Những điều khoản cần cài vào hợp đồng để có lợi cho doanh nghiệp

Trong một bản hợp đồng, điều khoản là phần quan trọng nhất vì đây là nơi ghi nhận quyền, nghĩa vụ,
trách nhiệm và cam kết của các bên. Một hợp đồng có thể trình bày rất dài, nhưng nếu điều khoản
không rõ, thiếu nội dung quan trọng hoặc dùng từ mơ hồ thì khi phát sinh tranh chấp sẽ rất khó xử lý.
Vì vậy, khi soạn hợp đồng, doanh nghiệp, cá nhân hoặc tổ chức cần hiểu rõ các nhóm điều khoản cơ bản,
điều khoản ràng buộc trách nhiệm và điều khoản bảo vệ quyền lợi của mình.

Với các hợp đồng ký giấy hoặc ký điện tử qua nền tảng như VContract Viettel, nội dung điều khoản vẫn
là phần cốt lõi quyết định giá trị thực hiện của hợp đồng. Hình thức ký có thể hiện đại hơn, nhanh hơn,
dễ lưu trữ hơn, nhưng điều khoản phải được soạn đúng, đủ và phù hợp với bản chất giao dịch.

1. Điều khoản trong hợp đồng là gì?

Điều khoản trong hợp đồng là các nội dung thỏa thuận cụ thể giữa các bên khi xác lập một giao dịch.
Mỗi điều khoản thường quy định một vấn đề riêng, ví dụ: bên nào bán, bên nào mua, đối tượng giao dịch
là gì, giá bao nhiêu, thanh toán thế nào, khi nào giao hàng, nếu vi phạm thì xử lý ra sao.

Nói dễ hiểu, điều khoản chính là “luật riêng” do các bên tự thỏa thuận trong phạm vi pháp luật cho phép.
Khi đã ký hợp đồng hợp pháp, các bên phải thực hiện đúng những gì đã cam kết. Nếu một bên không thực hiện,
thực hiện không đầy đủ hoặc thực hiện sai thì có thể phải chịu trách nhiệm theo hợp đồng và theo quy định pháp luật.

2. Căn cứ pháp luật liên quan đến điều khoản hợp đồng

Theo Bộ luật Dân sự 2015, các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về nội dung hợp đồng. Nội dung này
có thể bao gồm đối tượng hợp đồng, số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, thời hạn, địa điểm,
phương thức thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm do vi phạm hợp đồng, phương thức giải quyết
tranh chấp và các nội dung khác do các bên thỏa thuận.

Đối với hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 tiếp tục ghi nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu,
hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử trong giao dịch. Điều này có nghĩa là nếu hợp đồng được tạo lập, ký kết,
lưu trữ và xác thực đúng quy định thì không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Vì vậy, khi sử dụng VContract Viettel để ký hợp đồng điện tử, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị nội dung điều khoản
rõ ràng như hợp đồng giấy. Nền tảng điện tử hỗ trợ quá trình ký, xác thực, lưu trữ và tra cứu, còn chất lượng
pháp lý của hợp đồng phụ thuộc rất lớn vào nội dung đã được các bên thỏa thuận.

3. Các nhóm điều khoản cơ bản cần có trong hợp đồng

3.1. Điều khoản về chủ thể hợp đồng

Đây là phần xác định ai là bên tham gia hợp đồng. Nếu là cá nhân thì cần ghi rõ họ tên, số giấy tờ tùy thân,
địa chỉ, số điện thoại, email. Nếu là doanh nghiệp thì cần ghi tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở,
người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện.

Điều khoản về chủ thể rất quan trọng vì nếu ký sai người đại diện, thiếu căn cứ ủy quyền hoặc ghi thông tin
không chính xác thì hợp đồng có thể gặp rủi ro khi thực hiện. Đối với doanh nghiệp, nên kiểm tra giấy đăng ký
kinh doanh, điều lệ, giấy ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm trước khi ký.

3.2. Điều khoản về đối tượng hợp đồng

Đối tượng hợp đồng là hàng hóa, dịch vụ, công việc, tài sản, quyền sử dụng, quyền khai thác hoặc nghĩa vụ mà
các bên giao kết. Điều khoản này cần mô tả càng cụ thể càng tốt để tránh hiểu sai khi thực hiện.

Ví dụ, nếu là hợp đồng mua bán hàng hóa thì cần nêu tên hàng, mã hàng, quy cách, số lượng, chất lượng,
tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ nếu có. Nếu là hợp đồng dịch vụ thì cần ghi rõ phạm vi công việc, đầu việc,
kết quả bàn giao, tiêu chí nghiệm thu và thời hạn hoàn thành.

3.3. Điều khoản về giá trị hợp đồng và thanh toán

Điều khoản thanh toán cần ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, đơn giá, thuế, phí, chi phí phát sinh, đồng tiền thanh toán,
thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và tài khoản nhận tiền. Nếu chia thành nhiều đợt thanh toán thì cần
ghi rõ điều kiện thanh toán từng đợt.

Một lỗi thường gặp là hợp đồng chỉ ghi “thanh toán sau khi hoàn thành” nhưng không giải thích thế nào là hoàn thành,
ai xác nhận hoàn thành, thời hạn thanh toán sau xác nhận là bao lâu. Cách viết này dễ gây tranh cãi. Nên ghi rõ:
sau khi hai bên ký biên bản nghiệm thu, bên mua thanh toán trong bao nhiêu ngày làm việc.

3.4. Điều khoản về thời hạn và tiến độ thực hiện

Hợp đồng cần có thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, mốc bàn giao, mốc nghiệm thu và các trường hợp được gia hạn.
Với hợp đồng dịch vụ, xây dựng, cung cấp phần mềm, đào tạo hoặc tư vấn, điều khoản tiến độ càng cần viết chi tiết.

Nếu không quy định rõ tiến độ, một bên có thể cho rằng đã thực hiện đúng thời gian, bên còn lại lại cho rằng bị chậm.
Do đó, nên có phụ lục tiến độ hoặc bảng mốc công việc kèm theo hợp đồng.

3.5. Điều khoản về quyền và nghĩa vụ của các bên

Đây là nhóm điều khoản thể hiện mỗi bên được làm gì, phải làm gì, được yêu cầu gì và phải chịu trách nhiệm gì.
Điều khoản này không nên viết chung chung kiểu “hai bên thực hiện đúng quy định pháp luật”, mà nên chia rõ nghĩa vụ
của từng bên.

Ví dụ, bên cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ thực hiện đúng phạm vi công việc, bảo mật thông tin, bàn giao kết quả đúng hạn.
Bên sử dụng dịch vụ có nghĩa vụ cung cấp tài liệu, phối hợp xác nhận, thanh toán đúng thời hạn và phản hồi kịp thời
khi có yêu cầu nghiệm thu.

4. Các điều khoản bảo vệ quyền lợi nên có trong hợp đồng

4.1. Điều khoản phạt vi phạm

Điều khoản phạt vi phạm dùng để ràng buộc trách nhiệm khi một bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng cam kết.
Nội dung này cần nêu rõ hành vi nào bị coi là vi phạm, mức phạt là bao nhiêu, cách tính phạt và thời điểm áp dụng.

Ví dụ: nếu bên mua chậm thanh toán quá thời hạn quy định thì phải chịu phạt theo tỷ lệ phần trăm trên số tiền chậm
thanh toán. Nếu bên cung cấp chậm bàn giao thì phải chịu phạt theo từng ngày chậm, nhưng nên có giới hạn mức phạt
phù hợp với quy định pháp luật chuyên ngành nếu giao dịch thuộc lĩnh vực có giới hạn riêng.

4.2. Điều khoản bồi thường thiệt hại

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai nội dung khác nhau. Phạt vi phạm là khoản tiền các bên đã thỏa thuận trước
khi có hành vi vi phạm. Bồi thường thiệt hại là khoản bù đắp tổn thất thực tế phát sinh do hành vi vi phạm gây ra.

Khi soạn điều khoản bồi thường, nên ghi rõ bên vi phạm phải bồi thường các thiệt hại thực tế, hợp lý và có chứng từ,
tài liệu chứng minh. Điều này giúp tránh tình trạng một bên yêu cầu bồi thường quá cao nhưng không có căn cứ.

4.3. Điều khoản bảo mật thông tin

Trong nhiều hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động, hợp đồng cộng tác viên hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh,
điều khoản bảo mật là nội dung rất cần thiết. Điều khoản này quy định thông tin nào là thông tin mật, ai được tiếp cận,
thời hạn bảo mật bao lâu và chế tài nếu tiết lộ trái phép.

Doanh nghiệp nên đưa vào hợp đồng các nội dung như: dữ liệu khách hàng, bảng giá, tài liệu kỹ thuật, tài khoản truy cập,
kế hoạch kinh doanh, thông tin nhân sự, quy trình nội bộ và các tài liệu chưa công bố. Nếu ký hợp đồng điện tử qua VContract,
doanh nghiệp cũng nên lưu trữ bản hợp đồng cùng phụ lục bảo mật để thuận tiện tra cứu khi cần.

4.4. Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Điều khoản chấm dứt hợp đồng giúp xác định khi nào hợp đồng kết thúc bình thường, khi nào được đơn phương chấm dứt,
khi nào phải báo trước và hậu quả sau khi chấm dứt là gì. Nếu thiếu điều khoản này, các bên thường lúng túng khi muốn
dừng hợp tác.

Nên quy định rõ các trường hợp chấm dứt như: hết thời hạn hợp đồng, hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ, các bên thỏa thuận
chấm dứt, một bên vi phạm nghiêm trọng, một bên mất khả năng thanh toán hoặc do sự kiện bất khả kháng kéo dài.

4.5. Điều khoản giải quyết tranh chấp

Điều khoản giải quyết tranh chấp cần nêu rõ trình tự xử lý khi có mâu thuẫn. Thông thường, các bên nên ưu tiên thương lượng,
hòa giải trước. Nếu không đạt kết quả thì có thể đưa vụ việc ra tòa án hoặc trọng tài thương mại tùy theo thỏa thuận.

Với hợp đồng có yếu tố thương mại, giá trị lớn hoặc có nhiều bên tham gia, việc ghi rõ cơ quan giải quyết tranh chấp,
luật áp dụng, địa điểm giải quyết và ngôn ngữ sử dụng là rất quan trọng.

5. Bảng gợi ý các điều khoản nên có trong hợp đồng

6. Một số lỗi thường gặp khi viết điều khoản hợp đồng

Thực tế, nhiều tranh chấp hợp đồng không xuất phát từ việc các bên cố tình vi phạm ngay từ đầu, mà do hợp đồng được
soạn quá sơ sài. Một số lỗi thường gặp gồm: ghi sai thông tin chủ thể, không xác định rõ đối tượng hợp đồng, thiếu
điều khoản nghiệm thu, không quy định thời hạn thanh toán, không có chế tài khi vi phạm hoặc dùng nhiều câu chữ chung chung.

Một lỗi khác là sao chép mẫu hợp đồng trên mạng nhưng không chỉnh sửa theo giao dịch thực tế. Mỗi loại hợp đồng có mục đích
khác nhau. Hợp đồng mua bán khác hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê nhà khác hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng lao động
khác hợp đồng cộng tác viên. Nếu dùng sai mẫu hoặc giữ nguyên điều khoản không phù hợp, hợp đồng có thể gây bất lợi cho chính người ký.

7. Điều khoản hợp đồng điện tử có khác hợp đồng giấy không?

Về bản chất, điều khoản trong hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy không khác nhau. Cả hai đều phải thể hiện rõ ý chí thỏa thuận
của các bên, nội dung giao dịch, quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm khi vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp.

Điểm khác biệt nằm ở cách ký, cách xác thực, cách lưu trữ và cách chứng minh quá trình giao kết. Với hợp đồng giấy, các bên
thường ký tay, đóng dấu và lưu bản cứng. Với hợp đồng điện tử trên VContract Viettel, các bên có thể ký bằng phương thức điện tử,
quản lý luồng ký, lưu trữ hồ sơ trên hệ thống và tra cứu lại khi cần.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho và hạn chế thất lạc hồ sơ.
Tuy nhiên, trước khi đưa lên hệ thống ký, nội dung điều khoản vẫn cần được rà soát kỹ để tránh sai sót.

8. Khi nào nên dùng VContract Viettel để ký hợp đồng cài điều khoản?

VContract Viettel phù hợp với doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức và cá nhân thường xuyên ký nhiều loại hợp đồng như:
hợp đồng lao động, hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng hợp tác,
hợp đồng đào tạo, hợp đồng đại lý, hợp đồng bảo mật, phụ lục hợp đồng và biên bản nghiệm thu.

Thay vì in hợp đồng, gửi chuyển phát, chờ ký từng bên rồi lưu bản cứng, doanh nghiệp có thể thiết lập luồng ký điện tử,
gửi hợp đồng cho các bên liên quan và theo dõi trạng thái ký ngay trên hệ thống. Cách làm này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp
có nhiều chi nhánh, nhiều nhân sự, nhiều khách hàng hoặc cần ký hợp đồng từ xa.

9. Gợi ý cách rà soát điều khoản trước khi ký hợp đồng

Trước khi ký, các bên nên đọc kỹ toàn bộ hợp đồng, không chỉ đọc phần giá trị hoặc phần thanh toán. Cần kiểm tra xem thông tin
chủ thể đã đúng chưa, người ký có thẩm quyền không, đối tượng hợp đồng có rõ không, thời hạn thực hiện có hợp lý không,
điều kiện thanh toán có cụ thể không và chế tài vi phạm có cân bằng không.

Ngoài ra, cần đối chiếu hợp đồng chính với phụ lục, báo giá, biên bản thỏa thuận, email trao đổi hoặc tài liệu kỹ thuật kèm theo.
Nếu các tài liệu này mâu thuẫn với nhau thì nên chỉnh sửa trước khi ký. Không nên ký trước rồi “sẽ bổ sung sau” nếu nội dung đó
là điều khoản quan trọng.

10. Kết luận

Điều khoản trong hợp đồng là nền tảng xác định quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên. Một hợp đồng được soạn chặt chẽ
không nhất thiết phải quá dài, nhưng phải rõ ràng, đầy đủ, đúng bản chất giao dịch và có phương án xử lý khi phát sinh rủi ro.

Trong bối cảnh doanh nghiệp chuyển dần sang ký kết điện tử, việc chuẩn bị điều khoản hợp đồng càng cần được chú trọng.
VContract Viettel là giải pháp hỗ trợ ký hợp đồng điện tử nhanh chóng, thuận tiện, dễ quản lý và phù hợp với nhiều loại hợp đồng
trong hoạt động kinh doanh, lao động, dịch vụ và hợp tác.

Câu hỏi thường gặp về điều khoản trong hợp đồng

1. Hợp đồng có bắt buộc phải có đầy đủ tất cả điều khoản không?

Không phải hợp đồng nào cũng cần quá nhiều điều khoản, nhưng các nội dung chính như chủ thể, đối tượng, giá trị,
thanh toán, thời hạn, quyền nghĩa vụ và xử lý vi phạm nên được quy định rõ để tránh tranh chấp.

2. Điều khoản viết không rõ thì xử lý thế nào?

Khi điều khoản không rõ, việc giải thích có thể phải căn cứ vào toàn bộ nội dung hợp đồng, ý chí của các bên,
quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng. Vì vậy, tốt nhất nên viết rõ ngay từ đầu.

3. Có thể ký phụ lục để bổ sung điều khoản không?

Có. Các bên có thể ký phụ lục để quy định chi tiết, sửa đổi hoặc bổ sung một số nội dung của hợp đồng, miễn là
không trái với thỏa thuận chính và quy định pháp luật.

4. Điều khoản hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?

Nếu hợp đồng điện tử được giao kết, ký và lưu trữ phù hợp quy định pháp luật thì không bị phủ nhận giá trị pháp lý
chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

5. VContract Viettel có dùng để ký phụ lục hợp đồng không?

Có. Doanh nghiệp có thể dùng VContract Viettel để ký hợp đồng chính, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu,
thỏa thuận bảo mật và nhiều loại tài liệu giao dịch khác.