VContract có những phương thức ký nào? Cách cấu hình trong phần mềm

Bài viết dưới đây giúp người dùng hiểu rõ VContract phương thức ký, từng phương thức phù hợp với trường hợp nào và cách cấu hình trong phần mềm để quá trình tạo, gửi, ký, quản lý hợp đồng điện tử diễn ra đúng quy trình.

1. Phương thức ký trên VContract là gì?

Phương thức ký trên VContract là cách mà người ký sử dụng để xác nhận ý chí ký kết hợp đồng điện tử. Tùy theo cấu hình của doanh nghiệp và loại hợp đồng, người ký có thể ký bằng chữ ký số, mã OTP, MySign, SIM CA, eKYC, ký ảnh hoặc phương thức xác thực khác được hệ thống hỗ trợ.

Việc cấu hình đúng phương thức ký giúp hệ thống xác định người ký cần thao tác như thế nào khi nhận hợp đồng. Ví dụ, lãnh đạo doanh nghiệp có thể ký bằng chữ ký số hoặc MySign; khách hàng cá nhân có thể ký bằng OTP; nhân sự nội bộ có thể ký bằng phương thức đã được doanh nghiệp cấu hình sẵn.

Nếu chọn sai phương thức ký, người ký có thể không thao tác được, không nhận được mã xác thực, không thấy nút ký hoặc hệ thống báo lỗi do tài khoản chưa được kích hoạt phương thức phù hợp.

2. VContract có những phương thức ký nào?

VContract Viettel có thể hỗ trợ nhiều phương thức ký khác nhau, giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn theo từng nhóm hồ sơ và từng đối tượng ký. Dưới đây là các phương thức thường gặp khi sử dụng hợp đồng điện tử VContract.

Phương thức ký	Mô tả ngắn gọn	Phù hợp với ai?
Ký số USB Token	Người ký sử dụng chữ ký số gắn trên USB Token để ký hợp đồng.	Doanh nghiệp, người đại diện pháp luật, kế toán, bộ phận có chữ ký số.
Ký số từ xa Cloud CA/MySign	Người ký xác nhận lệnh ký qua phương thức ký số từ xa.	Lãnh đạo, người thường xuyên ký từ xa, người không muốn phụ thuộc USB Token.
Ký bằng SIM CA/Mobile CA	Người ký xác thực ký số thông qua thuê bao di động hoặc phương thức ký trên di động.	Người dùng cần ký linh hoạt trên điện thoại, không cắm Token.
Ký bằng OTP	Người ký nhập mã xác thực dùng một lần được gửi về số điện thoại/email.	Khách hàng cá nhân, cộng tác viên, đối tác ký nhanh từ xa.
Ký eKYC	Người ký xác thực danh tính điện tử trước hoặc trong quá trình ký.	Khách hàng cá nhân cần xác minh danh tính trước khi ký.
Ký ảnh chữ ký	Hệ thống hiển thị ảnh chữ ký đã cập nhật tại vị trí ký trên hợp đồng.	Hồ sơ cần thể hiện hình ảnh chữ ký trực quan trên văn bản.

Tùy vào gói dịch vụ, cấu hình tài khoản và chính sách triển khai của từng doanh nghiệp, danh sách phương thức ký hiển thị trên hệ thống có thể khác nhau. Người quản trị nên kiểm tra thực tế trong tài khoản VContract trước khi hướng dẫn người dùng.

3. Ký số USB Token trên VContract

Ký số USB Token là phương thức quen thuộc với nhiều doanh nghiệp. Người ký sử dụng thiết bị USB Token chứa chứng thư số để ký hợp đồng điện tử trên máy tính. Khi bấm ký, hệ thống có thể yêu cầu chọn chứng thư số và nhập mã PIN để xác nhận.

Phương thức này thường phù hợp với hợp đồng doanh nghiệp, hợp đồng có giá trị lớn, hợp đồng cần người đại diện pháp luật hoặc bộ phận được cấp chữ ký số thực hiện ký.

• Cần máy tính có kết nối Internet ổn định.
• Cần cắm USB Token vào máy tính khi ký.
• Cần cài driver Token, phần mềm quản lý chữ ký số hoặc Plugin ký số nếu hệ thống yêu cầu.
• Cần nhập đúng mã PIN chữ ký số.
• Chứng thư số phải còn hiệu lực và đúng chủ thể ký.

Nếu ký bằng USB Token, người dùng thường gặp một số lỗi như chưa cài Plugin ký số, không tìm thấy chứng thư số, máy tính không nhận Token, nhập sai mã PIN hoặc trình duyệt chặn ứng dụng ký số. Vì vậy, trước khi triển khai, doanh nghiệp nên hướng dẫn người ký cài đặt đầy đủ phần mềm hỗ trợ.

4. Ký số từ xa bằng MySign hoặc Cloud CA

Ký hợp đồng điện tử bằng MySign hoặc Cloud CA là phương thức ký số từ xa, giúp người ký không phải phụ thuộc hoàn toàn vào USB Token vật lý. Người ký có thể xác nhận lệnh ký qua tài khoản, thiết bị di động hoặc phương thức xác thực bảo mật được cấu hình.

Đây là phương thức phù hợp với lãnh đạo doanh nghiệp, người thường xuyên đi công tác, người cần ký hợp đồng từ xa hoặc người không thuận tiện mang theo USB Token. Khi dùng MySign hoặc Cloud CA, doanh nghiệp cần bảo đảm người ký đã được đăng ký, kích hoạt tài khoản và phân quyền đúng trên hệ thống.

• Phù hợp với người ký thường xuyên, ký từ xa.
• Giảm phụ thuộc vào máy tính có cổng USB.
• Hạn chế lỗi driver, Token hoặc Plugin trên máy tính.
• Cần bảo mật tài khoản, thiết bị xác thực và mã xác nhận.
• Cần cấu hình đúng phương thức ký cho tài khoản người ký.

Nếu không thấy lựa chọn MySign hoặc Cloud CA khi ký, có thể tài khoản chưa được kích hoạt phương thức ký số từ xa, chưa được phân quyền hoặc hợp đồng đang cấu hình theo phương thức khác.

5. Ký bằng SIM CA hoặc Mobile CA

Ký hợp đồng bằng SIM CA hoặc Mobile CA là phương thức ký trên thiết bị di động, phù hợp với người dùng cần xử lý hợp đồng nhanh và linh hoạt hơn so với việc ký bằng USB Token. Người ký có thể xác nhận thao tác ký thông qua thuê bao, thiết bị hoặc phương thức xác thực di động được hệ thống hỗ trợ.

Phương thức này thường phù hợp với người ký cá nhân, nhân sự, cộng tác viên, người thường xuyên làm việc ngoài văn phòng hoặc các trường hợp doanh nghiệp đã triển khai dịch vụ ký số di động.

Khi cấu hình SIM CA hoặc Mobile CA, cần kiểm tra đúng số thuê bao, đúng người ký, trạng thái dịch vụ còn hoạt động và tài khoản VContract đã được gán đúng phương thức ký.

6. Ký hợp đồng bằng mã OTP

Ký hợp đồng bằng mã OTP là phương thức phổ biến khi người ký cần thao tác nhanh trên điện thoại hoặc trình duyệt mà không cần thiết bị chữ ký số. Hệ thống gửi mã xác thực dùng một lần về số điện thoại, email hoặc kênh xác thực đã đăng ký. Người ký nhập mã OTP để hoàn tất xác nhận.

Phương thức ký OTP phù hợp với khách hàng cá nhân, cộng tác viên, đối tác bên ngoài hoặc các hồ sơ có quy trình xác thực đơn giản. Tuy nhiên, người ký cần bảo mật mã OTP và chỉ nhập mã sau khi đã đọc kỹ nội dung hợp đồng.

• Không cần cắm USB Token.
• Thao tác nhanh trên điện thoại hoặc máy tính.
• Phù hợp với người ký bên ngoài doanh nghiệp.
• Cần đúng số điện thoại/email nhận mã OTP.
• Không được chia sẻ mã OTP cho người khác.

Nếu không nhận được OTP, người dùng cần kiểm tra sóng điện thoại, hộp thư, email, số điện thoại nhận ký hoặc liên hệ người gửi hợp đồng để kiểm tra thông tin người nhận.

7. Ký bằng eKYC trên VContract

Ký hợp đồng bằng eKYC là hình thức kết hợp xác thực danh tính điện tử trong quá trình ký hợp đồng. Người ký có thể được yêu cầu xác minh thông tin cá nhân, giấy tờ tùy thân, khuôn mặt hoặc các yếu tố định danh khác tùy theo quy trình doanh nghiệp thiết lập.

Phương thức này phù hợp với giao dịch cần xác minh đúng người ký, đặc biệt khi ký từ xa với khách hàng cá nhân. eKYC giúp doanh nghiệp tăng mức độ tin cậy trong quy trình ký và hạn chế rủi ro người khác sử dụng thông tin không đúng để ký hợp đồng.

Khi cấu hình eKYC, doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp nào bắt buộc định danh, thông tin nào cần thu thập, người ký cần thao tác trên thiết bị nào và cách lưu vết xác thực trong hồ sơ hợp đồng.

8. Ký ảnh chữ ký trên hợp đồng điện tử

Ký ảnh chữ ký là hình thức thể hiện hình ảnh chữ ký của người ký trên văn bản điện tử. Người dùng có thể cập nhật ảnh chữ ký trong tài khoản hoặc hệ thống hiển thị ảnh chữ ký tại vị trí ký đã được đặt trên hợp đồng.

Cần hiểu đúng rằng ảnh chữ ký chủ yếu là phần hiển thị trực quan trên văn bản. Giá trị xác thực của hợp đồng còn phụ thuộc vào tài khoản ký, phương thức ký, mã xác thực, thời điểm ký, dữ liệu hệ thống và các yếu tố kiểm chứng khác.

Khi dùng ký ảnh, người dùng nên chuẩn bị ảnh chữ ký rõ nét, nền trắng hoặc nền trong suốt, không bị nhòe, không có nội dung thừa và đúng chủ thể ký. Doanh nghiệp cũng nên quy định rõ ai được cập nhật ảnh chữ ký và ai được phép sử dụng phương thức này.

9. Cách chọn phương thức ký phù hợp cho từng loại hợp đồng

Không có một phương thức ký duy nhất phù hợp với mọi trường hợp. Doanh nghiệp nên chọn phương thức ký dựa trên đối tượng ký, giá trị hợp đồng, mức độ rủi ro, yêu cầu xác thực và thói quen sử dụng của người ký.

Trường hợp	Phương thức nên cân nhắc	Ghi chú
Doanh nghiệp ký với doanh nghiệp	USB Token, MySign, Cloud CA	Nên dùng phương thức ký số phù hợp với pháp nhân.
Khách hàng cá nhân ký nhanh	OTP, eKYC, ký ảnh tùy cấu hình	Cần đúng số điện thoại/email và xác thực danh tính nếu cần.
Lãnh đạo ký từ xa	MySign, Cloud CA, Mobile CA	Thuận tiện khi người ký không có mặt tại văn phòng.
Hợp đồng nội bộ doanh nghiệp	OTP, MySign, ký ảnh, chữ ký số	Tùy mức độ quan trọng của hồ sơ và quy định nội bộ.
Hợp đồng cần kiểm soát chặt	Chữ ký số, eKYC, luồng duyệt nhiều bước	Nên thiết lập thêm bước kiểm tra trước khi gửi ký.

10. Cách cấu hình phương thức ký trong phần mềm VContract

Tùy phiên bản giao diện và quyền tài khoản, tên menu trên hệ thống có thể khác nhau. Tuy nhiên, quy trình cấu hình phương thức ký trong VContract thường gồm các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Đăng nhập bằng tài khoản quản trị

Người dùng truy cập hệ thống VContract và đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị hoặc quyền cấu hình hệ thống. Nếu chỉ là tài khoản người ký thông thường, người dùng có thể không thấy menu cấu hình phương thức ký.

Trường hợp không có quyền cấu hình, cần liên hệ quản trị viên VContract của doanh nghiệp để được cấp quyền hoặc nhờ hỗ trợ thiết lập.

Bước 2: Vào khu vực cấu hình hệ thống

Sau khi đăng nhập, người quản trị tìm đến khu vực cấu hình hệ thống, danh mục, thiết lập hợp đồng, cấu hình phương thức ký hoặc cấu hình người ký. Tên menu có thể khác nhau theo từng phiên bản triển khai.

Trước khi thay đổi, nên kiểm tra các phương thức ký đang được kích hoạt để tránh tắt nhầm phương thức mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Bước 3: Bật hoặc chọn các phương thức ký được sử dụng

Người quản trị chọn các phương thức ký mà doanh nghiệp muốn áp dụng như USB Token, MySign, Cloud CA, SIM CA, OTP, eKYC hoặc ký ảnh. Nếu hệ thống có phần bật/tắt trạng thái, cần bật phương thức cần sử dụng và lưu cấu hình.

Không nên bật tất cả phương thức nếu doanh nghiệp không có nhu cầu. Việc hiển thị quá nhiều lựa chọn có thể làm người tạo hợp đồng chọn nhầm phương thức ký.

Bước 4: Gán phương thức ký cho từng loại hợp đồng hoặc mẫu hợp đồng

Với các doanh nghiệp có nhiều loại hợp đồng, nên gán phương thức ký theo từng loại hồ sơ. Ví dụ, hợp đồng dịch vụ doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số; hợp đồng với khách hàng cá nhân có thể dùng OTP hoặc eKYC; hợp đồng nội bộ có thể dùng phương thức ký ảnh hoặc MySign tùy quy định.

Việc gán theo mẫu hợp đồng giúp người tạo hợp đồng không phải chọn lại từ đầu mỗi lần tạo hồ sơ, đồng thời giảm nguy cơ chọn sai phương thức ký.

Bước 5: Cấu hình thông tin người ký

Người quản trị cần kiểm tra thông tin người ký gồm họ tên, email, số điện thoại, vai trò ký, tài khoản đăng nhập và phương thức ký được phép sử dụng. Nếu ký bằng OTP, số điện thoại/email phải đúng. Nếu ký bằng MySign hoặc chữ ký số từ xa, tài khoản cần được kích hoạt trước.

Với người ký là doanh nghiệp, cần kiểm tra đúng chữ ký số, đúng pháp nhân và đúng người đại diện hoặc người được ủy quyền. Với người ký cá nhân, cần bảo đảm thông tin định danh và kênh nhận xác thực chính xác.

Bước 6: Thiết lập luồng ký và thứ tự ký

Sau khi chọn phương thức ký, doanh nghiệp cần thiết lập luồng ký. Luồng ký xác định ai ký trước, ai ký sau, ai duyệt, ai chỉ xem và ai nhận thông báo. Với hợp đồng nhiều bên, thứ tự ký cần được kiểm tra kỹ để tránh dừng luồng hoặc gửi sai người.

Ví dụ, hợp đồng có thể được cấu hình theo thứ tự: nhân viên tạo hợp đồng, trưởng bộ phận duyệt, giám đốc ký, đối tác ký. Mỗi người trong luồng có thể được gán phương thức ký khác nhau tùy vai trò.

Bước 7: Lưu cấu hình và tạo hợp đồng thử

Sau khi thiết lập xong, người quản trị nên lưu cấu hình và tạo một hợp đồng thử để kiểm tra. Việc kiểm tra thử giúp phát hiện sớm lỗi như không hiện phương thức ký, sai người nhận, không nhận OTP, không nhận yêu cầu MySign hoặc không đặt được vị trí ký.

Nếu mọi bước hoạt động đúng, doanh nghiệp có thể hướng dẫn các bộ phận sử dụng chính thức. Nếu có lỗi, cần chỉnh lại cấu hình trước khi áp dụng rộng rãi.

11. Lỗi thường gặp khi cấu hình phương thức ký

Trong quá trình cấu hình phương thức ký trên VContract, người dùng có thể gặp một số lỗi phổ biến. Dưới đây là bảng tổng hợp nguyên nhân và cách xử lý tham khảo.

Lỗi thường gặp	Nguyên nhân có thể	Cách xử lý
Không thấy menu cấu hình phương thức ký	Tài khoản chưa có quyền quản trị hoặc quyền cấu hình.	Liên hệ quản trị viên để cấp quyền phù hợp.
Không thấy phương thức ký khi tạo hợp đồng	Phương thức chưa được bật hoặc chưa gán cho loại hợp đồng.	Kiểm tra lại cấu hình phương thức ký và mẫu hợp đồng.
Người ký không nhận được OTP	Sai số điện thoại, email hoặc kênh nhận xác thực.	Cập nhật lại thông tin người ký và gửi lại yêu cầu ký.
Không ký được bằng MySign	Tài khoản MySign chưa kích hoạt hoặc chưa gán đúng người ký.	Kiểm tra trạng thái tài khoản MySign và phương thức ký được phép dùng.
Ký USB Token báo lỗi Plugin	Máy tính chưa cài Plugin, thiếu driver hoặc trình duyệt chặn quyền.	Cài Plugin ký số, kiểm tra Token, khởi động lại trình duyệt hoặc máy tính.
Người ký không thấy nút ký	Chưa đến lượt ký, sai tài khoản hoặc chưa đặt vị trí ký.	Kiểm tra luồng ký, tài khoản nhận ký và vị trí ký trên hợp đồng.

12. Lưu ý khi cấu hình phương thức ký cho doanh nghiệp

Để hệ thống VContract vận hành ổn định, doanh nghiệp không nên cấu hình phương thức ký một cách tùy tiện. Cần có quy định rõ ràng cho từng nhóm hợp đồng và từng nhóm người ký.

• Xác định rõ loại hợp đồng nào dùng chữ ký số, loại nào dùng OTP hoặc eKYC.
• Không bật quá nhiều phương thức ký nếu người dùng không cần sử dụng.
• Kiểm tra kỹ thông tin người ký trước khi gửi hợp đồng.
• Không dùng chung tài khoản ký cho nhiều người.
• Không chia sẻ mã OTP, mã PIN, tài khoản MySign hoặc USB Token.
• Thiết lập luồng ký rõ ràng để tránh nhầm thứ tự ký.
• Tạo hợp đồng thử trước khi áp dụng cấu hình mới cho toàn doanh nghiệp.
• Định kỳ rà soát quyền ký và phương thức ký của nhân sự đã nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí.

Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều phòng ban, nên phân quyền quản trị hợp lý. Chỉ một số người phụ trách nên được quyền thay đổi cấu hình phương thức ký để tránh ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình hợp đồng.

13. Câu hỏi thường gặp về phương thức ký trên VContract

1. VContract có thể dùng nhiều phương thức ký trong cùng một hợp đồng không?

Có thể cấu hình nhiều người ký với phương thức ký khác nhau tùy theo luồng ký và quyền được thiết lập. Ví dụ, bên doanh nghiệp ký bằng chữ ký số, còn khách hàng cá nhân ký bằng OTP hoặc eKYC.

2. Không thấy phương thức ký mong muốn thì xử lý thế nào?

Người dùng nên kiểm tra tài khoản có được phân quyền sử dụng phương thức đó hay chưa, phương thức đã được bật trong cấu hình hệ thống chưa và mẫu hợp đồng có cho phép dùng phương thức đó không.

3. Ký bằng OTP có cần cài Plugin ký số không?

Thông thường, ký bằng OTP không giống ký bằng USB Token nên không nhất thiết cần cài Plugin ký số trên máy tính. Tuy nhiên, yêu cầu cụ thể còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp cấu hình hệ thống.

4. Ký bằng MySign có cần USB Token không?

MySign là phương thức ký số từ xa, thường không phụ thuộc vào việc cắm USB Token tại thời điểm ký. Người dùng cần tài khoản đã kích hoạt và thực hiện xác nhận theo quy trình bảo mật.

5. Có thể thay đổi phương thức ký sau khi gửi hợp đồng không?

Tùy trạng thái hợp đồng và quyền được cấp. Nếu hợp đồng chưa được ký, có thể cần thu hồi hoặc chỉnh sửa luồng ký theo quy trình. Nếu hợp đồng đã hoàn tất, không nên tự ý thay đổi hồ sơ đã ký.

6. Phương thức ký nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp?

Doanh nghiệp nên căn cứ vào loại hợp đồng, đối tượng ký và mức độ kiểm soát cần thiết. Hợp đồng quan trọng có thể dùng chữ ký số hoặc ký số từ xa; hợp đồng đơn giản với khách hàng cá nhân có thể dùng OTP hoặc eKYC tùy quy trình.

14. Kết luận

VContract Viettel hỗ trợ nhiều phương thức ký khác nhau như USB Token, MySign, Cloud CA, SIM CA, OTP, eKYC và ký ảnh. Mỗi phương thức có ưu điểm riêng và phù hợp với từng đối tượng ký, từng loại hợp đồng và từng quy trình quản lý của doanh nghiệp.

Để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần cấu hình đúng phương thức ký trong phần mềm, gán đúng cho từng loại hợp đồng, thiết lập đúng người ký và kiểm tra kỹ luồng ký trước khi gửi hợp đồng. Khi cấu hình chuẩn, VContract giúp doanh nghiệp ký kết hợp đồng điện tử nhanh hơn, giảm lỗi thao tác và quản lý hồ sơ chuyên nghiệp hơn.