Trong vài năm gần đây, hoạt động đấu thầu tại Việt Nam đã chuyển mạnh sang môi trường số. Nhiều khâu như đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu, phát hành hồ sơ mời thầu, nộp hồ sơ dự thầu, mở thầu, đánh giá hồ sơ và công bố kết quả đã được thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Cùng với xu hướng đó, hợp đồng đấu thầu điện tử ngày càng trở thành nội dung quan trọng mà chủ đầu tư, bên mời thầu và nhà thầu cần nắm rõ.
Trước đây, sau khi có kết quả lựa chọn nhà thầu, nhiều đơn vị vẫn quen với việc in hợp đồng giấy, ký tay, đóng dấu, chuyển phát hồ sơ và lưu trữ thủ công. Cách làm này quen thuộc nhưng tốn thời gian, dễ phát sinh chậm trễ, khó theo dõi phiên bản tài liệu và bất tiện khi các bên ở xa nhau. Khi quy trình đấu thầu được số hóa, việc ký kết và quản lý hợp đồng cũng cần thay đổi để đồng bộ với môi trường điện tử.
Hợp đồng điện tử trong hoạt động đấu thầu không chỉ là việc scan hợp đồng giấy rồi gửi qua email. Đây là hình thức hợp đồng được lập, ký số, gửi nhận, quản lý và lưu trữ bằng phương thức điện tử, gắn với quy trình lựa chọn nhà thầu trên hệ thống. Vì vậy, doanh nghiệp tham gia đấu thầu cần hiểu đúng phạm vi áp dụng, thành phần hồ sơ hợp đồng, cách ký số và những lưu ý khi triển khai.
1. Hợp đồng đấu thầu điện tử là gì?
Hợp đồng đấu thầu điện tử là hợp đồng được hình thành sau quá trình lựa chọn nhà thầu và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Nội dung hợp đồng phản ánh sự thỏa thuận giữa chủ đầu tư hoặc bên mời thầu với nhà thầu được lựa chọn về phạm vi công việc, giá hợp đồng, tiến độ thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên, điều kiện thanh toán, nghiệm thu, bảo hành, xử lý vi phạm và các điều khoản liên quan khác.
Điểm khác biệt quan trọng so với hợp đồng giấy là hợp đồng điện tử được lập, ký và lưu trữ trên môi trường điện tử. Các tài liệu cấu thành hợp đồng được ký số bởi các bên có thẩm quyền, giúp xác nhận người ký, thời điểm ký và tính toàn vẹn của nội dung sau khi ký. Khi hợp đồng đã hoàn tất, các bên có thể tra cứu, tải về, lưu trữ và sử dụng làm căn cứ thực hiện nghĩa vụ.
Trong hoạt động đấu thầu, hợp đồng điện tử không tách rời hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu và quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng, các bên cần bảo đảm nội dung phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu được chấp thuận, biên bản thương thảo và quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
2. Vì sao hợp đồng điện tử ngày càng quan trọng trong đấu thầu?
Đấu thầu là lĩnh vực yêu cầu tính minh bạch, đúng quy trình, đúng thời hạn và có khả năng kiểm tra hồ sơ rõ ràng. Khi nhiều khâu đấu thầu đã thực hiện trực tuyến, nếu khâu ký hợp đồng vẫn làm thủ công bằng giấy thì quy trình tổng thể dễ bị gián đoạn. Hợp đồng điện tử giúp rút ngắn thời gian ký kết, giảm chi phí in ấn, chuyển phát và hạn chế rủi ro thất lạc tài liệu.
Đối với chủ đầu tư và bên mời thầu, hợp đồng điện tử hỗ trợ quản lý hồ sơ tập trung, dễ kiểm soát tình trạng ký, dễ tra cứu khi cần đối chiếu. Đối với nhà thầu, việc ký điện tử giúp tiết kiệm thời gian đi lại, đặc biệt trong trường hợp nhà thầu ở khác tỉnh, khác khu vực hoặc phải xử lý nhiều gói thầu cùng lúc.
Ngoài ra, hợp đồng điện tử còn góp phần tăng tính minh bạch trong quản lý hợp đồng. Khi tài liệu được ký số và lưu trữ điện tử, việc chỉnh sửa, thay đổi nội dung sau khi ký sẽ dễ bị phát hiện hơn so với cách lưu hồ sơ rời rạc. Đây là yếu tố quan trọng trong các giao dịch có giá trị lớn, liên quan đến vốn ngân sách, vốn nhà nước hoặc các dự án cần kiểm toán, thanh tra, kiểm tra sau này.
3. Trường hợp nào cần áp dụng hợp đồng điện tử trong đấu thầu?
Trong hoạt động đấu thầu qua mạng, hợp đồng điện tử được đặt ra đối với các gói thầu thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong những trường hợp nhất định. Một số hình thức lựa chọn nhà thầu phổ biến như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến và mua sắm trực tuyến có thể phải thực hiện ký kết hợp đồng trên hệ thống nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
Nói cách khác, không phải mọi giao dịch mua sắm, mọi hợp đồng với nhà thầu đều mặc nhiên áp dụng cùng một cách. Việc sử dụng hợp đồng điện tử còn phụ thuộc vào hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức thực hiện trên hệ thống, nguồn thanh toán, yêu cầu quản lý hồ sơ và quy định cụ thể của từng gói thầu.
Trước khi ký hợp đồng, chủ đầu tư, bên mời thầu và nhà thầu cần kiểm tra kỹ gói thầu của mình thuộc trường hợp bắt buộc hay khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử. Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp tránh tình trạng chuẩn bị sai quy trình, thiếu tài liệu, ký sai phương thức hoặc phải điều chỉnh hồ sơ sau khi đã hoàn tất lựa chọn nhà thầu.
4. Những trường hợp được khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử
Bên cạnh các trường hợp bắt buộc, hợp đồng điện tử còn được khuyến khích áp dụng cho nhiều hình thức lựa chọn nhà thầu khác. Có thể kể đến đặt hàng, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, đàm phán giá, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, gói thầu có sự tham gia của cộng đồng, lựa chọn tư vấn cá nhân theo quy trình rút gọn hoặc các gói thầu không thanh toán qua Kho bạc Nhà nước.
Việc khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử có ý nghĩa thực tế rất lớn. Nhiều gói thầu tuy không thuộc nhóm bắt buộc nhưng vẫn có nhu cầu ký nhanh, lưu trữ rõ ràng và quản lý tập trung. Nếu tiếp tục dùng hợp đồng giấy, các bên vẫn phải in ấn, chuyển phát, scan, lưu bản cứng và mất thời gian rà soát. Trong khi đó, hợp đồng điện tử giúp rút gọn các bước hành chính mà vẫn bảo đảm căn cứ thực hiện nếu được triển khai đúng quy trình.
Đối với doanh nghiệp thường xuyên tham gia đấu thầu, việc làm quen sớm với hợp đồng điện tử cũng giúp giảm bỡ ngỡ khi quy định tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng. Nhà thầu có năng lực xử lý hồ sơ điện tử, ký số đúng quy trình và quản lý hợp đồng tốt sẽ có lợi thế hơn trong môi trường đấu thầu số.
5. Thành phần hồ sơ hợp đồng đấu thầu điện tử gồm những gì?
Hợp đồng điện tử trong hoạt động đấu thầu không chỉ gồm một file hợp đồng ngắn gọn. Hồ sơ hợp đồng điện tử là một bộ phận của hồ sơ hợp đồng và thường bao gồm các tài liệu được các bên liên quan ký số. Thành phần có thể gồm văn bản hợp đồng, điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các tài liệu khác nếu có.
Văn bản hợp đồng là phần thể hiện thỏa thuận chính giữa các bên. Đây là tài liệu trung tâm, ghi nhận thông tin gói thầu, bên giao thầu, nhà thầu, giá hợp đồng, loại hợp đồng, thời gian thực hiện, nguyên tắc thanh toán, trách nhiệm của các bên và các điều khoản cơ bản khác.
Điều kiện cụ thể của hợp đồng là phần rất quan trọng vì thể hiện những nội dung được điều chỉnh theo từng gói thầu. Trong quá trình lựa chọn nhà thầu, có thể phát sinh nội dung làm rõ, hiệu chỉnh, bổ sung hoặc thương thảo. Những nội dung này cần được phản ánh đầy đủ để hợp đồng cuối cùng đúng với kết quả lựa chọn nhà thầu và thống nhất với hồ sơ đã được phê duyệt.
Phụ lục hợp đồng thường bao gồm danh mục công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện nghiệm thu, danh sách nhân sự, thiết bị, bảng phân kỳ thanh toán hoặc các nội dung chi tiết khác. Với những gói thầu phức tạp, phụ lục có vai trò rất quan trọng vì giúp các bên triển khai công việc cụ thể, tránh hiểu sai hoặc bỏ sót nghĩa vụ.
6. Có được dùng hợp đồng điện tử giản lược trong đấu thầu không?
Trong một số trường hợp, hồ sơ hợp đồng điện tử có thể được tinh gọn hơn so với bộ hồ sơ đầy đủ. Đối với các hình thức lựa chọn nhà thầu không thuộc nhóm đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chào hàng cạnh tranh theo quy trình thông thường, hợp đồng điện tử có thể chỉ bao gồm một hoặc một vài tài liệu cần thiết, thay vì phải sử dụng toàn bộ bộ hồ sơ hợp đồng đầy đủ.
Quy định này giúp giảm áp lực thủ tục cho các gói thầu đơn giản, giá trị nhỏ hoặc có phạm vi công việc không quá phức tạp. Tuy nhiên, giản lược không có nghĩa là làm sơ sài. Dù hồ sơ ít tài liệu hơn, hợp đồng vẫn phải thể hiện rõ chủ thể ký kết, đối tượng hợp đồng, giá trị, thời hạn, nghĩa vụ, phương thức thanh toán, nghiệm thu và trách nhiệm khi vi phạm.
Đối với nhà thầu, cần đặc biệt lưu ý rằng hợp đồng giản lược vẫn là căn cứ pháp lý để thực hiện và thanh toán. Nếu nội dung quá chung chung, sau này khi phát sinh tranh chấp về khối lượng, tiến độ, chất lượng hoặc điều kiện thanh toán, nhà thầu có thể gặp bất lợi. Vì vậy, trước khi ký, các bên vẫn nên rà soát kỹ từng điều khoản, kể cả khi hợp đồng được lập theo mẫu rút gọn.
7. Nguyên tắc soạn thảo hợp đồng điện tử trong đấu thầu
Hợp đồng điện tử trong đấu thầu thường được xây dựng trên cơ sở mẫu hợp đồng điện tử có trong hồ sơ mời thầu điện tử. Chủ đầu tư có thể điều chỉnh, bổ sung nội dung cho phù hợp với quy mô, tính chất và yêu cầu riêng của từng gói thầu, miễn là không làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu và không trái quy định pháp luật.
Khi soạn hợp đồng, cần tránh tình trạng nội dung trong văn bản hợp đồng, điều kiện cụ thể và phụ lục mâu thuẫn với nhau. Ví dụ, văn bản hợp đồng ghi thời gian thực hiện 90 ngày, nhưng phụ lục tiến độ lại thể hiện 120 ngày; hoặc giá hợp đồng trong phần chính khác với biểu giá chi tiết. Những lỗi này có thể gây khó khăn khi nghiệm thu, thanh toán hoặc xử lý vi phạm.
Một nguyên tắc khác là không nên lặp lại quá nhiều nội dung đã được thể hiện đầy đủ ở điều kiện cụ thể của hợp đồng. Nếu một nội dung đã được ghi rõ trong điều kiện cụ thể, văn bản hợp đồng chính có thể dẫn chiếu để tránh trùng lặp. Cách làm này giúp hồ sơ gọn hơn, giảm nguy cơ sai khác giữa các phần của hợp đồng.
8. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng đấu thầu
Một hợp đồng đấu thầu tốt cần thể hiện rõ các nội dung cốt lõi để các bên có căn cứ thực hiện. Trước hết là thông tin của chủ đầu tư, bên mời thầu và nhà thầu. Thông tin này cần thống nhất với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và các tài liệu liên quan.
Tiếp theo là phạm vi công việc. Đây là phần xác định nhà thầu phải cung cấp hàng hóa, thi công xây lắp, thực hiện dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn hoặc công việc khác theo yêu cầu nào. Phạm vi công việc càng rõ thì quá trình nghiệm thu càng thuận lợi.
Giá hợp đồng và loại hợp đồng cũng cần được ghi chính xác. Tùy từng gói thầu, hợp đồng có thể theo đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh, trọn gói hoặc hình thức phù hợp khác. Điều khoản thanh toán cần nêu rõ điều kiện thanh toán, hồ sơ thanh toán, thời hạn thanh toán, tạm ứng, thu hồi tạm ứng và các khoản khấu trừ nếu có.
Ngoài ra, hợp đồng cần có điều khoản về tiến độ thực hiện, nghiệm thu, bàn giao, bảo hành, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng, xử lý chậm tiến độ, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, tạm dừng, chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp.
9. Quy trình đăng tải thông tin đấu thầu trên hệ thống
Đối với hoạt động đấu thầu qua mạng, việc đăng tải thông tin trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cần được thực hiện đúng quy trình. Các bước thường gồm đăng nhập hệ thống, chọn chức năng đăng tải, nhập dữ liệu và đính kèm hồ sơ, kiểm tra xác nhận, gửi thông tin và theo dõi trạng thái hiển thị.
Ở bước đăng nhập, đơn vị cần sử dụng tài khoản được cấp và quản lý cẩn thận thông tin truy cập. Việc để lộ tài khoản hoặc giao tài khoản cho người không có trách nhiệm có thể dẫn đến rủi ro sai lệch thông tin, mất an toàn dữ liệu hoặc ảnh hưởng đến tiến độ đấu thầu.
Ở bước chọn chức năng đăng tải, người dùng cần xác định đúng loại thông tin cần đưa lên hệ thống. Tùy từng giai đoạn, đó có thể là kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thông báo mời thầu, hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc thông tin liên quan đến hợp đồng.
Ở bước nhập liệu và đính kèm, cần kiểm tra kỹ các trường thông tin như tên gói thầu, mã dự án, nguồn vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu, thời gian thực hiện, giá gói thầu, thông tin bên mời thầu và các tệp hồ sơ đi kèm. Chỉ một lỗi nhỏ về số liệu hoặc tệp đính kèm cũng có thể làm mất thời gian chỉnh sửa, bổ sung.
10. Lưu ý cho chủ đầu tư và bên mời thầu khi dùng hợp đồng điện tử
Chủ đầu tư và bên mời thầu cần chuẩn bị mẫu hợp đồng ngay từ giai đoạn lập hồ sơ mời thầu. Mẫu hợp đồng càng rõ, quá trình thương thảo và ký kết càng thuận lợi. Không nên để đến khi có kết quả lựa chọn nhà thầu mới bắt đầu rà soát lại toàn bộ điều khoản, vì điều này có thể làm chậm tiến độ ký kết.
Cần kiểm tra kỹ thẩm quyền ký của người đại diện. Người ký hợp đồng điện tử phải là người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ. Trong môi trường điện tử, việc ký số cần gắn với chứng thư số phù hợp, còn hiệu lực và thuộc đúng chủ thể ký kết.
Đối với các gói thầu có nhiều phụ lục, bên mời thầu cần quản lý phiên bản tài liệu chặt chẽ. Nếu có thay đổi sau thương thảo, nội dung cập nhật phải được đưa vào đúng tài liệu hợp đồng, tránh trường hợp bản ký cuối cùng không phản ánh đầy đủ kết quả đã thống nhất.
Ngoài ra, cần có quy trình lưu trữ nội bộ sau khi hợp đồng hoàn tất. Dù hợp đồng được lưu trên hệ thống, doanh nghiệp vẫn nên có cơ chế lưu bản tải về, phân quyền truy cập, đặt tên hồ sơ thống nhất và lưu kèm các tài liệu liên quan để phục vụ kiểm tra, thanh toán hoặc quyết toán.
11. Lưu ý cho nhà thầu trước khi ký hợp đồng đấu thầu điện tử
Nhà thầu không nên ký hợp đồng chỉ vì đã trúng thầu mà chưa rà soát kỹ nội dung. Trước khi ký, cần đối chiếu văn bản hợp đồng với hồ sơ dự thầu, biên bản thương thảo, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và các phụ lục kỹ thuật, tài chính. Nếu phát hiện nội dung chưa thống nhất, cần trao đổi và làm rõ trước khi ký.
Nhà thầu cũng cần kiểm tra các điều khoản có ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, như tạm ứng, thanh toán theo giai đoạn, điều kiện nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, thời hạn thanh toán và điều kiện giữ lại tiền bảo hành nếu có. Đây là những nội dung dễ ảnh hưởng đến khả năng triển khai hợp đồng sau khi trúng thầu.
Đối với gói thầu xây lắp, cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ có tiến độ chặt, nhà thầu cần đặc biệt chú ý mốc thời gian thực hiện, trách nhiệm chậm tiến độ, mức phạt, điều kiện gia hạn và các trường hợp bất khả kháng. Nếu hợp đồng quy định không rõ, khi phát sinh chậm trễ do nguyên nhân khách quan, việc chứng minh và xin gia hạn có thể gặp khó khăn.
Cuối cùng, nhà thầu cần bảo đảm chữ ký số dùng để ký hợp đồng còn hiệu lực, đúng thông tin doanh nghiệp và được người có thẩm quyền quản lý. Không nên để tình trạng đến ngày ký mới phát hiện chứng thư số hết hạn, sai thông tin hoặc người ký không được phân quyền.
12. Bảng tóm tắt nội dung cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng đấu thầu
| Nội dung cần kiểm tra | Điểm cần lưu ý | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| Thông tin các bên | Tên đơn vị, mã số thuế, người đại diện, thẩm quyền ký | Hợp đồng có thể bị tranh chấp về chủ thể ký kết |
| Phạm vi công việc | Hàng hóa, dịch vụ, xây lắp, yêu cầu kỹ thuật, khối lượng | Dễ phát sinh tranh cãi khi nghiệm thu |
| Giá hợp đồng | Giá trị hợp đồng, loại hợp đồng, thuế, chi phí đi kèm | Sai lệch giá trị thanh toán hoặc quyết toán |
| Tiến độ thực hiện | Ngày bắt đầu, thời hạn hoàn thành, mốc bàn giao | Bị phạt chậm tiến độ hoặc khó xin gia hạn |
| Điều kiện thanh toán | Tạm ứng, nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, thời hạn thanh toán | Ảnh hưởng dòng tiền của nhà thầu |
| Phụ lục hợp đồng | Biểu giá, tiến độ, danh mục công việc, yêu cầu kỹ thuật | Thiếu căn cứ triển khai chi tiết |
| Chữ ký số | Đúng chủ thể, còn hiệu lực, đúng người có thẩm quyền | Hồ sơ ký điện tử có thể không hợp lệ |
13. Ký hợp đồng đấu thầu điện tử bằng vContract Viettel có lợi gì?
Trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp không chỉ cần tham gia đấu thầu qua mạng mà còn cần quản lý hợp đồng sau trúng thầu một cách khoa học. vContract Viettel là giải pháp hợp đồng điện tử hỗ trợ tạo, gửi, ký, theo dõi và lưu trữ hợp đồng trực tuyến, phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh hợp đồng mua sắm, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng xây lắp, hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng sau đấu thầu.
Với vContract Viettel, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa mẫu hợp đồng, thiết lập luồng ký, kiểm soát trạng thái ký của từng bên và lưu trữ hồ sơ hợp đồng tập trung. Điều này giúp giảm tình trạng thất lạc bản giấy, nhầm phiên bản hợp đồng hoặc mất thời gian tìm lại tài liệu khi cần đối chiếu.
Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều người phụ trách dự án hoặc nhiều hợp đồng ký cùng lúc, việc dùng nền tảng hợp đồng điện tử giúp quá trình xử lý nhanh hơn. Người ký có thể ký từ xa bằng phương thức ký phù hợp, trong khi bộ phận pháp chế, kế toán, dự án và lãnh đạo ký duyệt vẫn theo dõi được tiến độ xử lý hồ sơ.
14. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi chuyển sang hợp đồng điện tử trong đấu thầu?
Trước hết, doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình ký hợp đồng nội bộ. Cần xác định ai là người soạn hợp đồng, ai kiểm tra pháp lý, ai kiểm tra tài chính, ai phê duyệt nội dung và ai là người ký cuối cùng. Nếu không phân quyền rõ, việc ký điện tử có thể nhanh về mặt kỹ thuật nhưng vẫn bị chậm do quy trình nội bộ chưa thống nhất.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số phù hợp. Chữ ký số phải còn hạn, đúng thông tin pháp nhân và được quản lý an toàn. Với người ký theo ủy quyền, cần có hồ sơ ủy quyền rõ ràng để tránh tranh chấp về thẩm quyền ký.
Doanh nghiệp cũng nên chuẩn hóa mẫu hợp đồng, mẫu phụ lục, biểu giá, biên bản nghiệm thu và hồ sơ thanh toán. Khi các mẫu này được chuẩn hóa, việc tạo hợp đồng mới sẽ nhanh hơn, hạn chế lỗi nhập liệu và giúp kiểm soát nội dung tốt hơn.
Cuối cùng, cần đào tạo người dùng nội bộ. Nhân sự phụ trách đấu thầu, pháp chế, kế toán, dự án và lãnh đạo ký duyệt cần hiểu cách sử dụng hệ thống, cách kiểm tra tài liệu trước khi ký, cách lưu trữ và cách tra cứu hợp đồng sau khi hoàn tất.
15. Mẫu hợp đồng đấu thầu tham khảo
Dưới đây là mẫu hợp đồng đấu thầu tham khảo. Khi sử dụng thực tế, các bên cần điều chỉnh theo loại gói thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, kết quả thương thảo, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và quy định nội bộ của đơn vị.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THỰC HIỆN GÓI THẦU
Số: ………./HĐ-………..
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………………………………………., chúng tôi gồm có:
BÊN GIAO THẦU
Tên đơn vị: ………………………………………………………………………………………………..
Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở: …………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………………………………………………………………
Tài khoản số: ………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: …………………………………………………………………………………………………
Người đại diện: …………………………………………………………………………………………..
Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………………
Căn cứ đại diện/ủy quyền: ……………………………………………………………………………
BÊN NHẬN THẦU
Tên đơn vị: ………………………………………………………………………………………………..
Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở: …………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………………………………………………………………
Tài khoản số: ………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: …………………………………………………………………………………………………
Người đại diện: …………………………………………………………………………………………..
Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………………
Căn cứ đại diện/ủy quyền: ……………………………………………………………………………
Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng thực hiện gói thầu với các điều khoản sau:
Điều 1. Căn cứ ký kết hợp đồng
Hợp đồng này được ký kết trên cơ sở hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, biên bản thương thảo hợp đồng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và các tài liệu liên quan khác.
Điều 2. Đối tượng và phạm vi công việc
Bên nhận thầu đồng ý thực hiện gói thầu: …………………………………………………………
Thuộc dự án/kế hoạch mua sắm: …………………………………………………………………..
Phạm vi công việc bao gồm: ………………………………………………………………………….
Yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, khối lượng, tiến độ và các nội dung chi tiết được thực hiện theo hồ sơ hợp đồng và phụ lục kèm theo.
Điều 3. Giá hợp đồng
Giá hợp đồng là: ………………………………………………………………………………………….
Bằng chữ: ………………………………………………………………………………………………….
Giá hợp đồng đã bao gồm/chưa bao gồm thuế, phí, chi phí vận chuyển, lắp đặt, nghiệm thu, bảo hành và các chi phí liên quan khác theo thỏa thuận của hai bên.
Điều 4. Loại hợp đồng
Loại hợp đồng: Trọn gói/Đơn giá cố định/Đơn giá điều chỉnh/Theo thời gian/Hình thức khác: ………………………………………………………………………………………………….
Việc điều chỉnh giá hợp đồng nếu có được thực hiện theo điều kiện cụ thể của hợp đồng và thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên.
Điều 5. Thời gian thực hiện hợp đồng
Thời gian bắt đầu thực hiện: …………………………………………………………………………
Thời gian hoàn thành: ………………………………………………………………………………….
Tiến độ chi tiết được thực hiện theo phụ lục tiến độ kèm theo hợp đồng này.
Điều 6. Tạm ứng và thanh toán
Mức tạm ứng nếu có: …………………………………………………………………………………..
Điều kiện tạm ứng: ……………………………………………………………………………………..
Phương thức thanh toán: ……………………………………………………………………………..
Hồ sơ thanh toán bao gồm: …………………………………………………………………………..
Thời hạn thanh toán: …………………………………………………………………………………..
Các khoản khấu trừ, giữ lại bảo hành hoặc thu hồi tạm ứng được thực hiện theo thỏa thuận tại hợp đồng và phụ lục kèm theo.
Điều 7. Nghiệm thu và bàn giao
Bên nhận thầu có trách nhiệm hoàn thành công việc theo đúng phạm vi, chất lượng, tiến độ và yêu cầu kỹ thuật đã được hai bên thống nhất.
Việc nghiệm thu được thực hiện trên cơ sở khối lượng hoàn thành, hồ sơ kỹ thuật, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và các tài liệu liên quan khác.
Chỉ những khối lượng, hàng hóa, dịch vụ hoặc công việc được nghiệm thu hợp lệ mới là căn cứ để thanh toán theo hợp đồng.
Điều 8. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh tạm ứng
Bên nhận thầu có trách nhiệm nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng nếu hợp đồng hoặc hồ sơ mời thầu có yêu cầu.
Giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng: ………………………………………………………………
Thời hạn hiệu lực của bảo lãnh: ……………………………………………………………………
Trường hợp có tạm ứng, bên nhận thầu phải cung cấp bảo lãnh tạm ứng theo yêu cầu trước khi nhận tiền tạm ứng, nếu hai bên có thỏa thuận hoặc hồ sơ hợp đồng có quy định.
Điều 9. Quyền và nghĩa vụ của bên giao thầu
Bên giao thầu có quyền yêu cầu bên nhận thầu thực hiện đúng phạm vi công việc, tiến độ, chất lượng và các nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng.
Bên giao thầu có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu, mặt bằng, điều kiện phối hợp hoặc các nội dung cần thiết khác để bên nhận thầu thực hiện hợp đồng, nếu các nội dung này thuộc trách nhiệm của bên giao thầu.
Bên giao thầu có trách nhiệm nghiệm thu, thanh toán cho bên nhận thầu theo đúng điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Điều 10. Quyền và nghĩa vụ của bên nhận thầu
Bên nhận thầu có trách nhiệm thực hiện công việc đúng hồ sơ hợp đồng, bảo đảm chất lượng, tiến độ, an toàn và các yêu cầu kỹ thuật đã cam kết.
Bên nhận thầu có quyền yêu cầu bên giao thầu phối hợp, cung cấp tài liệu, nghiệm thu và thanh toán theo đúng thỏa thuận.
Bên nhận thầu không được tự ý chuyển nhượng hợp đồng, thay đổi nhân sự chủ chốt, thay đổi hàng hóa, vật tư, thiết bị hoặc phương án thực hiện nếu chưa được bên giao thầu chấp thuận, trừ trường hợp hợp đồng có quy định khác.
Điều 11. Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại
Trường hợp một bên vi phạm nghĩa vụ hợp đồng, bên vi phạm phải chịu trách nhiệm theo thỏa thuận tại hợp đồng và quy định pháp luật có liên quan.
Các hành vi vi phạm có thể bao gồm chậm tiến độ, không bảo đảm chất lượng, không thực hiện đúng phạm vi công việc, chậm thanh toán, không phối hợp nghiệm thu hoặc vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin.
Mức phạt vi phạm và nguyên tắc bồi thường thiệt hại được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên tại hợp đồng này và phụ lục kèm theo.
Điều 12. Tạm dừng, chấm dứt hợp đồng
Hợp đồng có thể bị tạm dừng hoặc chấm dứt trong các trường hợp sau:
1. Hai bên thỏa thuận tạm dừng hoặc chấm dứt hợp đồng.
2. Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng và không khắc phục trong thời hạn hợp lý sau khi nhận được thông báo.
3. Công việc không thể tiếp tục thực hiện do nguyên nhân khách quan hoặc sự kiện bất khả kháng.
4. Các trường hợp khác theo thỏa thuận của hai bên hoặc theo quy định pháp luật.
Điều 13. Giải quyết tranh chấp
Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này trước hết được giải quyết thông qua thương lượng, thiện chí giữa hai bên.
Trường hợp hai bên không tự giải quyết được, tranh chấp sẽ được đưa ra cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định pháp luật.
Điều 14. Hiệu lực hợp đồng
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký hoặc từ thời điểm: ………………………………
Hợp đồng được lập thành …… bản hoặc được ký, lưu trữ dưới dạng hợp đồng điện tử theo thỏa thuận của hai bên.
Các phụ lục, biên bản, tài liệu kèm theo là bộ phận không tách rời của hợp đồng này.
| ĐẠI DIỆN BÊN GIAO THẦU Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ |
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN THẦU Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ |
16. Kết luận
Hợp đồng đấu thầu điện tử là một phần quan trọng trong quá trình số hóa hoạt động đấu thầu. Khi quy trình lựa chọn nhà thầu ngày càng được thực hiện trên môi trường điện tử, việc ký kết hợp đồng bằng phương thức điện tử giúp các bên tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ, tăng tính minh bạch và thuận tiện hơn trong lưu trữ hồ sơ.
Để áp dụng hiệu quả, chủ đầu tư, bên mời thầu và nhà thầu cần hiểu rõ trường hợp bắt buộc, trường hợp khuyến khích, thành phần hồ sơ hợp đồng, nguyên tắc soạn thảo, yêu cầu chữ ký số và quy trình quản lý sau khi ký. Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót, giảm tranh chấp và bảo đảm hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ.
Doanh nghiệp cần tư vấn về hợp đồng điện tử, ký số hợp đồng sau đấu thầu, hợp đồng mua sắm, hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng xây lắp có thể tham khảo giải pháp vContract Viettel để tối ưu quy trình ký kết và quản lý hồ sơ.
Website: vcontract.net
Hotline tư vấn: 0963.14.53.53
