Mẫu hợp đồng bảo vệ cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp

Hợp đồng bảo vệ là loại hợp đồng dịch vụ được sử dụng khi doanh nghiệp, cửa hàng, tòa nhà, nhà xưởng, công trình, trường học, bệnh viện, kho bãi hoặc cá nhân thuê đơn vị bảo vệ thực hiện công việc giữ gìn an ninh, trật tự, kiểm soát ra vào, tuần tra, trông giữ tài sản và xử lý tình huống tại khu vực được giao.

Đây là loại hợp đồng tưởng đơn giản nhưng thực tế có nhiều rủi ro nếu không quy định rõ phạm vi công việc, số lượng nhân sự, ca trực, trách nhiệm khi mất mát tài sản, quy trình bàn giao ca, tiêu chuẩn nhân viên bảo vệ, bảo hiểm, bồi thường thiệt hại và quyền chấm dứt hợp đồng. Vì vậy, khi ký hợp đồng bảo vệ, các bên cần soạn nội dung rõ ràng để tránh tranh chấp sau này.

1. Hợp đồng bảo vệ là gì?

Hợp đồng bảo vệ là sự thỏa thuận giữa bên thuê dịch vụ bảo vệ và bên cung cấp dịch vụ bảo vệ. Theo đó, bên cung cấp dịch vụ bố trí nhân sự bảo vệ thực hiện công việc theo phạm vi đã thỏa thuận; bên thuê dịch vụ có trách nhiệm thanh toán phí dịch vụ và phối hợp cung cấp điều kiện cần thiết để bảo vệ hoàn thành nhiệm vụ.

Về bản chất, hợp đồng bảo vệ thường được xem là hợp đồng dịch vụ. Theo Điều 513 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ, còn bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ. Ngoài ra, trong hoạt động thương mại, hợp đồng cung ứng dịch vụ còn chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại 2005 nếu các bên là thương nhân hoặc giao dịch có mục đích thương mại.

2. Căn cứ pháp luật khi lập hợp đồng bảo vệ

Khi lập hợp đồng bảo vệ, các bên có thể căn cứ vào Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, hợp đồng dịch vụ, quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng. Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép các bên thỏa thuận nội dung hợp đồng như đối tượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện, quyền nghĩa vụ, trách nhiệm vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp.

Đối với dịch vụ bảo vệ trong hoạt động thương mại, Luật Thương mại 2005 có quy định về hợp đồng dịch vụ và các chế tài khi vi phạm hợp đồng như buộc thực hiện đúng hợp đồng, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, tạm ngừng, đình chỉ hoặc hủy bỏ hợp đồng nếu có căn cứ phù hợp.

Đối với hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 ghi nhận thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Vì vậy, nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng bảo vệ, phụ lục ca trực, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu dịch vụ hoặc đối chiếu công nợ bằng VContract Viettel.

3. Những trường hợp thường cần hợp đồng bảo vệ

Hợp đồng bảo vệ thường được dùng trong nhiều mô hình khác nhau. Doanh nghiệp có thể thuê bảo vệ cố định cho văn phòng, nhà máy, kho hàng, bãi xe, tòa nhà, khu dân cư, cửa hàng, ngân hàng, siêu thị, trung tâm thương mại, trường học hoặc bệnh viện.

Ngoài ra, hợp đồng bảo vệ cũng có thể áp dụng cho sự kiện ngắn hạn như hội nghị, lễ khai trương, triển lãm, chương trình ca nhạc, sự kiện thể thao, bảo vệ yếu nhân, bảo vệ vận chuyển hàng hóa hoặc bảo vệ công trình trong thời gian thi công.

Tùy từng trường hợp, hợp đồng cần quy định khác nhau về số lượng nhân sự, thời gian trực, trang phục, công cụ hỗ trợ, phạm vi tuần tra, trách nhiệm kiểm soát người ra vào và phương án xử lý sự cố.

4. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng bảo vệ

4.1. Thông tin các bên

Hợp đồng cần ghi rõ thông tin bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ bảo vệ, gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, số điện thoại, email và tài khoản thanh toán. Nếu một bên là cá nhân thì cần ghi họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ và thông tin liên hệ.

4.2. Địa điểm và phạm vi bảo vệ

Đây là phần rất quan trọng. Hợp đồng cần ghi rõ địa điểm bảo vệ là ở đâu, diện tích hoặc khu vực cụ thể nào, bảo vệ cổng chính, cổng phụ, kho hàng, bãi xe, tầng hầm, sảnh lễ tân, khu vực sản xuất hay toàn bộ công trình. Nếu có sơ đồ mặt bằng, nên đính kèm phụ lục để tránh hiểu nhầm.

Không nên ghi chung chung như “bảo vệ toàn bộ tài sản của bên thuê” nếu chưa xác định rõ khu vực, tài sản, thời gian và phạm vi trách nhiệm. Cách viết quá rộng có thể gây tranh cãi khi xảy ra mất mát hoặc sự cố.

4.3. Số lượng nhân viên bảo vệ và ca trực

Hợp đồng cần ghi rõ số lượng nhân viên bảo vệ, thời gian trực, số ca mỗi ngày, thời lượng mỗi ca, ngày nghỉ, người thay ca và yêu cầu khi thiếu người. Ví dụ: bố trí 02 nhân viên bảo vệ trực 24/24, chia thành 02 ca hoặc 03 ca theo phụ lục ca trực.

Nếu bên cung cấp dịch vụ không bố trí đủ nhân sự theo hợp đồng, bên thuê có thể bị ảnh hưởng an ninh. Vì vậy, nên có điều khoản phạt hoặc giảm phí dịch vụ theo số ca thiếu, số giờ thiếu hoặc số nhân sự không đạt yêu cầu.

4.4. Nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ

Nhiệm vụ bảo vệ cần được mô tả rõ. Các công việc thường gồm kiểm soát người ra vào, ghi sổ khách, kiểm tra thẻ nhân viên, tuần tra khu vực, trông giữ xe, giám sát camera, hỗ trợ phòng cháy chữa cháy, tiếp nhận thông tin sự cố, báo cáo cho người phụ trách và phối hợp với cơ quan chức năng khi cần.

Đối với nhà máy, kho hàng hoặc công trình, cần bổ sung nhiệm vụ kiểm soát hàng hóa ra vào, kiểm tra phiếu xuất nhập kho, niêm phong, ghi nhận xe vận chuyển, kiểm tra vật tư và báo cáo bất thường.

4.5. Tiêu chuẩn nhân viên bảo vệ

Hợp đồng nên quy định tiêu chuẩn nhân viên bảo vệ như độ tuổi, sức khỏe, lý lịch, tác phong, kỹ năng giao tiếp, kinh nghiệm, đào tạo nghiệp vụ, kiến thức phòng cháy chữa cháy và khả năng xử lý tình huống. Với các vị trí đặc thù, có thể yêu cầu bảo vệ biết sử dụng camera, kiểm soát thẻ từ, máy quét hoặc phần mềm quản lý ra vào.

4.6. Phí dịch vụ và phương thức thanh toán

Hợp đồng cần ghi rõ phí dịch vụ bảo vệ theo tháng, theo ca, theo sự kiện hoặc theo vị trí. Cần làm rõ phí đã bao gồm thuế, đồng phục, công cụ hỗ trợ, chi phí quản lý, chi phí tăng ca, ngày lễ, ngày Tết hay chưa.

Phương thức thanh toán nên ghi rõ thanh toán trước hay sau, thời điểm xuất hóa đơn, thời hạn thanh toán, tài khoản nhận tiền và hậu quả khi chậm thanh toán.

4.7. Bàn giao ca trực và báo cáo

Đối với dịch vụ bảo vệ, bàn giao ca là chứng cứ quan trọng. Hợp đồng nên yêu cầu có sổ trực, biên bản bàn giao ca, báo cáo sự cố, nhật ký tuần tra, danh sách khách ra vào, danh sách xe hoặc chứng từ xuất nhập hàng nếu có.

Nếu không có quy trình bàn giao rõ ràng, khi xảy ra mất tài sản hoặc sự cố an ninh, rất khó xác định trách nhiệm thuộc ca nào, người nào và thời điểm nào.

4.8. Trách nhiệm khi mất mát, hư hỏng tài sản

Đây là điều khoản thường gây tranh chấp nhất. Hợp đồng cần quy định khi nào bên bảo vệ phải chịu trách nhiệm, cách xác định thiệt hại, điều kiện bồi thường, mức bồi thường tối đa nếu có, trường hợp miễn trách nhiệm và quy trình lập biên bản sự cố.

Không nên ghi mơ hồ như “bên bảo vệ chịu trách nhiệm toàn bộ nếu xảy ra mất mát”. Cần xác định rõ mất mát có phải do lỗi của nhân viên bảo vệ, do không thực hiện đúng quy trình, do bỏ vị trí, do không tuần tra hay do nguyên nhân khách quan khác.

4.9. Công cụ hỗ trợ, đồng phục và trang thiết bị

Hợp đồng cần ghi rõ bên nào cung cấp đồng phục, bộ đàm, đèn pin, sổ trực, máy quét, thẻ xe, chốt bảo vệ, camera, phần mềm kiểm soát ra vào hoặc các thiết bị cần thiết khác. Nếu có công cụ hỗ trợ đặc thù, việc sử dụng phải phù hợp quy định pháp luật.

4.10. Chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng cần quy định thời hạn hợp đồng, điều kiện gia hạn, thời hạn báo trước khi chấm dứt, trường hợp được chấm dứt ngay, trách nhiệm bàn giao hồ sơ, thẻ xe, chìa khóa, tài sản, sổ trực và việc thanh toán công nợ sau khi kết thúc.

5. Bảng gợi ý điều khoản trong hợp đồng bảo vệ

6. Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng bảo vệ

6.1. Không ghi rõ phạm vi trách nhiệm

Nếu hợp đồng không ghi rõ bảo vệ khu vực nào, tài sản nào, thời gian nào, bên thuê có thể cho rằng bên bảo vệ phải chịu trách nhiệm mọi mất mát. Ngược lại, bên bảo vệ có thể cho rằng sự cố nằm ngoài phạm vi hợp đồng. Vì vậy, phạm vi trách nhiệm cần được viết cụ thể.

6.2. Không có biên bản bàn giao ca

Không có sổ trực, nhật ký ca hoặc biên bản bàn giao sẽ làm việc xác minh sự cố khó khăn. Đặc biệt với bảo vệ kho hàng, bãi xe, nhà máy hoặc tòa nhà, nhật ký trực là tài liệu quan trọng để kiểm tra trách nhiệm.

6.3. Nhân viên bảo vệ không đạt tiêu chuẩn

Một số tranh chấp phát sinh do nhân viên bảo vệ thiếu kinh nghiệm, ngủ trong ca, bỏ vị trí, ứng xử không đúng mực hoặc không biết xử lý sự cố. Hợp đồng nên có điều khoản cho phép bên thuê yêu cầu thay nhân sự nếu không đạt yêu cầu.

6.4. Tranh chấp về bồi thường tài sản

Khi mất xe, mất hàng hóa, mất thiết bị hoặc xảy ra hư hỏng tài sản, các bên thường tranh cãi về trách nhiệm bồi thường. Hợp đồng cần có quy trình xác minh, lập biên bản, thông báo sự cố, cung cấp camera nếu có và xác định lỗi trước khi bồi thường.

6.5. Chấm dứt hợp đồng không bàn giao đầy đủ

Khi hợp đồng bảo vệ kết thúc, nếu không bàn giao thẻ xe, chìa khóa, sổ trực, tài liệu kiểm soát ra vào hoặc tài sản được giao, có thể phát sinh rủi ro an ninh. Do đó, cần có biên bản bàn giao khi chấm dứt hợp đồng.

7. Có nên ký hợp đồng bảo vệ bằng VContract Viettel?

Có. Hợp đồng bảo vệ thường phát sinh nhiều phụ lục như danh sách ca trực, danh sách vị trí bảo vệ, bảng phí dịch vụ, quy trình bàn giao ca, biên bản nghiệm thu dịch vụ, biên bản sự cố và đối chiếu công nợ. Nếu ký giấy, hồ sơ dễ thất lạc, khó cập nhật và mất thời gian khi các bên ở xa.

VContract Viettel giúp doanh nghiệp ký hợp đồng bảo vệ điện tử nhanh hơn, thiết lập luồng ký rõ ràng, lưu trữ hồ sơ tập trung và dễ tra cứu khi cần đối chiếu. Cách làm này phù hợp với công ty bảo vệ, doanh nghiệp thuê bảo vệ, tòa nhà, nhà máy, kho hàng, trường học, bệnh viện và chuỗi cửa hàng.

8. Mẫu khung hợp đồng bảo vệ tham khảo

9. Lợi ích khi ký hợp đồng bảo vệ bằng VContract Viettel

Ký hợp đồng bảo vệ bằng VContract Viettel giúp doanh nghiệp giảm thời gian in ấn, chuyển phát, ký tay và lưu trữ bản giấy. Hồ sơ sau ký được lưu trữ điện tử, dễ tìm kiếm, dễ gửi lại và thuận tiện khi cần rà soát trách nhiệm giữa các bên.

Đối với công ty bảo vệ hoặc doanh nghiệp thuê bảo vệ nhiều địa điểm, VContract giúp quản lý hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản sự cố và hồ sơ thanh toán có hệ thống hơn. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều ca trực và nhiều người có thẩm quyền ký duyệt.

10. Kết luận

Hợp đồng bảo vệ là văn bản quan trọng để xác định rõ phạm vi dịch vụ, số lượng nhân sự, ca trực, nhiệm vụ, phí dịch vụ, trách nhiệm bồi thường và cách xử lý khi có sự cố. Một hợp đồng bảo vệ chặt chẽ sẽ giúp bên thuê dịch vụ kiểm soát tốt an ninh, đồng thời giúp bên cung cấp dịch vụ bảo vệ giới hạn trách nhiệm đúng phạm vi đã cam kết.

Với nhu cầu ký hợp đồng nhanh, quản lý nhiều phụ lục và lưu trữ hồ sơ tập trung, VContract Viettel là giải pháp phù hợp để ký hợp đồng bảo vệ điện tử, giúp doanh nghiệp giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian và thuận tiện tra cứu khi cần.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng bảo vệ

1. Hợp đồng bảo vệ là hợp đồng gì?

Hợp đồng bảo vệ thường là hợp đồng dịch vụ, trong đó bên cung cấp dịch vụ bảo vệ thực hiện công việc bảo vệ theo thỏa thuận và bên thuê dịch vụ trả phí dịch vụ.

2. Hợp đồng bảo vệ cần ghi rõ những nội dung nào?

Cần ghi rõ địa điểm bảo vệ, phạm vi bảo vệ, số lượng nhân sự, ca trực, nhiệm vụ, tiêu chuẩn bảo vệ, phí dịch vụ, bàn giao ca, báo cáo sự cố, trách nhiệm bồi thường và chấm dứt hợp đồng.

3. Mất tài sản thì công ty bảo vệ có phải bồi thường không?

Có thể phải bồi thường nếu mất mát phát sinh do lỗi của nhân viên bảo vệ hoặc do bên cung cấp dịch vụ không thực hiện đúng nghĩa vụ đã cam kết. Hợp đồng nên quy định rõ điều kiện, phạm vi và quy trình xác định bồi thường.

4. Có thể ký hợp đồng bảo vệ điện tử không?

Có thể, nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng. Doanh nghiệp có thể dùng VContract Viettel để ký hợp đồng bảo vệ, phụ lục ca trực, biên bản nghiệm thu và biên bản đối chiếu công nợ.

5. VContract Viettel có ký được biên bản nghiệm thu dịch vụ bảo vệ không?

Có. VContract Viettel có thể dùng để ký hợp đồng bảo vệ, phụ lục, biên bản nghiệm thu hằng tháng, biên bản bàn giao, biên bản sự cố, biên bản đối chiếu công nợ và thanh lý hợp đồng.