Cách sử dụng chức năng xóa bỏ và khôi phục hóa đơn Sinvoice

Trong quá trình sử dụng Sinvoice Viettel, người dùng có thể gặp trường hợp hóa đơn đã phát hành nhưng cần xử lý lại do nhập sai thông tin, lập nhầm hóa đơn, sai nội dung hàng hóa dịch vụ, sai thông tin người mua hoặc cần điều chỉnh theo quy trình kế toán. Khi đó, chức năng xóa bỏ hóa đơn và khôi phục hóa đơn trên Sinvoice sẽ giúp người dùng xử lý hóa đơn đúng trạng thái trên hệ thống.

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách xóa và khôi phục hóa đơn trên Sinvoice Viettel theo đúng thao tác trong video: tìm kiếm hóa đơn đã phát hành, chọn chức năng xóa bỏ hóa đơn, nhập văn bản thỏa thuận, ngày thỏa thuận, lý do xóa bỏ, kiểm tra trạng thái hóa đơn xóa bỏ và khôi phục lại hóa đơn khi cần.

1. Xóa và khôi phục hóa đơn trên Sinvoice là gì?

Xóa hóa đơn trên Sinvoice là thao tác chuyển trạng thái hóa đơn đã phát hành sang trạng thái hóa đơn xóa bỏ. Khi thực hiện thao tác này, hóa đơn không biến mất hoàn toàn khỏi hệ thống mà vẫn được lưu lại để phục vụ tra cứu, kiểm tra, đối chiếu và quản lý nghiệp vụ.

Khôi phục hóa đơn là thao tác đưa hóa đơn đã bị xóa bỏ trở lại trạng thái có thể tiếp tục sử dụng hoặc tiếp tục được quản lý theo trạng thái phù hợp trên hệ thống. Chức năng này thường dùng khi người dùng xóa nhầm hóa đơn, xóa chưa đúng quy trình hoặc phát hiện hóa đơn vẫn cần được giữ lại.

Đây là hai chức năng quan trọng trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử. Người dùng cần thao tác cẩn thận, kiểm tra đúng số hóa đơn, đúng khách hàng, đúng ngày phát hành và đúng lý do xử lý trước khi xác nhận.

2. Khi nào cần xóa bỏ hóa đơn trên Sinvoice?

Người dùng có thể cần xóa bỏ hóa đơn trên Sinvoice trong một số trường hợp phổ biến sau:

• Hóa đơn lập sai tên người mua hoặc tên đơn vị.
• Hóa đơn sai mã số thuế, địa chỉ, email hoặc thông tin khách hàng.
• Hóa đơn sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc tổng thanh toán.
• Hóa đơn sai nội dung hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn lập nhầm, không còn phù hợp để tiếp tục sử dụng.
• Hai bên đã có văn bản thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn.
• Người dùng cần xóa hóa đơn sai trước khi lập hóa đơn mới đúng thông tin.

Trước khi xóa bỏ hóa đơn, kế toán hoặc người phụ trách cần kiểm tra tình trạng hóa đơn đã gửi khách hàng chưa, đã kê khai thuế chưa, có cần lập văn bản thỏa thuận hay không và có cần thông báo nội bộ trước khi xử lý hay không.

3. Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Sinvoice Viettel

Đầu tiên, người dùng đăng nhập vào hệ thống Sinvoice Viettel bằng tài khoản được cấp quyền. Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống hiển thị giao diện quản lý hóa đơn với thanh menu chức năng và danh sách các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử.

Người dùng cần vào khu vực quản lý hóa đơn đã phát hành. Đây là nơi hiển thị danh sách hóa đơn đã lập, đã phát hành, kèm theo các thông tin như mẫu hóa đơn, số hóa đơn, người mua, ngày phát hành, tổng tiền, trạng thái và cột hành động.

Nếu tài khoản không thấy danh sách hóa đơn hoặc không thấy chức năng xóa bỏ, có thể tài khoản chưa được phân quyền. Khi đó, cần liên hệ quản trị viên hệ thống hoặc bộ phận hỗ trợ Sinvoice để kiểm tra lại quyền thao tác.

4. Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn cần xóa bỏ

Tại màn hình quản lý hóa đơn đã phát hành, người dùng nhập thông tin tìm kiếm để lọc đúng hóa đơn cần xử lý. Trong video, người hướng dẫn tìm hóa đơn theo số hóa đơn và khoảng thời gian phát hành.

Một số trường tìm kiếm thường dùng gồm:

• Số hóa đơn: nhập số hóa đơn cần tìm.
• Tìm kiếm theo: chọn tiêu chí tìm kiếm, ví dụ ngày phát hành.
• Từ ngày: nhập ngày bắt đầu cần lọc.
• Đến ngày: nhập ngày kết thúc cần lọc.
• Mẫu hóa đơn: chọn mẫu hóa đơn nếu cần lọc chi tiết.
• Nhà cung cấp: chọn đơn vị phát hành hóa đơn nếu hệ thống có nhiều đơn vị.

Sau khi nhập điều kiện tìm kiếm, bấm nút Tìm kiếm. Hệ thống sẽ trả về danh sách hóa đơn phù hợp. Người dùng cần kiểm tra kỹ dòng hóa đơn, đặc biệt là số hóa đơn, người mua, ngày phát hành và tổng tiền trước khi thao tác.

5. Bước 3: Chọn chức năng “Xóa bỏ hóa đơn”

Khi đã tìm thấy đúng hóa đơn, người dùng bấm vào biểu tượng thao tác tại cột Hành động. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các chức năng xử lý hóa đơn.

Tùy trạng thái hóa đơn, menu thao tác có thể có các chức năng như xem hóa đơn, điều chỉnh thông tin, điều chỉnh tiền, lập hóa đơn thay thế, gửi email, gửi cơ quan thuế, giải trình, sao chép và Xóa bỏ hóa đơn.

Để xử lý hóa đơn sai, người dùng chọn Xóa bỏ hóa đơn. Hệ thống sẽ mở màn hình nhập thông tin xóa bỏ hóa đơn, trong đó có phần thông tin khách hàng và thông tin chung cần bổ sung trước khi xác nhận.

6. Bước 4: Nhập thông tin xóa bỏ hóa đơn

Tại màn hình xóa bỏ hóa đơn, hệ thống hiển thị thông tin khách hàng như tên người mua, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email và các dữ liệu liên quan. Các thông tin này được lấy từ hóa đơn gốc để người dùng kiểm tra lại trước khi xử lý.

Phần quan trọng cần nhập là Thông tin chung. Theo thao tác trong video, người dùng cần nhập các nội dung sau:

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng bấm nút Xóa. Cần kiểm tra lại một lần cuối trước khi bấm vì đây là thao tác thay đổi trạng thái hóa đơn trên hệ thống.

7. Bước 5: Kiểm tra trạng thái hóa đơn sau khi xóa bỏ

Sau khi bấm xóa, hệ thống sẽ xử lý yêu cầu. Người dùng không nên tắt trình duyệt hoặc bấm nhiều lần liên tục trong lúc hệ thống đang cập nhật.

Khi xóa bỏ thành công, hóa đơn sẽ quay lại danh sách quản lý và trạng thái hiển thị là Hóa đơn xóa bỏ. Trong video, trạng thái này được hiển thị bằng nhãn màu cam ở cột trạng thái của hóa đơn.

Người dùng cần kiểm tra lại số hóa đơn, người mua, ngày phát hành và trạng thái để chắc chắn hóa đơn đã được xử lý đúng. Nếu trạng thái chưa thay đổi, có thể tải lại trang hoặc tìm kiếm lại hóa đơn để kiểm tra.

8. Cách khôi phục hóa đơn đã xóa bỏ trên Sinvoice

Nếu sau khi xóa bỏ hóa đơn, người dùng phát hiện cần đưa hóa đơn trở lại, có thể sử dụng chức năng Khôi phục. Trong video, sau khi hóa đơn chuyển sang trạng thái Hóa đơn xóa bỏ, menu hành động của hóa đơn xuất hiện chức năng khôi phục.

Để khôi phục, người dùng thực hiện theo các bước:

• Tìm lại hóa đơn đang có trạng thái Hóa đơn xóa bỏ.
• Bấm biểu tượng thao tác tại cột Hành động.
• Chọn chức năng Khôi phục.
• Kiểm tra lại thông tin hóa đơn trên màn hình khôi phục.
• Nhập lý do khôi phục.
• Bấm nút Khôi phục.
• Xác nhận thao tác khi hệ thống hỏi lại.

Chỉ nên khôi phục khi đã chắc chắn hóa đơn cần được đưa trở lại. Nếu chưa rõ nguyên nhân xóa bỏ hoặc chưa được phép xử lý, nên kiểm tra với kế toán phụ trách trước khi thao tác.

9. Nhập lý do khôi phục hóa đơn

Khi chọn chức năng khôi phục, hệ thống mở màn hình thông tin hóa đơn. Người dùng có thể xem lại thông tin khách hàng, mẫu hóa đơn, số hóa đơn gốc, ngày lập hóa đơn gốc, hình thức thanh toán và tổng tiền.

Trường bắt buộc cần nhập là Lý do khôi phục. Nếu chưa nhập lý do mà bấm khôi phục, hệ thống sẽ cảnh báo: “Bạn chưa nhập lý do khôi phục”.

Một số lý do khôi phục có thể sử dụng:

• Khôi phục do thao tác xóa nhầm hóa đơn.
• Khôi phục do hóa đơn vẫn còn giá trị sử dụng.
• Khôi phục theo yêu cầu kiểm tra lại hồ sơ.
• Khôi phục do hóa đơn bị xóa bỏ chưa đúng quy trình.
• Khôi phục để tiếp tục xử lý theo nghiệp vụ kế toán.

Sau khi nhập lý do rõ ràng, người dùng bấm Khôi phục để chuyển sang bước xác nhận.

10. Xác nhận khôi phục hóa đơn

Sau khi bấm khôi phục, hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận với nội dung tương tự: “Bạn có chắc chắn muốn khôi phục hóa đơn?”. Người dùng có thể chọn Đồng ý hoặc Hủy bỏ.

Nếu chắc chắn cần khôi phục hóa đơn, bấm Đồng ý. Nếu cần kiểm tra lại, chọn Hủy bỏ để dừng thao tác.

Sau khi khôi phục thành công, người dùng quay lại danh sách hóa đơn để kiểm tra lại trạng thái. Việc kiểm tra sau thao tác rất quan trọng để bảo đảm hóa đơn đã được xử lý đúng như mong muốn.

11. Tóm tắt quy trình xóa và khôi phục hóa đơn trên Sinvoice

12. Lỗi thường gặp khi xóa và khôi phục hóa đơn

Trong quá trình thao tác, người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến. Dưới đây là bảng tổng hợp nguyên nhân và cách xử lý:

13. Lưu ý quan trọng trước khi xóa hóa đơn trên Sinvoice

Xóa bỏ hóa đơn là nghiệp vụ cần thực hiện cẩn trọng. Người dùng không nên xóa hóa đơn khi chưa kiểm tra đầy đủ thông tin hoặc chưa có sự thống nhất của bộ phận phụ trách.

• Kiểm tra đúng số hóa đơn, mẫu hóa đơn và ngày phát hành.
• Kiểm tra đúng tên người mua, mã số thuế, địa chỉ và tổng tiền.
• Chỉ xóa bỏ khi có lý do rõ ràng và phù hợp quy trình nội bộ.
• Nên lưu văn bản hoặc biên bản thỏa thuận nếu có.
• Không xóa nhầm hóa đơn đã sử dụng đúng.
• Không thao tác nhiều lần khi hệ thống đang xử lý.
• Sau khi xóa hoặc khôi phục, cần kiểm tra lại trạng thái hóa đơn.

Nếu chưa chắc chắn hóa đơn có được xóa bỏ hay không, người dùng nên trao đổi với kế toán trưởng, người phụ trách thuế hoặc bộ phận hỗ trợ Sinvoice trước khi thao tác.

14. Câu hỏi thường gặp khi xóa và khôi phục hóa đơn trên Sinvoice

1. Xóa bỏ hóa đơn trên Sinvoice có làm mất hóa đơn không?

Không nên hiểu là mất hoàn toàn dữ liệu. Hóa đơn sau khi xóa bỏ vẫn được hệ thống lưu lại và hiển thị trạng thái hóa đơn xóa bỏ để phục vụ tra cứu, quản lý và đối chiếu.

2. Muốn xóa bỏ hóa đơn cần nhập những thông tin gì?

Người dùng cần nhập văn bản thỏa thuận, ngày thỏa thuận, có thể đính kèm biên bản thỏa thuận nếu có và bắt buộc nhập lý do xóa bỏ.

3. File biên bản thỏa thuận hỗ trợ định dạng nào?

Theo giao diện trong video, hệ thống hỗ trợ các định dạng doc, docx, pdf, png, jpg với dung lượng tối đa 5MB.

4. Sau khi xóa bỏ có khôi phục lại được không?

Có. Hóa đơn ở trạng thái hóa đơn xóa bỏ có thể có chức năng khôi phục nếu tài khoản được cấp quyền và hóa đơn đáp ứng điều kiện xử lý trên hệ thống.

5. Khi khôi phục hóa đơn có bắt buộc nhập lý do không?

Có. Nếu chưa nhập lý do khôi phục, hệ thống sẽ cảnh báo “Bạn chưa nhập lý do khôi phục” và không cho hoàn tất thao tác.

6. Khi hệ thống hỏi xác nhận khôi phục thì chọn gì?

Nếu chắc chắn cần khôi phục hóa đơn, người dùng chọn Đồng ý. Nếu cần kiểm tra lại, chọn Hủy bỏ để dừng thao tác.

7. Không thấy nút khôi phục hóa đơn thì phải làm sao?

Người dùng cần kiểm tra trạng thái hóa đơn, quyền tài khoản và điều kiện xử lý. Nếu vẫn không thấy chức năng, nên liên hệ quản trị viên hoặc bộ phận hỗ trợ Sinvoice để kiểm tra.

15. Kết luận

Quy trình xóa và khôi phục hóa đơn trên Sinvoice Viettel gồm hai nghiệp vụ chính: xóa bỏ hóa đơn đã phát hành và khôi phục hóa đơn đã xóa bỏ. Khi xóa hóa đơn, người dùng cần tìm đúng hóa đơn, chọn chức năng Xóa bỏ hóa đơn, nhập văn bản thỏa thuận, ngày thỏa thuận, lý do xóa bỏ và bấm Xóa. Sau khi thành công, trạng thái hóa đơn sẽ chuyển thành Hóa đơn xóa bỏ.

Khi cần khôi phục, người dùng tìm lại hóa đơn đang ở trạng thái xóa bỏ, chọn Khôi phục, nhập lý do khôi phục, bấm Khôi phục và xác nhận Đồng ý. Trước và sau mỗi thao tác, cần kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn để tránh xử lý nhầm, đặc biệt với các hóa đơn đã liên quan đến kê khai, báo cáo thuế hoặc giao dịch với khách hàng.