Nghị định 337/2025/NĐ-CP là văn bản mới quy định về hợp đồng lao động điện tử, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng hơn cho việc giao kết, thực hiện, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động bằng phương thức điện tử. Đây là nội dung quan trọng đối với doanh nghiệp đang chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, đặc biệt là các đơn vị có nhiều lao động, nhiều chi nhánh, thường xuyên ký mới, gia hạn, điều chỉnh hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
Về bản chất, hợp đồng lao động điện tử vẫn là hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động, nhưng được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có sử dụng phương thức điện tử, chữ ký số, dấu thời gian và các điều kiện kỹ thuật phù hợp theo quy định pháp luật. Khi đáp ứng đúng điều kiện, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Gợi ý nhanh: Nghị định 337/2025/NĐ-CP không có nghĩa là xóa bỏ hoàn toàn hợp đồng lao động giấy. Văn bản này tạo khung pháp lý cho việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử, khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi sang hình thức điện tử để tiết kiệm chi phí, quản lý hồ sơ tập trung và thuận tiện khi tra cứu, đối chiếu.
1. Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về vấn đề gì?
Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, bao gồm nguyên tắc giao kết, điều kiện thực hiện, giá trị pháp lý, quy trình ký số, xác thực chủ thể, chứng thực thông điệp dữ liệu, quản lý dữ liệu, lưu trữ hợp đồng và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
Có thể hiểu đơn giản, trước đây doanh nghiệp thường ký hợp đồng lao động bằng giấy, in thành nhiều bản, luân chuyển qua các phòng ban, nhân sự ký tay rồi lưu hồ sơ. Khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử, quá trình này có thể được thực hiện trên nền tảng điện tử, người lao động và người sử dụng lao động ký số, hệ thống ghi nhận thời điểm ký, lưu vết giao dịch và lưu trữ hợp đồng dưới dạng dữ liệu điện tử.
2. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo tinh thần của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Khi đáp ứng điều kiện pháp luật, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Điểm quan trọng là hợp đồng lao động điện tử không chỉ là file PDF được gửi qua email. Để bảo đảm giá trị pháp lý, hợp đồng cần được tạo lập, ký, xác thực, lưu trữ và quản lý theo đúng điều kiện kỹ thuật, quy trình ký số, xác thực người ký và chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định.
| Tiêu chí | Hợp đồng lao động giấy | Hợp đồng lao động điện tử |
|---|---|---|
| Hình thức | Văn bản giấy, ký tay, đóng dấu nếu có. | Thông điệp dữ liệu, ký số, lưu trữ điện tử. |
| Cách ký | Người lao động và người sử dụng lao động ký trực tiếp. | Các bên ký trên nền tảng điện tử, có xác thực và ghi nhận thời điểm ký. |
| Lưu trữ | Lưu bản giấy tại hồ sơ nhân sự. | Lưu dữ liệu điện tử, dễ tìm kiếm, tra cứu, đối chiếu. |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị theo pháp luật lao động. | Có giá trị như văn bản giấy nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. |
3. Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?
Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026. Theo lộ trình, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành chậm nhất đến ngày 01/07/2026. Kể từ ngày 01/07/2026, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định này.
Doanh nghiệp cần hiểu đúng rằng mốc 01/07/2026 không đồng nghĩa với việc bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải bỏ hợp đồng giấy. Đây là thời điểm để việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được triển khai theo quy định mới, khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hình thức hợp đồng lao động điện tử.
4. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?
Nghị định 337/2025/NĐ-CP theo hướng khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động. Điều này giúp doanh nghiệp chuyển đổi số, giảm chi phí giấy tờ, tiết kiệm thời gian ký kết và thuận tiện hơn trong việc quản lý hồ sơ lao động.
Tuy nhiên, hợp đồng lao động giấy vẫn có thể tiếp tục được sử dụng nếu phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và người lao động. Doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức ký phù hợp với quy mô, điều kiện kỹ thuật, đặc thù lao động và khả năng quản lý hồ sơ của mình.
5. Điều kiện để giao kết hợp đồng lao động điện tử
Để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý, doanh nghiệp không nên chỉ scan hợp đồng giấy rồi gửi qua email. Việc giao kết cần đáp ứng các điều kiện cơ bản về hình thức thông điệp dữ liệu, chữ ký số, xác thực chủ thể, dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu và khả năng lưu trữ, tra cứu khi cần.
- Hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số theo quy định.
- Có xác thực định danh chủ thể tham gia giao kết hợp đồng.
- Có dấu thời gian gắn với chữ ký số của các bên.
- Có chứng thực thông điệp dữ liệu bởi nhà cung cấp eContract theo quy định.
- Hợp đồng được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu.
- Dữ liệu hợp đồng được lưu trữ an toàn, bảo mật, có thể tra cứu, đối chiếu khi cần.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chỉ gửi file hợp đồng qua email, Zalo hoặc ứng dụng nhắn tin để người lao động xác nhận bằng tin nhắn, cách làm này có thể chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện của hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
6. Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực theo thời điểm các bên thỏa thuận hoặc theo quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Về nguyên tắc, thời điểm ký số hợp đồng điện tử của bên sau cùng, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số và việc chứng thực thông điệp dữ liệu là căn cứ quan trọng để xác định thời điểm giao kết, hiệu lực và trách nhiệm của các bên.
Việc xác định thời điểm có hiệu lực rất quan trọng trong quản trị nhân sự, vì nó liên quan đến ngày bắt đầu làm việc, thời gian thử việc, tiền lương, bảo hiểm xã hội, quyền lợi của người lao động, nghĩa vụ của người sử dụng lao động và căn cứ xử lý khi có tranh chấp lao động.
7. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để áp dụng Nghị định 337/2025/NĐ-CP?
Để triển khai hợp đồng lao động điện tử hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị cả về pháp lý, quy trình nội bộ và hạ tầng công nghệ. Việc chuyển đổi không chỉ là thay giấy bằng file điện tử, mà còn là thiết lập quy trình giao kết hợp đồng minh bạch, an toàn, dễ kiểm tra và phù hợp với pháp luật lao động.
| Nội dung cần chuẩn bị | Việc doanh nghiệp nên làm | Mục đích |
|---|---|---|
| Mẫu hợp đồng lao động | Rà soát lại mẫu hợp đồng hiện có, chuẩn hóa điều khoản, phụ lục, thỏa thuận lương thưởng. | Bảo đảm nội dung hợp đồng phù hợp pháp luật lao động. |
| Quy trình ký | Xác định ai tạo hợp đồng, ai kiểm duyệt, ai ký, thứ tự ký và thời hạn ký. | Tránh nhầm người ký, sai thẩm quyền hoặc bỏ sót hồ sơ. |
| Chữ ký số | Trang bị chữ ký số cho doanh nghiệp và phương thức ký phù hợp cho người lao động. | Bảo đảm điều kiện ký hợp đồng điện tử. |
| Lưu trữ dữ liệu | Lưu hợp đồng, phụ lục, lịch sử ký, dấu thời gian, dữ liệu xác thực tập trung. | Dễ tra cứu khi thanh tra, kiểm toán, giải quyết tranh chấp. |
| Bảo vệ dữ liệu cá nhân | Kiểm soát quyền truy cập, phân quyền hồ sơ, bảo mật thông tin người lao động. | Hạn chế rủi ro lộ dữ liệu nhân sự. |
8. Lợi ích của hợp đồng lao động điện tử đối với doanh nghiệp
Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho và thời gian luân chuyển hồ sơ. Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự ở nhiều địa phương, hợp đồng điện tử giúp rút ngắn thời gian ký từ vài ngày xuống còn rất nhanh, đồng thời hạn chế tình trạng thất lạc hoặc nhầm phiên bản hợp đồng.
- Ký hợp đồng từ xa, không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý.
- Giảm chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ giấy.
- Theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực.
- Dễ tìm kiếm hợp đồng theo tên nhân sự, mã nhân viên, phòng ban, thời gian ký.
- Lưu vết quá trình ký, thời điểm ký, người ký, phiên bản hợp đồng.
- Hỗ trợ quản trị nhân sự số, phù hợp xu hướng chuyển đổi số doanh nghiệp.
9. Những rủi ro nếu triển khai hợp đồng lao động điện tử không đúng
Nếu triển khai hợp đồng lao động điện tử không đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về hiệu lực hợp đồng, chứng cứ khi tranh chấp, bảo mật dữ liệu cá nhân và quản lý hồ sơ lao động. Đặc biệt, nếu hệ thống ký không ghi nhận đúng người ký, thời điểm ký hoặc không bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, việc chứng minh hợp đồng có thể gặp khó khăn.
- Không xác thực đúng người lao động hoặc người đại diện doanh nghiệp.
- Không có chữ ký số, dấu thời gian hoặc chứng thực thông điệp dữ liệu phù hợp.
- Không lưu trữ đầy đủ hợp đồng, phụ lục, lịch sử ký và dữ liệu xác thực.
- Không bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động.
- Mẫu hợp đồng chưa đúng pháp luật lao động dù hình thức ký đã điện tử.
- Không có quy trình chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử khi cần.
10. VContract hỗ trợ doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử như thế nào?
Với doanh nghiệp đang chuẩn bị triển khai hợp đồng lao động điện tử, nền tảng ký hợp đồng điện tử như VContract có thể hỗ trợ số hóa quy trình ký, thiết lập luồng phê duyệt, tạo mẫu hợp đồng, gửi ký nhiều bên, lưu trữ hồ sơ tập trung và tra cứu hợp đồng nhanh chóng.
Khi áp dụng vào quản trị nhân sự, doanh nghiệp có thể sử dụng VContract để quản lý hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động không xác định thời hạn, phụ lục hợp đồng, thỏa thuận điều chỉnh lương, thỏa thuận bảo mật, cam kết đào tạo và các hồ sơ nhân sự khác nếu pháp luật cho phép ký điện tử.
Cần triển khai hợp đồng điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP?
VContract hỗ trợ doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử nhanh chóng, quản lý hồ sơ tập trung, kiểm soát phiên bản, thiết lập luồng ký và tra cứu hợp đồng dễ dàng khi cần đối chiếu.
Hotline: 0979 288 617 | Website: vcontract.net | Email: cuongnd16@viettel.com.vn
11. Checklist doanh nghiệp cần rà soát trước khi dùng hợp đồng lao động điện tử
| Câu hỏi rà soát | Vì sao quan trọng? | Khuyến nghị |
|---|---|---|
| Mẫu hợp đồng lao động đã đúng luật chưa? | Hình thức điện tử không làm hợp pháp hóa nội dung sai. | Rà soát nội dung trước khi đưa lên hệ thống ký. |
| Người ký phía doanh nghiệp có đúng thẩm quyền không? | Sai thẩm quyền có thể gây tranh chấp hiệu lực. | Thiết lập phân quyền ký rõ ràng. |
| Người lao động được xác thực như thế nào? | Cần chứng minh đúng người ký hợp đồng. | Sử dụng phương thức xác thực phù hợp, an toàn. |
| Hệ thống có lưu dấu thời gian và lịch sử ký không? | Đây là căn cứ chứng minh thời điểm giao kết. | Chọn nền tảng có lưu vết đầy đủ. |
| Dữ liệu hợp đồng có được bảo mật không? | Hợp đồng lao động chứa nhiều dữ liệu cá nhân, lương, chức danh. | Phân quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu chặt chẽ. |
12. Kết luận
Nghị định 337/2025/NĐ-CP là bước quan trọng trong việc hoàn thiện hành lang pháp lý cho hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam. Văn bản này giúp doanh nghiệp có căn cứ rõ hơn khi chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử, đồng thời đặt ra yêu cầu về ký số, xác thực, dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu, lưu trữ và bảo mật thông tin.
Doanh nghiệp không nên chờ đến khi bắt buộc mới chuẩn bị, mà nên chủ động rà soát mẫu hợp đồng, quy trình ký, thẩm quyền ký, hệ thống lưu trữ và phương án bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc chuẩn bị sớm giúp quá trình áp dụng hợp đồng lao động điện tử diễn ra an toàn, đúng luật và thuận tiện cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động.
Với nền tảng VContract, doanh nghiệp có thể từng bước chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng điện tử, quản lý hồ sơ tập trung, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong thời kỳ chuyển đổi số.
Thông tin liên hệ VContract:
Hotline: 0979 288 617
Website: vcontract.net
Email: cuongnd16@viettel.com.vn
Câu hỏi thường gặp về Nghị định 337/2025/NĐ-CP
1. Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử hay hợp đồng điện tử?
Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, không phải nghị định chuyên về hóa đơn điện tử. Khi viết tắt “HĐĐT”, cần xác định rõ đang nói đến hợp đồng điện tử hay hóa đơn điện tử để tránh nhầm lẫn.
2. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?
Có, nếu hợp đồng được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và đáp ứng điều kiện của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, ký số, xác thực, lưu trữ và các yêu cầu liên quan.
3. Từ 01/07/2026 có bắt buộc bỏ hợp đồng giấy không?
Không nên hiểu là bắt buộc bỏ hợp đồng giấy. Đây là thời điểm việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP khi các bên lựa chọn sử dụng hình thức điện tử.
4. Gửi file PDF hợp đồng qua email có được coi là hợp đồng lao động điện tử không?
Không nên mặc nhiên coi là hợp đồng lao động điện tử hợp lệ. Hợp đồng cần đáp ứng các điều kiện về thông điệp dữ liệu, ký số, xác thực chủ thể, dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu và lưu trữ theo quy định.
5. Doanh nghiệp có nên triển khai VContract cho hợp đồng lao động điện tử không?
Nên cân nhắc nếu doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, thỏa thuận nhân sự hoặc có nhiều chi nhánh, nhiều lao động ở xa. VContract giúp ký nhanh, lưu trữ tập trung, kiểm soát phiên bản và tra cứu hồ sơ thuận tiện.
