Chấm dứt hợp đồng là việc quan hệ hợp đồng giữa các bên kết thúc, các bên không còn tiếp tục thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ theo hợp đồng, trừ những nghĩa vụ vẫn phải thực hiện sau khi hợp đồng kết thúc như thanh toán, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, bảo mật thông tin, hoàn trả tài sản hoặc giải quyết tranh chấp.
Trong thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh không phải vì các bên không được chấm dứt hợp đồng, mà vì chấm dứt sai căn cứ, không thông báo đúng cách, không lập biên bản thanh lý, không đối chiếu công nợ hoặc tự ý ngừng thực hiện khi chưa đủ điều kiện. Vì vậy, trước khi chấm dứt hợp đồng, cá nhân và doanh nghiệp cần hiểu rõ căn cứ pháp luật, điều khoản đã ký và hậu quả pháp lý có thể phát sinh.
Tư vấn ký và quản lý hợp đồng điện tử VContract:
Hotline: 0979 288 617
Website: vcontract.net
Email: cuongnd16@viettel.com.vn
1. Chấm dứt hợp đồng là gì?
Chấm dứt hợp đồng là việc hợp đồng không còn tiếp tục được thực hiện do đã hoàn thành, hết thời hạn, các bên thỏa thuận chấm dứt, một bên đơn phương chấm dứt theo căn cứ hợp pháp hoặc thuộc một trong các trường hợp chấm dứt theo quy định pháp luật.
Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt trong các trường hợp như: hợp đồng đã được hoàn thành; theo thỏa thuận của các bên; cá nhân giao kết hợp đồng chết hoặc pháp nhân chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính cá nhân, pháp nhân đó thực hiện; hợp đồng bị hủy bỏ hoặc bị đơn phương chấm dứt thực hiện; hợp đồng không thể thực hiện do đối tượng hợp đồng không còn; hợp đồng chấm dứt do hoàn cảnh thay đổi cơ bản theo quy định; hoặc trường hợp khác do luật quy định.
2. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng thường gặp
Tùy loại hợp đồng và thỏa thuận cụ thể, hợp đồng có thể chấm dứt theo nhiều căn cứ khác nhau. Dưới đây là các trường hợp phổ biến nhất trong giao dịch dân sự, thương mại, dịch vụ, lao động, thuê tài sản, hợp tác kinh doanh hoặc hợp đồng điện tử.
| Trường hợp | Ý nghĩa | Ví dụ thực tế |
|---|---|---|
| Hoàn thành hợp đồng | Các bên đã thực hiện xong nghĩa vụ chính. | Bên bán giao hàng, bên mua thanh toán đủ tiền. |
| Hết thời hạn hợp đồng | Hợp đồng có thời hạn và thời hạn đó đã kết thúc. | Hợp đồng thuê thiết bị 06 tháng hết hạn và không gia hạn. |
| Thỏa thuận chấm dứt | Các bên cùng thống nhất kết thúc hợp đồng trước hoặc đúng hạn. | Hai doanh nghiệp ký biên bản thanh lý do không còn nhu cầu hợp tác. |
| Đơn phương chấm dứt | Một bên tự chấm dứt theo căn cứ trong hợp đồng hoặc theo luật. | Bên thuê chậm trả tiền nhiều kỳ nên bên cho thuê thông báo chấm dứt. |
| Hủy bỏ hợp đồng | Hợp đồng bị chấm dứt hiệu lực theo căn cứ hủy bỏ do vi phạm hoặc theo luật. | Bên cung cấp giao sai hàng hóa nghiêm trọng, không thể khắc phục. |
| Đối tượng hợp đồng không còn | Tài sản, công việc hoặc đối tượng chính không thể tiếp tục thực hiện. | Tài sản thuê bị mất, bị tiêu hủy mà không thể thay thế. |
3. Chấm dứt hợp đồng khác gì hủy bỏ hợp đồng?
Nhiều người dùng lẫn lộn hai khái niệm chấm dứt hợp đồng và hủy bỏ hợp đồng. Trên thực tế, hủy bỏ hợp đồng là một trong những căn cứ làm hợp đồng chấm dứt, nhưng hậu quả pháp lý có thể khác với việc chấm dứt thông thường.
| Tiêu chí | Chấm dứt hợp đồng | Hủy bỏ hợp đồng |
|---|---|---|
| Bản chất | Quan hệ hợp đồng kết thúc từ một thời điểm nhất định. | Hợp đồng có thể bị coi là không còn hiệu lực theo căn cứ hủy bỏ. |
| Căn cứ | Hoàn thành, hết hạn, thỏa thuận, đơn phương chấm dứt, đối tượng không còn… | Thường do vi phạm nghiêm trọng, vi phạm điều kiện hủy bỏ hoặc căn cứ luật định. |
| Hậu quả | Các bên dừng thực hiện nghĩa vụ chưa thực hiện, nhưng vẫn xử lý nghĩa vụ còn tồn đọng. | Có thể phát sinh hoàn trả, phạt vi phạm, bồi thường và xử lý hậu quả theo luật, hợp đồng. |
| Ví dụ | Hợp đồng hết hạn 12 tháng và hai bên không gia hạn. | Bên bán giao sai chủng loại hàng hóa khiến mục đích hợp đồng không đạt được. |
4. Khi nào được đơn phương chấm dứt hợp đồng?
Đơn phương chấm dứt hợp đồng là trường hợp một bên chủ động kết thúc hợp đồng mà không cần bên còn lại đồng ý, nhưng phải có căn cứ hợp pháp. Căn cứ này có thể đến từ chính điều khoản hợp đồng hoặc từ quy định pháp luật áp dụng cho từng loại hợp đồng.
Một bên thường được đơn phương chấm dứt hợp đồng khi:
- Bên còn lại vi phạm nghĩa vụ cơ bản của hợp đồng;
- Bên còn lại chậm thanh toán, không thanh toán hoặc thanh toán không đúng cam kết;
- Bên còn lại không giao hàng, không bàn giao tài sản, không hoàn thành dịch vụ đúng hạn;
- Việc tiếp tục thực hiện hợp đồng không còn đạt mục đích đã thỏa thuận;
- Hợp đồng có điều khoản cho phép chấm dứt khi xảy ra sự kiện cụ thể;
- Pháp luật chuyên ngành cho phép một bên chấm dứt trong trường hợp nhất định.
Lưu ý: Nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng không có căn cứ hoặc không đúng thủ tục thông báo, bên chấm dứt có thể bị xem là bên vi phạm và phải bồi thường thiệt hại, chịu phạt vi phạm hoặc các nghĩa vụ khác theo hợp đồng.
5. Quy trình chấm dứt hợp đồng đúng cách
Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp không nên chỉ gọi điện hoặc nhắn tin thông báo miệng rồi dừng thực hiện hợp đồng. Nên có quy trình rõ ràng, có chứng cứ và có hồ sơ lưu lại.
- Kiểm tra hợp đồng đã ký: rà soát điều khoản thời hạn, chấm dứt, thông báo, phạt vi phạm, bồi thường, thanh lý và giải quyết tranh chấp.
- Xác định căn cứ chấm dứt: chấm dứt do hết hạn, thỏa thuận, vi phạm, bất khả kháng, đối tượng không còn hay căn cứ khác.
- Thu thập chứng cứ: hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, biên bản giao nhận, email, tin nhắn, thông báo vi phạm, chứng từ thanh toán.
- Gửi thông báo chấm dứt: thông báo bằng văn bản hoặc thông điệp dữ liệu theo phương thức hợp đồng cho phép.
- Đối chiếu nghĩa vụ còn lại: công nợ, hàng hóa, tài sản, hồ sơ, dữ liệu, chi phí phát sinh, tiền phạt, bồi thường nếu có.
- Lập biên bản thanh lý: xác nhận phần đã thực hiện, phần chưa thực hiện, số tiền còn phải thanh toán và thời điểm hoàn tất.
- Lưu trữ hồ sơ: lưu bản hợp đồng, thông báo, biên bản thanh lý, chứng từ thanh toán và toàn bộ chứng cứ liên quan.
6. Thông báo chấm dứt hợp đồng cần có nội dung gì?
Thông báo chấm dứt hợp đồng là tài liệu quan trọng để chứng minh một bên đã thực hiện nghĩa vụ thông báo trước khi kết thúc hợp đồng. Nội dung thông báo càng rõ thì càng giảm rủi ro bị cho rằng chấm dứt tùy tiện.
Một thông báo chấm dứt hợp đồng nên có:
- Thông tin bên gửi thông báo và bên nhận thông báo;
- Số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng;
- Căn cứ chấm dứt hợp đồng theo điều khoản hợp đồng hoặc quy định pháp luật;
- Lý do chấm dứt hợp đồng;
- Thời điểm hợp đồng chấm dứt hiệu lực;
- Yêu cầu thanh toán, bàn giao, hoàn trả tài sản, hồ sơ, dữ liệu nếu có;
- Đề nghị lập biên bản thanh lý hoặc đối chiếu nghĩa vụ;
- Thời hạn phản hồi;
- Chữ ký, con dấu hoặc xác nhận điện tử của bên gửi thông báo.
MẪU THÔNG BÁO CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG
Kính gửi: ……………………………………………………..
Căn cứ Hợp đồng số ………… ký ngày ………… giữa ………………………….. và …………………………..; căn cứ điều khoản ………… của Hợp đồng và quá trình thực hiện thực tế, chúng tôi thông báo về việc chấm dứt Hợp đồng nêu trên.
Lý do chấm dứt: ……………………………………………………………………………………………………..
Thời điểm chấm dứt hợp đồng: kể từ ngày ………… hoặc sau ………… ngày kể từ ngày Quý bên nhận được thông báo này.
Đề nghị Quý bên phối hợp thực hiện các công việc sau:
- Đối chiếu công nợ, chi phí phát sinh và nghĩa vụ thanh toán còn lại;
- Bàn giao hoặc hoàn trả tài sản, hồ sơ, tài liệu, dữ liệu liên quan;
- Ký biên bản thanh lý hợp đồng;
- Thực hiện các nghĩa vụ bảo mật, bồi thường, phạt vi phạm nếu có theo hợp đồng.
Đề nghị Quý bên phản hồi trong thời hạn ………… ngày kể từ ngày nhận được thông báo này.
Trân trọng.
7. Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý khi chấm dứt hợp đồng không?
Pháp luật không phải lúc nào cũng bắt buộc mọi hợp đồng khi chấm dứt đều phải có biên bản thanh lý. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh, thương mại, dịch vụ, thuê tài sản, hợp tác, xây dựng, lao động hoặc cung cấp thiết bị, biên bản thanh lý là tài liệu rất nên có.
Biên bản thanh lý giúp xác nhận:
- Hợp đồng đã chấm dứt từ thời điểm nào;
- Các bên đã hoàn thành những nghĩa vụ nào;
- Nghĩa vụ nào còn tồn đọng;
- Số tiền còn phải thanh toán hoặc hoàn trả;
- Tài sản, hồ sơ, dữ liệu, giấy tờ đã bàn giao hay chưa;
- Các bên có còn khiếu nại, yêu cầu bồi thường hoặc phạt vi phạm không;
- Cam kết bảo mật, không cạnh tranh hoặc nghĩa vụ sau chấm dứt nếu có.
Nếu không lập biên bản thanh lý, các bên vẫn có thể chứng minh việc chấm dứt bằng tài liệu khác như email, thông báo, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao, xác nhận công nợ. Tuy nhiên, biên bản thanh lý vẫn là cách rõ ràng và an toàn hơn.
8. Hậu quả pháp lý khi chấm dứt hợp đồng
Khi hợp đồng chấm dứt, các bên không còn phải tiếp tục thực hiện những nghĩa vụ chưa phát sinh hoặc nghĩa vụ không còn cần thiết theo hợp đồng. Tuy nhiên, chấm dứt hợp đồng không có nghĩa là mọi trách nhiệm đều mất đi.
Sau khi chấm dứt, các bên vẫn có thể phải thực hiện:
- Thanh toán tiền hàng, tiền dịch vụ, tiền thuê, công nợ còn lại;
- Hoàn trả tài sản, hồ sơ, dữ liệu, giấy tờ, thiết bị đã nhận;
- Bồi thường thiệt hại nếu có vi phạm gây thiệt hại;
- Phạt vi phạm nếu hợp đồng có thỏa thuận hợp pháp;
- Thanh toán lãi chậm trả nếu có căn cứ;
- Thực hiện nghĩa vụ bảo mật thông tin;
- Bảo hành, bảo trì hoặc hỗ trợ sau bàn giao nếu đã cam kết;
- Giải quyết tranh chấp tại Tòa án, trọng tài hoặc cơ quan có thẩm quyền.
9. Chấm dứt hợp đồng điện tử có hợp pháp không?
Có. Nếu hợp đồng được giao kết, quản lý và thực hiện dưới dạng điện tử, các bên có thể sử dụng thông báo điện tử, phụ lục điện tử, biên bản thanh lý điện tử hoặc văn bản điện tử khác để ghi nhận việc chấm dứt, miễn là đáp ứng điều kiện pháp luật và thỏa thuận giữa các bên.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng văn bản giấy. Vì vậy, việc gửi thông báo chấm dứt hợp đồng qua hệ thống điện tử có thể được sử dụng làm căn cứ nếu bảo đảm xác định được nội dung, thời điểm gửi, người gửi, người nhận và khả năng truy cập, lưu trữ.
10. VContract hỗ trợ chấm dứt, thanh lý hợp đồng như thế nào?
VContract giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng điện tử từ lúc tạo hợp đồng, gửi ký, lưu trữ, tra cứu đến khi ký phụ lục, thông báo hoặc biên bản thanh lý. Với những hợp đồng cần chấm dứt, doanh nghiệp có thể chuẩn bị thông báo chấm dứt, biên bản thanh lý, phụ lục xử lý công nợ hoặc thỏa thuận chấm dứt và gửi các bên ký trực tuyến.
Lợi ích khi sử dụng VContract trong quá trình chấm dứt hợp đồng:
- Lưu trữ tập trung: dễ tìm lại hợp đồng gốc, phụ lục, thông báo, biên bản thanh lý.
- Ký nhanh từ xa: các bên không cần gặp trực tiếp để ký văn bản chấm dứt hoặc thanh lý.
- Lưu vết quá trình ký: kiểm tra được trạng thái ký, người ký, thời điểm ký.
- Hạn chế thất lạc hồ sơ: giảm rủi ro mất bản giấy, thiếu phụ lục hoặc nhầm phiên bản.
- Thuận tiện đối chiếu: hỗ trợ kiểm tra hồ sơ khi có tranh chấp, kiểm toán, thanh tra hoặc đối chiếu nội bộ.
- Phù hợp nhiều loại hợp đồng: hợp đồng dịch vụ, thuê tài sản, lao động, mua bán, hợp tác, đại lý, cộng tác viên, phụ lục hợp đồng.
Gợi ý: Khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp nên ký đầy đủ thông báo chấm dứt, biên bản thanh lý, biên bản bàn giao và đối chiếu công nợ trong cùng một bộ hồ sơ điện tử để dễ tra cứu về sau.
11. Mẫu điều khoản chấm dứt hợp đồng tham khảo
Điều khoản về chấm dứt theo thỏa thuận: Hợp đồng có thể chấm dứt trước thời hạn nếu các bên thống nhất bằng văn bản hoặc bằng phương thức điện tử được các bên chấp nhận. Việc chấm dứt phải kèm theo thỏa thuận về thanh toán, bàn giao tài sản, hồ sơ và nghĩa vụ còn lại.
Điều khoản về đơn phương chấm dứt: Một bên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu bên còn lại vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ đã cam kết và không khắc phục trong thời hạn …….. ngày kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu khắc phục.
Điều khoản về thông báo: Bên chấm dứt hợp đồng phải gửi thông báo cho bên còn lại trước ít nhất …….. ngày, trừ trường hợp pháp luật hoặc hợp đồng có quy định khác. Thông báo có thể được gửi bằng văn bản giấy, email, hệ thống hợp đồng điện tử hoặc phương thức khác do các bên thỏa thuận.
Điều khoản về thanh lý: Trong thời hạn …….. ngày kể từ ngày hợp đồng chấm dứt, các bên có trách nhiệm đối chiếu công nợ, bàn giao tài sản, hoàn trả hồ sơ, ký biên bản thanh lý và hoàn tất các nghĩa vụ còn tồn đọng.
Điều khoản về nghĩa vụ sau chấm dứt: Việc chấm dứt hợp đồng không làm mất hiệu lực của các điều khoản về bảo mật thông tin, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, giải quyết tranh chấp và các nghĩa vụ khác mà theo bản chất vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.
12. Các lỗi thường gặp khi chấm dứt hợp đồng
Khi xử lý chấm dứt hợp đồng, cá nhân và doanh nghiệp thường mắc một số lỗi sau:
- Không kiểm tra điều khoản chấm dứt trước khi gửi thông báo;
- Không có căn cứ rõ ràng nhưng vẫn đơn phương chấm dứt;
- Thông báo sai địa chỉ, sai người nhận hoặc không lưu chứng cứ gửi thông báo;
- Không tuân thủ thời hạn báo trước;
- Không lập biên bản thanh lý, không đối chiếu công nợ;
- Không thu hồi tài sản, tài liệu, dữ liệu, tài khoản đã bàn giao;
- Không xử lý nghĩa vụ bảo mật sau chấm dứt;
- Nhầm lẫn giữa chấm dứt hợp đồng và hủy bỏ hợp đồng;
- Tự ý ngừng thực hiện nghĩa vụ khi chưa đủ căn cứ pháp lý.
13. Câu hỏi thường gặp về chấm dứt hợp đồng
13.1. Hợp đồng hết hạn có cần làm thanh lý không?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc, nhưng nên lập biên bản thanh lý nếu hợp đồng có công nợ, tài sản, hồ sơ, nghĩa vụ bảo hành, nghĩa vụ bảo mật hoặc khả năng phát sinh tranh chấp sau khi hết hạn.
13.2. Gửi email chấm dứt hợp đồng có giá trị không?
Email có thể được xem là một dạng thông điệp dữ liệu nếu đáp ứng điều kiện về nội dung, người gửi, người nhận, thời điểm gửi nhận và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, để an toàn, nên kiểm tra hợp đồng có cho phép thông báo qua email hay không và lưu lại bằng chứng gửi, nhận.
13.3. Có được chấm dứt hợp đồng khi bên kia chậm thanh toán không?
Có thể, nếu hợp đồng có điều khoản cho phép hoặc pháp luật áp dụng cho loại hợp đồng đó cho phép chấm dứt trong trường hợp chậm thanh toán. Nên gửi thông báo yêu cầu khắc phục trước, ấn định thời hạn thanh toán và chỉ chấm dứt khi đủ căn cứ.
13.4. Chấm dứt hợp đồng có phải bồi thường không?
Nếu chấm dứt đúng căn cứ và đúng thủ tục, bên chấm dứt không nhất thiết phải bồi thường. Ngược lại, nếu chấm dứt trái luật hoặc trái thỏa thuận, gây thiệt hại cho bên còn lại, có thể phải bồi thường, chịu phạt vi phạm hoặc thực hiện nghĩa vụ khác theo hợp đồng.
13.5. Có thể ký biên bản thanh lý hợp đồng bằng VContract không?
Có. Doanh nghiệp có thể ký biên bản thanh lý hợp đồng, thông báo chấm dứt, phụ lục xử lý công nợ, biên bản bàn giao và các văn bản liên quan bằng VContract nếu đáp ứng điều kiện giao dịch điện tử và thỏa thuận của các bên.
14. Kết luận
Chấm dứt hợp đồng là bước pháp lý quan trọng, cần thực hiện đúng căn cứ, đúng thủ tục và có hồ sơ chứng minh rõ ràng. Trước khi chấm dứt, các bên nên kiểm tra hợp đồng, xác định lý do, gửi thông báo đúng phương thức, đối chiếu công nợ, bàn giao tài sản và lập biên bản thanh lý nếu cần.
Với hợp đồng điện tử, VContract giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ ký kết, phụ lục, thông báo chấm dứt đến biên bản thanh lý. Việc lưu trữ tập trung và lưu vết ký giúp giảm rủi ro thất lạc hồ sơ, thuận tiện đối chiếu khi có tranh chấp.
Tư vấn ký thông báo chấm dứt và thanh lý hợp đồng bằng VContract
VContract hỗ trợ doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử, phụ lục, thông báo chấm dứt, biên bản thanh lý và lưu trữ hồ sơ hợp đồng tập trung, thuận tiện tra cứu khi cần.
Hotline: 0979 288 617
Website: vcontract.net
Email: cuongnd16@viettel.com.vn
Căn cứ pháp lý tham khảo: Bộ luật Dân sự 2015 số 91/2015/QH13, đặc biệt Điều 422 về chấm dứt hợp đồng; Luật Giao dịch điện tử 2023 số 20/2023/QH15 về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, hợp đồng điện tử và thông báo điện tử. Nội dung bài viết mang tính tham khảo, khi áp dụng cần đối chiếu loại hợp đồng, điều khoản đã ký và tình huống cụ thể.
