Góp vốn là một hoạt động rất phổ biến trong kinh doanh, đầu tư và hợp tác làm ăn. Cá nhân có thể góp vốn cùng bạn bè để mở cửa hàng, nhà đầu tư có thể góp vốn vào một dự án, doanh nghiệp có thể góp vốn thành lập công ty mới hoặc các bên cùng góp tiền, tài sản, quyền sử dụng đất, máy móc, công nghệ để triển khai một kế hoạch kinh doanh chung. Dù góp vốn theo hình thức nào, các bên cũng nên lập hợp đồng góp vốn rõ ràng để tránh tranh chấp về sau.
Trên thực tế, nhiều tranh chấp góp vốn phát sinh không phải vì ý tưởng kinh doanh thất bại, mà do ngay từ đầu các bên không ghi nhận rõ ai góp bao nhiêu, góp bằng gì, thời hạn góp vốn khi nào, lợi nhuận chia ra sao, lỗ chịu thế nào, ai có quyền quản lý, trường hợp rút vốn thì xử lý ra sao. Nếu chỉ thỏa thuận miệng hoặc nhắn tin qua lại, khi có mâu thuẫn rất khó xác định trách nhiệm của từng bên.
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng ưu tiên giao dịch điện tử, việc ký hợp đồng góp vốn bằng vContract Viettel là giải pháp phù hợp để rút ngắn thời gian ký kết, hạn chế thất lạc hồ sơ, lưu trữ tập trung và giúp các bên ký từ xa mà không cần in giấy, chuyển phát nhiều lần. Đây là lựa chọn đặc biệt hữu ích khi các bên góp vốn ở khác tỉnh, khác chi nhánh hoặc cần ký nhiều phụ lục, biên bản liên quan đến quá trình góp vốn.
1. Hợp đồng góp vốn là gì?
Hợp đồng góp vốn là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên về việc cùng đóng góp tiền, tài sản, quyền tài sản, công sức, kinh nghiệm, công nghệ hoặc nguồn lực khác để thực hiện một mục tiêu nhất định. Mục tiêu đó có thể là thành lập doanh nghiệp, triển khai dự án, đầu tư bất động sản, mở cửa hàng, mua sắm tài sản chung, kinh doanh dịch vụ hoặc thực hiện một kế hoạch hợp tác khác.
Nội dung hợp đồng góp vốn cần thể hiện rõ thông tin các bên tham gia, giá trị phần vốn góp, hình thức góp vốn, thời hạn góp vốn, tỷ lệ sở hữu hoặc tỷ lệ phân chia lợi ích, quyền quản lý, nghĩa vụ tài chính, nguyên tắc chia lợi nhuận, phương án xử lý lỗ, điều kiện chuyển nhượng phần vốn góp và cách giải quyết tranh chấp.
Khác với giấy nhận tiền đơn giản, hợp đồng góp vốn không chỉ chứng minh có việc giao nhận tiền hoặc tài sản. Văn bản này còn xác định bản chất quan hệ hợp tác giữa các bên. Vì vậy, nếu hợp đồng viết không chặt chẽ, khoản góp vốn có thể bị hiểu nhầm thành khoản vay, khoản đặt cọc, khoản mua bán hoặc một giao dịch khác.
2. Vì sao cần lập hợp đồng góp vốn rõ ràng?
Góp vốn thường gắn với kỳ vọng lợi nhuận trong tương lai. Khi dự án thuận lợi, các bên có thể ít quan tâm đến chi tiết hợp đồng. Nhưng khi hoạt động kinh doanh gặp khó khăn, lợi nhuận không như dự kiến, một bên muốn rút vốn hoặc có tranh cãi về quyền điều hành, hợp đồng sẽ trở thành căn cứ quan trọng để xử lý.
Với bên góp vốn, hợp đồng giúp xác định rõ số tiền hoặc tài sản đã góp, tỷ lệ góp vốn, quyền được hưởng lợi nhuận và quyền được cung cấp thông tin về hoạt động đầu tư. Nếu không có hợp đồng, bên góp vốn có thể gặp khó khi yêu cầu xác nhận phần vốn, yêu cầu chia lợi nhuận hoặc đòi lại quyền lợi khi dự án kết thúc.
Với bên nhận góp vốn hoặc bên quản lý dự án, hợp đồng giúp xác định rõ nghĩa vụ sử dụng vốn đúng mục đích, báo cáo tình hình triển khai, phân chia kết quả và hoàn trả hoặc xử lý phần vốn theo đúng thỏa thuận. Hợp đồng cũng giúp tránh việc bên góp vốn can thiệp quá mức vào hoạt động quản lý nếu ngay từ đầu các bên đã thống nhất phạm vi quyền hạn.
Đối với doanh nghiệp, hợp đồng góp vốn còn là hồ sơ quan trọng để quản lý nội bộ, kế toán, pháp chế, kiểm toán, chứng minh nguồn vốn và làm căn cứ khi có thay đổi thành viên, cổ đông hoặc nhà đầu tư.
3. Những trường hợp thường cần hợp đồng góp vốn
Góp vốn thành lập công ty
Khi nhiều cá nhân hoặc tổ chức cùng thành lập công ty, các bên cần xác định phần vốn góp, tỷ lệ sở hữu, quyền biểu quyết, thời hạn góp vốn và trách nhiệm nếu không góp đủ vốn như cam kết. Ngoài hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, việc có thỏa thuận góp vốn riêng sẽ giúp các thành viên hiểu rõ quyền và nghĩa vụ trước khi công ty đi vào hoạt động.
Góp vốn kinh doanh chung
Đây là trường hợp thường gặp khi các bên cùng mở cửa hàng, quán ăn, spa, trung tâm dịch vụ, đại lý bán hàng hoặc mô hình kinh doanh nhỏ. Hợp đồng cần làm rõ ai góp tiền, ai góp mặt bằng, ai góp công quản lý, ai chịu trách nhiệm vận hành, lợi nhuận chia theo tỷ lệ nào và khi thua lỗ thì xử lý ra sao.
Góp vốn đầu tư dự án
Với các dự án bất động sản, xây dựng, thương mại, sản xuất hoặc phân phối, hợp đồng góp vốn cần được soạn kỹ hơn vì thường liên quan đến giá trị lớn, thời gian triển khai dài và nhiều rủi ro. Các bên nên quy định rõ tiến độ sử dụng vốn, điều kiện giải ngân từng đợt, báo cáo tài chính, quyền kiểm tra hồ sơ và phương án thoái vốn.
Góp vốn bằng tài sản
Không phải mọi trường hợp góp vốn đều bằng tiền. Một bên có thể góp vốn bằng máy móc, xe, thiết bị, hàng hóa, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, phần mềm, thương hiệu hoặc công nghệ. Khi góp vốn bằng tài sản, hợp đồng cần mô tả rõ tài sản, giá trị định giá, giấy tờ pháp lý, tình trạng tài sản và thời điểm chuyển giao.
4. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng góp vốn
Một hợp đồng góp vốn không nên chỉ ghi số tiền góp và chữ ký của các bên. Để hạn chế tranh chấp, hợp đồng cần có đầy đủ các nhóm nội dung quan trọng dưới đây.
Thông tin của các bên tham gia góp vốn
Nếu bên góp vốn là cá nhân, hợp đồng cần ghi rõ họ tên, số căn cước công dân, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên hệ. Nếu là doanh nghiệp, cần ghi tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện.
Thông tin chủ thể cần chính xác vì đây là căn cứ xác định ai là người có quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm trong quan hệ góp vốn. Nếu người ký thay mặt doanh nghiệp, cần bảo đảm người đó có thẩm quyền hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ.
Mục đích góp vốn
Hợp đồng cần ghi rõ các bên góp vốn để làm gì. Ví dụ: thành lập công ty, mở cửa hàng, triển khai dự án, mua tài sản, phát triển sản phẩm, kinh doanh dịch vụ hoặc đầu tư một lĩnh vực cụ thể. Mục đích càng rõ thì việc kiểm soát sử dụng vốn càng dễ.
Nếu vốn góp chỉ được sử dụng cho một mục tiêu nhất định, hợp đồng cần quy định bên quản lý vốn không được dùng vốn vào mục đích khác nếu chưa có sự đồng ý của các bên góp vốn.
Giá trị và hình thức góp vốn
Hợp đồng cần ghi rõ từng bên góp bao nhiêu, góp bằng tiền hay tài sản, thời điểm góp, phương thức góp và tỷ lệ phần vốn sau khi hoàn tất. Nếu góp bằng tiền, nên ghi rõ bằng số và bằng chữ. Nếu góp bằng tài sản, cần mô tả chi tiết tài sản và giá trị được các bên thống nhất.
Trường hợp góp vốn nhiều đợt, nên lập bảng tiến độ góp vốn để ghi rõ thời hạn từng đợt, số tiền từng đợt và trách nhiệm nếu chậm góp. Đây là nội dung rất quan trọng vì nhiều tranh chấp phát sinh khi một bên cam kết góp vốn nhưng không góp đủ hoặc góp chậm.
Quyền quản lý và sử dụng vốn góp
Không phải ai góp vốn cũng trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh. Vì vậy, hợp đồng cần xác định ai là người quản lý vốn, ai có quyền quyết định chi tiêu, ai được ký hợp đồng với bên thứ ba, ai quản lý tài khoản ngân hàng và các khoản chi nào phải được sự đồng ý của các bên.
Nếu không quy định rõ, bên góp vốn có thể cho rằng mình có quyền can thiệp vào mọi hoạt động, trong khi bên điều hành lại cho rằng mình có toàn quyền sử dụng vốn. Sự khác biệt trong cách hiểu này rất dễ dẫn đến mâu thuẫn.
Phân chia lợi nhuận và xử lý thua lỗ
Hợp đồng cần ghi rõ lợi nhuận được chia theo tỷ lệ vốn góp, theo công sức đóng góp hay theo một tỷ lệ khác do các bên thống nhất. Thời điểm chia lợi nhuận cũng cần rõ ràng, ví dụ chia theo tháng, quý, năm hoặc sau khi dự án hoàn tất.
Bên cạnh lợi nhuận, hợp đồng cũng phải quy định cách xử lý thua lỗ. Nếu hoạt động kinh doanh không có lãi, các bên chịu lỗ theo tỷ lệ vốn góp hay theo một nguyên tắc khác? Có giới hạn trách nhiệm hay không? Có phải góp thêm vốn khi thiếu dòng tiền hay không? Đây là những nội dung cần thống nhất trước khi triển khai.
Rút vốn, chuyển nhượng phần vốn góp
Trong quá trình hợp tác, có thể phát sinh trường hợp một bên muốn rút vốn, chuyển nhượng phần vốn cho người khác hoặc chấm dứt hợp tác. Nếu hợp đồng không có điều khoản này, việc xử lý sẽ rất khó khăn, nhất là khi dự án chưa kết thúc hoặc vốn đã được đưa vào tài sản, hàng hóa, máy móc, mặt bằng.
Hợp đồng nên quy định điều kiện rút vốn, thời hạn báo trước, cách định giá phần vốn, quyền ưu tiên mua lại của các bên còn lại và trách nhiệm đối với các nghĩa vụ đã phát sinh trước thời điểm rút vốn.
5. Bảng tóm tắt điều khoản nên có trong hợp đồng góp vốn
| Nội dung | Cần làm rõ | Lý do quan trọng |
|---|---|---|
| Thông tin các bên | Họ tên, CCCD, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện | Xác định đúng chủ thể góp vốn và chịu trách nhiệm |
| Mục đích góp vốn | Góp vốn để thành lập công ty, kinh doanh, đầu tư dự án hoặc mua tài sản | Tránh việc sử dụng vốn sai mục đích |
| Giá trị góp vốn | Số tiền, tài sản, giá trị định giá, tỷ lệ phần vốn | Làm căn cứ chia lợi nhuận và xác định quyền lợi |
| Thời hạn góp vốn | Ngày góp vốn, tiến độ góp từng đợt, trách nhiệm khi góp chậm | Tránh ảnh hưởng kế hoạch triển khai |
| Quản lý vốn | Ai quản lý, ai được quyết định chi tiêu, ai ký giao dịch | Hạn chế tranh chấp về quyền điều hành |
| Chia lợi nhuận | Tỷ lệ chia, thời điểm chia, điều kiện chia | Làm rõ quyền hưởng lợi của từng bên |
| Rút vốn | Điều kiện rút vốn, chuyển nhượng, định giá phần vốn | Có phương án xử lý khi một bên không tiếp tục hợp tác |
6. Rủi ro khi góp vốn nhưng không có hợp đồng rõ ràng
Rủi ro đầu tiên là không chứng minh được bản chất khoản tiền đã góp. Nếu một bên chuyển tiền nhưng không có hợp đồng, không ghi rõ nội dung chuyển khoản hoặc chỉ nói miệng, khoản tiền đó có thể bị tranh cãi là tiền vay, tiền đặt cọc, tiền mua hàng, tiền hợp tác hoặc tiền hỗ trợ cá nhân.
Rủi ro thứ hai là tranh chấp về tỷ lệ sở hữu. Có trường hợp một bên góp tiền nhiều hơn nhưng không ghi rõ tỷ lệ quyền lợi, đến khi dự án có lợi nhuận thì các bên không thống nhất được cách chia. Ngược lại, khi dự án thua lỗ, mỗi bên lại có cách hiểu khác nhau về nghĩa vụ chịu lỗ.
Rủi ro thứ ba là sử dụng vốn sai mục đích. Nếu hợp đồng không quy định mục đích góp vốn và quyền kiểm soát dòng tiền, bên quản lý vốn có thể dùng tiền vào hoạt động khác, làm tăng nguy cơ thất thoát hoặc khó thu hồi vốn.
Rủi ro thứ tư là khó rút vốn. Nhiều người nghĩ góp vốn có thể rút lại bất cứ lúc nào, nhưng khi vốn đã đưa vào tài sản, mặt bằng, hàng tồn kho hoặc dự án đang triển khai, việc hoàn trả ngay là rất khó. Nếu không có điều khoản rút vốn, tranh chấp có thể kéo dài.
7. Có thể ký hợp đồng góp vốn bằng vContract Viettel không?
Hoàn toàn có thể ký hợp đồng góp vốn bằng hình thức điện tử nếu các bên lựa chọn phương thức ký phù hợp. Thay vì phải in hợp đồng, ký tay, scan, gửi chuyển phát hoặc hẹn gặp trực tiếp, các bên có thể tạo hợp đồng trên nền tảng vContract Viettel, gửi cho từng người ký và hoàn tất quá trình ký trực tuyến.
Với hợp đồng góp vốn, ký điện tử đặc biệt hữu ích vì thường có nhiều bên tham gia. Một hợp đồng có thể cần chữ ký của hai, ba, bốn hoặc nhiều nhà đầu tư khác nhau. Nếu ký giấy, việc luân chuyển hồ sơ qua từng người rất mất thời gian. Nếu dùng vContract, người phụ trách có thể thiết lập luồng ký theo thứ tự hoặc ký song song tùy nhu cầu.
Sau khi các bên ký xong, hợp đồng được lưu trữ điện tử, dễ tải về, dễ tra cứu và dễ đối chiếu khi cần. Đây là điểm quan trọng vì hợp đồng góp vốn thường kéo dài trong nhiều tháng hoặc nhiều năm, có thể phát sinh phụ lục điều chỉnh vốn, biên bản góp vốn, biên bản phân chia lợi nhuận hoặc thỏa thuận rút vốn.
8. Lợi ích khi ký hợp đồng góp vốn bằng vContract Viettel
Ký nhanh, không cần gặp trực tiếp
Các bên góp vốn có thể ở nhiều địa điểm khác nhau. Người ở TP.HCM, người ở Hà Nội, người ở tỉnh khác hoặc đại diện doanh nghiệp đang đi công tác. Nếu ký giấy, việc hẹn gặp hoặc chuyển phát hồ sơ rất bất tiện. Với vContract Viettel, hợp đồng có thể được gửi và ký trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Quản lý luồng ký rõ ràng
vContract hỗ trợ thiết lập luồng ký theo nhu cầu của doanh nghiệp. Có thể cấu hình người soạn hợp đồng, người kiểm tra nội dung, người phê duyệt, người ký của từng bên. Nhờ đó, quá trình ký hợp đồng góp vốn được kiểm soát rõ hơn, tránh việc gửi nhầm người, thiếu chữ ký hoặc ký sai thứ tự.
Lưu trữ tập trung, dễ tra cứu
Hợp đồng góp vốn thường không chỉ có một văn bản duy nhất. Trong quá trình hợp tác có thể phát sinh phụ lục tăng vốn, giảm vốn, thay đổi tỷ lệ góp vốn, chuyển nhượng phần vốn, biên bản họp, biên bản phân chia lợi nhuận hoặc cam kết thanh toán. Khi lưu trữ trên nền tảng điện tử, doanh nghiệp dễ quản lý toàn bộ hồ sơ theo từng dự án hoặc từng đối tác.
Hạn chế thất lạc và nhầm phiên bản
Khi dùng hợp đồng giấy, các bên dễ gặp tình trạng một người giữ bản cũ, một người giữ bản đã chỉnh sửa, phụ lục không đi kèm hợp đồng hoặc bản scan không rõ chữ ký. Ký bằng vContract giúp kiểm soát phiên bản tốt hơn, tài liệu sau khi ký được lưu lại rõ ràng để các bên cùng đối chiếu.
Phù hợp với doanh nghiệp chuyển đổi số
Doanh nghiệp đang số hóa quy trình pháp lý, tài chính và đầu tư có thể đưa hợp đồng góp vốn vào quy trình ký điện tử để giảm giấy tờ. Điều này giúp bộ phận pháp chế, kế toán, ban giám đốc và nhà đầu tư phối hợp nhanh hơn, nhất là khi cần ký nhiều hồ sơ trong thời gian ngắn.
9. Cách ký hợp đồng góp vốn bằng vContract Viettel
Để ký hợp đồng góp vốn bằng vContract Viettel, doanh nghiệp hoặc người phụ trách hồ sơ có thể thực hiện theo quy trình cơ bản dưới đây. Tùy cấu hình tài khoản và nhu cầu thực tế, các bước có thể được điều chỉnh cho phù hợp.
Bước 1: Chuẩn bị nội dung hợp đồng góp vốn
Trước khi đưa hợp đồng lên hệ thống, các bên cần thống nhất nội dung chính như thông tin người góp vốn, số vốn góp, tỷ lệ góp vốn, mục đích góp vốn, thời hạn góp vốn, quyền quản lý, nguyên tắc chia lợi nhuận, xử lý thua lỗ, điều kiện rút vốn và giải quyết tranh chấp.
Hợp đồng nên được soạn hoàn chỉnh dưới dạng file văn bản hoặc PDF. Nếu có phụ lục như bảng tiến độ góp vốn, danh mục tài sản góp vốn, biên bản định giá tài sản hoặc thỏa thuận phân quyền quản lý, nên chuẩn bị đầy đủ để đính kèm cùng hồ sơ.
Bước 2: Đăng nhập hệ thống vContract
Người phụ trách truy cập hệ thống vContract bằng tài khoản đã được cấp. Tài khoản nên được phân quyền đúng vai trò, ví dụ người tạo hợp đồng, người kiểm tra, người phê duyệt hoặc người ký. Việc phân quyền rõ giúp hạn chế rủi ro thao tác sai hoặc gửi hợp đồng nhầm người.
Bước 3: Tải hợp đồng lên hệ thống
Sau khi đăng nhập, người dùng tạo hồ sơ hợp đồng mới và tải file hợp đồng góp vốn lên hệ thống. Cần kiểm tra lại tên hợp đồng, loại hợp đồng, thông tin đối tác, ngày ký dự kiến và các tài liệu kèm theo.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng góp vốn hoặc thỏa thuận đầu tư, có thể chuẩn hóa mẫu hợp đồng để dùng lại. Khi đó, mỗi lần phát sinh giao dịch mới chỉ cần điền thông tin cụ thể, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo.
Bước 4: Thiết lập người ký và thứ tự ký
Đây là bước rất quan trọng. Người tạo hợp đồng cần nhập đúng thông tin người ký của từng bên. Nếu hợp đồng có nhiều nhà đầu tư, cần xác định ký theo thứ tự hay ký đồng thời. Trường hợp doanh nghiệp có quy trình nội bộ, có thể thêm người xem xét, người phê duyệt trước khi gửi ra ngoài.
Ví dụ, hợp đồng góp vốn có thể thiết lập luồng ký như sau: bộ phận pháp chế kiểm tra nội dung, giám đốc doanh nghiệp ký trước, sau đó gửi đến từng nhà đầu tư ký. Hoặc các nhà đầu tư ký song song nếu không yêu cầu thứ tự.
Bước 5: Xác định vị trí ký trên hợp đồng
Người tạo hợp đồng cần đặt vị trí ký, vị trí đóng dấu nếu có và các trường thông tin cần người ký xác nhận. Vị trí ký nên đặt đúng phần đại diện các bên ở cuối hợp đồng hoặc tại từng phụ lục nếu phụ lục cũng cần ký riêng.
Với hợp đồng góp vốn có nhiều bên, cần kiểm tra kỹ tên từng người ký, tránh đặt nhầm chữ ký của bên này vào vị trí của bên khác. Đây là lỗi thường gặp khi hợp đồng có nhiều nhà đầu tư hoặc nhiều đại diện doanh nghiệp.
Bước 6: Gửi hợp đồng cho các bên ký
Sau khi kiểm tra nội dung và vị trí ký, người phụ trách gửi hợp đồng qua hệ thống. Các bên nhận được thông báo, mở hợp đồng, đọc lại nội dung và thực hiện ký theo phương thức đã được cấu hình.
Trước khi ký, mỗi bên nên đọc kỹ các điều khoản về số vốn góp, thời hạn góp vốn, chia lợi nhuận, rút vốn và trách nhiệm khi vi phạm. Không nên ký chỉ vì đã thỏa thuận miệng trước đó, vì văn bản sau khi ký mới là căn cứ quan trọng để thực hiện.
Bước 7: Hoàn tất, tải về và lưu trữ hợp đồng
Khi tất cả các bên đã ký xong, hợp đồng hoàn tất trên hệ thống. Người phụ trách có thể tải hợp đồng về, lưu vào hồ sơ dự án, gửi cho các bên liên quan và dùng làm căn cứ theo dõi tiến độ góp vốn.
Doanh nghiệp nên lưu hợp đồng theo tên dự án, tên nhà đầu tư hoặc mã hồ sơ để dễ tìm kiếm. Nếu sau này có phụ lục điều chỉnh tỷ lệ góp vốn, biên bản góp vốn từng đợt hoặc thỏa thuận rút vốn, các tài liệu này nên được lưu cùng nhóm hồ sơ để thuận tiện quản lý.
10. Những lỗi cần tránh khi ký hợp đồng góp vốn trên vContract
Lỗi đầu tiên là tải lên bản hợp đồng chưa được rà soát kỹ. Dù ký điện tử giúp quá trình ký nhanh hơn, nhưng nếu nội dung hợp đồng sai, thiếu điều khoản hoặc chưa thống nhất, việc ký nhanh lại có thể làm phát sinh rủi ro nhanh hơn. Vì vậy, cần kiểm tra nội dung trước khi gửi ký.
Lỗi thứ hai là nhập sai thông tin người ký. Với hợp đồng góp vốn nhiều bên, chỉ cần nhập sai email, số điện thoại, tên người ký hoặc vai trò ký là quá trình ký có thể bị chậm hoặc hợp đồng phải thu hồi để tạo lại.
Lỗi thứ ba là đặt sai vị trí ký. Nếu chữ ký của bên góp vốn đặt nhầm sang vị trí bên nhận góp vốn, hoặc thiếu chữ ký tại phụ lục quan trọng, hồ sơ sau khi hoàn tất sẽ khó sử dụng. Người tạo hợp đồng cần xem kỹ toàn bộ file trước khi gửi.
Lỗi thứ tư là không lưu kèm chứng từ góp vốn. Hợp đồng chỉ là căn cứ thỏa thuận, còn việc góp vốn thực tế cần có chứng từ chuyển khoản, phiếu thu, biên bản bàn giao tài sản hoặc biên bản xác nhận góp vốn. Doanh nghiệp nên quản lý các tài liệu này cùng hồ sơ hợp đồng.
11. Hồ sơ nên lưu cùng hợp đồng góp vốn điện tử
Để hồ sơ góp vốn đầy đủ, ngoài hợp đồng chính, các bên nên lưu kèm các tài liệu liên quan. Tùy từng trường hợp, bộ hồ sơ có thể bao gồm phụ lục hợp đồng, biên bản góp vốn, chứng từ chuyển khoản, giấy tờ tài sản góp vốn, biên bản định giá tài sản, biên bản họp, quyết định nội bộ của doanh nghiệp và các tài liệu xác nhận quyền đại diện.
Nếu góp vốn bằng tài sản, cần lưu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, biên bản bàn giao tài sản, hình ảnh tài sản, biên bản định giá và tài liệu thể hiện việc chuyển giao quyền quản lý hoặc quyền sử dụng tài sản. Nếu góp vốn bằng tiền, chứng từ chuyển khoản nên ghi rõ nội dung là góp vốn theo hợp đồng số nào, ngày nào.
Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp các bên dễ chứng minh việc góp vốn đã hoàn thành, tránh tranh chấp về số tiền đã góp, thời điểm góp vốn hoặc giá trị tài sản góp vốn.
12. Mẫu điều khoản ký hợp đồng góp vốn bằng vContract
Khi soạn hợp đồng góp vốn, các bên có thể bổ sung điều khoản về phương thức ký điện tử để làm rõ giá trị của bản hợp đồng được ký qua vContract. Có thể tham khảo cách viết như sau:
Điều khoản về ký điện tử: Hai bên thống nhất hợp đồng này có thể được lập, gửi, ký và lưu trữ dưới dạng điện tử thông qua nền tảng hợp đồng điện tử vContract Viettel. Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của các bên trên hợp đồng có giá trị xác nhận sự đồng ý của bên ký đối với toàn bộ nội dung hợp đồng. Bản hợp đồng điện tử sau khi được các bên ký hoàn tất là căn cứ để các bên thực hiện quyền và nghĩa vụ theo thỏa thuận.
Điều khoản về lưu trữ: Sau khi hợp đồng được ký hoàn tất, mỗi bên có quyền tải, lưu trữ và sử dụng bản hợp đồng điện tử để đối chiếu, thực hiện nghĩa vụ, làm hồ sơ nội bộ hoặc xuất trình khi cần thiết. Các phụ lục, biên bản, chứng từ góp vốn và tài liệu liên quan nếu được ký hoặc đính kèm trên hệ thống là bộ phận không tách rời của hồ sơ hợp đồng.
13. Mẫu hợp đồng góp vốn tham khảo
Dưới đây là mẫu hợp đồng góp vốn tham khảo. Khi sử dụng thực tế, các bên nên điều chỉnh theo loại vốn góp, mục đích hợp tác, số lượng bên tham gia, quy mô dự án và phương thức ký điện tử trên vContract Viettel.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG GÓP VỐN
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………………………………………., chúng tôi gồm có:
BÊN GÓP VỐN THỨ NHẤT
Họ và tên/Tên tổ chức: …………………………………………………………………………………..
Số CCCD/Mã số thuế: …………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………..
Số điện thoại: ……………………………………………………………………………………………..
Người đại diện nếu là tổ chức: ……………………………………………………………………..
Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………………
BÊN GÓP VỐN THỨ HAI
Họ và tên/Tên tổ chức: …………………………………………………………………………………..
Số CCCD/Mã số thuế: …………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………..
Số điện thoại: ……………………………………………………………………………………………..
Người đại diện nếu là tổ chức: ……………………………………………………………………..
Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………………
Các bên thống nhất ký kết hợp đồng góp vốn với các điều khoản sau:
Điều 1. Mục đích góp vốn
Các bên thống nhất góp vốn để: ……………………………………………………………………..
Việc sử dụng vốn góp phải đúng mục đích đã thỏa thuận. Mọi thay đổi về mục đích sử dụng vốn phải được các bên thống nhất bằng văn bản hoặc phụ lục hợp đồng.
Điều 2. Giá trị và hình thức góp vốn
Bên góp vốn thứ nhất góp: ……………………………………………………………………………
Hình thức góp vốn: Tiền mặt/Chuyển khoản/Tài sản/Hình thức khác: ………………..
Bên góp vốn thứ hai góp: ……………………………………………………………………………..
Hình thức góp vốn: Tiền mặt/Chuyển khoản/Tài sản/Hình thức khác: ………………..
Tổng giá trị vốn góp của các bên là: ………………………………………………………………
Tỷ lệ vốn góp của từng bên được xác định như sau: …………………………………………
Điều 3. Thời hạn góp vốn
Các bên cam kết hoàn thành việc góp vốn trước ngày: ……………………………………..
Trường hợp góp vốn theo nhiều đợt, tiến độ góp vốn được thực hiện theo phụ lục kèm theo hợp đồng này.
Bên nào chậm góp vốn hoặc không góp đủ vốn theo thỏa thuận phải chịu trách nhiệm theo quy định tại hợp đồng này.
Điều 4. Quản lý và sử dụng vốn góp
Người hoặc đơn vị được giao quản lý vốn góp là: …………………………………………….
Vốn góp chỉ được sử dụng cho mục đích đã thỏa thuận tại Điều 1 của hợp đồng này.
Các khoản chi vượt quá giá trị: ……………………………………………….. phải được các bên thống nhất trước khi thực hiện.
Điều 5. Phân chia lợi nhuận và xử lý thua lỗ
Lợi nhuận từ hoạt động góp vốn được phân chia theo nguyên tắc: ………………………
Thời điểm chia lợi nhuận: …………………………………………………………………………….
Trường hợp hoạt động kinh doanh phát sinh thua lỗ, các bên thống nhất xử lý theo nguyên tắc: ………………………………………………………………………………………………….
Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của các bên
Các bên có quyền được cung cấp thông tin về tình hình sử dụng vốn, kết quả hoạt động, doanh thu, chi phí và lợi nhuận liên quan đến mục đích góp vốn.
Các bên có nghĩa vụ góp vốn đúng thời hạn, đúng giá trị và đúng hình thức đã cam kết.
Các bên không được tự ý sử dụng vốn góp, chuyển nhượng phần vốn góp hoặc thay đổi mục đích hợp tác nếu chưa được các bên còn lại đồng ý.
Điều 7. Rút vốn và chuyển nhượng phần vốn góp
Bên góp vốn chỉ được rút vốn hoặc chuyển nhượng phần vốn góp khi đáp ứng điều kiện sau: ……………………………………………………………………………………………………
Trường hợp một bên muốn chuyển nhượng phần vốn góp, các bên còn lại được ưu tiên nhận chuyển nhượng theo điều kiện do các bên thỏa thuận.
Việc rút vốn, chuyển nhượng phần vốn góp hoặc thay đổi tỷ lệ góp vốn phải được lập thành văn bản hoặc phụ lục hợp đồng.
Điều 8. Ký hợp đồng bằng vContract Viettel
Các bên thống nhất hợp đồng này có thể được ký bằng hình thức điện tử thông qua nền tảng vContract Viettel.
Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của các bên trên hợp đồng được xem là xác nhận sự đồng ý của bên ký đối với toàn bộ nội dung hợp đồng.
Sau khi các bên ký hoàn tất trên hệ thống, hợp đồng điện tử được lưu trữ và sử dụng làm căn cứ thực hiện quyền, nghĩa vụ của các bên.
Điều 9. Giải quyết tranh chấp
Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này trước hết được giải quyết thông qua thương lượng, thiện chí giữa các bên.
Trường hợp không thể giải quyết bằng thương lượng, tranh chấp sẽ được đưa ra cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định pháp luật.
Điều 10. Hiệu lực hợp đồng
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký hoặc từ thời điểm: ………………………………
Hợp đồng được lập thành …… bản hoặc được ký và lưu trữ dưới dạng hợp đồng điện tử trên nền tảng vContract Viettel.
Các phụ lục, biên bản và tài liệu kèm theo là bộ phận không tách rời của hợp đồng này.
| BÊN GÓP VỐN THỨ NHẤT Ký, ghi rõ họ tên |
BÊN GÓP VỐN THỨ HAI Ký, ghi rõ họ tên |
14. Kết luận
Hợp đồng góp vốn là tài liệu quan trọng giúp các bên xác định rõ số vốn góp, tỷ lệ quyền lợi, mục đích sử dụng vốn, nguyên tắc chia lợi nhuận, xử lý thua lỗ và phương án rút vốn. Nếu hợp đồng được soạn rõ ràng ngay từ đầu, quá trình hợp tác sẽ minh bạch hơn và giảm đáng kể nguy cơ tranh chấp.
Trong quá trình chuyển đổi số, ký hợp đồng góp vốn bằng vContract Viettel giúp các bên tiết kiệm thời gian, ký từ xa, quản lý luồng ký rõ ràng và lưu trữ hồ sơ tập trung. Đây là giải pháp phù hợp cho cá nhân, doanh nghiệp, nhà đầu tư và các nhóm hợp tác kinh doanh cần một phương thức ký kết nhanh gọn, an toàn và dễ tra cứu.
Website: vcontract.net
Hotline tư vấn: 0963.14.53.53
