Hợp đồng thử việc đóng BHXH không? Cách ký điện tử

Hợp đồng thử việc là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và người lao động quan tâm khi bắt đầu quan hệ làm việc. Trong thực tế, trước khi ký hợp đồng lao động chính thức, doanh nghiệp thường cần một khoảng thời gian để đánh giá năng lực, thái độ, kỹ năng và mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng. Giai đoạn này thường được gọi là thử việc.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp thử việc đều xử lý giống nhau về bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng thử việc riêng, người lao động trong thời gian thử việc thường không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Ngược lại, nếu nội dung thử việc được ghi trực tiếp trong hợp đồng lao động và hợp đồng đó thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp cần xem xét nghĩa vụ đóng BHXH theo đúng quy định.

1. Hợp đồng thử việc là gì?

Hợp đồng thử việc là thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động về việc làm thử trong một khoảng thời gian nhất định trước khi quyết định có ký hợp đồng lao động chính thức hay không. Nội dung thử việc có thể được lập thành hợp đồng thử việc riêng hoặc ghi trong hợp đồng lao động tùy theo cách doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận.

Trong giai đoạn thử việc, người lao động thực hiện công việc theo vị trí dự kiến tuyển dụng; doanh nghiệp đánh giá kết quả công việc, kỹ năng chuyên môn, khả năng phối hợp, kỷ luật làm việc và mức độ phù hợp với môi trường nội bộ.

2. Hợp đồng thử việc có phải đóng BHXH không?

Về nguyên tắc, người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc riêng không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Lý do là đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thường được xác định theo hợp đồng lao động, trong khi hợp đồng thử việc riêng chưa phải là hợp đồng lao động chính thức.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không ký hợp đồng thử việc riêng mà ghi nội dung thử việc ngay trong hợp đồng lao động, thì cần xem xét loại hợp đồng lao động đó có thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hay không. Nếu thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp không nên mặc nhiên coi toàn bộ thời gian thử việc là không phải đóng bảo hiểm.

3. Vì sao hợp đồng thử việc riêng thường không phải đóng BHXH?

Hợp đồng thử việc riêng chỉ nhằm xác lập giai đoạn làm thử, đánh giá năng lực và sự phù hợp của người lao động trước khi hai bên quyết định ký hợp đồng lao động. Đây là thỏa thuận thử việc, chưa phải là hợp đồng lao động xác lập quan hệ làm việc ổn định theo thời hạn chính thức.

Trong khi đó, đối tượng tham gia BHXH bắt buộc chủ yếu gắn với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn thuộc diện luật định. Vì vậy, nếu hai bên chỉ ký hợp đồng thử việc riêng, thông thường không phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc cho giai đoạn thử việc.

4. Các trường hợp dễ nhầm lẫn về thử việc và BHXH

Trong quá trình tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro vì sử dụng sai tên hợp đồng, sai bản chất thỏa thuận hoặc ký hồ sơ chưa rõ ràng. Dưới đây là một số trường hợp cần chú ý:

5. Thời gian thử việc tối đa là bao lâu?

Thời gian thử việc phụ thuộc vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc. Doanh nghiệp không nên áp dụng một thời hạn thử việc chung cho mọi vị trí. Với công việc yêu cầu trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, thời gian thử việc có thể dài hơn; với công việc đơn giản hơn, thời gian thử việc thường ngắn hơn.

Khi lập hợp đồng thử việc, doanh nghiệp nên ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc, vị trí thử việc, người quản lý trực tiếp và tiêu chí đánh giá kết quả. Cách ghi này giúp hạn chế tranh chấp khi kết thúc thử việc hoặc khi hai bên không tiếp tục hợp tác.

6. Lương thử việc được tính như thế nào?

Tiền lương thử việc do hai bên thỏa thuận, nhưng cần được ghi rõ trong hợp đồng thử việc. Doanh nghiệp nên thể hiện cụ thể mức lương, hình thức trả lương, kỳ trả lương, phụ cấp nếu có, điều kiện thưởng nếu có và phương thức thanh toán.

Việc ghi rõ lương thử việc giúp người lao động hiểu quyền lợi của mình và giúp doanh nghiệp có căn cứ chi trả, hạch toán, đối chiếu hồ sơ khi phát sinh tranh chấp hoặc khi cần giải trình nội bộ.

7. Nội dung cần có trong hợp đồng thử việc

Một hợp đồng thử việc rõ ràng nên có các nội dung cơ bản sau:

1. Thông tin người sử dụng lao động: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ.
2. Thông tin người thử việc: Họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND/hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại, email.
3. Vị trí thử việc: Chức danh, phòng ban, địa điểm làm việc, người quản lý trực tiếp.
4. Mô tả công việc: Các nhiệm vụ chính cần thực hiện trong thời gian thử việc.
5. Thời gian thử việc: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn thử việc.
6. Lương thử việc: Mức lương, kỳ trả lương, phương thức trả lương, phụ cấp nếu có.
7. Thời giờ làm việc: Ca làm việc, số giờ làm việc, ngày nghỉ, quy định chấm công.
8. Tiêu chí đánh giá: Kết quả công việc, thái độ, kỹ năng, kỷ luật và mức độ phù hợp.
9. Bảo mật và tài sản: Cam kết bảo mật thông tin, bàn giao công cụ, tài liệu, tài khoản nếu có.
10. Kết thúc thử việc: Thông báo kết quả, ký hợp đồng lao động hoặc chấm dứt thử việc.

8. Rủi ro khi ký hợp đồng thử việc sai cách

Hợp đồng thử việc tưởng đơn giản nhưng nếu làm sai có thể gây tranh chấp và rủi ro cho doanh nghiệp. Một số lỗi phổ biến gồm:

1. Không ký hợp đồng thử việc bằng văn bản hoặc không có thỏa thuận rõ ràng.
2. Ghi sai tên văn bản, nhầm giữa hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động.
3. Ghi nội dung thử việc trong hợp đồng lao động nhưng lại không xem xét nghĩa vụ BHXH.
4. Kéo dài thời gian thử việc quá mức cần thiết hoặc thử việc nhiều lần cho cùng một công việc.
5. Không ghi rõ lương thử việc, kỳ trả lương và phương thức trả lương.
6. Không có tiêu chí đánh giá kết quả thử việc, dẫn đến tranh chấp khi không nhận chính thức.
7. Hết thời gian thử việc nhưng vẫn để người lao động làm việc mà không ký hợp đồng lao động.
8. Không lưu trữ hồ sơ thử việc, bảng chấm công, bảng lương và thông báo kết quả thử việc.

9. Có thể ký hợp đồng thử việc bằng hợp đồng điện tử không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng điện tử để ký hợp đồng thử việc nếu các bên thống nhất sử dụng phương thức điện tử và đáp ứng điều kiện về xác thực, lưu trữ, khả năng truy cập và toàn vẹn nội dung. Với doanh nghiệp tuyển dụng nhiều nhân sự, ký hợp đồng thử việc bằng phương thức điện tử giúp giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ.

Thay vì in hợp đồng, gửi giấy, ký tay và lưu hồ sơ thủ công, doanh nghiệp có thể tạo mẫu hợp đồng thử việc trên hệ thống, gửi cho người lao động ký từ xa, theo dõi trạng thái ký và lưu trữ hồ sơ điện tử tập trung. Cách làm này phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, tuyển dụng số lượng lớn hoặc cần quản lý hồ sơ nhân sự theo quy trình chuyên nghiệp.

10. Cách ký hợp đồng thử việc bằng VContract Viettel

VContract Viettel là giải pháp hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, trình ký, ký số, quản lý và lưu trữ hợp đồng trên môi trường điện tử. Với hợp đồng thử việc, VContract giúp bộ phận nhân sự rút ngắn thời gian ký, kiểm soát trạng thái xử lý và giảm tình trạng thất lạc hồ sơ giấy.

Quy trình ký hợp đồng thử việc bằng VContract Viettel có thể thực hiện như sau:

1. Bước 1: Chuẩn bị mẫu hợp đồng thử việc. Doanh nghiệp chuẩn hóa mẫu hợp đồng với đầy đủ thông tin vị trí, thời gian, lương thử việc, quyền và nghĩa vụ của các bên.
2. Bước 2: Tải hợp đồng lên VContract. Bộ phận nhân sự đưa file hợp đồng lên hệ thống để thiết lập luồng ký.
3. Bước 3: Thiết lập người ký. Chọn người đại diện doanh nghiệp, người lao động thử việc, thứ tự ký và vị trí ký trên tài liệu.
4. Bước 4: Gửi yêu cầu ký. Hệ thống gửi thông báo ký đến các bên theo email, số điện thoại hoặc phương thức được cấu hình.
5. Bước 5: Người lao động kiểm tra nội dung. Người lao động đọc kỹ thông tin hợp đồng, mức lương, thời gian thử việc và điều khoản liên quan trước khi ký.
6. Bước 6: Các bên ký điện tử hoặc ký số. Việc ký được thực hiện theo phương thức đã thiết lập trên hệ thống.
7. Bước 7: Lưu trữ và quản lý hồ sơ. Hợp đồng hoàn tất được lưu trữ trên hệ thống để tra cứu, tải xuống và quản lý cùng hồ sơ nhân sự.

11. Lợi ích khi ký hợp đồng thử việc bằng VContract Viettel

1. Ký nhanh, không cần gặp trực tiếp: Phù hợp với ứng viên ở xa, nhân sự làm việc online hoặc doanh nghiệp có nhiều địa điểm làm việc.
2. Giảm giấy tờ: Không cần in nhiều bản, chuyển phát, scan và lưu kho hợp đồng giấy.
3. Quản lý tập trung: Nhân sự dễ dàng tìm lại hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, phụ lục và hồ sơ liên quan.
4. Theo dõi trạng thái ký: Biết hợp đồng đang chờ ai ký, đã hoàn tất hay cần nhắc ký.
5. Hạn chế sai sót: Mẫu hợp đồng được chuẩn hóa, giảm nhầm lẫn về người ký, vị trí ký và phiên bản tài liệu.
6. Phù hợp ký số lượng lớn: Hữu ích với doanh nghiệp tuyển dụng nhiều nhân sự theo đợt.
7. Tăng tính chuyên nghiệp: Quy trình ký số hiện đại giúp trải nghiệm ứng viên tốt hơn và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

12. Mẫu hợp đồng thử việc tham khảo

Dưới đây là mẫu hợp đồng thử việc tham khảo. Khi sử dụng thực tế, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo vị trí tuyển dụng, thời gian thử việc, mức lương, quy chế nội bộ và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

13. Lưu ý khi soạn hợp đồng thử việc không phải đóng BHXH

1. Nên ký hợp đồng thử việc riêng nếu doanh nghiệp muốn tách giai đoạn thử việc khỏi hợp đồng lao động chính thức.
2. Không nên ghi hợp đồng thử việc nhưng nội dung lại giống hợp đồng lao động dài hạn, dễ gây nhầm lẫn về nghĩa vụ BHXH.
3. Ghi rõ thời gian thử việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và vị trí thử việc.
4. Ghi rõ mức lương thử việc, kỳ trả lương và phương thức thanh toán.
5. Không kéo dài thời gian thử việc tùy tiện hoặc thử việc nhiều lần cho cùng một công việc.
6. Khi thử việc đạt yêu cầu, cần ký hợp đồng lao động kịp thời nếu tiếp tục sử dụng người lao động.
7. Nếu ký hợp đồng lao động có điều khoản thử việc, cần kiểm tra kỹ nghĩa vụ đóng BHXH.
8. Nên lưu hồ sơ gồm hợp đồng thử việc, bảng chấm công, bảng lương, đánh giá thử việc và thông báo kết quả thử việc.
9. Doanh nghiệp tuyển dụng nhiều nhân sự nên sử dụng VContract để chuẩn hóa mẫu, ký nhanh và quản lý hồ sơ tập trung.

14. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng thử việc và BHXH

15. Kết luận

Hợp đồng thử việc không phải đóng BHXH trong trường hợp doanh nghiệp và người lao động ký hợp đồng thử việc riêng, đúng bản chất thử việc và chưa giao kết hợp đồng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, nếu nội dung thử việc được ghi trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ đóng BHXH để tránh sai sót.

Với doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng nhân sự, ký hợp đồng thử việc bằng VContract Viettel giúp quy trình nhân sự chuyên nghiệp hơn, giảm giấy tờ, ký nhanh từ xa, quản lý hồ sơ tập trung và dễ dàng chuyển tiếp sang hợp đồng lao động chính thức sau khi người lao động đạt yêu cầu thử việc.