Hợp đồng mời thầu đối tác qua mạng, thương thảo đầu tư

Hợp đồng mời thầu là cách gọi thực tế thường được dùng để chỉ các thỏa thuận, hồ sơ hoặc hợp đồng liên quan đến việc mời nhà thầu tham gia cung cấp hàng hóa, dịch vụ, xây lắp, tư vấn, phi tư vấn hoặc thực hiện một gói công việc nhất định. Trong pháp luật đấu thầu, thuật ngữ thường gặp hơn là hồ sơ mời thầu, bên mời thầu, hồ sơ dự thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu và hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.

Vì vậy, khi doanh nghiệp nói “hợp đồng mời thầu”, cần hiểu đúng bản chất: đây có thể là hợp đồng thuê đơn vị tư vấn lập hồ sơ mời thầu, thỏa thuận với bên mời thầu, hoặc hợp đồng được ký sau khi lựa chọn nhà thầu. Mỗi trường hợp có nội dung và rủi ro pháp lý khác nhau. Nếu soạn không rõ, các bên dễ nhầm giữa trách nhiệm mời thầu, trách nhiệm dự thầu, trách nhiệm tư vấn và trách nhiệm thực hiện hợp đồng sau trúng thầu.

1. Hợp đồng mời thầu là gì?

Tải về: mau-moi-thuong-thao-hop-dong

Trong thực tế kinh doanh, hợp đồng mời thầu thường được hiểu theo ba hướng sau:

• Hợp đồng thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu: bên có dự án thuê đơn vị tư vấn chuẩn bị hồ sơ mời thầu, tiêu chí đánh giá, biểu mẫu, dự thảo hợp đồng và hỗ trợ quy trình lựa chọn nhà thầu.
• Thỏa thuận giữa bên mời thầu và nhà thầu: các điều kiện tham gia, yêu cầu bảo mật, cam kết cung cấp hồ sơ, bảo đảm dự thầu hoặc quy tắc trao đổi trong quá trình mời thầu.
• Hợp đồng ký với nhà thầu trúng thầu: sau khi có kết quả lựa chọn nhà thầu, các bên ký hợp đồng chính thức để thực hiện gói thầu.

Theo cách hiểu chặt chẽ, “mời thầu” là giai đoạn trước khi ký hợp đồng thực hiện gói thầu. Sau khi nhà thầu được lựa chọn, các bên mới ký hợp đồng chính thức. Do đó, khi soạn văn bản, nên ghi đúng tên như: Hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu, Thỏa thuận bảo mật trong quá trình mời thầu, Hợp đồng thực hiện gói thầu hoặc Hợp đồng cung cấp hàng hóa/dịch vụ sau trúng thầu.

2. Phân biệt hồ sơ mời thầu và hợp đồng mời thầu

Nhiều doanh nghiệp nhầm giữa hồ sơ mời thầu và hợp đồng. Hai loại tài liệu này có liên quan nhưng không giống nhau.

3. Khi nào cần lập hợp đồng mời thầu?

Doanh nghiệp nên lập hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản khi quá trình mời thầu có thuê tư vấn, có chia sẻ thông tin nội bộ, có yêu cầu bảo mật hoặc có phát sinh nghĩa vụ tài chính giữa các bên. Việc lập hợp đồng giúp xác định rõ trách nhiệm, tránh tranh chấp về chi phí, tiến độ, chất lượng hồ sơ và nghĩa vụ sau khi có kết quả lựa chọn nhà thầu.

Nên lập hợp đồng trong các trường hợp sau:

• Thuê đơn vị tư vấn lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, tiêu chí đánh giá hoặc dự thảo hợp đồng;
• Thuê tư vấn đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;
• Cần bảo mật thông tin về giá gói thầu, yêu cầu kỹ thuật, danh sách nhà thầu, dữ liệu dự án;
• Mời nhà thầu tham gia gói thầu tư nhân, gói mua sắm nội bộ hoặc dự án không bắt buộc áp dụng toàn bộ quy trình đấu thầu nhà nước;
• Ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn sau khi hoàn tất quá trình mời thầu;
• Có nhiều bên phối hợp như chủ đầu tư, bên mời thầu, tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp, đơn vị giám sát.

4. Nội dung cần có trong hợp đồng mời thầu

Tùy bản chất hợp đồng là thuê tư vấn, thỏa thuận bảo mật hay hợp đồng thực hiện gói thầu, nội dung có thể khác nhau. Tuy nhiên, một hợp đồng liên quan đến mời thầu thường cần có các nhóm điều khoản sau:

• Thông tin các bên: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, thông tin liên hệ.
• Căn cứ ký kết: nhu cầu mời thầu, quyết định phê duyệt dự án, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, báo giá hoặc thỏa thuận của các bên nếu có.
• Phạm vi công việc: lập hồ sơ mời thầu, tư vấn tiêu chí đánh giá, hỗ trợ phát hành hồ sơ, làm rõ hồ sơ, đánh giá hồ sơ dự thầu, soạn dự thảo hợp đồng.
• Sản phẩm bàn giao: bộ hồ sơ mời thầu, bảng tiêu chí đánh giá, biên bản làm việc, báo cáo đánh giá, báo cáo thẩm định, dự thảo hợp đồng.
• Tiến độ thực hiện: thời hạn hoàn thành từng đầu việc, thời điểm bàn giao và thời hạn chỉnh sửa.
• Phí dịch vụ và thanh toán: giá trị hợp đồng, thuế, chi phí phát sinh, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán.
• Bảo mật thông tin: phạm vi thông tin mật, thời hạn bảo mật, trách nhiệm khi tiết lộ thông tin.
• Trách nhiệm pháp lý: trách nhiệm khi hồ sơ sai, tiêu chí không phù hợp, chậm tiến độ hoặc gây thiệt hại.
• Chấm dứt hợp đồng: trường hợp chấm dứt, thông báo, thanh toán phần đã thực hiện, bàn giao tài liệu.
• Giải quyết tranh chấp: thương lượng, hòa giải, Tòa án hoặc trọng tài theo thỏa thuận.

5. Hợp đồng thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu cần lưu ý gì?

Đây là dạng hợp đồng thường gặp nhất khi doanh nghiệp nói đến “hợp đồng mời thầu”. Bên có nhu cầu lựa chọn nhà thầu thuê một đơn vị có chuyên môn để lập hoặc hỗ trợ lập hồ sơ mời thầu. Trong trường hợp này, hợp đồng cần ghi rất rõ đơn vị tư vấn làm gì và không làm gì.

Các nội dung nên quy định:

• Đơn vị tư vấn có chịu trách nhiệm soạn toàn bộ hồ sơ hay chỉ rà soát, góp ý;
• Có lập tiêu chí đánh giá kỹ thuật, tài chính, năng lực, kinh nghiệm hay không;
• Có hỗ trợ trả lời làm rõ hồ sơ mời thầu hay không;
• Có tham gia đánh giá hồ sơ dự thầu hay không;
• Có soạn dự thảo hợp đồng với nhà thầu trúng thầu hay không;
• Có chịu trách nhiệm nếu hồ sơ mời thầu bị yêu cầu sửa đổi, hủy thầu hoặc không phù hợp quy định hay không;
• Số lần chỉnh sửa hồ sơ, thời hạn chỉnh sửa và trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào của bên thuê.

Nếu bên thuê không cung cấp đủ dữ liệu dự án, yêu cầu kỹ thuật, dự toán, nguồn vốn, tiến độ hoặc thông tin pháp lý, bên tư vấn rất khó lập hồ sơ chính xác. Vì vậy, hợp đồng nên quy định nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ và đúng thời hạn của bên thuê.

6. Hợp đồng với nhà thầu trúng thầu gồm những tài liệu nào?

Sau khi lựa chọn được nhà thầu, các bên thường ký hợp đồng thực hiện gói thầu. Theo tinh thần của Luật Đấu thầu 2023, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm nhiều tài liệu như văn bản hợp đồng, phụ lục, biên bản hoàn thiện hợp đồng, văn bản thỏa thuận về điều kiện hợp đồng, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, tài liệu làm rõ, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và tài liệu sửa đổi, bổ sung nếu có.

Vì vậy, khi ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu, không nên chỉ xem một trang hợp đồng chính. Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ bộ hồ sơ đi kèm để xác định chính xác nghĩa vụ của nhà thầu.

7. Các loại hợp đồng thường dùng sau khi lựa chọn nhà thầu

Sau quá trình mời thầu, hợp đồng ký với nhà thầu có thể được thiết kế theo nhiều loại khác nhau tùy tính chất gói thầu. Một số loại thường gặp gồm:

• Hợp đồng trọn gói: áp dụng khi phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật và sản phẩm đầu ra được xác định rõ.
• Hợp đồng theo đơn giá cố định: áp dụng khi khối lượng có thể thay đổi nhưng đơn giá đã được xác định cố định.
• Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh: áp dụng khi đơn giá có thể được điều chỉnh theo điều kiện hợp đồng và quy định pháp luật.
• Hợp đồng theo thời gian: thường dùng với dịch vụ tư vấn, chuyên gia hoặc công việc tính theo thời gian thực hiện.
• Hợp đồng theo kết quả đầu ra: tập trung vào sản phẩm, kết quả hoặc chỉ tiêu bàn giao.

Dù dùng loại hợp đồng nào, các bên cần làm rõ giá hợp đồng, điều kiện điều chỉnh, phương thức nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo hành, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.

8. Rủi ro thường gặp khi soạn hợp đồng mời thầu

Hợp đồng và hồ sơ liên quan đến mời thầu thường có nhiều tài liệu, nhiều bên tham gia và nhiều mốc thời gian. Nếu kiểm soát không tốt, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro pháp lý.

• Gọi sai tên hợp đồng, làm nhầm giữa tư vấn mời thầu và hợp đồng thực hiện gói thầu;
• Không quy định rõ trách nhiệm của đơn vị tư vấn lập hồ sơ mời thầu;
• Tiêu chí đánh giá không phù hợp, gây khiếu nại hoặc phải sửa hồ sơ;
• Thiếu điều khoản bảo mật thông tin trong quá trình mời thầu;
• Không xác định rõ tài liệu nào là một phần của hợp đồng;
• Không quy định thứ tự ưu tiên áp dụng khi các tài liệu có nội dung khác nhau;
• Không kiểm tra năng lực, kinh nghiệm, tư cách hợp lệ của nhà thầu;
• Không có cơ chế xử lý khi nhà thầu từ chối hoàn thiện hoặc ký hợp đồng;
• Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, tài liệu làm rõ, biên bản đánh giá và kết quả lựa chọn nhà thầu.

9. Mẫu điều khoản tham khảo cho hợp đồng tư vấn mời thầu

10. Có thể ký hợp đồng mời thầu bằng VContract không?

Có thể. Với các hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu, thỏa thuận bảo mật, phụ lục phạm vi công việc, biên bản bàn giao hồ sơ, biên bản hoàn thiện hợp đồng hoặc hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn, doanh nghiệp có thể ký bằng phương thức điện tử nếu đáp ứng điều kiện pháp luật và thỏa thuận của các bên.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu và hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng điều kiện theo quy định. Do đó, sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử giúp quá trình ký kết, lưu trữ và tra cứu bộ hồ sơ mời thầu thuận tiện hơn, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh hoặc nhiều nhà thầu tham gia.

11. Lợi ích khi ký và quản lý hợp đồng mời thầu bằng VContract

• Ký nhanh từ xa: các bên có thể ký hợp đồng tư vấn, thỏa thuận bảo mật, phụ lục hoặc biên bản mà không cần gặp trực tiếp.
• Lưu trữ hồ sơ tập trung: hợp đồng, phụ lục, hồ sơ mời thầu, tài liệu làm rõ và biên bản bàn giao được quản lý theo bộ hồ sơ.
• Giảm thất lạc tài liệu: hạn chế mất bản giấy, thiếu phụ lục, nhầm phiên bản hoặc khó tìm lại hồ sơ cũ.
• Lưu vết quá trình ký: dễ kiểm tra người ký, thời điểm ký, trạng thái ký và bản hợp đồng hoàn tất.
• Phù hợp quy trình nhiều bên: chủ đầu tư, bên mời thầu, tư vấn, pháp chế, kế toán, nhà thầu có thể tham gia luồng ký.
• Hỗ trợ đối chiếu khi có tranh chấp: dễ tra cứu hợp đồng, tài liệu kèm theo, phụ lục và thông tin đã xác nhận.

12. Quy trình ký hợp đồng mời thầu trên VContract

1. Chuẩn bị hồ sơ: soạn hợp đồng, phụ lục phạm vi công việc, danh mục tài liệu, điều khoản bảo mật và biểu mẫu bàn giao.
2. Tải tài liệu lên VContract: đưa file hợp đồng và phụ lục lên hệ thống.
3. Thiết lập luồng ký: chọn người ký của các bên, người kiểm duyệt nội bộ, pháp chế hoặc kế toán nếu cần.
4. Gửi hợp đồng để ký: hệ thống gửi thông báo ký đến các bên theo luồng đã thiết lập.
5. Các bên kiểm tra và ký: người ký xem nội dung, kiểm tra phụ lục, xác nhận và ký điện tử.
6. Lưu trữ và tra cứu: hợp đồng hoàn tất được lưu trên hệ thống để phục vụ nghiệm thu, thanh toán, kiểm tra hoặc đối chiếu sau này.

13. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng mời thầu

13.1. Hợp đồng mời thầu có phải là thuật ngữ pháp lý chính thức không?

Không phải lúc nào cũng là thuật ngữ pháp lý chính thức. Trong pháp luật đấu thầu thường dùng các thuật ngữ như hồ sơ mời thầu, bên mời thầu, hồ sơ dự thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu và hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn. Vì vậy, khi soạn văn bản cần gọi đúng bản chất hợp đồng.

13.2. Hồ sơ mời thầu có phải là một phần của hợp đồng không?

Có thể là một phần của hồ sơ hợp đồng nếu được dẫn chiếu, thỏa thuận hoặc thuộc trường hợp pháp luật đấu thầu quy định. Khi ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn, các bên nên ghi rõ danh mục tài liệu hợp đồng và thứ tự ưu tiên áp dụng nếu có mâu thuẫn.

13.3. Thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu có cần hợp đồng riêng không?

Rất nên có. Hợp đồng riêng giúp xác định phạm vi tư vấn, phí dịch vụ, sản phẩm bàn giao, trách nhiệm chỉnh sửa, bảo mật thông tin và trách nhiệm nếu hồ sơ có sai sót.

13.4. Có thể ký thỏa thuận bảo mật với nhà thầu trước khi phát hành hồ sơ không?

Có thể, đặc biệt với các gói thầu có thông tin kỹ thuật, bí mật kinh doanh, dữ liệu khách hàng, công nghệ hoặc thông tin tài chính nhạy cảm. Thỏa thuận bảo mật nên quy định rõ phạm vi thông tin mật và chế tài khi vi phạm.

13.5. Có thể ký hợp đồng liên quan đến mời thầu bằng VContract không?

Có. Doanh nghiệp có thể ký hợp đồng tư vấn mời thầu, phụ lục công việc, thỏa thuận bảo mật, biên bản bàn giao hồ sơ, biên bản hoàn thiện hợp đồng và hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn bằng VContract nếu đáp ứng điều kiện giao dịch điện tử.

14. Kết luận

Hợp đồng mời thầu là cách gọi thực tế cần được hiểu đúng theo từng tình huống. Nếu là giai đoạn chuẩn bị mời thầu, văn bản thường là hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu hoặc thỏa thuận bảo mật. Nếu đã có nhà thầu được lựa chọn, văn bản cần được xây dựng thành hợp đồng thực hiện gói thầu với đầy đủ điều khoản về phạm vi công việc, giá, tiến độ, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành và trách nhiệm vi phạm.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu hợp đồng, danh mục tài liệu kèm theo, điều khoản bảo mật, quy trình ký và lưu trữ hồ sơ. VContract giúp ký điện tử nhanh chóng, quản lý bộ hồ sơ tập trung và thuận tiện tra cứu khi cần đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp.

Căn cứ pháp lý tham khảo: Luật Đấu thầu 2023 số 22/2023/QH15; Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu; Bộ luật Dân sự 2015 số 91/2015/QH13; Luật Giao dịch điện tử 2023 số 20/2023/QH15. Nội dung bài viết mang tính tham khảo, khi áp dụng cần đối chiếu loại gói thầu, nguồn vốn, hồ sơ cụ thể và quy định chuyên ngành liên quan.