Trong đời sống và hoạt động kinh doanh, nhu cầu thuê xe ngày càng phổ biến. Cá nhân có thể thuê xe tự lái để đi du lịch, về quê, công tác hoặc phục vụ việc gia đình. Doanh nghiệp có thể thuê xe theo tháng để đưa đón nhân viên, thuê xe tải để vận chuyển hàng hóa, thuê xe bán tải phục vụ công trình hoặc thuê xe khách phục vụ sự kiện. Dù mục đích thuê xe khác nhau, một điểm không nên bỏ qua là phải có hợp đồng cho thuê xe rõ ràng ngay từ đầu.
Nhiều người vẫn nghĩ thuê xe chỉ cần thỏa thuận miệng, chuyển tiền cọc rồi nhận xe là đủ. Tuy nhiên, xe là tài sản có giá trị lớn, trong quá trình sử dụng có thể phát sinh va chạm, hư hỏng, phạt nguội, tranh chấp tiền cọc, chậm trả xe, vi phạm hành trình hoặc trách nhiệm bồi thường khi xảy ra tai nạn. Nếu các điều khoản không được ghi nhận bằng văn bản, việc xử lý tranh chấp sau này rất khó rõ ràng.
Vì vậy, việc lập hợp đồng không chỉ nhằm cho đúng thủ tục, mà còn là cách bảo vệ quyền lợi của cả bên cho thuê và bên thuê. Một hợp đồng được soạn cẩn thận sẽ giúp các bên biết rõ mình được làm gì, phải làm gì, chịu trách nhiệm đến đâu và xử lý thế nào khi có sự cố.
1. Hợp đồng cho thuê xe là gì?
Hợp đồng cho thuê xe là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên cho thuê xe và bên thuê xe. Theo đó, bên cho thuê giao xe cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn nhất định, còn bên thuê có nghĩa vụ thanh toán tiền thuê, bảo quản xe và hoàn trả xe theo đúng thỏa thuận.
Đối tượng của hợp đồng có thể là xe ô tô con, xe tải, xe khách, xe bán tải, xe máy, xe chuyên dụng hoặc các loại phương tiện khác được phép lưu hành. Hợp đồng có thể được lập giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau.
Trên thực tế, hợp đồng cho thuê xe thường được sử dụng trong các trường hợp như thuê xe tự lái, thuê xe có tài xế, thuê xe vận chuyển hàng hóa, thuê xe phục vụ công trình, thuê xe đưa đón nhân viên, thuê xe du lịch hoặc thuê xe dài hạn cho hoạt động kinh doanh.
2. Vì sao cần lập hợp đồng cho thuê xe bằng văn bản?
Xe là tài sản có giá trị lớn và có rủi ro cao trong quá trình sử dụng. Chỉ một va chạm nhỏ, một lỗi phạt nguội hoặc một sự cố kỹ thuật cũng có thể dẫn đến tranh cãi nếu hai bên không có thỏa thuận cụ thể. Hợp đồng bằng văn bản giúp các bên có căn cứ để xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm khi phát sinh vấn đề.
Với bên cho thuê, hợp đồng giúp xác định rõ người nhận xe, thời gian thuê, giá thuê, số tiền đặt cọc, tình trạng xe khi bàn giao và trách nhiệm bồi thường nếu xe bị hư hỏng. Với bên thuê, hợp đồng giúp tránh việc bị yêu cầu bồi thường vô lý, bị giữ tiền cọc không có căn cứ hoặc bị thay đổi giá thuê sau khi đã nhận xe.
Đặc biệt, nếu xe được thuê để phục vụ hoạt động kinh doanh, hợp đồng còn là hồ sơ quan trọng để doanh nghiệp quản lý chi phí, chứng minh giao dịch và lưu trữ chứng từ nội bộ. Khi có tranh chấp, hợp đồng là tài liệu đầu tiên cần xem xét để xác định thỏa thuận ban đầu giữa các bên.
3. Những loại hợp đồng cho thuê xe thường gặp
Hợp đồng cho thuê xe tự lái
Đây là dạng hợp đồng khá phổ biến đối với cá nhân hoặc gia đình. Bên thuê nhận xe và tự điều khiển phương tiện trong thời gian thuê. Vì bên cho thuê không trực tiếp kiểm soát quá trình sử dụng xe, hợp đồng cần quy định kỹ về giấy phép lái xe, phạm vi di chuyển, trách nhiệm khi vi phạm giao thông, trách nhiệm khi xảy ra tai nạn và điều kiện hoàn trả xe.
Hợp đồng cho thuê xe có tài xế
Với loại hợp đồng này, bên cho thuê không chỉ giao xe mà còn bố trí người lái. Hợp đồng cần làm rõ chi phí đã bao gồm lương tài xế hay chưa, thời gian làm việc của tài xế, chi phí ăn ở nếu đi tỉnh, trách nhiệm của tài xế trong quá trình vận hành và cách xử lý nếu bên thuê yêu cầu đi ngoài lịch trình đã thống nhất.
Hợp đồng cho thuê xe theo tháng
Doanh nghiệp thường thuê xe theo tháng để phục vụ công việc thường xuyên. Trường hợp này cần quy định rõ số km sử dụng trong tháng, thời gian phục vụ mỗi ngày, chi phí phát sinh khi vượt km, chi phí ngoài giờ, bảo dưỡng định kỳ, trách nhiệm thay thế xe khi xe gặp sự cố và kỳ hạn thanh toán.
Hợp đồng cho thuê xe tải, xe chuyên dụng
Đối với xe tải, xe ben, xe cẩu, xe container hoặc phương tiện chuyên dụng, hợp đồng cần đặc biệt chú ý đến tải trọng, loại hàng hóa, tuyến đường vận chuyển, thời gian giao nhận, trách nhiệm bốc xếp, bảo quản hàng hóa và các loại giấy phép liên quan nếu có.
4. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng cho thuê xe
Một hợp đồng cho thuê xe không nên viết quá sơ sài. Càng ghi rõ ngay từ đầu, các bên càng dễ thực hiện và hạn chế tranh chấp về sau. Dưới đây là những nhóm nội dung quan trọng nên có trong hợp đồng.
Thông tin của bên cho thuê và bên thuê
Hợp đồng cần ghi đầy đủ thông tin của các bên tham gia. Nếu là cá nhân, nên có họ tên, số căn cước công dân, địa chỉ thường trú, số điện thoại liên hệ. Nếu là doanh nghiệp, cần ghi tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện.
Thông tin chi tiết về xe cho thuê
Phần thông tin xe cần được ghi cụ thể, không nên chỉ ghi chung chung là một xe ô tô hoặc một xe tải. Hợp đồng nên thể hiện biển số xe, nhãn hiệu, số loại, màu sơn, số khung, số máy, năm sản xuất, tình trạng đăng kiểm, bảo hiểm, giấy đăng ký xe và các giấy tờ kèm theo.
Ngoài ra, các bên nên lập biên bản bàn giao xe kèm hình ảnh thực tế. Trong biên bản nên ghi rõ tình trạng thân vỏ, lốp xe, kính, đèn, nội thất, đồng hồ km, nhiên liệu, phụ kiện đi kèm và các vết trầy xước có sẵn. Đây là bước rất quan trọng để tránh tranh cãi khi trả xe.
Mục đích và phạm vi sử dụng xe
Hợp đồng nên ghi rõ xe được sử dụng vào mục đích gì. Ví dụ: đi lại cá nhân, phục vụ công tác, vận chuyển hàng hóa, đưa đón nhân viên, du lịch, phục vụ sự kiện hoặc công trình. Nếu bên cho thuê không cho phép dùng xe vào một số mục đích nhất định, nội dung này cần được nêu rõ.
Thời hạn thuê và thời điểm bàn giao xe
Thời hạn thuê xe cần được ghi rõ theo giờ, ngày, tháng hoặc theo chuyến. Hợp đồng cũng cần xác định thời điểm nhận xe, địa điểm nhận xe, thời điểm trả xe và địa điểm trả xe. Nếu bên thuê trả xe muộn, cần có điều khoản về phí phát sinh để tránh tranh chấp.
Giá thuê, tiền cọc và phương thức thanh toán
Giá thuê là nội dung dễ phát sinh tranh cãi nếu ghi không rõ. Hợp đồng cần thể hiện đơn giá thuê, tổng tiền thuê, khoản đã bao gồm và khoản chưa bao gồm. Ví dụ, giá thuê đã bao gồm tài xế, xăng dầu, phí cầu đường, bến bãi, bảo hiểm, thuế giá trị gia tăng hay chưa.
Nếu có tiền đặt cọc, cần ghi rõ số tiền cọc, thời điểm đặt cọc, điều kiện hoàn cọc, trường hợp bị khấu trừ cọc và thời hạn hoàn lại cọc sau khi trả xe. Đây là điều khoản rất quan trọng vì nhiều tranh chấp thuê xe phát sinh từ việc bên thuê cho rằng mình bị giữ cọc không hợp lý, còn bên cho thuê lại cho rằng xe có lỗi hoặc phát sinh vi phạm.
Trách nhiệm về nhiên liệu, phí đường bộ và phạt nguội
Hợp đồng nên xác định rõ xe được giao với mức nhiên liệu như thế nào và khi trả xe cần hoàn lại mức nhiên liệu ra sao. Với xe thuê theo chuyến hoặc thuê có tài xế, hai bên cần thống nhất chi phí xăng dầu thuộc về bên nào.
Ngoài nhiên liệu, hợp đồng cũng nên quy định về phí cầu đường, phí gửi xe, phí bến bãi, phí cao tốc và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng. Đối với phạt nguội, cần ghi rõ bên thuê phải chịu trách nhiệm đối với các lỗi vi phạm giao thông phát sinh trong thời gian thuê xe nếu lỗi đó xuất phát từ quá trình sử dụng của bên thuê.
Trách nhiệm khi xe hư hỏng, tai nạn hoặc mất mát
Đây là nhóm điều khoản cần được soạn kỹ nhất trong hợp đồng cho thuê xe. Các bên cần thỏa thuận cách xử lý khi xe bị trầy xước, móp méo, thủng lốp, hư máy, mất phụ kiện, mất giấy tờ xe hoặc xảy ra tai nạn giao thông.
Không phải mọi hư hỏng đều do bên thuê gây ra. Có trường hợp xe hư do lỗi kỹ thuật sẵn có, do hao mòn tự nhiên hoặc do bên cho thuê không bảo dưỡng đúng hạn. Vì vậy, hợp đồng nên phân biệt giữa hư hỏng do lỗi của bên thuê, hư hỏng do lỗi của bên cho thuê và hư hỏng do sự kiện khách quan.
5. Bảng tóm tắt các điều khoản nên có trong hợp đồng cho thuê xe
| Nhóm điều khoản | Nội dung cần làm rõ | Lý do quan trọng |
|---|---|---|
| Thông tin các bên | Họ tên, căn cước công dân, địa chỉ, số điện thoại hoặc thông tin doanh nghiệp | Xác định đúng chủ thể chịu trách nhiệm trong hợp đồng |
| Thông tin xe | Biển số, số khung, số máy, đăng kiểm, bảo hiểm, tình trạng xe | Tránh nhầm lẫn và làm căn cứ khi bàn giao, hoàn trả xe |
| Thời hạn thuê | Ngày giờ nhận xe, trả xe, địa điểm bàn giao và thời gian sử dụng | Tránh tranh chấp về trả xe muộn hoặc tính thêm phí |
| Giá thuê và đặt cọc | Đơn giá, tổng tiền, tiền cọc, điều kiện hoàn cọc và khấu trừ cọc | Giảm rủi ro tranh chấp tiền bạc sau khi kết thúc thuê xe |
| Phí phát sinh | Xăng dầu, cầu đường, bến bãi, phạt nguội, vượt km, ngoài giờ | Làm rõ khoản nào do bên thuê trả, khoản nào do bên cho thuê chịu |
| Hư hỏng, tai nạn | Trách nhiệm sửa chữa, bồi thường, hồ sơ bảo hiểm và xử lý sự cố | Đây là nhóm điều khoản dễ phát sinh tranh chấp nhất |
6. Rủi ro thường gặp khi thuê xe không có hợp đồng rõ ràng
Rủi ro đầu tiên là tranh chấp về tình trạng xe. Khi nhận xe không lập biên bản bàn giao, bên thuê có thể bị quy trách nhiệm cho những vết xước, vết móp hoặc lỗi kỹ thuật đã tồn tại trước đó. Ngược lại, bên cho thuê cũng khó chứng minh xe bị hư hỏng trong thời gian bên thuê sử dụng nếu không có hình ảnh hoặc biên bản ban đầu.
Rủi ro thứ hai là tranh chấp về tiền cọc. Nếu hợp đồng không ghi rõ điều kiện hoàn cọc và khấu trừ cọc, bên thuê có thể bị giữ cọc vì những lý do không rõ ràng. Bên cho thuê cũng có thể gặp khó nếu xe bị vi phạm, bị phạt nguội hoặc phát sinh chi phí nhưng hợp đồng không có điều khoản ràng buộc.
Rủi ro thứ ba là trách nhiệm khi xảy ra tai nạn. Đây là tình huống phức tạp, liên quan đến người điều khiển xe, chủ xe, bảo hiểm, cơ quan chức năng và thiệt hại thực tế. Nếu hợp đồng chỉ ghi sơ sài, các bên sẽ mất nhiều thời gian để xác định trách nhiệm và mức bồi thường.
Rủi ro thứ tư là việc sử dụng xe sai mục đích. Ví dụ bên thuê xe du lịch nhưng lại dùng để vận chuyển hàng nặng, đi vào khu vực nguy hiểm, giao xe cho người khác lái hoặc dùng xe vào hoạt động không được phép. Những hành vi này cần được quy định rõ là vi phạm hợp đồng để bên cho thuê có quyền xử lý.
7. Hợp đồng cho thuê xe có cần công chứng không?
Không phải mọi hợp đồng cho thuê xe đều bắt buộc phải công chứng. Trong nhiều trường hợp thông thường, các bên có thể tự lập hợp đồng bằng văn bản, ký tên và lưu giữ để làm căn cứ thực hiện. Tuy nhiên, nếu giá trị giao dịch lớn, thời hạn thuê dài, xe thuộc tài sản doanh nghiệp hoặc các bên muốn tăng tính chắc chắn, việc công chứng hoặc chứng thực có thể được cân nhắc.
Dù có công chứng hay không, hợp đồng vẫn nên được lập đầy đủ, rõ ràng và có chữ ký của các bên. Đối với doanh nghiệp, người ký cần đúng thẩm quyền. Nếu người ký thay mặt công ty nhưng không phải đại diện pháp luật, cần có giấy ủy quyền hợp lệ hoặc căn cứ phân quyền nội bộ.
8. Có thể ký hợp đồng cho thuê xe bằng hợp đồng điện tử không?
Hiện nay, nhiều cá nhân và doanh nghiệp đã chuyển từ ký giấy sang ký điện tử để tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ. Với hợp đồng cho thuê xe, việc ký điện tử đặc biệt phù hợp trong các trường hợp thuê xe dài hạn, thuê xe giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, thuê xe theo nhiều chi nhánh hoặc cần ký nhanh khi các bên không ở cùng địa điểm.
Thay vì phải in hợp đồng, ký tay, đóng dấu, scan rồi gửi qua lại nhiều lần, các bên có thể tạo hợp đồng trên nền tảng hợp đồng điện tử, thiết lập luồng ký, gửi cho bên thuê và bên cho thuê ký trực tuyến. Sau khi hoàn tất, hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống, dễ tra cứu và hạn chế thất lạc hồ sơ.
Với các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh hợp đồng thuê xe, hợp đồng điện tử giúp chuẩn hóa mẫu hợp đồng, quản lý tình trạng ký, kiểm soát phiên bản tài liệu và rút ngắn thời gian xử lý. Đây là hướng phù hợp với xu thế chuyển đổi số trong quản trị hợp đồng.
9. Lợi ích khi ký hợp đồng cho thuê xe qua vContract Viettel
vContract Viettel là giải pháp hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tạo, gửi, ký và quản lý hợp đồng trực tuyến. Với hợp đồng cho thuê xe, nền tảng này có thể giúp các bên xử lý giao dịch nhanh hơn, đặc biệt khi bên thuê và bên cho thuê ở xa nhau hoặc cần ký nhiều hợp đồng trong thời gian ngắn.
Doanh nghiệp có thể chuẩn bị sẵn mẫu hợp đồng cho thuê xe, điền thông tin từng giao dịch, đính kèm phụ lục hoặc biên bản bàn giao, sau đó gửi hợp đồng cho các bên ký. Người ký có thể ký bằng chữ ký số phù hợp theo phương thức được hệ thống hỗ trợ, giúp quá trình ký kết diễn ra thuận tiện hơn so với cách ký giấy truyền thống.
Ngoài việc ký nhanh, hợp đồng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tập trung. Khi cần kiểm tra lại hợp đồng cũ, tình trạng ký, ngày ký, người ký hoặc nội dung đã thỏa thuận, doanh nghiệp có thể tra cứu trên hệ thống thay vì tìm kiếm hồ sơ giấy trong nhiều tập tài liệu.
Gợi ý: Nếu doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng thuê xe, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng thuê tài sản, việc dùng hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian xử lý, giảm giấy tờ và thuận tiện hơn trong lưu trữ hồ sơ.
10. Quy trình ký hợp đồng cho thuê xe điện tử tham khảo
Để ký hợp đồng cho thuê xe bằng hình thức điện tử, doanh nghiệp có thể chuẩn bị trước mẫu hợp đồng với đầy đủ điều khoản cần thiết. Sau đó, người phụ trách nhập thông tin bên thuê, bên cho thuê, thông tin xe, thời hạn thuê, giá thuê, tiền cọc và các phụ lục đi kèm.
Sau khi kiểm tra nội dung, hệ thống sẽ gửi hợp đồng đến các bên trong luồng ký. Mỗi bên xem lại nội dung, xác nhận thông tin và thực hiện ký theo phương thức được cấu hình. Khi tất cả các bên đã ký xong, hợp đồng hoàn tất và được lưu trữ trên nền tảng để phục vụ tra cứu, tải xuống hoặc đối chiếu khi cần.
Trong trường hợp hợp đồng có phụ lục bàn giao xe, các bên nên đính kèm hình ảnh xe, biên bản giao nhận, giấy tờ liên quan và các tài liệu bổ sung. Việc lưu trữ đầy đủ ngay trên hệ thống sẽ giúp hồ sơ thuê xe rõ ràng hơn, đặc biệt khi phát sinh yêu cầu đối chiếu sau này.
11. Lưu ý khi soạn hợp đồng cho thuê xe
Khi soạn hợp đồng, không nên dùng mẫu quá đơn giản chỉ có vài dòng về giá thuê và thời hạn thuê. Một hợp đồng như vậy có thể dùng được trong trường hợp giao dịch nhỏ, nhưng sẽ thiếu căn cứ nếu phát sinh sự cố. Đặc biệt với xe ô tô, xe tải hoặc xe cho thuê dài hạn, các điều khoản về bồi thường, bảo hiểm, phạt nguội và bàn giao xe cần được viết kỹ.
Bên thuê nên kiểm tra kỹ giấy tờ xe, đăng kiểm, bảo hiểm, tình trạng vận hành và các lỗi có sẵn trước khi nhận xe. Nếu phát hiện xe có vết xước, móp, hư hỏng nội thất hoặc lỗi kỹ thuật, cần ghi nhận ngay trong biên bản bàn giao, tránh để đến khi trả xe mới phát sinh tranh cãi.
Bên cho thuê cũng nên kiểm tra giấy tờ tùy thân, giấy phép lái xe và thông tin liên hệ của bên thuê. Với hợp đồng thuê xe tự lái, cần thỏa thuận rõ việc bên thuê không được giao xe cho người không đủ điều kiện điều khiển hoặc sử dụng xe vào mục đích trái thỏa thuận.
12. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng cho thuê xe
Hợp đồng cho thuê xe viết tay có hiệu lực không?
Hợp đồng viết tay vẫn có thể được dùng nếu thể hiện rõ thỏa thuận của các bên, có thông tin chủ thể, nội dung thuê xe, giá thuê, thời hạn thuê và chữ ký xác nhận. Tuy nhiên, với xe có giá trị lớn hoặc giao dịch phức tạp, nên lập hợp đồng đầy đủ, rõ ràng và có biên bản bàn giao kèm theo.
Thuê xe tự lái có cần đặt cọc không?
Việc đặt cọc phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên. Trên thực tế, bên cho thuê thường yêu cầu đặt cọc để bảo đảm việc trả xe, thanh toán chi phí phát sinh hoặc xử lý vi phạm. Điều quan trọng là hợp đồng phải ghi rõ tiền cọc được hoàn trong trường hợp nào và bị khấu trừ trong trường hợp nào.
Phạt nguội trong thời gian thuê xe do ai chịu?
Nếu lỗi vi phạm giao thông phát sinh trong thời gian bên thuê sử dụng xe và do hành vi của bên thuê hoặc người được bên thuê giao điều khiển, thông thường bên thuê phải chịu trách nhiệm. Để tránh tranh cãi, hợp đồng nên có điều khoản riêng về phạt nguội, thời gian thông báo và nghĩa vụ thanh toán.
Có nên ký hợp đồng cho thuê xe điện tử không?
Ký điện tử là lựa chọn phù hợp khi các bên cần xử lý nhanh, ký từ xa hoặc quản lý nhiều hợp đồng. Với doanh nghiệp, hợp đồng điện tử giúp giảm giấy tờ, dễ lưu trữ, dễ tra cứu và thuận tiện hơn trong quá trình quản lý hồ sơ thuê xe.
13. Mẫu hợp đồng cho thuê xe tham khảo
Dưới đây là mẫu hợp đồng cho thuê xe tham khảo. Khi sử dụng thực tế, các bên nên điều chỉnh thông tin, điều khoản, giá thuê, thời hạn thuê và trách nhiệm bồi thường cho phù hợp với từng giao dịch cụ thể.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG CHO THUÊ XE
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………………………………………., chúng tôi gồm có:
BÊN CHO THUÊ XE
Họ và tên/Tên đơn vị: …………………………………………………………………………………..
Số CCCD/Mã số thuế: …………………………………………………………………………………..
Ngày cấp: …………………………………. Nơi cấp: ………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………..
Số điện thoại: ……………………………………………………………………………………………..
Người đại diện nếu là tổ chức: ……………………………………………………………………..
Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………………
BÊN THUÊ XE
Họ và tên/Tên đơn vị: …………………………………………………………………………………..
Số CCCD/Mã số thuế: …………………………………………………………………………………..
Ngày cấp: …………………………………. Nơi cấp: ………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………..
Số điện thoại: ……………………………………………………………………………………………..
Người đại diện nếu là tổ chức: ……………………………………………………………………..
Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………………
Sau khi trao đổi và thống nhất, hai bên cùng ký kết hợp đồng cho thuê xe với các điều khoản sau:
Điều 1. Thông tin xe cho thuê
Bên cho thuê đồng ý cho bên thuê thuê phương tiện với thông tin như sau:
Loại xe: ……………………………………………………………………………………………………..
Nhãn hiệu/Số loại: ……………………………………………………………………………………….
Biển kiểm soát: …………………………………………………………………………………………..
Màu sơn: ……………………………………………………………………………………………………
Số khung: …………………………………………………………………………………………………..
Số máy: ……………………………………………………………………………………………………..
Năm sản xuất: …………………………………………………………………………………………….
Tình trạng đăng kiểm: …………………………………………………………………………………
Tình trạng bảo hiểm: …………………………………………………………………………………..
Giấy tờ xe bàn giao kèm theo: ……………………………………………………………………..
Điều 2. Mục đích thuê xe
Bên thuê sử dụng xe vào mục đích: ……………………………………………………………….
Bên thuê cam kết sử dụng xe đúng mục đích đã thỏa thuận, không sử dụng xe vào hoạt động vi phạm pháp luật, không tự ý giao xe cho người khác điều khiển nếu chưa được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản hoặc hình thức xác nhận phù hợp.
Điều 3. Thời hạn thuê xe
Thời hạn thuê xe bắt đầu từ …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm …… đến …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm ……
Địa điểm bàn giao xe: ………………………………………………………………………………..
Địa điểm hoàn trả xe: …………………………………………………………………………………
Trường hợp bên thuê có nhu cầu gia hạn thời gian thuê, bên thuê phải thông báo cho bên cho thuê trước thời điểm hết hạn thuê. Việc gia hạn chỉ có hiệu lực khi được bên cho thuê đồng ý.
Điều 4. Giá thuê và phương thức thanh toán
Giá thuê xe là: ……………………………………………………………………………………………
Bằng chữ: ………………………………………………………………………………………………….
Giá thuê trên đã bao gồm/chưa bao gồm: ……………………………………………………….
Phương thức thanh toán: Tiền mặt/Chuyển khoản/Hình thức khác: ……………………
Thời điểm thanh toán: ………………………………………………………………………………..
Thông tin tài khoản nhận thanh toán nếu có: ………………………………………………….
Điều 5. Tiền đặt cọc
Bên thuê đặt cọc cho bên cho thuê số tiền là: …………………………………………………
Bằng chữ: ………………………………………………………………………………………………….
Tiền đặt cọc được dùng để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng, hoàn trả xe đúng hạn, thanh toán các khoản phí phát sinh và bồi thường thiệt hại nếu có.
Sau khi bên thuê hoàn trả xe đúng thỏa thuận, thanh toán đầy đủ các khoản phải trả và không phát sinh nghĩa vụ bồi thường, bên cho thuê hoàn trả tiền đặt cọc cho bên thuê trong thời hạn: ………………………………………………………………………………………
Điều 6. Bàn giao và hoàn trả xe
Khi bàn giao xe, hai bên lập biên bản bàn giao ghi nhận tình trạng xe, số km, mức nhiên liệu, phụ kiện, giấy tờ xe và các đặc điểm cần lưu ý khác.
Khi hoàn trả xe, bên thuê phải trả xe đúng thời gian, đúng địa điểm, đúng tình trạng đã nhận, trừ hao mòn tự nhiên trong quá trình sử dụng hợp lý.
Nếu xe bị trầy xước, móp méo, hư hỏng, mất phụ kiện, mất giấy tờ hoặc phát sinh chi phí do lỗi của bên thuê, bên thuê có trách nhiệm bồi thường theo thiệt hại thực tế hoặc theo thỏa thuận của hai bên.
Điều 7. Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê
Bên cho thuê có nghĩa vụ giao xe đúng thông tin đã thỏa thuận, bảo đảm xe có giấy tờ hợp lệ và đủ điều kiện lưu hành tại thời điểm bàn giao, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
Bên cho thuê có quyền nhận đủ tiền thuê, tiền đặt cọc và các khoản chi phí phát sinh thuộc trách nhiệm của bên thuê theo hợp đồng.
Bên cho thuê có quyền yêu cầu bên thuê bồi thường thiệt hại nếu bên thuê sử dụng xe sai mục đích, làm hư hỏng xe, làm mất giấy tờ, mất phụ kiện hoặc vi phạm các nghĩa vụ đã cam kết.
Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của bên thuê
Bên thuê có quyền nhận xe đúng thông tin, đúng thời điểm và đúng tình trạng đã thỏa thuận.
Bên thuê có nghĩa vụ sử dụng xe đúng mục đích, bảo quản xe cẩn thận, tuân thủ quy định về an toàn giao thông và hoàn trả xe đúng thời hạn.
Bên thuê không được tự ý sửa chữa, thay đổi kết cấu, tháo lắp thiết bị, cầm cố, thế chấp, cho thuê lại hoặc giao xe cho người khác sử dụng nếu chưa được bên cho thuê đồng ý.
Bên thuê chịu trách nhiệm đối với các lỗi vi phạm giao thông, phạt nguội, phí cầu đường, phí bến bãi, chi phí nhiên liệu và các khoản phát sinh trong thời gian thuê xe, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
Điều 9. Xử lý hư hỏng, tai nạn và vi phạm giao thông
Trong trường hợp xe xảy ra hư hỏng, tai nạn hoặc sự cố trong thời gian thuê, bên thuê phải thông báo ngay cho bên cho thuê để phối hợp xử lý.
Nếu thiệt hại phát sinh do lỗi của bên thuê hoặc người được bên thuê giao điều khiển xe, bên thuê có trách nhiệm bồi thường theo thiệt hại thực tế sau khi trừ phần bảo hiểm chi trả nếu có.
Trường hợp xe bị xử phạt vi phạm giao thông trong thời gian thuê, bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền phạt và các chi phí liên quan nếu lỗi vi phạm phát sinh từ quá trình sử dụng xe của bên thuê.
Điều 10. Chấm dứt hợp đồng
Hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp sau:
1. Hai bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng.
2. Hết thời hạn thuê và bên thuê đã hoàn trả xe.
3. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
4. Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng và bên còn lại có quyền chấm dứt theo thỏa thuận.
5. Các trường hợp khác theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận của hai bên.
Điều 11. Giải quyết tranh chấp
Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này trước hết được giải quyết thông qua thương lượng, thiện chí giữa hai bên.
Trường hợp hai bên không tự giải quyết được, tranh chấp sẽ được đưa ra cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định pháp luật.
Điều 12. Hiệu lực hợp đồng
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký hoặc từ thời điểm: ………………………………
Hợp đồng được lập thành …… bản, mỗi bên giữ …… bản, có giá trị pháp lý như nhau.
| BÊN CHO THUÊ Ký, ghi rõ họ tên |
BÊN THUÊ Ký, ghi rõ họ tên |
14. Kết luận
Hợp đồng cho thuê xe là tài liệu quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên cho thuê và bên thuê. Một bản hợp đồng rõ ràng cần thể hiện đầy đủ thông tin xe, thời hạn thuê, giá thuê, tiền cọc, trách nhiệm khi phát sinh chi phí, trách nhiệm bảo quản xe và phương án xử lý khi xảy ra hư hỏng hoặc tai nạn.
Trong bối cảnh giao dịch ngày càng cần nhanh gọn và minh bạch, việc ký hợp đồng cho thuê xe bằng hợp đồng điện tử là giải pháp đáng cân nhắc, nhất là với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh hợp đồng thuê tài sản, thuê phương tiện hoặc hợp đồng dịch vụ vận chuyển. Nền tảng vContract Viettel có thể hỗ trợ tạo mẫu, gửi ký, quản lý và lưu trữ hợp đồng trực tuyến, giúp quy trình ký kết thuận tiện hơn so với phương thức giấy truyền thống.
15. Tư vấn hợp đồng điện tử Viettel vContract
Doanh nghiệp cần ký hợp đồng cho thuê xe, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê tài sản hoặc các loại hợp đồng điện tử khác có thể tham khảo giải pháp vContract Viettel để tối ưu quy trình ký kết và lưu trữ hồ sơ.
Website: vcontract.net
Hotline tư vấn: 0963.14.53.53
