Điều khoản bảo hành và bảo lãnh là hai nhóm điều khoản rất quan trọng trong hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp thiết bị, thi công, xây dựng, phần mềm, dịch vụ kỹ thuật, thuê tài sản, hợp đồng đại lý, hợp đồng dự án và hợp đồng hợp tác kinh doanh. Nếu viết không rõ, các bên dễ tranh chấp về thời hạn bảo hành, phạm vi sửa chữa, chi phí thay thế, điều kiện từ chối bảo hành, nghĩa vụ bảo lãnh, thời điểm gọi bảo lãnh và trách nhiệm thanh toán thay.
Trên thực tế, nhiều hợp đồng chỉ ghi đơn giản “bảo hành 12 tháng” hoặc “bên B bảo lãnh thực hiện hợp đồng” nhưng không nói rõ bảo hành cái gì, bảo hành trong trường hợp nào, ai chịu phí vận chuyển, bảo lãnh bằng tài sản hay bảo lãnh ngân hàng, khi nào bên nhận bảo lãnh được yêu cầu thanh toán. Cách ghi chung chung này rất dễ gây rủi ro khi có sự cố.
Tư vấn ký và quản lý hợp đồng điện tử VContract:
Hotline: 0979 288 617
Website: vcontract.net
Email: cuongnd16@viettel.com.vn
1. Bảo hành và bảo lãnh khác nhau như thế nào?
Bảo hành thường gắn với chất lượng hàng hóa, tài sản, thiết bị, công trình, phần mềm hoặc dịch vụ sau khi bàn giao. Khi phát sinh lỗi thuộc phạm vi bảo hành, bên có nghĩa vụ bảo hành phải sửa chữa, thay thế, khắc phục hoặc xử lý theo cam kết.
Bảo lãnh là một biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ. Theo Bộ luật Dân sự 2015, bảo lãnh là việc người thứ ba cam kết với bên có quyền sẽ thực hiện nghĩa vụ thay cho bên có nghĩa vụ nếu đến hạn mà bên được bảo lãnh không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ. Các bên cũng có thể thỏa thuận sử dụng tài sản để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh. :contentReference[oaicite:1]{index=1}
| Tiêu chí | Bảo hành | Bảo lãnh |
|---|---|---|
| Bản chất | Cam kết khắc phục lỗi, hư hỏng, khiếm khuyết sau bàn giao. | Cam kết của bên thứ ba hoặc tổ chức bảo lãnh về việc thực hiện nghĩa vụ thay. |
| Đối tượng áp dụng | Hàng hóa, máy móc, thiết bị, công trình, phần mềm, dịch vụ kỹ thuật. | Nghĩa vụ thanh toán, thực hiện hợp đồng, hoàn ứng, bảo hành, trả nợ, bồi thường. |
| Chủ thể thực hiện | Thường là bên bán, bên cung cấp, bên thi công, bên sản xuất hoặc bên được ủy quyền. | Bên bảo lãnh, có thể là cá nhân, tổ chức, công ty mẹ, ngân hàng hoặc bên thứ ba. |
| Mục đích | Bảo đảm chất lượng sau bàn giao. | Bảo đảm nghĩa vụ sẽ được thực hiện nếu bên chính vi phạm. |
| Rủi ro nếu viết không rõ | Tranh cãi lỗi có thuộc bảo hành không, ai chịu phí, thời hạn bắt đầu từ khi nào. | Tranh cãi khi nào được gọi bảo lãnh, bảo lãnh bao nhiêu tiền, bảo lãnh đến khi nào. |
2. Khi nào cần cài điều khoản bảo hành trong hợp đồng?
Điều khoản bảo hành nên được đưa vào hợp đồng khi bên bán, bên cung cấp hoặc bên thi công bàn giao sản phẩm, tài sản, thiết bị hoặc kết quả công việc có yêu cầu về chất lượng sau khi sử dụng. Bộ luật Dân sự 2015 có quy định về nghĩa vụ bảo hành đối với vật mua bán khi việc bảo hành được các bên thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định; thời hạn bảo hành được tính từ thời điểm bên mua có nghĩa vụ nhận vật. :contentReference[oaicite:2]{index=2}
Nên cài điều khoản bảo hành trong các trường hợp:
- Hợp đồng mua bán máy móc, thiết bị, linh kiện, phương tiện, hàng điện tử;
- Hợp đồng thi công, xây dựng, lắp đặt, sửa chữa, cải tạo;
- Hợp đồng cung cấp phần mềm, website, hệ thống công nghệ thông tin;
- Hợp đồng thuê thiết bị có kèm trách nhiệm bảo trì, bảo dưỡng;
- Hợp đồng dịch vụ kỹ thuật có sản phẩm đầu ra cần vận hành ổn định;
- Hợp đồng cung cấp hàng hóa có thời hạn sử dụng hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật rõ ràng.
3. Điều khoản bảo hành cần ghi những nội dung gì?
Điều khoản bảo hành càng rõ thì khi phát sinh lỗi càng dễ xử lý. Không nên chỉ ghi “bảo hành 12 tháng” mà không có điều kiện, phạm vi và quy trình.
- Đối tượng bảo hành: bảo hành toàn bộ sản phẩm, từng linh kiện, từng hạng mục hay chỉ bảo hành phần do bên bán cung cấp.
- Thời hạn bảo hành: 03 tháng, 06 tháng, 12 tháng, 24 tháng hoặc theo tiêu chuẩn nhà sản xuất.
- Thời điểm bắt đầu: từ ngày bàn giao, ngày nghiệm thu, ngày xuất hóa đơn, ngày kích hoạt hay ngày đưa vào sử dụng.
- Phạm vi bảo hành: lỗi kỹ thuật, lỗi vật liệu, lỗi sản xuất, lỗi lắp đặt, lỗi phần mềm, lỗi vận hành do bên cung cấp.
- Trường hợp không bảo hành: lỗi do sử dụng sai hướng dẫn, tự ý tháo sửa, thiên tai, va đập, cháy nổ, hao mòn tự nhiên.
- Thời gian phản hồi: sau bao lâu phải tiếp nhận, kiểm tra, báo phương án xử lý.
- Thời gian khắc phục: sửa trong bao lâu, thay thế khi nào, có thiết bị tạm thay thế không.
- Chi phí bảo hành: ai chịu phí linh kiện, nhân công, vận chuyển, đi lại, tháo lắp.
- Hồ sơ bảo hành: phiếu bảo hành, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, mã serial, hình ảnh lỗi.
- Chế tài nếu không bảo hành: giảm giá, thay thế, thuê bên thứ ba sửa và yêu cầu hoàn chi phí, phạt vi phạm, bồi thường.
Lưu ý: Với hợp đồng thiết bị, máy móc, công trình hoặc phần mềm, nên đính kèm phụ lục bảo hành riêng để ghi rõ danh mục hạng mục, thời hạn từng phần và điều kiện loại trừ.
4. Mẫu điều khoản bảo hành tham khảo
Điều khoản về thời hạn bảo hành: Bên B bảo hành sản phẩm/hạng mục công việc trong thời hạn …….. tháng kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu bàn giao hoặc từ ngày Bên A có nghĩa vụ nhận sản phẩm, tùy thời điểm nào đến trước/sau theo thỏa thuận của các bên.
Điều khoản về phạm vi bảo hành: Phạm vi bảo hành bao gồm lỗi kỹ thuật, lỗi vật liệu, lỗi sản xuất, lỗi lắp đặt hoặc lỗi phát sinh do Bên B thực hiện không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, hồ sơ thiết kế, tài liệu hướng dẫn hoặc cam kết chất lượng trong Hợp đồng.
Điều khoản về trường hợp loại trừ bảo hành: Bên B không chịu trách nhiệm bảo hành đối với lỗi phát sinh do Bên A sử dụng sai hướng dẫn, tự ý tháo dỡ, sửa chữa, thay đổi cấu hình, sử dụng trong môi trường không phù hợp, tác động ngoại lực, thiên tai, hỏa hoạn, chập điện ngoài phạm vi kiểm soát của Bên B hoặc hao mòn tự nhiên trong quá trình sử dụng.
Điều khoản về quy trình bảo hành: Khi phát hiện lỗi, Bên A thông báo cho Bên B bằng văn bản, email, hệ thống hợp đồng điện tử hoặc phương thức hai bên đã thỏa thuận. Trong thời hạn …….. giờ/ngày kể từ khi nhận thông báo, Bên B phải phản hồi và đưa ra phương án kiểm tra, sửa chữa hoặc thay thế.
Điều khoản về chi phí bảo hành: Đối với lỗi thuộc phạm vi bảo hành, Bên B chịu chi phí sửa chữa, thay thế linh kiện, nhân công và chi phí cần thiết khác, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Chi phí phát sinh do lỗi không thuộc phạm vi bảo hành do Bên A chịu.
5. Khi nào cần cài điều khoản bảo lãnh trong hợp đồng?
Điều khoản bảo lãnh nên được cài khi một bên muốn có thêm sự bảo đảm rằng nghĩa vụ hợp đồng sẽ được thực hiện. Bảo lãnh thường xuất hiện trong hợp đồng vay, hợp đồng mua bán trả chậm, hợp đồng đại lý, hợp đồng phân phối, hợp đồng xây dựng, hợp đồng dự án, hợp đồng thương mại có giá trị lớn hoặc hợp đồng mà năng lực tài chính của bên có nghĩa vụ cần được bảo đảm.
Một số loại bảo lãnh thường gặp:
- Bảo lãnh thanh toán: bảo đảm nghĩa vụ trả tiền, trả nợ, thanh toán công nợ.
- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng: bảo đảm bên nhận thầu, bên cung cấp hoặc bên bán thực hiện đúng hợp đồng.
- Bảo lãnh tạm ứng: bảo đảm hoàn trả tiền tạm ứng nếu không thực hiện đúng cam kết.
- Bảo lãnh bảo hành: bảo đảm nghĩa vụ bảo hành sau bàn giao.
- Bảo lãnh của công ty mẹ: công ty mẹ cam kết bảo đảm nghĩa vụ của công ty con.
- Bảo lãnh ngân hàng: ngân hàng phát hành cam kết bảo lãnh theo điều kiện thư bảo lãnh.
6. Điều khoản bảo lãnh cần ghi những nội dung gì?
Điều khoản bảo lãnh phải ghi rõ ai bảo lãnh, bảo lãnh cho nghĩa vụ nào, bảo lãnh bao nhiêu, trong thời hạn nào và khi nào bên nhận bảo lãnh được yêu cầu thực hiện bảo lãnh.
- Bên bảo lãnh: cá nhân, pháp nhân, công ty mẹ, ngân hàng hoặc bên thứ ba.
- Bên được bảo lãnh: bên có nghĩa vụ chính trong hợp đồng.
- Bên nhận bảo lãnh: bên có quyền yêu cầu thực hiện nghĩa vụ.
- Nghĩa vụ được bảo lãnh: thanh toán, hoàn ứng, bảo hành, thực hiện hợp đồng, bồi thường, phạt vi phạm.
- Giá trị bảo lãnh: toàn bộ nghĩa vụ hay một phần nghĩa vụ, có giới hạn bằng số tiền cụ thể không.
- Thời hạn bảo lãnh: từ ngày nào đến ngày nào, có kéo dài sau nghiệm thu hoặc sau hết hạn hợp đồng không.
- Điều kiện gọi bảo lãnh: khi bên được bảo lãnh vi phạm, chậm thanh toán, không khắc phục, không hoàn ứng hoặc không bảo hành.
- Hồ sơ yêu cầu bảo lãnh: thông báo vi phạm, hợp đồng, phụ lục, biên bản đối chiếu, chứng cứ vi phạm.
- Thời hạn thực hiện bảo lãnh: bên bảo lãnh phải thanh toán hoặc thực hiện nghĩa vụ trong bao nhiêu ngày.
- Quyền truy đòi: bên bảo lãnh sau khi thực hiện nghĩa vụ có quyền yêu cầu bên được bảo lãnh hoàn trả theo thỏa thuận và pháp luật.
7. Mẫu điều khoản bảo lãnh tham khảo
Điều khoản về phạm vi bảo lãnh: Bên C đồng ý bảo lãnh cho Bên B trong việc thực hiện nghĩa vụ …….. theo Hợp đồng này, bao gồm nhưng không giới hạn nghĩa vụ thanh toán, hoàn trả tạm ứng, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và các nghĩa vụ tài chính khác phát sinh từ Hợp đồng, trong phạm vi số tiền tối đa là …….. đồng.
Điều khoản về thời hạn bảo lãnh: Thời hạn bảo lãnh bắt đầu từ ngày Hợp đồng có hiệu lực và kéo dài đến hết ngày …….. hoặc đến khi Bên B hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ được bảo lãnh, tùy thời điểm nào đến sau, trừ khi các bên có thỏa thuận khác bằng văn bản.
Điều khoản về điều kiện yêu cầu bảo lãnh: Bên A có quyền yêu cầu Bên C thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh nếu Bên B không thực hiện, thực hiện không đầy đủ hoặc thực hiện không đúng hạn nghĩa vụ được bảo lãnh sau khi Bên A đã gửi thông báo yêu cầu khắc phục mà Bên B không khắc phục trong thời hạn …….. ngày.
Điều khoản về hồ sơ gọi bảo lãnh: Hồ sơ yêu cầu thực hiện bảo lãnh gồm thông báo yêu cầu bảo lãnh, bản sao Hợp đồng, tài liệu chứng minh nghĩa vụ đến hạn và tài liệu chứng minh Bên B vi phạm nghĩa vụ được bảo lãnh.
Điều khoản về thời hạn thực hiện bảo lãnh: Trong thời hạn …….. ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ yêu cầu hợp lệ, Bên C phải thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh trong phạm vi cam kết. Việc Bên C thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh không làm mất quyền yêu cầu Bên B hoàn trả theo thỏa thuận giữa Bên B và Bên C.
8. Bảng gợi ý cài điều khoản theo từng loại hợp đồng
| Loại hợp đồng | Nên có bảo hành không? | Nên có bảo lãnh không? |
|---|---|---|
| Mua bán thiết bị, máy móc | Có, cần ghi thời hạn, phạm vi, lỗi loại trừ, chi phí sửa chữa. | Có thể cần bảo lãnh thanh toán hoặc bảo lãnh bảo hành nếu giá trị lớn. |
| Thi công, xây dựng, lắp đặt | Rất cần, nên có bảo hành công trình/hạng mục. | Nên có bảo lãnh thực hiện hợp đồng, tạm ứng, bảo hành. |
| Phần mềm, website, hệ thống IT | Có, cần ghi rõ lỗi kỹ thuật, lỗi phát sinh do chỉnh sửa, thời gian hỗ trợ. | Có thể cần nếu dự án lớn hoặc có tạm ứng cao. |
| Đại lý, phân phối | Tùy hàng hóa, cần quy định ai chịu bảo hành cho khách cuối. | Nên có bảo lãnh thanh toán hoặc bảo đảm công nợ nếu bán trả chậm. |
| Vay tiền, trả chậm | Thường không áp dụng. | Rất nên có nếu cần bên thứ ba bảo đảm nghĩa vụ trả nợ. |
9. Các lỗi thường gặp khi viết điều khoản bảo hành, bảo lãnh
Nhiều hợp đồng có điều khoản bảo hành, bảo lãnh nhưng vẫn khó áp dụng vì viết thiếu chi tiết. Một số lỗi thường gặp gồm:
- Chỉ ghi thời hạn bảo hành mà không ghi phạm vi bảo hành;
- Không quy định trường hợp loại trừ bảo hành;
- Không nói rõ thời hạn phản hồi, thời hạn sửa chữa, chi phí vận chuyển;
- Không ghi rõ bảo lãnh cho nghĩa vụ nào;
- Không giới hạn giá trị bảo lãnh hoặc ghi giới hạn không rõ;
- Không quy định thời hạn bảo lãnh và hồ sơ gọi bảo lãnh;
- Nhầm lẫn giữa bảo hành sản phẩm và bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ;
- Không đính kèm thư bảo lãnh ngân hàng, bảo lãnh công ty mẹ hoặc tài liệu chứng minh thẩm quyền của bên bảo lãnh;
- Không quy định xử lý khi bên bảo lãnh từ chối thực hiện nghĩa vụ;
- Không lưu trữ chứng cứ thông báo lỗi, thông báo vi phạm hoặc yêu cầu bảo lãnh.
Gợi ý: Điều khoản bảo hành xử lý vấn đề chất lượng sau bàn giao. Điều khoản bảo lãnh xử lý vấn đề bảo đảm nghĩa vụ. Hai điều khoản này nên tách riêng, không viết lẫn trong cùng một câu ngắn.
10. Có thể ký điều khoản bảo hành, bảo lãnh bằng VContract không?
Có thể. Nếu hợp đồng được ký điện tử đúng điều kiện pháp luật, các điều khoản bảo hành, bảo lãnh, phụ lục bảo hành, biên bản nghiệm thu, thông báo lỗi, thông báo vi phạm, yêu cầu thực hiện bảo lãnh và biên bản thanh lý đều có thể được quản lý trong cùng bộ hồ sơ điện tử.
Luật Giao dịch điện tử 2023 ghi nhận thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu; hợp đồng điện tử cũng không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do hệ thống thông tin tự động thực hiện. :contentReference[oaicite:3]{index=3}
11. Lợi ích khi ký hợp đồng có điều khoản bảo hành, bảo lãnh bằng VContract
- Ký nhanh từ xa: các bên có thể hoàn tất hợp đồng, phụ lục bảo hành, phụ lục bảo lãnh mà không cần gặp trực tiếp.
- Lưu trữ tập trung: hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, thông báo lỗi, yêu cầu bảo lãnh được quản lý theo bộ hồ sơ.
- Dễ tra cứu thời hạn: thuận tiện kiểm tra thời hạn bảo hành, thời hạn bảo lãnh, trạng thái ký và nghĩa vụ còn hiệu lực.
- Hạn chế thất lạc: tránh mất bản giấy, thiếu phụ lục, nhầm phiên bản hợp đồng hoặc không tìm được biên bản nghiệm thu.
- Hỗ trợ chứng cứ: lịch sử ký, thời điểm ký, file hoàn tất và tài liệu liên quan giúp đối chiếu khi có tranh chấp.
- Phù hợp nhiều loại hợp đồng: mua bán, thi công, dịch vụ, phần mềm, thuê thiết bị, đại lý, phân phối, hợp tác dự án.
12. Quy trình cài điều khoản và ký bằng VContract
- Xác định rủi ro chính: hợp đồng cần bảo hành chất lượng, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh thực hiện hay bảo lãnh bảo hành.
- Soạn điều khoản riêng: tách điều khoản bảo hành và bảo lãnh thành hai mục độc lập.
- Lập phụ lục nếu cần: phụ lục danh mục bảo hành, thời hạn từng hạng mục, mẫu thư bảo lãnh, danh mục hồ sơ gọi bảo lãnh.
- Tải hợp đồng lên VContract: đưa hợp đồng và phụ lục lên hệ thống để thiết lập vị trí ký.
- Thiết lập luồng ký: chọn người ký của từng bên, người đại diện, pháp chế, kế toán hoặc bên bảo lãnh nếu có.
- Ký và lưu trữ: hợp đồng hoàn tất được lưu trên hệ thống để tra cứu khi phát sinh bảo hành hoặc yêu cầu bảo lãnh.
13. Câu hỏi thường gặp về bảo hành, bảo lãnh trong hợp đồng
13.1. Bảo hành có bắt buộc phải ghi trong hợp đồng không?
Tùy loại hàng hóa, dịch vụ và quy định pháp luật chuyên ngành. Trong nhiều trường hợp, bảo hành được áp dụng theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật. Để tránh tranh chấp, nếu có cam kết bảo hành thì nên ghi rõ trong hợp đồng, phụ lục hoặc phiếu bảo hành.
13.2. Bảo lãnh có cần bên thứ ba ký hợp đồng không?
Nên có chữ ký hoặc cam kết rõ ràng của bên bảo lãnh. Nếu bên bảo lãnh không ký, không có thư bảo lãnh hoặc không có văn bản cam kết hợp lệ, việc yêu cầu bên đó thực hiện nghĩa vụ sẽ rất khó.
13.3. Bảo lãnh ngân hàng khác gì bảo lãnh của cá nhân, công ty mẹ?
Bảo lãnh ngân hàng do ngân hàng phát hành theo thư bảo lãnh và điều kiện riêng. Bảo lãnh của cá nhân hoặc công ty mẹ là cam kết dân sự, thương mại giữa các bên. Mỗi loại có điều kiện gọi bảo lãnh, hồ sơ yêu cầu và mức độ bảo đảm khác nhau.
13.4. Có thể dùng hợp đồng điện tử để chứng minh thời hạn bảo hành không?
Có. Nếu hợp đồng điện tử, biên bản nghiệm thu điện tử hoặc phụ lục bảo hành được ký và lưu trữ hợp lệ, các tài liệu này có thể dùng để xác định thời điểm bắt đầu bảo hành, thời hạn bảo hành và phạm vi cam kết của các bên.
13.5. Nếu bên bán không bảo hành thì xử lý thế nào?
Bên mua nên gửi thông báo yêu cầu bảo hành, lưu chứng cứ lỗi, biên bản kiểm tra và tài liệu liên quan. Nếu bên bán vẫn không thực hiện, có thể căn cứ hợp đồng để yêu cầu sửa chữa, thay thế, giảm giá, bồi thường, phạt vi phạm hoặc giải quyết tranh chấp theo điều khoản đã ký.
14. Kết luận
Điều khoản bảo hành và bảo lãnh giúp hợp đồng an toàn hơn, nhưng chỉ hiệu quả khi được viết rõ ràng. Bảo hành cần nêu rõ đối tượng, thời hạn, phạm vi, lỗi loại trừ, quy trình xử lý và chi phí. Bảo lãnh cần xác định rõ bên bảo lãnh, nghĩa vụ được bảo lãnh, giá trị, thời hạn, điều kiện gọi bảo lãnh và hồ sơ yêu cầu.
Với VContract, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng điện tử, phụ lục bảo hành, cam kết bảo lãnh, thông báo lỗi, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan trong cùng một quy trình. Điều này giúp giảm thất lạc hồ sơ, dễ tra cứu và thuận tiện khi cần đối chiếu hoặc xử lý tranh chấp.
Tư vấn ký hợp đồng có điều khoản bảo hành, bảo lãnh bằng VContract
VContract hỗ trợ doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử, phụ lục bảo hành, cam kết bảo lãnh, biên bản nghiệm thu và lưu trữ hồ sơ hợp đồng tập trung, dễ tra cứu.
Hotline: 0979 288 617
Website: vcontract.net
Email: cuongnd16@viettel.com.vn
Căn cứ pháp lý tham khảo: Bộ luật Dân sự 2015 số 91/2015/QH13, đặc biệt các quy định về nghĩa vụ bảo hành và biện pháp bảo lãnh; Luật Thương mại 2005 số 36/2005/QH11 đối với hợp đồng thương mại; Luật Giao dịch điện tử 2023 số 20/2023/QH15 đối với hợp đồng điện tử và thông điệp dữ liệu. Nội dung bài viết mang tính tham khảo, khi áp dụng cần đối chiếu loại hợp đồng, lĩnh vực, hàng hóa/dịch vụ và hồ sơ cụ thể.
