Cách ký hợp đồng điện tử bằng mã OTP trên điện thoại VContract

Ký hợp đồng điện tử bằng mã OTP trên điện thoại là một trong những cách ký đơn giản, nhanh chóng và phù hợp với nhiều người dùng khi xử lý hợp đồng trên hệ thống VContract Viettel. Thay vì phải sử dụng USB Token hoặc thao tác trên máy tính, người ký có thể nhận thông báo hợp đồng, kiểm tra nội dung và xác nhận ký ngay trên điện thoại thông qua mã OTP được gửi về số điện thoại hoặc phương thức xác thực đã đăng ký.

Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách ký hợp đồng điện tử bằng mã OTP trên điện thoại VContract, giúp cá nhân, doanh nghiệp, nhân sự, kế toán, cộng tác viên hoặc đối tác dễ dàng thao tác khi được mời ký hợp đồng điện tử. Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo các cách ký hợp đồng VContract khác như MySign, USB-Token,…

1. Ký hợp đồng điện tử bằng mã OTP trên VContract là gì?

Ký hợp đồng điện tử bằng mã OTP trên VContract là hình thức người ký xác nhận ý chí ký kết thông qua một mã xác thực dùng một lần. Mã OTP thường được gửi về số điện thoại, email hoặc kênh xác thực được hệ thống thiết lập sẵn cho người ký.

Khi người dùng mở hợp đồng trên điện thoại, đọc nội dung và bấm xác nhận ký, hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã OTP. Sau khi nhập đúng mã trong thời gian hiệu lực, thao tác ký được ghi nhận trên hệ thống và hợp đồng sẽ chuyển sang trạng thái đã ký hoặc tiếp tục chờ các bên còn lại ký theo luồng.

Hình thức ký bằng OTP phù hợp với các trường hợp cần thao tác nhanh, không yêu cầu cắm thiết bị ký số vào máy tính và người ký cần xử lý hợp đồng từ xa. Tuy nhiên, người dùng vẫn cần kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi nhập mã OTP để tránh xác nhận nhầm hồ sơ.

2. Khi nào nên ký hợp đồng VContract bằng OTP trên điện thoại?

Ký bằng OTP trên điện thoại phù hợp với nhiều tình huống thực tế, đặc biệt khi người ký không ngồi trước máy tính hoặc cần hoàn tất hợp đồng nhanh trong thời gian ngắn.

• Người ký nhận hợp đồng khi đang di chuyển hoặc làm việc bên ngoài văn phòng.
• Hợp đồng cần xác nhận nhanh, không cần cắm USB Token.
• Người ký là cá nhân, cộng tác viên, khách hàng hoặc đối tác được mời ký từ xa.
• Doanh nghiệp muốn rút ngắn thời gian ký các văn bản đơn giản, phụ lục, xác nhận hoặc thỏa thuận.
• Người dùng muốn ký trực tiếp trên điện thoại thông minh có kết nối Internet.

Dù thao tác ký OTP khá thuận tiện, người dùng vẫn nên tuân thủ đúng quy trình xác thực. Mã OTP chỉ nên được nhập bởi chính người có quyền ký và không được chia sẻ cho người khác.

3. Điều kiện cần chuẩn bị trước khi ký bằng OTP

Trước khi ký hợp đồng điện tử bằng mã OTP trên điện thoại, người dùng cần chuẩn bị một số điều kiện cơ bản để quá trình ký diễn ra thuận lợi.

4. Cách ký hợp đồng điện tử bằng mã OTP trên điện thoại VContract

Tùy giao diện hệ thống và cấu hình của từng doanh nghiệp, tên nút hoặc vị trí chức năng có thể khác nhau. Tuy nhiên, quy trình ký hợp đồng điện tử bằng OTP trên điện thoại VContract thường gồm các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Mở thông báo hợp đồng cần ký

Khi có hợp đồng cần ký, người dùng thường nhận được thông báo qua tin nhắn, email hoặc tài khoản VContract. Trên điện thoại, người ký mở thông báo và bấm vào đường dẫn hợp đồng được gửi kèm.

Trước khi mở liên kết, nên kiểm tra đúng nguồn gửi, đúng tên hợp đồng và đúng thông tin người nhận. Không nên bấm vào các đường dẫn lạ hoặc tin nhắn không rõ nguồn gốc để tránh rủi ro bảo mật.

Bước 2: Đăng nhập hoặc xác thực người ký

Sau khi mở đường dẫn hợp đồng, hệ thống có thể yêu cầu người dùng đăng nhập tài khoản VContract hoặc xác thực thông tin người ký. Người dùng cần nhập đúng thông tin theo yêu cầu, ví dụ số điện thoại, email, tài khoản hoặc mã xác minh ban đầu nếu có.

Nếu không đăng nhập được, người dùng nên kiểm tra lại tài khoản, mật khẩu, kết nối Internet hoặc liên hệ người gửi hợp đồng để xác nhận thông tin nhận ký đã đúng chưa.

Bước 3: Đọc và kiểm tra nội dung hợp đồng

Đây là bước rất quan trọng. Người ký cần mở toàn bộ nội dung hợp đồng trên điện thoại và kiểm tra kỹ các thông tin trước khi bấm ký. Không nên chỉ nhìn tên hợp đồng rồi xác nhận ngay.

• Kiểm tra tên hợp đồng, số hợp đồng và ngày lập hợp đồng.
• Kiểm tra thông tin các bên tham gia ký kết.
• Kiểm tra họ tên, chức vụ, số điện thoại, email hoặc thông tin định danh người ký.
• Kiểm tra giá trị hợp đồng, thời hạn thực hiện, nghĩa vụ thanh toán nếu có.
• Kiểm tra điều khoản chấm dứt, phạt vi phạm, bảo mật, giải quyết tranh chấp.
• Kiểm tra đúng vị trí ký và vai trò ký của mình.

Nếu phát hiện nội dung chưa đúng, người ký nên dừng thao tác và báo lại người gửi hợp đồng để chỉnh sửa. Chỉ nên ký khi đã hiểu rõ và đồng ý với nội dung hợp đồng.

Bước 4: Chọn vị trí ký hoặc xác nhận ký

Sau khi kiểm tra nội dung, người dùng chọn vị trí ký theo hướng dẫn của hệ thống. Một số hợp đồng đã được đặt sẵn vị trí ký, người ký chỉ cần bấm vào nút ký hoặc xác nhận tại vị trí được chỉ định.

Nếu hợp đồng có nhiều trang, người ký nên kéo xem hết tài liệu để bảo đảm không bỏ sót trang quan trọng. Trường hợp hệ thống yêu cầu xác nhận đã đọc hợp đồng, người dùng cần tích chọn đúng nội dung xác nhận trước khi tiếp tục.

Bước 5: Nhận mã OTP trên điện thoại

Khi người dùng bấm ký, hệ thống sẽ gửi mã OTP về số điện thoại hoặc kênh xác thực đã đăng ký. Mã OTP thường có thời gian hiệu lực ngắn, vì vậy người dùng cần nhập mã trong thời gian quy định.

Nếu chưa nhận được mã, người dùng nên đợi trong giây lát, kiểm tra sóng điện thoại, kiểm tra hộp thư tin nhắn, tránh bấm gửi lại mã quá nhiều lần liên tục. Nếu số điện thoại đăng ký không đúng, cần liên hệ người gửi hợp đồng hoặc quản trị viên để kiểm tra lại thông tin.

Bước 6: Nhập mã OTP và hoàn tất ký hợp đồng

Sau khi nhận được mã OTP, người ký nhập chính xác mã vào ô xác thực trên hệ thống và bấm xác nhận. Nếu mã đúng và còn hiệu lực, hệ thống sẽ ghi nhận thao tác ký thành công.

Người dùng cần chờ hệ thống xử lý xong, không nên tắt trình duyệt quá sớm. Sau khi ký thành công, màn hình thường hiển thị trạng thái hợp đồng đã ký hoặc thông báo hợp đồng đang chờ các bên còn lại ký tiếp.

Bước 7: Kiểm tra trạng thái hợp đồng sau khi ký

Sau khi nhập OTP và ký thành công, người dùng nên kiểm tra lại trạng thái hợp đồng. Nếu hợp đồng có nhiều người ký, trạng thái có thể vẫn là đang xử lý hoặc chờ ký tiếp. Nếu tất cả các bên đã ký đủ, hợp đồng sẽ chuyển sang trạng thái hoàn tất.

Người dùng có thể tải về bản hợp đồng đã ký hoặc lưu lại thông tin để tra cứu khi cần. Doanh nghiệp nên quản lý hợp đồng điện tử tập trung trên hệ thống để tiện theo dõi, đối soát và lưu trữ.

5. Lưu ý bảo mật khi ký hợp đồng bằng mã OTP

Mã OTP là mã xác thực quan trọng, thể hiện việc người ký xác nhận thao tác trên hợp đồng. Vì vậy, người dùng cần bảo mật mã OTP trong suốt quá trình ký.

• Không cung cấp mã OTP cho bất kỳ ai, kể cả qua điện thoại, tin nhắn hoặc mạng xã hội.
• Không chụp màn hình mã OTP gửi cho người khác để nhờ ký hộ.
• Không ký hợp đồng nếu chưa đọc kỹ nội dung.
• Không bấm vào đường dẫn hợp đồng từ nguồn không rõ ràng.
• Không sử dụng điện thoại của người khác để nhận hoặc nhập mã OTP nếu không cần thiết.
• Nên thoát tài khoản sau khi ký nếu sử dụng thiết bị không phải của mình.

Nếu nghi ngờ mã OTP bị lộ hoặc có người khác sử dụng thông tin của mình để ký hợp đồng, người dùng cần liên hệ ngay với đơn vị gửi hợp đồng hoặc bộ phận hỗ trợ để kiểm tra trạng thái giao dịch.

6. Không nhận được mã OTP khi ký VContract phải làm sao?

Không nhận được mã OTP là tình huống khá thường gặp khi ký hợp đồng điện tử trên điện thoại. Người dùng có thể kiểm tra theo các hướng sau:

Nếu đã kiểm tra các nguyên nhân trên nhưng vẫn không nhận được OTP, người dùng nên chụp màn hình lỗi và gửi cho bộ phận hỗ trợ để kiểm tra tài khoản, số điện thoại nhận ký và trạng thái hợp đồng.

7. Nhập sai mã OTP nhiều lần có ảnh hưởng gì không?

Khi nhập sai mã OTP nhiều lần, hệ thống có thể tạm thời không cho xác thực tiếp để bảo đảm an toàn. Điều này nhằm hạn chế việc dò mã hoặc thao tác bất thường trên hợp đồng điện tử.

Nếu nhập sai OTP, người dùng nên kiểm tra lại tin nhắn mới nhất, phân biệt mã cũ và mã mới, nhập đúng từng ký tự và bấm xác nhận một lần. Không nên vội vàng bấm gửi lại mã liên tục vì có thể làm người dùng nhầm giữa nhiều mã OTP khác nhau.

Trường hợp bị khóa xác thực tạm thời hoặc không thể gửi lại mã, người dùng nên liên hệ người gửi hợp đồng hoặc bộ phận hỗ trợ VContract để được kiểm tra.

8. Ký OTP trên điện thoại có giá trị pháp lý không?

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không chỉ phụ thuộc vào việc người dùng nhập mã OTP, mà còn phụ thuộc vào quy trình xác thực, dữ liệu ký, thông tin người ký, thời điểm ký, khả năng truy cập và kiểm chứng thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật.

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, thông điệp dữ liệu có thể được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử, tài liệu điện tử, hợp đồng điện tử và các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác. Luật này cũng quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và giao dịch điện tử theo điều kiện luật định.

Đối với trường hợp ký bằng chữ ký số, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Còn với hình thức xác thực OTP, doanh nghiệp cần sử dụng đúng quy trình hệ thống, đúng người ký, đúng tài khoản và bảo đảm khả năng lưu vết giao dịch để phục vụ đối chiếu khi cần.

9. Ưu điểm của ký hợp đồng điện tử bằng OTP trên điện thoại

Ký hợp đồng điện tử bằng OTP trên điện thoại mang lại nhiều thuận tiện cho người dùng, nhất là trong bối cảnh doanh nghiệp cần xử lý hồ sơ nhanh và làm việc từ xa.

• Ký được ở mọi nơi khi có điện thoại và Internet.
• Không cần in hợp đồng giấy để ký tay.
• Không phải chuyển phát hồ sơ qua lại nhiều lần.
• Giảm thời gian chờ người ký có mặt tại văn phòng.
• Phù hợp với khách hàng, cộng tác viên, nhân sự hoặc đối tác ở xa.
• Dễ theo dõi trạng thái hợp đồng sau khi ký.
• Hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và quản lý hợp đồng tập trung.

Với các hợp đồng có quy trình đơn giản, ký OTP giúp giảm đáng kể thời gian xử lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lựa chọn phương thức ký phù hợp với từng loại hồ sơ, giá trị giao dịch và yêu cầu quản trị rủi ro.

10. Những lỗi thường gặp khi ký VContract bằng OTP trên điện thoại

Trong quá trình ký, người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến như sau:

• Không mở được đường dẫn hợp đồng trên điện thoại.
• Không đăng nhập được tài khoản VContract.
• Không hiển thị nút ký trên màn hình điện thoại.
• Không nhận được mã OTP.
• Nhập mã OTP nhưng hệ thống báo sai hoặc hết hạn.
• Bấm ký xong nhưng hợp đồng chưa chuyển trạng thái.
• Hợp đồng đã bị thu hồi hoặc hết hạn xử lý.
• Người ký chưa đến lượt ký trong luồng hợp đồng.

Khi gặp lỗi, người dùng nên đọc kỹ thông báo trên màn hình, kiểm tra lại kết nối mạng, tải lại trang, đăng nhập lại hoặc liên hệ người gửi hợp đồng để xác nhận trạng thái hồ sơ. Không nên tự ý ký lại nhiều lần nếu chưa rõ nguyên nhân.

11. Câu hỏi thường gặp khi ký hợp đồng VContract bằng OTP

1. Có thể ký hợp đồng VContract bằng OTP trên mọi điện thoại không?

Người dùng có thể ký trên điện thoại thông minh có kết nối Internet và mở được đường dẫn hợp đồng. Nên sử dụng trình duyệt ổn định, màn hình đủ lớn để đọc kỹ nội dung trước khi ký.

2. Mã OTP có hiệu lực trong bao lâu?

Mã OTP thường chỉ có hiệu lực trong thời gian ngắn theo cấu hình của hệ thống. Người dùng nên nhập mã ngay sau khi nhận được và sử dụng mã mới nhất nếu đã yêu cầu gửi lại.

3. Có thể nhờ người khác nhận OTP để ký hộ không?

Không nên. Mã OTP gắn với thao tác xác thực của người ký. Người dùng không nên chia sẻ mã OTP, tài khoản hoặc điện thoại nhận mã cho người khác, trừ trường hợp có thẩm quyền và quy trình nội bộ rõ ràng.

4. Ký OTP xong có tải được hợp đồng về không?

Sau khi hợp đồng hoàn tất theo luồng ký, người dùng hoặc doanh nghiệp có thể tải, lưu trữ hoặc tra cứu hợp đồng trên hệ thống tùy theo quyền được cấp.

5. Nếu phát hiện hợp đồng sai sau khi nhập OTP thì xử lý thế nào?

Người ký cần báo ngay cho bên gửi hợp đồng hoặc bộ phận phụ trách để kiểm tra trạng thái. Nếu hợp đồng đã hoàn tất, việc điều chỉnh thường phải thực hiện bằng phụ lục, biên bản thỏa thuận hoặc tạo lại hợp đồng theo quy trình phù hợp.

6. Ký bằng OTP có cần cài Plugin ký số không?

Thông thường, ký bằng OTP trên điện thoại không giống thao tác ký bằng USB Token trên máy tính. Vì vậy, người dùng thường không cần cài Plugin ký số như khi ký bằng thiết bị chữ ký số. Tuy nhiên, yêu cầu cụ thể còn phụ thuộc vào phương thức ký mà doanh nghiệp cấu hình trên VContract.

12. Kết luận

Ký hợp đồng điện tử bằng mã OTP trên điện thoại VContract là giải pháp thuận tiện, nhanh chóng và phù hợp với người dùng cần xử lý hợp đồng từ xa. Chỉ với điện thoại có Internet, người ký có thể mở hợp đồng, kiểm tra nội dung, nhận mã OTP và xác nhận ký trong thời gian ngắn.

Tuy nhiên, người ký cần đặc biệt lưu ý việc đọc kỹ nội dung hợp đồng, bảo mật mã OTP, kiểm tra đúng thông tin người ký và không chia sẻ mã xác thực cho người khác. Doanh nghiệp cũng nên hướng dẫn người dùng quy trình ký rõ ràng để hạn chế lỗi và bảo đảm hồ sơ hợp đồng được xử lý đúng thẩm quyền.