Mẫu hợp đồng đào tạo, giảng dạy dành cho thầy cô

Hợp đồng đào tạo, giảng dạy là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa bên tổ chức đào tạo, giảng viên, trung tâm, doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ giảng dạy với bên học viên, doanh nghiệp, tổ chức hoặc người có nhu cầu đào tạo. Hợp đồng này thường được sử dụng trong các khóa học kỹ năng, đào tạo nội bộ, đào tạo nghề, dạy ngoại ngữ, tin học, kỹ năng bán hàng, đào tạo chuyên môn, đào tạo chuyển giao công nghệ hoặc thuê giảng viên giảng dạy theo chương trình.

Nếu chỉ thỏa thuận miệng về học phí, số buổi, thời lượng, tài liệu, kết quả đầu ra hoặc trách nhiệm hoàn tiền, các bên rất dễ phát sinh tranh chấp. Vì vậy, hợp đồng đào tạo, giảng dạy cần được soạn rõ ràng ngay từ đầu, đặc biệt với các khóa học có giá trị lớn, đào tạo theo lớp, đào tạo doanh nghiệp, đào tạo nghề hoặc chương trình có cam kết đầu ra.

1. Hợp đồng đào tạo, giảng dạy là gì?

Tải về: hop-dong-dao-tao-nghe

Hợp đồng đào tạo, giảng dạy là thỏa thuận về việc một bên thực hiện hoạt động đào tạo, truyền đạt kiến thức, kỹ năng, chuyên môn hoặc tổ chức lớp học cho bên còn lại; bên sử dụng dịch vụ đào tạo có nghĩa vụ thanh toán học phí, phí giảng dạy hoặc chi phí đào tạo theo thỏa thuận.

Tùy trường hợp, hợp đồng đào tạo, giảng dạy có thể mang bản chất của hợp đồng dịch vụ, hợp đồng đào tạo nghề, hợp đồng thuê chuyên gia, hợp đồng cộng tác giảng dạy hoặc thỏa thuận đào tạo giữa doanh nghiệp và người lao động. Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận mà bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ.

2. Các loại hợp đồng đào tạo, giảng dạy thường gặp

3. Nội dung cần có trong hợp đồng đào tạo, giảng dạy

Một hợp đồng đào tạo, giảng dạy nên có đầy đủ các nội dung sau để tránh hiểu nhầm và dễ xử lý khi có tranh chấp:

• Thông tin các bên: tên cá nhân/tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, CCCD, người đại diện, thông tin liên hệ.
• Đối tượng hợp đồng: khóa học, chương trình đào tạo, môn học, chuyên đề, kỹ năng hoặc dịch vụ giảng dạy.
• Mục tiêu đào tạo: kiến thức, kỹ năng, chứng chỉ, kết quả đầu ra hoặc năng lực cần đạt.
• Thời lượng và lịch học: số buổi, số giờ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, lịch học cố định hoặc linh hoạt.
• Địa điểm, hình thức đào tạo: học trực tiếp, học online, học kết hợp, đào tạo tại doanh nghiệp hoặc tại trung tâm.
• Giảng viên, chuyên gia: tiêu chuẩn giảng viên, quyền thay đổi giảng viên, trách nhiệm thông báo nếu thay đổi.
• Học phí, thù lao giảng dạy: tổng phí, từng đợt thanh toán, thời hạn thanh toán, thuế, hóa đơn, chi phí phát sinh.
• Tài liệu, giáo trình: ai cung cấp, có được sao chép hay không, quyền sở hữu trí tuệ thuộc về bên nào.
• Điều kiện bảo lưu, chuyển lớp, hủy lớp: khi nào được bảo lưu, đổi lịch, hoàn phí hoặc không hoàn phí.
• Cam kết đầu ra nếu có: điều kiện áp dụng, tiêu chí đánh giá, giới hạn trách nhiệm.
• Bảo mật thông tin: dữ liệu học viên, tài liệu nội bộ, bí mật kinh doanh, nội dung đào tạo riêng của doanh nghiệp.
• Vi phạm và bồi thường: nghỉ học, hủy lớp, chậm thanh toán, giảng viên không thực hiện đúng chương trình.
• Chấm dứt hợp đồng: trường hợp chấm dứt, thông báo trước, thanh toán phần đã thực hiện, hoàn trả tài liệu.
• Giải quyết tranh chấp: thương lượng, hòa giải, Tòa án hoặc trọng tài nếu các bên có thỏa thuận.

4. Điều khoản về chương trình, thời lượng và lịch học

Đây là phần quan trọng nhất của hợp đồng đào tạo. Nếu chương trình không rõ, học viên có thể cho rằng trung tâm dạy thiếu nội dung; ngược lại, bên đào tạo có thể cho rằng học viên yêu cầu vượt quá phạm vi khóa học.

Hợp đồng nên ghi rõ:

• Tên khóa học hoặc chuyên đề đào tạo;
• Nội dung chính của từng phần học;
• Số buổi, số giờ hoặc số tiết đào tạo;
• Ngày khai giảng, ngày kết thúc dự kiến;
• Lịch học cụ thể hoặc nguyên tắc xếp lịch;
• Số lượng học viên tối thiểu, tối đa nếu học theo lớp;
• Hình thức học trực tiếp, online hoặc kết hợp;
• Điều kiện được cấp chứng nhận hoặc xác nhận hoàn thành khóa học.

5. Điều khoản về học phí, thù lao và thanh toán

Hợp đồng đào tạo cần tách rõ học phí, phí tài liệu, phí thi, phí cấp chứng chỉ, phí đi lại của giảng viên, chi phí thuê phòng, thiết bị, phần mềm học trực tuyến hoặc chi phí phát sinh khác. Nếu không ghi rõ, bên học hoặc bên thuê đào tạo có thể cho rằng tất cả đã bao gồm trong học phí.

Nên quy định:

• Tổng giá trị hợp đồng hoặc học phí từng học viên;
• Học phí đã bao gồm thuế, tài liệu, chứng chỉ, phần mềm hay chưa;
• Thời hạn thanh toán từng đợt;
• Hình thức thanh toán: chuyển khoản, tiền mặt, ví điện tử hoặc phương thức khác;
• Điều kiện xuất hóa đơn, chứng từ;
• Lãi chậm trả hoặc xử lý khi chậm thanh toán;
• Điều kiện hoàn phí, khấu trừ phí hoặc không hoàn phí.

6. Điều khoản hoàn phí, hủy lớp, bảo lưu khóa học

Đây là nhóm điều khoản dễ phát sinh tranh chấp nhất, nhất là với khóa học online, lớp kỹ năng, đào tạo ngoại ngữ, đào tạo nghề, khóa học ngắn hạn hoặc đào tạo doanh nghiệp.

Hợp đồng nên ghi rõ:

• Học viên được hủy đăng ký trong thời hạn bao lâu trước ngày khai giảng;
• Hủy trước khai giảng được hoàn bao nhiêu phần trăm học phí;
• Đã học một phần khóa học thì có được hoàn phí không;
• Điều kiện bảo lưu khóa học, thời hạn bảo lưu tối đa;
• Được chuyển nhượng khóa học cho người khác hay không;
• Trung tâm hủy lớp thì hoàn phí hay chuyển lớp khác;
• Trường hợp bất khả kháng như dịch bệnh, thiên tai, sự cố kỹ thuật thì xử lý thế nào.

7. Điều khoản về tài liệu, giáo trình và sở hữu trí tuệ

Trong hợp đồng giảng dạy, tài liệu và giáo án thường là tài sản trí tuệ quan trọng. Nếu không quy định rõ, có thể phát sinh tranh chấp về việc ai được dùng lại bài giảng, ai được ghi hình, ai sở hữu slide, video, giáo trình, đề kiểm tra hoặc tài liệu nội bộ.

Nên quy định:

• Giáo trình, slide, video, bài tập thuộc sở hữu của bên nào;
• Học viên có được sao chép, chia sẻ, đăng lại tài liệu hay không;
• Doanh nghiệp thuê giảng viên có được ghi hình buổi giảng để đào tạo nội bộ không;
• Giảng viên có được dùng tài liệu của doanh nghiệp để giảng dạy cho bên khác không;
• Cách xử lý nếu một bên tự ý sử dụng, sao chép hoặc thương mại hóa tài liệu.

8. Mẫu điều khoản tham khảo trong hợp đồng đào tạo, giảng dạy

9. Hợp đồng thuê giảng viên cần lưu ý gì?

Nếu trung tâm hoặc doanh nghiệp thuê giảng viên bên ngoài, hợp đồng cần làm rõ quan hệ giữa các bên. Giảng viên là cộng tác viên, nhà cung cấp dịch vụ, chuyên gia độc lập hay người lao động? Việc xác định này ảnh hưởng đến tiền thù lao, thuế, bảo mật, quyền sở hữu bài giảng và trách nhiệm khi hủy lịch.

Hợp đồng thuê giảng viên nên có:

• Số buổi, số tiết, thời lượng mỗi buổi;
• Nội dung chuyên đề, mục tiêu bài giảng;
• Thù lao theo buổi, theo giờ, theo khóa hoặc theo kết quả;
• Trách nhiệm chuẩn bị giáo án, slide, bài tập, đề kiểm tra;
• Quy định ghi hình, sử dụng hình ảnh, sử dụng bài giảng;
• Cam kết bảo mật thông tin học viên, doanh nghiệp, chương trình đào tạo;
• Xử lý khi giảng viên hủy lịch, đi muộn, không hoàn thành chương trình;
• Điều khoản thuế thu nhập cá nhân, hóa đơn, chứng từ nếu có.

10. Có thể ký hợp đồng đào tạo, giảng dạy bằng VContract không?

Có thể. Nếu các bên đồng ý giao kết bằng phương thức điện tử và hợp đồng không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức đặc biệt khác, hợp đồng đào tạo, giảng dạy có thể được ký bằng hợp đồng điện tử. Luật Giao dịch điện tử 2023 ghi nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và hợp đồng điện tử nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Với VContract, trung tâm, trường học, doanh nghiệp hoặc giảng viên có thể ký nhanh hợp đồng đào tạo, phụ lục chương trình học, cam kết bảo mật, biên bản nghiệm thu khóa học, biên bản thanh lý hoặc thỏa thuận hoàn phí mà không cần in ấn nhiều bản giấy.

11. Lợi ích khi ký hợp đồng đào tạo, giảng dạy bằng VContract

• Ký nhanh từ xa: phù hợp với học viên, giảng viên, doanh nghiệp ở nhiều tỉnh thành.
• Quản lý hồ sơ tập trung: hợp đồng, phụ lục chương trình, lịch học, biên bản nghiệm thu được lưu cùng bộ hồ sơ.
• Giảm thất lạc giấy tờ: hạn chế mất hợp đồng, thiếu phụ lục, nhầm phiên bản lịch học hoặc chương trình đào tạo.
• Lưu vết quá trình ký: dễ kiểm tra người ký, thời điểm ký, trạng thái ký và file hoàn tất.
• Phù hợp đào tạo số lượng lớn: áp dụng cho hợp đồng học viên, hợp đồng giảng viên, hợp đồng đào tạo doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chứng cứ khi có tranh chấp: dễ đối chiếu học phí, lịch học, điều kiện hoàn phí, cam kết đầu ra và nghĩa vụ các bên.

12. Quy trình ký hợp đồng đào tạo, giảng dạy trên VContract

1. Chuẩn bị mẫu hợp đồng: soạn hợp đồng đào tạo, hợp đồng giảng dạy hoặc hợp đồng thuê giảng viên.
2. Đính kèm phụ lục: chương trình học, lịch học, bảng học phí, điều kiện hoàn phí, cam kết đầu ra nếu có.
3. Tải tài liệu lên VContract: đưa hợp đồng và phụ lục lên hệ thống.
4. Thiết lập người ký: chọn bên đào tạo, học viên, phụ huynh, doanh nghiệp, giảng viên hoặc người đại diện.
5. Gửi ký điện tử: hệ thống gửi thông báo ký đến các bên theo luồng đã thiết lập.
6. Lưu trữ và tra cứu: hợp đồng hoàn tất được lưu để phục vụ quản lý khóa học, thanh toán, nghiệm thu và xử lý tranh chấp.

13. Các lỗi thường gặp khi soạn hợp đồng đào tạo, giảng dạy

• Không ghi rõ chương trình đào tạo, số buổi, số giờ học;
• Không phân biệt học phí, phí tài liệu, phí thi, phí cấp chứng chỉ;
• Không có điều khoản hoàn phí, bảo lưu hoặc chuyển lớp;
• Cam kết đầu ra nhưng không ghi điều kiện áp dụng;
• Không quy định quyền sở hữu tài liệu, video, giáo trình;
• Không có điều khoản xử lý khi học viên nghỉ học hoặc giảng viên hủy lịch;
• Không ghi rõ hình thức học online, trực tiếp hoặc kết hợp;
• Không có biên bản nghiệm thu đối với hợp đồng đào tạo doanh nghiệp;
• Không lưu chứng cứ về lịch học, điểm danh, tài liệu, bài kiểm tra;
• Không quy định chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm thanh toán phần đã thực hiện.

14. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng đào tạo, giảng dạy

14.1. Hợp đồng đào tạo có bắt buộc phải lập bằng văn bản không?

Tùy loại hình đào tạo và quy định áp dụng. Tuy nhiên, với khóa học có học phí, có cam kết đầu ra, đào tạo nghề, đào tạo doanh nghiệp hoặc thuê giảng viên, nên lập bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử để có căn cứ rõ ràng.

14.2. Trung tâm có được không hoàn học phí khi học viên nghỉ giữa chừng không?

Có thể thỏa thuận điều kiện không hoàn phí hoặc hoàn một phần, nhưng cần ghi rõ trong hợp đồng, quy chế khóa học hoặc điều khoản đăng ký. Nếu không ghi rõ, rất dễ phát sinh tranh chấp.

14.3. Hợp đồng thuê giảng viên có phải là hợp đồng lao động không?

Không phải mọi hợp đồng thuê giảng viên đều là hợp đồng lao động. Cần xem bản chất quan hệ: có quản lý, điều hành, trả lương định kỳ, thời gian làm việc cố định như người lao động hay chỉ là cung cấp dịch vụ độc lập theo buổi, theo khóa.

14.4. Có thể ký hợp đồng đào tạo online bằng VContract không?

Có. Hợp đồng đào tạo online, phụ lục lịch học, quy chế hoàn phí, cam kết bảo mật và biên bản nghiệm thu khóa học có thể ký bằng VContract nếu đáp ứng điều kiện giao dịch điện tử.

14.5. Đào tạo doanh nghiệp có cần nghiệm thu không?

Rất nên có. Biên bản nghiệm thu giúp xác nhận số buổi đã dạy, số học viên tham gia, nội dung đã hoàn thành, tài liệu đã bàn giao và căn cứ thanh toán phần còn lại.

15. Kết luận

Hợp đồng đào tạo, giảng dạy là công cụ quan trọng để bảo vệ quyền lợi của bên đào tạo, giảng viên, học viên và doanh nghiệp thuê đào tạo. Hợp đồng cần ghi rõ chương trình, thời lượng, học phí, lịch học, tài liệu, điều kiện hoàn phí, cam kết đầu ra, bảo mật, sở hữu trí tuệ và trách nhiệm khi vi phạm.

Với VContract, các bên có thể ký hợp đồng đào tạo, phụ lục chương trình, hợp đồng thuê giảng viên, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng nhanh chóng, giảm giấy tờ và dễ tra cứu khi cần đối chiếu.

Căn cứ pháp lý tham khảo: Bộ luật Dân sự 2015 số 91/2015/QH13, đặc biệt quy định về hợp đồng dịch vụ; Luật Giáo dục nghề nghiệp 2014 số 74/2014/QH13 đối với hợp đồng đào tạo trong đào tạo thường xuyên; Luật Giao dịch điện tử 2023 số 20/2023/QH15 đối với hợp đồng điện tử và thông điệp dữ liệu. Nội dung bài viết mang tính tham khảo, khi áp dụng cần đối chiếu loại hình đào tạo, tư cách chủ thể, giấy phép hoạt động và hồ sơ cụ thể.