Hợp đồng trọn gói viết như thế nào, có thể điều chỉnh không?

Hợp đồng trọn gói là loại hợp đồng được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như dịch vụ, xây dựng, thi công, thiết kế, marketing, công nghệ thông tin, cung cấp thiết bị, tổ chức sự kiện, bảo trì, tư vấn và triển khai dự án. Điểm đặc trưng của hợp đồng này là các bên thống nhất một mức giá tổng thể cho toàn bộ phạm vi công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ đã thỏa thuận.

So với hợp đồng tính theo đơn giá, theo giờ hoặc theo khối lượng phát sinh, hợp đồng trọn gói giúp bên thuê dịch vụ hoặc bên giao thầu dễ kiểm soát ngân sách hơn. Tuy nhiên, nếu phạm vi công việc không được mô tả rõ, hợp đồng trọn gói rất dễ phát sinh tranh chấp về việc “đã bao gồm hay chưa bao gồm”, “có phải làm thêm không”, “có được tính chi phí phát sinh không”.

1. Hợp đồng trọn gói là gì?

Hợp đồng trọn gói là hợp đồng trong đó các bên thống nhất một mức giá cố định hoặc tương đối cố định cho toàn bộ phạm vi công việc, dịch vụ, sản phẩm hoặc gói nhiệm vụ đã được mô tả trong hợp đồng. Bên nhận thực hiện công việc có trách nhiệm hoàn thành đúng phạm vi, chất lượng, tiến độ; bên thuê hoặc bên giao việc có trách nhiệm thanh toán theo giá trọn gói đã thỏa thuận.

Trong thực tế, hợp đồng trọn gói có thể xuất hiện dưới nhiều tên gọi khác nhau như:

• Hợp đồng dịch vụ trọn gói;
• Hợp đồng thi công trọn gói;
• Hợp đồng thiết kế trọn gói;
• Hợp đồng marketing trọn gói;
• Hợp đồng bảo trì, vận hành trọn gói;
• Hợp đồng cung cấp thiết bị và lắp đặt trọn gói;
• Hợp đồng tư vấn, triển khai phần mềm hoặc chuyển đổi số trọn gói.

Dù dùng tên gọi nào, điểm quan trọng nhất vẫn là phải xác định rõ: giá trọn gói đó bao gồm những hạng mục nào, không bao gồm những hạng mục nào, điều kiện nghiệm thu ra sao và trường hợp nào được tính thêm chi phí phát sinh.

2. Khi nào nên dùng hợp đồng trọn gói?

Hợp đồng trọn gói phù hợp khi phạm vi công việc có thể xác định tương đối rõ ngay từ đầu. Nếu các bên đã thống nhất được đầu việc, tiêu chuẩn chất lượng, sản phẩm bàn giao, thời gian hoàn thành và chi phí tổng thể, việc dùng hợp đồng trọn gói sẽ giúp quá trình quản lý đơn giản hơn.

Nên dùng hợp đồng trọn gói trong các trường hợp:

• Công việc có phạm vi rõ, ít thay đổi trong quá trình thực hiện;
• Bên thuê muốn kiểm soát tổng ngân sách ngay từ đầu;
• Bên thực hiện đã khảo sát đầy đủ và có khả năng dự toán chi phí;
• Dự án có sản phẩm đầu ra cụ thể, dễ nghiệm thu;
• Các bên muốn hạn chế việc tính toán chi phí lẻ, đơn giá nhỏ hoặc phát sinh không kiểm soát;
• Hợp đồng cần quy định trách nhiệm hoàn thành trọn gói từ đầu đến cuối.

Ngược lại, nếu công việc chưa rõ phạm vi, phụ thuộc nhiều vào yêu cầu thay đổi của khách hàng, biến động nguyên vật liệu, khối lượng phát sinh lớn hoặc chưa thể khảo sát đầy đủ, các bên nên cân nhắc kỹ trước khi chọn hình thức trọn gói.

3. Ví dụ về hợp đồng trọn gói trong thực tế

4. Ưu điểm của hợp đồng trọn gói

Hợp đồng trọn gói được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì giúp đơn giản hóa việc quản lý chi phí và trách nhiệm thực hiện công việc.

• Dễ kiểm soát ngân sách: bên thuê biết trước tổng chi phí cần thanh toán.
• Giảm tranh cãi về đơn giá nhỏ: không phải tính từng hạng mục lẻ nếu đã nằm trong phạm vi trọn gói.
• Tăng trách nhiệm của bên thực hiện: bên nhận việc phải chủ động hoàn thành toàn bộ công việc đã cam kết.
• Phù hợp với công việc có đầu ra rõ: dễ nghiệm thu theo sản phẩm, kết quả hoặc tiêu chuẩn đã thống nhất.
• Thuận tiện cho kế toán: dễ lập kế hoạch thanh toán, xuất hóa đơn, hạch toán chi phí.
• Giảm thủ tục phát sinh: nếu phạm vi đã rõ, các bên không phải phê duyệt nhiều khoản nhỏ trong quá trình thực hiện.

5. Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng trọn gói

Hợp đồng trọn gói chỉ an toàn khi phạm vi công việc được mô tả đầy đủ. Nếu hợp đồng viết quá ngắn, thiếu phụ lục, thiếu tiêu chuẩn nghiệm thu hoặc không ghi rõ trường hợp phát sinh, tranh chấp rất dễ xảy ra.

Một số rủi ro phổ biến gồm:

• Bên thuê cho rằng giá trọn gói đã bao gồm mọi việc, kể cả phần phát sinh ngoài thỏa thuận;
• Bên thực hiện cho rằng một số hạng mục không nằm trong phạm vi hợp đồng;
• Không có tiêu chuẩn nghiệm thu nên khó xác định đã hoàn thành hay chưa;
• Không quy định rõ vật tư, nhân công, thời gian bảo hành, hỗ trợ sau bàn giao;
• Không có cơ chế xử lý khi thay đổi thiết kế, thay đổi yêu cầu hoặc tăng khối lượng;
• Không quy định rõ tiến độ thanh toán theo giai đoạn;
• Bên thực hiện báo giá thấp ban đầu nhưng sau đó yêu cầu bổ sung chi phí;
• Bên thuê chậm thanh toán nhưng vẫn yêu cầu tiếp tục thực hiện toàn bộ công việc.

6. Nội dung cần có trong hợp đồng trọn gói

Một hợp đồng trọn gói nên có đầy đủ các nội dung sau:

• Thông tin các bên: tên doanh nghiệp/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế, số giấy tờ pháp lý, người đại diện ký hợp đồng.
• Đối tượng hợp đồng: công việc, dịch vụ, sản phẩm hoặc dự án được thực hiện theo hình thức trọn gói.
• Phạm vi công việc: liệt kê rõ từng hạng mục thuộc gói công việc.
• Hạng mục không bao gồm: ghi rõ những phần không nằm trong giá trọn gói.
• Giá hợp đồng: tổng giá trị trọn gói, thuế, phí, chi phí vận chuyển, chi phí lắp đặt nếu có.
• Tiến độ thực hiện: thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thành, các mốc bàn giao.
• Thanh toán: thanh toán một lần hay theo giai đoạn, hồ sơ thanh toán, thời hạn thanh toán.
• Nghiệm thu: tiêu chuẩn nghiệm thu, quy trình kiểm tra, thời hạn phản hồi, biên bản nghiệm thu.
• Thay đổi phạm vi: quy trình phê duyệt phát sinh, báo giá bổ sung, phụ lục hợp đồng.
• Bảo hành, bảo trì: thời hạn, phạm vi, điều kiện áp dụng và các trường hợp không bảo hành.
• Phạt vi phạm, bồi thường: chậm tiến độ, chậm thanh toán, không đạt chất lượng, đơn phương chấm dứt.
• Giải quyết tranh chấp: thương lượng, hòa giải, Tòa án hoặc trọng tài nếu có thỏa thuận.

7. Điều khoản về phạm vi công việc trong hợp đồng trọn gói

Phạm vi công việc là phần quan trọng nhất của hợp đồng trọn gói. Nếu phạm vi càng rõ, tranh chấp càng ít. Không nên chỉ ghi chung chung như “bên B thực hiện dịch vụ trọn gói cho bên A” mà không có danh mục công việc cụ thể.

Nên mô tả phạm vi theo các nhóm sau:

• Các hạng mục bên thực hiện phải làm;
• Số lượng sản phẩm, tài liệu, bản vẽ, bài viết, thiết bị hoặc đầu việc cần bàn giao;
• Tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng hoặc yêu cầu nghiệp vụ;
• Địa điểm thực hiện, địa điểm bàn giao;
• Nhân sự, máy móc, công cụ, vật tư do bên nào cung cấp;
• Những phần không thuộc phạm vi trọn gói;
• Điều kiện để tính chi phí phát sinh.

Với hợp đồng có nhiều hạng mục, nên lập phụ lục riêng để mô tả chi tiết. Phụ lục có thể gồm bảng công việc, tiến độ, bản vẽ, bảng vật tư, bảng nghiệm thu hoặc mô tả sản phẩm đầu ra.

8. Điều khoản về giá và thanh toán trong hợp đồng trọn gói

Giá trọn gói cần được ghi rõ bằng số, bằng chữ, loại tiền thanh toán và tình trạng đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế. Nếu có các khoản phí khác như vận chuyển, lắp đặt, ăn ở nhân công, chi phí đi lại, phí bản quyền, phí phần mềm, phí vật tư, cần ghi rõ bên nào chịu.

Hợp đồng trọn gói có thể thanh toán theo một trong các cách sau:

• Thanh toán một lần: thường áp dụng với hợp đồng nhỏ, thời gian thực hiện ngắn.
• Thanh toán theo giai đoạn: ví dụ tạm ứng 30%, nghiệm thu giai đoạn 40%, hoàn tất 30%.
• Thanh toán theo mốc bàn giao: mỗi mốc hoàn thành một sản phẩm hoặc hạng mục thì thanh toán một phần.
• Thanh toán sau nghiệm thu: bên thuê thanh toán khi nhận đủ hồ sơ, sản phẩm hoặc kết quả công việc.

Để tránh rủi ro, bên thực hiện không nên nhận toàn bộ rủi ro tài chính bằng cách làm xong mới được thanh toán toàn bộ. Ngược lại, bên thuê cũng nên giữ lại một phần thanh toán cuối để bảo đảm việc nghiệm thu và khắc phục lỗi.

9. Khi nào được tính chi phí phát sinh ngoài giá trọn gói?

Trong hợp đồng trọn gói, chi phí phát sinh là vấn đề dễ gây tranh chấp nhất. Vì vậy, hợp đồng cần quy định rõ trường hợp nào được xem là phát sinh hợp lệ và phải được bên thuê chấp thuận trước khi thực hiện.

Một số trường hợp có thể tính chi phí phát sinh:

• Bên thuê thay đổi yêu cầu sau khi hợp đồng đã ký;
• Phát sinh hạng mục ngoài phạm vi công việc đã thỏa thuận;
• Thay đổi thiết kế, vật tư, chủng loại hàng hóa hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật;
• Thay đổi địa điểm, thời gian, điều kiện thi công hoặc điều kiện triển khai;
• Phát sinh do yêu cầu của cơ quan nhà nước hoặc bên thứ ba ngoài lỗi của bên thực hiện;
• Sự kiện bất khả kháng làm thay đổi đáng kể điều kiện thực hiện hợp đồng.

Nguyên tắc an toàn là mọi phát sinh cần được lập thành văn bản, báo giá rõ ràng và được các bên xác nhận bằng phụ lục hợp đồng, email, biên bản hoặc thông điệp điện tử có giá trị chứng minh.

10. Mẫu điều khoản tham khảo cho hợp đồng trọn gói

11. Hợp đồng trọn gói trong xây dựng cần lưu ý gì?

Trong lĩnh vực xây dựng, hợp đồng trọn gói thường được dùng cho thi công, tư vấn, cung cấp thiết bị, thiết kế hoặc gói thầu có phạm vi rõ. Với hợp đồng xây dựng trọn gói, cần đặc biệt chú ý đến hồ sơ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, chủng loại vật tư và điều kiện điều chỉnh giá.

Một số điểm cần làm rõ:

• Bản vẽ, thiết kế, dự toán và phụ lục kỹ thuật là một phần của hợp đồng;
• Giá trọn gói áp dụng cho phạm vi công việc nào;
• Trường hợp nào được xem là ngoài phạm vi hợp đồng;
• Trách nhiệm nếu khảo sát sai, thiết kế thay đổi hoặc chủ đầu tư thay đổi yêu cầu;
• Quy định về nghiệm thu khối lượng, nghiệm thu chất lượng và hồ sơ hoàn công;
• Bảo hành công trình, bảo hiểm, an toàn lao động và trách nhiệm với bên thứ ba.

Đối với dự án sử dụng vốn nhà nước hoặc thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật xây dựng chuyên ngành, các bên cần đối chiếu thêm quy định chuyên ngành về hợp đồng xây dựng, thanh toán, quyết toán, điều chỉnh giá và quản lý chi phí.

12. Có thể ký hợp đồng trọn gói bằng hợp đồng điện tử không?

Có thể. Nếu các bên đồng ý giao kết bằng phương thức điện tử và hợp đồng không thuộc trường hợp pháp luật bắt buộc hình thức khác, hợp đồng trọn gói có thể được ký dưới dạng hợp đồng điện tử. Việc ký điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn, chuyển phát và thuận tiện lưu trữ hồ sơ.

Với các hợp đồng trọn gói có nhiều phụ lục, báo giá, bảng mô tả công việc, biên bản nghiệm thu, việc sử dụng nền tảng ký điện tử giúp quản lý hồ sơ tốt hơn. Doanh nghiệp có thể lưu lại bản hợp đồng đã ký, lịch sử ký, thời điểm ký, trạng thái ký và các tài liệu kèm theo để đối chiếu khi cần.

13. Lợi ích khi ký hợp đồng trọn gói bằng VContract

VContract là giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp cho doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thi công, hợp đồng cung cấp thiết bị, hợp đồng triển khai dự án hoặc hợp đồng theo gói công việc.

• Ký nhanh từ xa: các bên có thể hoàn tất hợp đồng mà không cần gặp trực tiếp.
• Quản lý phụ lục dễ dàng: hợp đồng, báo giá, phụ lục phạm vi công việc và biên bản nghiệm thu có thể được lưu theo bộ hồ sơ.
• Giảm thất lạc giấy tờ: hạn chế mất bản giấy, thiếu trang, thiếu phụ lục hoặc nhầm phiên bản hợp đồng.
• Lưu vết quá trình ký: dễ kiểm tra ai đã ký, ký khi nào, hợp đồng đang ở trạng thái nào.
• Phù hợp nhiều phòng ban: kinh doanh, pháp chế, kế toán, kỹ thuật, nhân sự có thể phối hợp trong cùng luồng ký.
• Hỗ trợ chứng cứ khi có tranh chấp: hợp đồng hoàn tất, thời điểm ký và nội dung đã ký được lưu trữ để tra cứu.

14. Quy trình ký hợp đồng trọn gói trên VContract

1. Chuẩn bị hồ sơ: soạn hợp đồng, phụ lục phạm vi công việc, báo giá, tiến độ và tiêu chuẩn nghiệm thu.
2. Tải tài liệu lên VContract: đưa hợp đồng và phụ lục lên hệ thống để thiết lập vị trí ký.
3. Thiết lập luồng ký: chọn người ký của từng bên, người kiểm duyệt nội bộ, kế toán hoặc pháp chế nếu cần.
4. Gửi hợp đồng cho các bên: hệ thống gửi thông báo ký theo thông tin đã thiết lập.
5. Các bên kiểm tra và ký: người ký xem lại nội dung, kiểm tra phụ lục, xác nhận và ký điện tử.
6. Lưu trữ và tra cứu: hợp đồng hoàn tất được lưu trên hệ thống để phục vụ thanh toán, nghiệm thu và quản lý hồ sơ.

15. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng trọn gói

15.1. Hợp đồng trọn gói có được phát sinh thêm chi phí không?

Có thể có, nếu phần phát sinh nằm ngoài phạm vi công việc đã thỏa thuận hoặc do bên thuê thay đổi yêu cầu. Tuy nhiên, phát sinh nên được báo giá, xác nhận và lập phụ lục trước khi thực hiện.

15.2. Giá trọn gói có bắt buộc cố định tuyệt đối không?

Không phải mọi trường hợp đều cố định tuyệt đối. Giá trọn gói thường áp dụng cho phạm vi đã thỏa thuận. Nếu có công việc ngoài phạm vi, thay đổi yêu cầu hoặc trường hợp bất khả kháng, các bên có thể thỏa thuận cơ chế điều chỉnh phù hợp với hợp đồng và quy định pháp luật.

15.3. Hợp đồng trọn gói có cần phụ lục không?

Rất nên có phụ lục, nhất là khi hợp đồng có nhiều hạng mục. Phụ lục giúp mô tả rõ phạm vi công việc, bảng giá, tiến độ, sản phẩm bàn giao, tiêu chuẩn nghiệm thu và các hạng mục không bao gồm.

15.4. Bên thuê thay đổi yêu cầu thì bên thực hiện có phải làm miễn phí không?

Không nên mặc định là phải làm miễn phí. Nếu yêu cầu mới nằm ngoài phạm vi trọn gói, bên thực hiện có quyền đề xuất chi phí phát sinh. Để tránh tranh chấp, hợp đồng cần quy định rõ quy trình xác nhận thay đổi.

15.5. Có thể ký hợp đồng trọn gói bằng VContract không?

Có. Doanh nghiệp có thể ký hợp đồng trọn gói, phụ lục phạm vi công việc, báo giá, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan bằng VContract nếu đáp ứng điều kiện giao dịch điện tử theo quy định.

16. Kết luận

Hợp đồng trọn gói là công cụ hữu ích giúp các bên kiểm soát chi phí, xác định trách nhiệm và quản lý tiến độ công việc. Tuy nhiên, để hợp đồng an toàn, cần mô tả rõ phạm vi trọn gói, hạng mục không bao gồm, điều kiện phát sinh, tiêu chuẩn nghiệm thu, tiến độ thanh toán và trách nhiệm khi vi phạm.

Với doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng dịch vụ, thi công, cung cấp thiết bị hoặc triển khai dự án, VContract giúp quá trình ký hợp đồng trọn gói nhanh hơn, quản lý hồ sơ tập trung hơn và thuận tiện tra cứu khi cần đối chiếu.

Căn cứ pháp lý tham khảo: Bộ luật Dân sự 2015 số 91/2015/QH13; Luật Thương mại 2005 số 36/2005/QH11; Luật Giao dịch điện tử 2023 số 20/2023/QH15; Nghị định 37/2015/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng đối với trường hợp hợp đồng trọn gói trong hoạt động xây dựng. Nội dung bài viết mang tính tham khảo, khi áp dụng cần đối chiếu loại hợp đồng, lĩnh vực và hồ sơ cụ thể.