Mẫu biên bản thanh lý và hủy hợp đồng điện tử

Trong quá trình giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp, không phải hợp đồng điện tử nào cũng kéo dài đến hết thời hạn ban đầu. Có trường hợp các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ và cần lập biên bản thanh lý để kết thúc hợp đồng. Cũng có trường hợp hợp đồng phải hủy do sai thông tin, ký nhầm, thay đổi nhu cầu, một bên không tiếp tục thực hiện hoặc các bên thống nhất chấm dứt trước thời hạn.

Để việc kết thúc hợp đồng được rõ ràng, doanh nghiệp nên lập biên bản thanh lý hoặc biên bản hủy hợp đồng điện tử. Đây là văn bản quan trọng giúp xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán, tài sản hoặc tài liệu đã bàn giao, trách nhiệm còn lại của các bên và thời điểm hợp đồng không còn hiệu lực.

Bài viết dưới đây cung cấp mẫu biên bản thanh lý và hủy hợp đồng điện tử, đồng thời hướng dẫn cách lập văn bản đúng nội dung, dễ sử dụng trong thực tế. Khách hàng cần tư vấn giải pháp hợp đồng điện tử vContract Viettel có thể truy cập website vcontract.net hoặc liên hệ Hotline 0963.14.53.53 để được hỗ trợ.

1. Biên bản thanh lý hợp đồng điện tử là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng điện tử là văn bản được lập khi các bên đã hoàn thành hoặc thống nhất kết thúc hợp đồng điện tử đã ký trước đó. Văn bản này ghi nhận việc hợp đồng chấm dứt hiệu lực, xác nhận kết quả thực hiện, đối soát công nợ, bàn giao tài liệu và xử lý các nghĩa vụ còn lại nếu có.

Hiểu đơn giản, nếu hợp đồng điện tử là văn bản xác lập quan hệ hợp tác thì biên bản thanh lý là văn bản dùng để khép lại quan hệ đó một cách rõ ràng. Sau khi ký biên bản thanh lý, các bên có căn cứ chứng minh rằng hợp đồng đã được xử lý xong hoặc đã được chấm dứt theo thỏa thuận.

Biên bản thanh lý thường được sử dụng trong các trường hợp như hợp đồng đã hoàn thành, hai bên đã nghiệm thu xong, bên mua đã thanh toán đủ, bên bán đã bàn giao đầy đủ hàng hóa hoặc dịch vụ. Ngoài ra, biên bản cũng có thể được lập khi hợp đồng chấm dứt trước hạn nhưng các bên đã thống nhất cách xử lý nghĩa vụ còn lại.

2. Biên bản hủy hợp đồng điện tử là gì?

Biên bản hủy hợp đồng điện tử là văn bản được lập khi các bên thống nhất hủy bỏ hợp đồng điện tử đã ký hoặc cần xác nhận hợp đồng không tiếp tục được thực hiện. Khác với thanh lý hợp đồng, hủy hợp đồng thường xuất hiện khi hợp đồng chưa thực hiện, thực hiện chưa đầy đủ hoặc có lý do khiến hợp đồng không thể tiếp tục.

Ví dụ, doanh nghiệp tạo nhầm thông tin người ký, sai giá trị hợp đồng, sai mã số thuế, sai đối tượng giao dịch hoặc khách hàng thay đổi nhu cầu ngay sau khi ký. Khi đó, các bên có thể lập biên bản hủy hợp đồng điện tử để ghi nhận hợp đồng cũ không còn giá trị thực hiện và nếu cần thì tạo hợp đồng mới thay thế.

Biên bản hủy hợp đồng điện tử cần nêu rõ lý do hủy, thời điểm hủy, trách nhiệm của các bên, tình trạng thanh toán nếu có và cam kết không khiếu nại nếu các bên đã thống nhất đầy đủ.

3. Khi nào cần lập biên bản thanh lý hoặc hủy hợp đồng điện tử?

Không phải mọi hợp đồng kết thúc đều được xử lý giống nhau. Doanh nghiệp cần phân biệt tình huống nào nên lập biên bản thanh lý, tình huống nào nên lập biên bản hủy để dùng đúng văn bản và tránh nhầm lẫn trong hồ sơ.

Trường hợp nên lập biên bản thanh lý hợp đồng điện tử

Doanh nghiệp nên lập biên bản thanh lý khi hợp đồng đã được thực hiện xong hoặc các bên đã hoàn tất phần nghĩa vụ chính. Ví dụ, bên cung cấp đã bàn giao dịch vụ, bên khách hàng đã nghiệm thu, hai bên đã đối chiếu công nợ và không còn phát sinh yêu cầu khác.

Biên bản thanh lý cũng phù hợp khi hợp đồng hết thời hạn và các bên không tiếp tục gia hạn. Trong trường hợp này, văn bản thanh lý giúp xác nhận hợp đồng đã kết thúc, đồng thời làm rõ các khoản còn phải thanh toán, tài liệu cần lưu giữ và nghĩa vụ bảo mật hoặc bảo hành nếu vẫn còn hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.

Trường hợp nên lập biên bản hủy hợp đồng điện tử

Biên bản hủy hợp đồng thường được dùng khi hợp đồng chưa thực hiện hoặc không thể tiếp tục thực hiện do một lý do cụ thể. Chẳng hạn hợp đồng bị sai thông tin, gửi nhầm người ký, sai nội dung giao dịch, sai giá trị thanh toán hoặc một bên không đủ điều kiện tiếp tục thực hiện.

Nếu hợp đồng đã ký điện tử nhưng các bên thống nhất không triển khai nữa, biên bản hủy sẽ giúp làm rõ rằng hợp đồng không còn được sử dụng làm căn cứ thực hiện. Điều này rất cần thiết để tránh trường hợp sau này một bên vẫn dựa vào hợp đồng cũ để yêu cầu thanh toán hoặc thực hiện nghĩa vụ.

4. Bảng phân biệt thanh lý và hủy hợp đồng điện tử

Tiêu chí	Thanh lý hợp đồng điện tử	Hủy hợp đồng điện tử
Bản chất	Ghi nhận việc hợp đồng đã hoàn thành hoặc được chấm dứt sau khi các bên xử lý xong nghĩa vụ.	Ghi nhận việc các bên thống nhất hủy bỏ hợp đồng, không tiếp tục thực hiện hợp đồng đã ký.
Thời điểm thường sử dụng	Sau khi đã nghiệm thu, bàn giao, thanh toán hoặc hết thời hạn hợp đồng.	Khi hợp đồng sai thông tin, ký nhầm, chưa thực hiện hoặc các bên không muốn tiếp tục giao dịch.
Nội dung trọng tâm	Kết quả thực hiện, công nợ, tài sản bàn giao, nghĩa vụ còn lại và thời điểm chấm dứt.	Lý do hủy, thời điểm hủy, xử lý hậu quả, hoàn trả tiền hoặc tài liệu nếu có.
Mục đích	Khép lại hợp đồng sau khi các bên đã thực hiện hoặc thống nhất xử lý xong quyền và nghĩa vụ.	Xác nhận hợp đồng không còn được dùng làm căn cứ thực hiện từ thời điểm hủy.
Rủi ro nếu không lập	Khó chứng minh hợp đồng đã hoàn tất, dễ tranh cãi công nợ hoặc nghĩa vụ bàn giao.	Có thể phát sinh tranh chấp nếu một bên vẫn cho rằng hợp đồng cũ còn hiệu lực.

5. Nội dung cần có trong biên bản thanh lý và hủy hợp đồng điện tử

Dù là thanh lý hay hủy hợp đồng, văn bản cần được trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin và thể hiện đúng ý chí của các bên. Một biên bản viết quá sơ sài có thể gây khó khăn khi cần đối chiếu hồ sơ hoặc xử lý tranh chấp.

Thông tin các bên tham gia

Biên bản cần ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia hợp đồng, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, số điện thoại, email và các thông tin liên quan. Nếu hợp đồng điện tử đã ký trước đó có mã hợp đồng hoặc số hợp đồng, cần ghi chính xác để tránh nhầm với văn bản khác.

Căn cứ lập biên bản

Phần căn cứ nên dẫn chiếu đến hợp đồng điện tử đã ký, phụ lục nếu có, biên bản nghiệm thu, thỏa thuận giữa các bên hoặc tình hình thực tế thực hiện hợp đồng. Căn cứ càng rõ thì văn bản càng dễ kiểm tra về sau.

Lý do thanh lý hoặc hủy hợp đồng

Nếu là thanh lý, lý do có thể là các bên đã hoàn thành nghĩa vụ, hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt. Nếu là hủy, cần ghi rõ lý do như sai thông tin, thay đổi nhu cầu, không đủ điều kiện thực hiện, ký nhầm hồ sơ hoặc các bên thống nhất không tiếp tục hợp đồng.

Tình trạng thực hiện hợp đồng

Biên bản cần nêu rõ hợp đồng đã thực hiện đến đâu. Đã bàn giao hàng hóa, dịch vụ, tài liệu hay chưa. Đã nghiệm thu hay chưa. Có phát sinh nghĩa vụ bảo hành, bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật hoặc công nợ chưa xử lý hay không.

Đối chiếu công nợ và thanh toán

Đây là phần rất quan trọng. Các bên cần ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán, thời hạn thanh toán còn lại hoặc xác nhận không còn công nợ. Nếu có hoàn tiền do hủy hợp đồng, cần ghi rõ số tiền hoàn, thời hạn hoàn và phương thức hoàn.

Thời điểm chấm dứt hiệu lực

Biên bản cần xác định ngày hợp đồng điện tử chấm dứt hoặc bị hủy. Từ thời điểm này, các bên không tiếp tục thực hiện hợp đồng, trừ những nghĩa vụ vẫn còn hiệu lực theo thỏa thuận như bảo mật, bảo hành, hoàn trả tài liệu hoặc thanh toán còn lại.

Cam kết của các bên

Các bên nên cam kết đã đọc, hiểu và đồng ý với nội dung biên bản. Nếu không còn khiếu nại, cần ghi rõ không còn tranh chấp, khiếu nại hoặc yêu cầu nào khác liên quan đến hợp đồng, trừ các nghĩa vụ được ghi nhận trong biên bản.

6. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng điện tử

Dưới đây là mẫu tham khảo dùng cho trường hợp hợp đồng điện tử đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất kết thúc sau khi đã xử lý xong quyền và nghĩa vụ.

7. Mẫu biên bản hủy hợp đồng điện tử

Dưới đây là mẫu tham khảo dùng cho trường hợp hợp đồng điện tử cần hủy do sai thông tin, ký nhầm, thay đổi nhu cầu hoặc các bên thống nhất không tiếp tục thực hiện.

8. Quy trình thanh lý hoặc hủy hợp đồng điện tử trên thực tế

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên xử lý việc thanh lý hoặc hủy hợp đồng điện tử theo quy trình rõ ràng. Quy trình này giúp các phòng ban như kinh doanh, kế toán, pháp chế và người đại diện ký kết phối hợp thống nhất hơn.

Bước 1: Kiểm tra tình trạng hợp đồng

Trước tiên, cần kiểm tra hợp đồng đã thực hiện đến đâu, đã nghiệm thu chưa, đã thanh toán chưa, còn nghĩa vụ nào chưa hoàn thành hay không. Nếu hợp đồng đã hoàn tất thì lập biên bản thanh lý. Nếu hợp đồng không tiếp tục thực hiện hoặc ký sai, có thể lập biên bản hủy.

Bước 2: Đối chiếu công nợ và hồ sơ bàn giao

Bộ phận kế toán và bộ phận phụ trách hợp đồng cần đối chiếu giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, hóa đơn đã xuất, khoản còn phải thu hoặc phải hoàn. Nếu có tài liệu, thiết bị, dữ liệu hoặc tài khoản cần bàn giao lại, cần ghi rõ trong biên bản.

Bước 3: Soạn biên bản thanh lý hoặc hủy hợp đồng

Người phụ trách soạn văn bản theo đúng loại biên bản cần dùng. Nội dung phải bám sát hợp đồng gốc, ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, lý do thanh lý hoặc hủy, thời điểm chấm dứt hiệu lực và trách nhiệm còn lại của các bên.

Bước 4: Gửi các bên kiểm tra nội dung

Trước khi ký, nên gửi bản dự thảo cho các bên kiểm tra. Nếu có sai thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, số tiền, ngày hiệu lực hoặc nghĩa vụ còn lại, cần chỉnh sửa trước khi đưa vào luồng ký chính thức.

Bước 5: Ký biên bản bằng hình thức phù hợp

Các bên có thể ký bản giấy hoặc ký điện tử tùy theo thỏa thuận. Với hợp đồng điện tử, việc ký biên bản thanh lý hoặc hủy bằng hình thức điện tử giúp hồ sơ đồng bộ hơn, dễ lưu trữ và dễ tra cứu sau này.

Bước 6: Lưu trữ cùng hồ sơ hợp đồng gốc

Sau khi ký, biên bản cần được lưu cùng hợp đồng điện tử gốc, phụ lục, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán và các email trao đổi quan trọng. Cách lưu trữ này giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra khi cần đối chiếu hoặc giải trình.

9. Lưu ý khi lập biên bản thanh lý và hủy hợp đồng điện tử

Biên bản thanh lý hoặc hủy hợp đồng điện tử không nên viết qua loa. Đây là văn bản có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi tài chính, trách nhiệm pháp lý và hồ sơ kế toán của doanh nghiệp.

Không dùng chung một mẫu cho mọi trường hợp

Thanh lý và hủy hợp đồng có bản chất khác nhau. Nếu hợp đồng đã hoàn tất, nên dùng biên bản thanh lý. Nếu hợp đồng không tiếp tục được thực hiện, nên dùng biên bản hủy. Việc dùng sai mẫu có thể khiến hồ sơ thiếu rõ ràng.

Ghi rõ công nợ và nghĩa vụ thanh toán

Không nên chỉ ghi hai bên đã thống nhất chấm dứt hợp đồng mà bỏ qua phần công nợ. Nếu còn khoản phải trả, phải thu hoặc phải hoàn tiền, cần ghi rõ số tiền, thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán.

Xác định chính xác thời điểm chấm dứt hiệu lực

Ngày chấm dứt hiệu lực là căn cứ quan trọng để xác định các bên còn phải thực hiện nghĩa vụ gì sau thời điểm đó. Nếu không ghi rõ, có thể phát sinh tranh cãi về thời hạn bảo hành, hỗ trợ, thanh toán hoặc quyền sử dụng dịch vụ.

Kiểm tra người ký có đúng thẩm quyền

Người ký biên bản thanh lý hoặc hủy hợp đồng nên là người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền. Nếu người ký không có thẩm quyền, văn bản có thể bị tranh cãi về giá trị sử dụng trong quá trình xử lý hồ sơ.

Lưu lại lịch sử ký và bản hoàn tất

Với hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên lưu cả bản hợp đồng đã ký, biên bản thanh lý hoặc hủy, lịch sử ký, thông tin người ký, thời điểm ký và các tài liệu liên quan. Đây là căn cứ quan trọng khi cần kiểm tra lại hồ sơ.

10. Sử dụng vContract Viettel để ký biên bản thanh lý và hủy hợp đồng điện tử

vContract Viettel hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình ký hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và các văn bản liên quan. Thay vì in biên bản, chuyển phát bản giấy và chờ ký tay, doanh nghiệp có thể tạo hồ sơ ký điện tử, gửi cho các bên liên quan và theo dõi trạng thái ký ngay trên hệ thống.

Việc sử dụng vContract giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ hợp đồng tập trung hơn. Hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản thanh lý hoặc hủy hợp đồng có thể được lưu trữ đồng bộ, giúp bộ phận kế toán, kinh doanh, pháp chế và quản lý dễ tra cứu khi cần.

Khách hàng cần tư vấn đăng ký vContract Viettel, hướng dẫn ký biên bản thanh lý hợp đồng điện tử hoặc triển khai quy trình hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp có thể truy cập website vcontract.net hoặc liên hệ Hotline 0963.14.53.53.

11. Câu hỏi thường gặp về thanh lý và hủy hợp đồng điện tử

Biên bản thanh lý hợp đồng điện tử có cần ký bởi cả hai bên không?

Thông thường nên có chữ ký xác nhận của các bên tham gia hợp đồng. Việc ký bởi cả hai bên giúp chứng minh rằng nội dung thanh lý đã được thống nhất và hạn chế tranh chấp sau này.

Hợp đồng điện tử đã ký sai thông tin thì nên thanh lý hay hủy?

Nếu hợp đồng sai thông tin và các bên chưa thực hiện hoặc không muốn sử dụng hợp đồng đó nữa, nên lập biên bản hủy hợp đồng điện tử. Sau đó các bên có thể tạo hợp đồng mới với thông tin chính xác.

Có thể ký biên bản thanh lý bằng vContract Viettel không?

Có thể sử dụng vContract Viettel để ký biên bản thanh lý, biên bản hủy, phụ lục, nghiệm thu và nhiều loại văn bản điện tử khác tùy nhu cầu của doanh nghiệp.

Biên bản hủy hợp đồng có cần ghi lý do không?

Nên ghi rõ lý do hủy hợp đồng để hồ sơ minh bạch. Lý do có thể là sai thông tin, thay đổi nhu cầu, hai bên thống nhất không tiếp tục thực hiện hoặc lý do khác phù hợp với thực tế.

Sau khi thanh lý hợp đồng có còn nghĩa vụ bảo mật không?

Nghĩa vụ bảo mật có thể vẫn tiếp tục nếu hợp đồng gốc hoặc biên bản thanh lý có quy định. Vì vậy, khi lập biên bản thanh lý cần kiểm tra các nghĩa vụ còn hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.

12. Kết luận

Biên bản thanh lý và hủy hợp đồng điện tử là văn bản cần thiết để doanh nghiệp kết thúc hoặc hủy bỏ hợp đồng một cách rõ ràng. Nếu hợp đồng đã hoàn thành, biên bản thanh lý giúp xác nhận kết quả thực hiện, công nợ, bàn giao và thời điểm chấm dứt. Nếu hợp đồng bị sai thông tin, ký nhầm hoặc không tiếp tục thực hiện, biên bản hủy giúp xác nhận hợp đồng không còn giá trị sử dụng.

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, lý do thanh lý hoặc hủy, tình trạng thực hiện, công nợ, thời điểm chấm dứt và cam kết của các bên. Với nhu cầu ký nhanh, lưu trữ tập trung và quản lý hồ sơ rõ ràng, vContract Viettel là giải pháp phù hợp để doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và biên bản hủy hợp đồng.

Liên hệ tư vấn vContract Viettel tại website vcontract.net hoặc Hotline 0963.14.53.53 để được tư vấn chính xác nhất.