ kiểm tra nội bộ, thanh toán, truy xuất khi có khiếu nại và đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước.

4.4. Điều khoản về giao nhận, bảo quản và vận chuyển

Thực phẩm rất nhạy cảm với thời gian, nhiệt độ và điều kiện bảo quản. Vì vậy, hợp đồng cần ghi rõ địa điểm giao hàng, thời gian giao, phương tiện vận chuyển, điều kiện nhiệt độ, người nhận, quy trình kiểm tra, thời hạn phản hồi lỗi và thời điểm chuyển rủi ro. Với hàng đông lạnh, nên ghi cụ thể nhiệt độ bảo quản và trách nhiệm nếu hàng bị rã đông, móp méo bao bì hoặc biến đổi chất lượng trong quá trình vận chuyển.

4.5. Điều khoản về giá, chiết khấu và thanh toán

Giá bán cần ghi rõ đã bao gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa, có bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản lạnh, bao bì, khuyến mại hoặc chiết khấu hay không. Điều khoản thanh toán nên quy định thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán, công nợ tối đa, lãi chậm trả, phương thức chuyển khoản và điều kiện tạm ngừng giao hàng nếu bên mua chậm thanh toán.

4.6. Điều khoản đổi trả, thu hồi và xử lý hàng lỗi

Với thực phẩm, điều khoản đổi trả cần viết rất rõ. Các bên nên thỏa thuận trường hợp được đổi trả như hàng sai chủng loại, thiếu số lượng, hư hỏng, hết hạn, cận hạn không đúng cam kết, bao bì rách, không đủ chứng từ hoặc không đạt tiêu chuẩn kiểm tra. Ngoài ra, cần quy định thời hạn thông báo lỗi, phương thức lập biên bản, trách nhiệm thu hồi và chi phí vận chuyển hàng lỗi.

4.7. Điều khoản phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

Nếu bên bán giao thực phẩm không đạt chất lượng, giao hàng trễ, không cung cấp chứng từ hợp lệ hoặc vi phạm cam kết an toàn thực phẩm, bên mua có thể bị thiệt hại về uy tín, doanh thu, chi phí thu hồi, khiếu nại của khách hàng hoặc xử lý vi phạm. Ngược lại, nếu bên mua chậm thanh toán, hủy đơn hàng không đúng thỏa thuận hoặc từ chối nhận hàng không có căn cứ, bên bán cũng có thể bị thiệt hại.

Với hợp đồng thương mại, mức phạt vi phạm thường cần phù hợp với giới hạn của Luật Thương mại 2005. Ngoài phạt vi phạm, hợp đồng nên ghi rõ quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế, hợp lý, hợp lệ nếu có đủ căn cứ chứng minh.

5. Mẫu điều khoản chất lượng thực phẩm tham khảo

6. Mẫu cấu trúc hợp đồng buôn bán thực phẩm

Một hợp đồng buôn bán thực phẩm cơ bản có thể được xây dựng theo cấu trúc sau:

7. Mẫu hợp đồng buôn bán thực phẩm, thức ăn, đồ ăn tham khảo

Dưới đây là mẫu hợp đồng buôn bán thực phẩm cơ bản để doanh nghiệp, cửa hàng, nhà hàng, bếp ăn, đơn vị cung cấp suất ăn hoặc nhà phân phối tham khảo. Khi sử dụng thực tế, các bên cần điều chỉnh thông tin hàng hóa, giá bán, phương thức giao nhận, điều kiện bảo quản và hồ sơ an toàn thực phẩm cho phù hợp với từng loại sản phẩm.

8. Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng mua bán thực phẩm

• Không ghi rõ tiêu chuẩn chất lượng, dẫn đến tranh chấp khi thực phẩm không đạt yêu cầu.
• Không quy định hạn sử dụng tối thiểu tại thời điểm giao hàng.
• Không yêu cầu hồ sơ công bố, tự công bố, kiểm dịch hoặc chứng từ nguồn gốc khi cần.
• Không quy định trách nhiệm bảo quản lạnh, làm hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Không có quy trình đổi trả, thu hồi hàng lỗi hoặc xử lý hàng cận hạn.
• Không tách rõ trách nhiệm khi lỗi phát sinh từ bên bán, bên vận chuyển hoặc bên mua.
• Không có điều khoản phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại khi thực phẩm gây ảnh hưởng đến khách hàng cuối.
• Hợp đồng giấy, phụ lục, phiếu giao hàng, biên bản kiểm nhận bị thất lạc, khó đối chiếu công nợ.

9. Checklist rà soát hợp đồng buôn bán thực phẩm trước khi ký

10. Ký hợp đồng buôn bán thực phẩm bằng hợp đồng điện tử có hợp lệ không?

Hợp đồng buôn bán thực phẩm có thể được ký bằng phương thức điện tử nếu đáp ứng điều kiện về giao dịch điện tử, pháp luật hợp đồng và quy định chuyên ngành có liên quan. Hình thức này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng với nhà cung cấp, đại lý, cửa hàng, bếp ăn, chi nhánh hoặc đối tác ở nhiều địa phương.

Khi ký điện tử, doanh nghiệp cần quản lý tốt hợp đồng chính, phụ lục danh mục hàng hóa, bảng giá, chính sách chiết khấu, biên bản giao nhận, chứng từ an toàn thực phẩm và lịch sử ký. Việc lưu trữ tập trung giúp giảm rủi ro thất lạc hồ sơ, nhầm phiên bản hoặc khó chứng minh khi có tranh chấp chất lượng, thanh toán, giao nhận.

11. Lợi ích khi quản lý hợp đồng thực phẩm trên VContract

Với các doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, số lượng hợp đồng, đơn hàng, phụ lục giá, phiếu giao nhận và hồ sơ chứng từ thường rất nhiều. Nếu quản lý thủ công bằng giấy hoặc file rời rạc, doanh nghiệp dễ bị thất lạc hồ sơ, khó kiểm tra công nợ, khó xác định phiên bản hợp đồng mới nhất và mất thời gian khi cần truy xuất thông tin.

VContract giúp doanh nghiệp chuẩn hóa mẫu hợp đồng, gửi ký nhiều bên, thiết lập luồng phê duyệt, ký số từ xa, lưu trữ hợp đồng tập trung và dễ dàng tra cứu theo đối tác, thời gian, trạng thái ký hoặc loại hợp đồng. Đây là giải pháp phù hợp với nhà phân phối thực phẩm, chuỗi cửa hàng, đơn vị cung cấp suất ăn, doanh nghiệp sản xuất thực phẩm và các đơn vị có nhiều hợp đồng mua bán hàng hóa.

12. Kết luận

Hợp đồng buôn bán thực phẩm, thức ăn, đồ ăn cần được soạn kỹ hơn hợp đồng mua bán thông thường vì hàng hóa liên quan trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng, điều kiện bảo quản, hạn sử dụng, nguồn gốc xuất xứ và trách nhiệm an toàn thực phẩm. Một hợp đồng tốt cần làm rõ sản phẩm, chất lượng, chứng từ, giao nhận, bảo quản, đổi trả, thanh toán, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.

Doanh nghiệp không nên dùng mẫu hợp đồng quá chung chung cho mọi loại thực phẩm. Thực phẩm tươi sống, thực phẩm đông lạnh, thực phẩm đóng gói, suất ăn công nghiệp và nguyên liệu nhà hàng đều có đặc thù riêng. Vì vậy, hợp đồng cần được điều chỉnh theo từng loại hàng hóa, quy trình giao nhận và yêu cầu pháp lý cụ thể.

Khi kết hợp điều khoản hợp đồng chặt chẽ với nền tảng ký hợp đồng điện tử VContract, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian ký kết, giảm chi phí giấy tờ, quản lý hợp đồng tập trung và nâng cao khả năng chứng minh khi phát sinh tranh chấp.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng buôn bán thực phẩm

1. Hợp đồng buôn bán thực phẩm có bắt buộc lập bằng văn bản không?

Không phải mọi giao dịch đều bắt buộc lập bằng văn bản, nhưng với hoạt động kinh doanh thực phẩm, các bên nên lập hợp đồng bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử để làm căn cứ giao nhận, thanh toán, truy xuất nguồn gốc và xử lý tranh chấp.

2. Bên bán thực phẩm cần cung cấp giấy tờ gì?

Tùy loại sản phẩm, bên bán có thể cần cung cấp hóa đơn, phiếu giao hàng, giấy tờ nguồn gốc, hồ sơ công bố hoặc tự công bố sản phẩm, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, chứng nhận kiểm dịch hoặc tài liệu liên quan theo quy định chuyên ngành.

3. Hàng thực phẩm cận hạn có được giao không?

Có thể giao nếu các bên có thỏa thuận và hàng vẫn đáp ứng quy định pháp luật. Tuy nhiên, hợp đồng nên ghi rõ hạn sử dụng tối thiểu tại thời điểm giao hàng để tránh việc bên mua nhận hàng quá cận hạn, khó bán hoặc không kịp sử dụng.

4. Nếu thực phẩm không đạt chất lượng thì xử lý thế nào?

Các bên xử lý theo hợp đồng và quy định pháp luật. Thông thường, bên mua có thể từ chối nhận hàng, yêu cầu đổi hàng, giảm giá, hoàn tiền hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu chứng minh được thiệt hại phát sinh do hàng hóa không đạt chất lượng.

5. Có nên ký hợp đồng thực phẩm bằng VContract không?

Nên dùng nếu doanh nghiệp thường xuyên ký với nhiều nhà cung cấp, đại lý, cửa hàng, bếp ăn hoặc chi nhánh. VContract giúp ký nhanh, lưu trữ tập trung, quản lý phụ lục, tra cứu hợp đồng và giảm rủi ro thất lạc hồ sơ.