Giải quyết tranh chấp cách kiện vi phạm hợp đồng lên cơ quan nào?

Trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng, tranh chấp có thể phát sinh khi một bên không thanh toán đúng hạn, không bàn giao hàng hóa, không thực hiện dịch vụ, đơn phương chấm dứt hợp đồng trái thỏa thuận, vi phạm nghĩa vụ bảo mật, giao hàng sai chất lượng hoặc không thực hiện đúng cam kết đã ký. Khi thương lượng không thành, bên bị ảnh hưởng cần xác định đúng: kiện vi phạm hợp đồng lên cơ quan nào, hồ sơ gồm những gì và nên chuẩn bị chứng cứ ra sao.

Bài viết dưới đây phân tích theo hướng dễ hiểu, áp dụng cho nhiều loại hợp đồng như hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng hợp tác, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng điện tử và các thỏa thuận dân sự khác.

1. Tranh chấp hợp đồng là gì?

Tranh chấp hợp đồng là sự bất đồng giữa các bên về việc xác lập, thực hiện, sửa đổi, chấm dứt hoặc thanh lý hợp đồng. Nói đơn giản, tranh chấp xảy ra khi một bên cho rằng bên còn lại đã không làm đúng những gì đã cam kết, làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Ví dụ thường gặp:

• Bên mua đã nhận hàng nhưng chậm thanh toán hoặc không thanh toán;
• Bên bán giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, chủng loại;
• Bên thuê không trả tiền thuê, không bàn giao tài sản khi hết hạn;
• Bên cung cấp dịch vụ không hoàn thành công việc đúng tiến độ;
• Một bên tự ý hủy hợp đồng, chấm dứt hợp đồng không có căn cứ;
• Người lao động hoặc người sử dụng lao động vi phạm thỏa thuận trong hợp đồng lao động;
• Các bên không thống nhất về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, tiền đặt cọc hoặc nghĩa vụ hoàn trả.

Theo Bộ luật Dân sự 2015, khi bên có nghĩa vụ không thực hiện, thực hiện không đúng hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ thì có thể phát sinh trách nhiệm dân sự. Tùy từng trường hợp, bên vi phạm có thể phải tiếp tục thực hiện hợp đồng, trả tiền, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, hoàn trả tài sản hoặc chịu hậu quả pháp lý khác theo luật và thỏa thuận.

2. Bị vi phạm hợp đồng thì có nên kiện ngay không?

Không phải trường hợp nào cũng nên khởi kiện ngay. Trước khi kiện, bên bị vi phạm nên rà soát lại hợp đồng, phụ lục, biên bản giao nhận, hóa đơn, chứng từ thanh toán, tin nhắn, email, thông báo và toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Nếu tranh chấp chưa quá nghiêm trọng, nên ưu tiên thương lượng để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tuy nhiên, nên cân nhắc khởi kiện hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi:

• Bên vi phạm cố tình né tránh, không phản hồi hoặc kéo dài thời gian;
• Giá trị hợp đồng lớn, thiệt hại tiếp tục tăng;
• Bên vi phạm có dấu hiệu tẩu tán tài sản hoặc bỏ trốn;
• Việc thương lượng nhiều lần không có kết quả;
• Cần có bản án, quyết định hoặc phán quyết để yêu cầu thi hành;
• Hợp đồng có điều khoản trọng tài hoặc điều khoản giải quyết tranh chấp rõ ràng.

3. Kiện vi phạm hợp đồng lên cơ quan nào?

Tùy loại hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên, tranh chấp hợp đồng có thể được giải quyết tại Tòa án, Trọng tài thương mại, Hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động hoặc một số cơ quan khác trong trường hợp đặc biệt.

4. Khi nào kiện ra Tòa án?

Tòa án là cơ quan phổ biến nhất để giải quyết tranh chấp hợp đồng dân sự, kinh doanh thương mại và lao động. Theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, Tòa án có thẩm quyền giải quyết nhiều nhóm tranh chấp về dân sự, kinh doanh thương mại và lao động.

Nên khởi kiện ra Tòa án khi:

• Hợp đồng không có điều khoản trọng tài;
• Các bên không thống nhất được cách giải quyết;
• Cần bản án hoặc quyết định của Tòa để yêu cầu thi hành án;
• Bên vi phạm không hợp tác, không thương lượng;
• Cần áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời để bảo vệ tài sản, chứng cứ hoặc quyền lợi;
• Tranh chấp liên quan đến nhiều bên, nhiều nghĩa vụ hoặc cần thu thập chứng cứ theo thủ tục tố tụng.

4.1. Nộp đơn ở Tòa án cấp nào?

Thông thường, tranh chấp hợp đồng được nộp tại Tòa án nhân dân cấp huyện nếu vụ việc thuộc thẩm quyền cấp huyện. Một số vụ việc phức tạp, có yếu tố nước ngoài hoặc thuộc trường hợp luật định có thể thuộc thẩm quyền của Tòa án nhân dân cấp tỉnh.

4.2. Nộp đơn ở Tòa án nơi nào?

Về nguyên tắc chung, người khởi kiện thường nộp đơn tại Tòa án nơi bị đơn cư trú, làm việc hoặc nơi bị đơn có trụ sở. Nếu hợp đồng có thỏa thuận hợp pháp về Tòa án giải quyết tranh chấp, các bên có thể căn cứ theo thỏa thuận đó. Một số loại tranh chấp có thể có quy định riêng về thẩm quyền theo lãnh thổ.

5. Khi nào giải quyết tại Trọng tài thương mại?

Trọng tài thương mại là phương thức giải quyết tranh chấp ngoài Tòa án, thường áp dụng trong hoạt động kinh doanh thương mại. Theo Luật Trọng tài thương mại 2010, tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài khi các bên có thỏa thuận trọng tài hợp lệ.

Doanh nghiệp nên chọn trọng tài khi:

• Hợp đồng có điều khoản trọng tài rõ ràng;
• Các bên muốn thủ tục linh hoạt, nhanh và bảo mật hơn;
• Tranh chấp có yếu tố thương mại, đầu tư, dịch vụ, phân phối, đại lý, nhượng quyền, xây dựng, công nghệ;
• Các bên muốn chọn trung tâm trọng tài, địa điểm, ngôn ngữ hoặc trọng tài viên phù hợp;
• Cần phán quyết có giá trị chung thẩm theo quy định của pháp luật về trọng tài.

Tuy nhiên, nếu hợp đồng không có điều khoản trọng tài hoặc thỏa thuận trọng tài vô hiệu, không thể thực hiện, vụ việc có thể phải giải quyết tại Tòa án.

6. Tranh chấp hợp đồng lao động kiện ở đâu?

Đối với hợp đồng lao động, cần phân biệt tranh chấp lao động cá nhân và tranh chấp lao động tập thể. Theo Bộ luật Lao động 2019, nhiều tranh chấp lao động cá nhân phải qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án giải quyết, trừ một số trường hợp không bắt buộc hòa giải.

Các tranh chấp lao động thường gặp gồm:

• Không trả lương, chậm trả lương, trả thiếu lương;
• Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái luật;
• Không trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc;
• Tranh chấp về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
• Tranh chấp về bồi thường chi phí đào tạo;
• Tranh chấp về kỷ luật lao động, sa thải, bồi thường thiệt hại.

Với hợp đồng lao động, người lao động hoặc người sử dụng lao động không nên nộp đơn tùy tiện. Cần xác định tranh chấp đó có bắt buộc qua hòa giải hay được khởi kiện trực tiếp ra Tòa án. Việc xác định sai có thể làm hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết.

7. Trường hợp nào nên gửi cơ quan công an?

Không phải vi phạm hợp đồng nào cũng là hành vi hình sự. Nhiều trường hợp chỉ là tranh chấp dân sự hoặc thương mại, cần giải quyết bằng thương lượng, trọng tài hoặc Tòa án. Tuy nhiên, có thể cân nhắc gửi đơn tố giác đến cơ quan công an nếu có dấu hiệu như:

• Ngay từ đầu bên kia dùng thông tin gian dối để ký hợp đồng;
• Nhận tiền, nhận tài sản rồi bỏ trốn hoặc cắt liên lạc bất thường;
• Lập nhiều hợp đồng với nhiều người để chiếm đoạt;
• Sử dụng giấy tờ giả, con dấu giả, thông tin pháp nhân giả;
• Có hành vi tẩu tán tài sản, che giấu tài sản, cố tình chiếm giữ tài sản trái pháp luật.

Nếu chỉ có việc chậm thanh toán, giao hàng chậm, thực hiện chưa đúng chất lượng hoặc không thống nhất về nghĩa vụ hợp đồng thì thường chưa đủ căn cứ để xem là vụ việc hình sự. Khi đó, hướng xử lý phù hợp hơn thường là yêu cầu thanh toán, yêu cầu bồi thường, phạt vi phạm, khởi kiện dân sự hoặc thương mại.

8. Hồ sơ khởi kiện vi phạm hợp đồng gồm những gì?

Khi khởi kiện tranh chấp hợp đồng, người khởi kiện nên chuẩn bị hồ sơ càng rõ ràng càng tốt. Một bộ hồ sơ cơ bản thường gồm:

• Đơn khởi kiện ghi rõ thông tin người khởi kiện, người bị kiện, nội dung tranh chấp và yêu cầu Tòa án giải quyết;
• Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản sửa đổi, thỏa thuận bổ sung nếu có;
• Chứng cứ thực hiện hợp đồng như biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, hóa đơn, chứng từ chuyển khoản, nghiệm thu, bàn giao;
• Chứng cứ vi phạm như thông báo nợ, email nhắc thanh toán, tin nhắn, biên bản làm việc, văn bản từ chối thực hiện;
• Tài liệu chứng minh thiệt hại nếu yêu cầu bồi thường;
• Thông tin pháp lý của các bên như CCCD, đăng ký kinh doanh, địa chỉ cư trú, địa chỉ trụ sở;
• Tài liệu về thẩm quyền nếu hợp đồng có điều khoản chọn Tòa án, trọng tài hoặc địa điểm giải quyết tranh chấp;
• Các tài liệu khác liên quan đến yêu cầu phạt vi phạm, lãi chậm trả, bồi thường, hoàn trả tài sản.

9. Quy trình khởi kiện tranh chấp hợp đồng tại Tòa án

Quy trình khởi kiện có thể khác nhau tùy vụ việc, nhưng về cơ bản thường đi theo các bước sau:

1. Rà soát hợp đồng: Kiểm tra chủ thể ký, nội dung thỏa thuận, điều khoản thanh toán, phạt vi phạm, bồi thường, điều khoản giải quyết tranh chấp.
2. Gửi thông báo yêu cầu thực hiện nghĩa vụ: Trước khi kiện, nên gửi văn bản yêu cầu bên vi phạm thanh toán, bàn giao, tiếp tục thực hiện hoặc khắc phục vi phạm.
3. Thu thập chứng cứ: Tập hợp hợp đồng, chứng từ, email, tin nhắn, biên bản, hóa đơn, hình ảnh, dữ liệu điện tử.
4. Soạn đơn khởi kiện: Ghi rõ yêu cầu Tòa án buộc bên vi phạm trả tiền, trả tài sản, bồi thường, phạt vi phạm, trả lãi hoặc nghĩa vụ khác.
5. Nộp đơn tại Tòa án có thẩm quyền: Có thể nộp trực tiếp, gửi qua bưu chính hoặc theo phương thức được Tòa án chấp nhận.
6. Nộp tạm ứng án phí: Sau khi hồ sơ hợp lệ, người khởi kiện thực hiện nghĩa vụ tạm ứng án phí theo thông báo.
7. Tòa án thụ lý và giải quyết: Tòa án tiến hành các thủ tục tố tụng như lấy lời khai, hòa giải, công khai chứng cứ, xét xử nếu hòa giải không thành.
8. Thi hành bản án, quyết định: Nếu bên thua kiện không tự nguyện thực hiện, bên được thi hành án có thể yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự xử lý theo quy định.

10. Có được yêu cầu phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại không?

Khi một bên vi phạm hợp đồng, bên bị vi phạm có thể yêu cầu áp dụng chế tài theo hợp đồng và pháp luật. Các yêu cầu thường gặp gồm:

• Buộc tiếp tục thực hiện hợp đồng;
• Buộc thanh toán tiền còn nợ;
• Yêu cầu trả lãi chậm thanh toán;
• Yêu cầu phạt vi phạm nếu hợp đồng có thỏa thuận;
• Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu có thiệt hại thực tế và chứng minh được mối quan hệ nhân quả;
• Yêu cầu hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng hoặc hoàn trả những gì đã nhận;
• Yêu cầu bàn giao tài sản, tài liệu, hồ sơ hoặc kết quả công việc.

Đối với hợp đồng thương mại, mức phạt vi phạm cần lưu ý giới hạn theo quy định pháp luật thương mại trong một số trường hợp. Đối với hợp đồng dân sự, cần căn cứ thỏa thuận và quy định của Bộ luật Dân sự. Vì vậy, ngay từ khi soạn hợp đồng, các bên nên quy định rõ điều kiện phạt vi phạm, cách tính bồi thường, lãi chậm trả và chứng cứ xác nhận nghĩa vụ.

11. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng

Thời hiệu khởi kiện là khoảng thời gian luật cho phép bên có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp. Nếu hết thời hiệu và bên bị kiện yêu cầu áp dụng thời hiệu, người khởi kiện có thể gặp bất lợi.

Với tranh chấp hợp đồng dân sự, Bộ luật Dân sự 2015 có quy định về thời hiệu khởi kiện để yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp hợp đồng. Với tranh chấp thương mại, lao động hoặc một số loại hợp đồng chuyên ngành, thời hiệu có thể khác nhau. Do đó, khi phát sinh vi phạm, không nên để quá lâu mới xử lý.

12. Chứng cứ điện tử có dùng để kiện vi phạm hợp đồng được không?

Hiện nay, nhiều hợp đồng được giao kết qua email, nền tảng hợp đồng điện tử, phần mềm quản lý, tin nhắn, hệ thống đặt hàng hoặc các phương tiện điện tử khác. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, giao dịch điện tử và thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Trong tranh chấp hợp đồng, các loại chứng cứ điện tử thường có giá trị tham khảo và chứng minh gồm:

• Hợp đồng điện tử đã ký;
• Thông điệp dữ liệu thể hiện quá trình giao kết hợp đồng;
• Email trao đổi giữa các bên;
• Tin nhắn xác nhận đơn hàng, xác nhận công nợ, xác nhận giao nhận;
• Lịch sử ký số, mã xác thực, thời gian ký, trạng thái ký;
• File nghiệm thu, hóa đơn điện tử, phiếu giao hàng điện tử;
• Thông báo vi phạm, thông báo chấm dứt, yêu cầu thanh toán gửi qua hệ thống.

Tuy nhiên, để chứng cứ điện tử có sức thuyết phục, cần bảo đảm tính toàn vẹn, nguồn gốc, thời điểm phát sinh và khả năng truy xuất. Đây là lý do doanh nghiệp nên sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử có khả năng lưu vết ký, quản lý trạng thái hợp đồng và hỗ trợ tra cứu hồ sơ khi cần đối chiếu.

13. VContract hỗ trợ hạn chế tranh chấp hợp đồng như thế nào?

VContract là giải pháp hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp số hóa quá trình ký kết, phê duyệt, lưu trữ và quản lý hợp đồng. Việc sử dụng hợp đồng điện tử không chỉ giúp ký nhanh hơn mà còn hỗ trợ giảm rủi ro tranh chấp nhờ hồ sơ ký kết rõ ràng, có luồng xử lý và dễ truy xuất.

Một số lợi ích khi sử dụng VContract:

• Lưu trữ hợp đồng tập trung: Dễ tìm lại hợp đồng, phụ lục, trạng thái ký và thông tin người ký.
• Quản lý lịch sử ký: Hạn chế tình trạng thất lạc hồ sơ, quên thời điểm ký hoặc không xác định được bản cuối cùng.
• Rút ngắn thời gian ký: Các bên có thể ký từ xa, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân sự hoặc đối tác ở nhiều tỉnh thành.
• Hỗ trợ chứng cứ khi có tranh chấp: Hợp đồng, thời điểm ký, luồng ký, thông tin xác thực và file hoàn tất được lưu lại để phục vụ đối chiếu khi cần.
• Giảm chi phí giấy tờ: Hạn chế in ấn, chuyển phát, lưu kho và thất lạc bản giấy.
• Phù hợp nhiều loại hợp đồng: Hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, hợp đồng đại lý, hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng hợp tác, phụ lục hợp đồng.

14. Mẫu thông báo yêu cầu khắc phục vi phạm hợp đồng

Trước khi khởi kiện, bên bị vi phạm nên gửi thông báo yêu cầu khắc phục. Dưới đây là mẫu nội dung tham khảo:

15. Các lỗi thường gặp khi khởi kiện vi phạm hợp đồng

Nhiều bên có quyền lợi hợp pháp nhưng gặp khó khi khởi kiện do chuẩn bị hồ sơ chưa đúng. Một số lỗi thường gặp gồm:

• Không xác định đúng bị đơn hoặc địa chỉ bị đơn;
• Không kiểm tra điều khoản trọng tài trong hợp đồng;
• Nộp đơn sai Tòa án có thẩm quyền;
• Yêu cầu khởi kiện không rõ ràng, vừa thiếu vừa trùng lặp;
• Không chứng minh được thiệt hại thực tế khi yêu cầu bồi thường;
• Không có chứng cứ chứng minh đã giao hàng, bàn giao, nghiệm thu hoặc hoàn thành dịch vụ;
• Không lưu thông báo yêu cầu thanh toán hoặc thông báo vi phạm;
• Để vụ việc kéo dài quá lâu, chứng cứ thất lạc hoặc hết thời hiệu khởi kiện.

16. Câu hỏi thường gặp

16.1. Không có hợp đồng giấy thì có kiện được không?

Có thể vẫn kiện được nếu có chứng cứ khác chứng minh giao dịch và nghĩa vụ giữa các bên, ví dụ email, tin nhắn, chuyển khoản, hóa đơn, biên bản giao nhận, đơn đặt hàng, xác nhận công nợ hoặc hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, việc không có hợp đồng rõ ràng sẽ làm quá trình chứng minh khó hơn.

16.2. Hợp đồng điện tử có dùng làm chứng cứ khi tranh chấp không?

Có. Hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, thông điệp dữ liệu và lịch sử giao dịch có thể được sử dụng để chứng minh quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Doanh nghiệp nên lưu trữ file hoàn tất, lịch sử ký và các tài liệu liên quan.

16.3. Có điều khoản trọng tài rồi có được kiện ra Tòa không?

Nếu thỏa thuận trọng tài hợp lệ và tranh chấp thuộc phạm vi giải quyết bằng trọng tài, các bên thường phải giải quyết tại trọng tài. Tòa án có thể từ chối thụ lý nếu vụ việc thuộc thỏa thuận trọng tài, trừ trường hợp thỏa thuận trọng tài vô hiệu hoặc không thể thực hiện.

16.4. Bên kia nợ tiền hợp đồng thì kiện ở đâu?

Nếu là hợp đồng dân sự hoặc thương mại thông thường và không có thỏa thuận trọng tài, bên bị nợ tiền thường khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền, thông thường là nơi bị đơn cư trú hoặc đặt trụ sở. Nếu hợp đồng có thỏa thuận trọng tài hợp lệ thì nộp đơn tại trung tâm trọng tài theo thỏa thuận.

16.5. Có nên gửi công an khi bên kia không trả tiền hợp đồng?

Chỉ nên gửi cơ quan công an khi có dấu hiệu hình sự như gian dối để chiếm đoạt, bỏ trốn, sử dụng giấy tờ giả, nhận tiền rồi cố tình chiếm đoạt. Nếu chỉ là chậm thanh toán hoặc tranh chấp nghĩa vụ hợp đồng, hướng xử lý chính thường là khởi kiện dân sự, thương mại hoặc yêu cầu trọng tài giải quyết.

17. Kết luận

Khi bị vi phạm hợp đồng, điều quan trọng là xác định đúng bản chất tranh chấp và đúng cơ quan giải quyết. Với tranh chấp dân sự, thương mại thông thường, cơ quan giải quyết phổ biến là Tòa án. Với hợp đồng thương mại có điều khoản trọng tài, các bên thường phải giải quyết tại trọng tài. Với hợp đồng lao động, cần xem xét có phải qua hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Tòa án hay không. Nếu vụ việc có dấu hiệu lừa đảo, chiếm đoạt tài sản, có thể cân nhắc gửi đơn tố giác đến cơ quan công an.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp và cá nhân nên soạn hợp đồng rõ ràng, quy định cụ thể điều khoản thanh toán, phạt vi phạm, bồi thường, chấm dứt hợp đồng, giải quyết tranh chấp và lưu trữ chứng cứ đầy đủ. Việc sử dụng hợp đồng điện tử VContract giúp quá trình ký kết, lưu trữ và tra cứu hợp đồng thuận tiện hơn, đồng thời hỗ trợ quản lý hồ sơ khi phát sinh tranh chấp.

Căn cứ pháp lý tham khảo: Bộ luật Dân sự 2015 số 91/2015/QH13; Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 số 92/2015/QH13; Luật Trọng tài thương mại 2010 số 54/2010/QH12; Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14; Luật Giao dịch điện tử 2023 số 20/2023/QH15. Nội dung bài viết mang tính tham khảo, khi áp dụng cần đối chiếu hồ sơ và tình huống cụ thể.