Cách sử dụng chữ ký số từ xa MySign ký VContract hợp đồng

Với MySign, người ký có thể xác thực giao dịch ký số thông qua thiết bị di động, tài khoản được cấp và các bước xác nhận bảo mật theo hướng dẫn của hệ thống. Bài viết dưới đây hướng dẫn tổng quan cách sử dụng MySign để ký hợp đồng trên VContract, đồng thời nêu các lưu ý quan trọng để quá trình ký diễn ra nhanh, đúng người, đúng thẩm quyền và hạn chế lỗi phát sinh.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng eKYC ký VContract

1. MySign là gì?

MySign là giải pháp ký số từ xa, cho phép người dùng thực hiện thao tác ký điện tử mà không nhất thiết phải cắm USB Token vào máy tính. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào thiết bị vật lý, người ký có thể xác nhận lệnh ký thông qua môi trường điện tử được thiết lập sẵn, giúp quá trình ký hợp đồng nhanh gọn và linh hoạt hơn.

Trong thực tế sử dụng VContract, MySign thường phù hợp với người cần ký hợp đồng từ xa, ký khi không có mặt tại văn phòng hoặc cần xử lý hợp đồng nhanh trên nhiều thiết bị. Tuy nhiên, để ký được bằng MySign, tài khoản người dùng cần được đăng ký, kích hoạt và cấu hình phương thức ký phù hợp trước đó.

Người dùng cần phân biệt rõ: MySign là phương thức hỗ trợ ký số từ xa, còn VContract là nền tảng tạo lập, gửi ký, quản lý và lưu trữ hợp đồng điện tử. Khi kết hợp hai giải pháp này, doanh nghiệp có thể gửi hợp đồng trên VContract và người ký xác nhận bằng MySign theo quy trình đã được thiết lập.

2. Vì sao nên dùng MySign để ký VContract?

Việc sử dụng MySign để ký hợp đồng trên VContract mang lại sự thuận tiện cho cả doanh nghiệp và người ký, nhất là trong các trường hợp cần ký nhanh, ký từ xa hoặc không muốn phụ thuộc vào máy tính có cài Plugin ký số.

• Người ký có thể xử lý hợp đồng linh hoạt hơn khi không ở văn phòng.
• Giảm phụ thuộc vào USB Token và cổng USB trên máy tính.
• Hạn chế lỗi thường gặp như chưa cài Plugin ký số, máy tính không nhận Token hoặc thiếu driver.
• Phù hợp với lãnh đạo, người đại diện pháp luật, trưởng phòng, kế toán trưởng hoặc người thường xuyên phải ký hợp đồng từ xa.
• Giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian luân chuyển hợp đồng giữa các bên.
• Hỗ trợ quản lý trạng thái ký tập trung trên hệ thống VContract.

Đối với doanh nghiệp có nhiều hợp đồng cần ký mỗi ngày, MySign giúp tối ưu quy trình vận hành. Người ký không cần lúc nào cũng mang theo USB Token, đồng thời vẫn có thể nhận thông báo và xác nhận lệnh ký theo cơ chế bảo mật của hệ thống.

3. Điều kiện để ký VContract bằng MySign

Trước khi sử dụng MySign để ký hợp đồng trên VContract, người dùng cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cơ bản. Nếu thiếu một trong các điều kiện này, quá trình ký có thể bị lỗi hoặc không hiển thị phương thức ký MySign.

4. Quy trình ký hợp đồng VContract bằng MySign

Tùy theo giao diện và cấu hình từng doanh nghiệp, tên nút hoặc thứ tự thao tác có thể khác nhau. Tuy nhiên, quy trình ký hợp đồng VContract bằng MySign thường gồm các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Nhận thông báo hợp đồng cần ký

Khi có hợp đồng cần ký, người dùng có thể nhận thông báo qua email, tin nhắn, tài khoản VContract hoặc kênh thông báo nội bộ của doanh nghiệp. Người ký mở thông báo và truy cập vào hợp đồng cần xử lý.

Trước khi thao tác, cần kiểm tra đúng tên hợp đồng, đúng đơn vị gửi, đúng người ký và đúng vai trò của mình trong hồ sơ. Nếu thông tin người nhận ký không chính xác, cần báo lại người tạo hợp đồng để điều chỉnh trước khi ký.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống VContract

Người ký đăng nhập vào hệ thống VContract bằng tài khoản được cấp hoặc mở đường dẫn hợp đồng theo hướng dẫn. Nếu hệ thống yêu cầu xác thực bổ sung, người dùng cần thực hiện đúng các bước hiển thị trên màn hình.

Trường hợp quên mật khẩu, không nhận được thông báo hoặc không truy cập được hợp đồng, người dùng nên kiểm tra lại email, số điện thoại, kết nối Internet hoặc liên hệ quản trị viên để được hỗ trợ.

Bước 3: Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng

Đây là bước quan trọng nhất trước khi ký. Người ký cần đọc kỹ toàn bộ nội dung hợp đồng, không nên chỉ nhìn tên hợp đồng rồi bấm ký ngay.

• Kiểm tra tên hợp đồng, số hợp đồng và ngày lập.
• Kiểm tra thông tin các bên tham gia ký kết.
• Kiểm tra họ tên, chức vụ, mã số thuế, địa chỉ và thông tin đại diện.
• Kiểm tra giá trị hợp đồng, thời hạn thanh toán, thời hạn thực hiện.
• Kiểm tra quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Kiểm tra điều khoản phạt vi phạm, chấm dứt, bảo mật và giải quyết tranh chấp.
• Kiểm tra đúng vị trí ký và đúng vai trò ký của mình.

Nếu nội dung hợp đồng có sai sót, người ký nên từ chối ký hoặc yêu cầu chỉnh sửa trước khi xác nhận bằng MySign. Khi đã ký xong, việc điều chỉnh thường phải thực hiện bằng phụ lục, biên bản thỏa thuận hoặc tạo lại hợp đồng theo quy trình mới.

Bước 4: Chọn phương thức ký MySign

Sau khi kiểm tra hợp đồng, người dùng bấm vào vị trí ký hoặc nút ký theo hướng dẫn của hệ thống. Tại màn hình lựa chọn phương thức ký, người dùng chọn MySign nếu phương thức này đã được cấu hình cho tài khoản.

Nếu không thấy tùy chọn MySign, có thể tài khoản chưa được kích hoạt MySign, hợp đồng chưa cấu hình đúng phương thức ký hoặc người dùng chưa được phân quyền ký bằng hình thức này. Khi đó, cần liên hệ người quản trị VContract hoặc đơn vị hỗ trợ để kiểm tra.

Bước 5: Xác nhận lệnh ký trên MySign

Sau khi chọn MySign, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận ký đến thiết bị hoặc kênh xác thực tương ứng. Người ký cần kiểm tra thông tin yêu cầu ký, bảo đảm đúng hợp đồng, đúng tài khoản và đúng giao dịch cần xác nhận.

Người dùng thực hiện xác thực theo hướng dẫn, có thể bao gồm nhập mã xác thực, xác nhận trên ứng dụng, nhập mật khẩu, mã PIN hoặc phương thức bảo mật khác tùy cấu hình. Không nên xác nhận lệnh ký nếu thông tin hiển thị không đúng với hợp đồng đang xử lý.

Bước 6: Hoàn tất ký và kiểm tra trạng thái hợp đồng

Sau khi xác nhận thành công trên MySign, hệ thống VContract sẽ ghi nhận thao tác ký. Người dùng cần chờ hệ thống xử lý hoàn tất, không nên tắt trình duyệt hoặc thoát ứng dụng quá sớm.

Khi ký xong, cần kiểm tra trạng thái hợp đồng. Nếu hợp đồng có nhiều người ký, trạng thái có thể là đang chờ bên tiếp theo ký. Nếu tất cả các bên đã ký đủ, hợp đồng sẽ chuyển sang trạng thái hoàn tất và có thể được lưu trữ, tải về hoặc tra cứu trên hệ thống.

5. Lỗi thường gặp khi ký VContract bằng MySign

Trong quá trình ký hợp đồng bằng MySign, người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến. Dưới đây là các tình huống thường gặp và hướng xử lý tham khảo.

6. Không thấy MySign khi ký VContract phải làm sao?

Nếu khi ký hợp đồng trên VContract nhưng không thấy tùy chọn MySign, người dùng cần kiểm tra một số nguyên nhân sau:

• Tài khoản người ký chưa đăng ký sử dụng MySign.
• Doanh nghiệp chưa cấu hình phương thức ký MySign cho tài khoản đó.
• Hợp đồng đang được thiết lập ký bằng phương thức khác như OTP, SIM CA hoặc USB Token.
• Người dùng chưa đến lượt ký trong luồng hợp đồng.
• Tài khoản đang đăng nhập không đúng với người được mời ký.
• Trình duyệt hoặc thiết bị đang dùng chưa tải lại trạng thái mới nhất.

Cách xử lý là đăng xuất rồi đăng nhập lại, kiểm tra đúng hợp đồng cần ký, xác nhận lại với người gửi hợp đồng và liên hệ quản trị viên VContract để kiểm tra phương thức ký được gán cho tài khoản. Không nên tự ý tạo tài khoản khác hoặc ký bằng tài khoản không đúng người được phân quyền.

7. Lưu ý bảo mật khi dùng MySign để ký hợp đồng

MySign giúp ký hợp đồng thuận tiện hơn, nhưng người dùng vẫn cần bảo mật thông tin tài khoản và lệnh xác nhận ký. Mỗi thao tác ký hợp đồng đều có thể liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của người ký hoặc doanh nghiệp.

• Không chia sẻ tài khoản MySign cho người khác sử dụng.
• Không cung cấp mã xác thực, mật khẩu hoặc mã PIN cho người không có thẩm quyền.
• Không xác nhận lệnh ký nếu chưa kiểm tra nội dung hợp đồng.
• Không ký thay người khác nếu không có văn bản ủy quyền hoặc phân quyền hợp lệ.
• Không xác nhận giao dịch ký khi thông tin hợp đồng hiển thị bất thường.
• Nên khóa màn hình điện thoại và bảo vệ thiết bị bằng mật khẩu hoặc sinh trắc học.
• Thông báo ngay cho quản trị viên nếu nghi ngờ tài khoản bị lộ hoặc thiết bị bị mất.

Doanh nghiệp cũng nên quy định rõ người nào được sử dụng MySign, phạm vi ký đến đâu, loại hợp đồng nào được ký và quy trình kiểm soát trước khi phát hành hợp đồng. Việc phân quyền rõ ràng giúp hạn chế rủi ro và bảo đảm trách nhiệm xử lý hồ sơ.

8. So sánh MySign với USB Token khi ký VContract

MySign và USB Token đều có thể được sử dụng trong quy trình ký hợp đồng điện tử tùy theo cấu hình và nhu cầu của doanh nghiệp. Mỗi phương thức có ưu điểm riêng.

Doanh nghiệp nên lựa chọn phương thức ký phù hợp với loại hợp đồng, mức độ quan trọng của hồ sơ, thói quen sử dụng của người ký và yêu cầu quản trị nội bộ. Với các đơn vị cần linh hoạt, MySign là lựa chọn đáng cân nhắc khi triển khai VContract.

9. Câu hỏi thường gặp khi dùng MySign ký VContract

1. MySign có dùng để ký hợp đồng VContract được không?

Có thể sử dụng MySign để ký hợp đồng trên VContract nếu tài khoản người ký đã được đăng ký, kích hoạt và doanh nghiệp cấu hình phương thức ký này trong luồng hợp đồng.

2. Dùng MySign có cần cài Plugin ký số không?

Khi ký bằng MySign, người dùng thường không phải thao tác giống hình thức ký USB Token trên máy tính. Tuy nhiên, yêu cầu cụ thể còn phụ thuộc vào cấu hình hệ thống và phương thức ký mà doanh nghiệp đang áp dụng.

3. Không nhận được yêu cầu xác nhận ký MySign thì xử lý thế nào?

Người dùng nên kiểm tra kết nối Internet, trạng thái đăng nhập MySign, thông tin tài khoản và thiết bị nhận xác thực. Nếu vẫn không nhận được yêu cầu, cần liên hệ người gửi hợp đồng hoặc bộ phận hỗ trợ để kiểm tra.

4. Có thể dùng chung một tài khoản MySign cho nhiều người ký không?

Không nên. Mỗi người ký nên sử dụng tài khoản riêng để bảo đảm đúng danh tính, đúng thẩm quyền và thuận tiện khi đối chiếu trách nhiệm ký hợp đồng.

5. Xác nhận nhầm lệnh ký trên MySign thì làm sao?

Người dùng cần báo ngay cho người gửi hợp đồng hoặc bộ phận phụ trách để kiểm tra trạng thái hợp đồng. Nếu hợp đồng đã hoàn tất, việc điều chỉnh có thể phải thực hiện bằng phụ lục, biên bản thỏa thuận hoặc tạo lại hợp đồng tùy tình huống.

6. MySign phù hợp với ai?

MySign phù hợp với lãnh đạo doanh nghiệp, người đại diện pháp luật, kế toán trưởng, trưởng bộ phận, nhân sự hoặc người thường xuyên cần ký hợp đồng từ xa nhưng vẫn cần bảo đảm quy trình xác thực.

10. Kết luận

MySign là phương thức ký số từ xa giúp người dùng ký hợp đồng điện tử trên VContract linh hoạt, nhanh chóng và thuận tiện hơn so với các hình thức ký phụ thuộc nhiều vào thiết bị vật lý. Khi được cấu hình đúng, người ký có thể nhận hợp đồng, kiểm tra nội dung, chọn phương thức MySign và xác nhận lệnh ký theo quy trình bảo mật.

Để sử dụng hiệu quả, người dùng cần bảo mật tài khoản MySign, kiểm tra kỹ hợp đồng trước khi ký, không chia sẻ mã xác thực và chỉ ký khi đúng thẩm quyền. Doanh nghiệp cũng nên phân quyền rõ ràng, hướng dẫn người dùng trước khi triển khai để quá trình ký hợp đồng trên VContract diễn ra an toàn, chuyên nghiệp và đúng quy trình.