Hủy bỏ hợp đồng điện tử đã ký thủ tục như thế nào?

Hủy bỏ hợp đồng điện tử là việc một hoặc các bên chấm dứt hiệu lực của hợp đồng đã được giao kết bằng phương thức điện tử khi có căn cứ theo thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định pháp luật. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa hủy bỏ hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, thanh lý hợp đồng và hủy giao dịch trên hệ thống ký điện tử. Đây là các khái niệm có ý nghĩa pháp lý khác nhau, cần phân biệt rõ để xử lý đúng.

Hợp đồng điện tử không phải là loại hợp đồng “dễ hủy” hơn hợp đồng giấy. Khi đã được các bên giao kết hợp lệ, hợp đồng điện tử vẫn có giá trị ràng buộc. Việc hủy bỏ chỉ nên thực hiện khi có căn cứ rõ ràng, có thông báo cho bên còn lại, có hồ sơ chứng minh và có phương án xử lý hậu quả sau khi hủy bỏ.

1. Hủy bỏ hợp đồng điện tử là gì?

Hủy bỏ hợp đồng điện tử là việc hợp đồng điện tử đã được giao kết nhưng sau đó bị hủy bỏ do một bên vi phạm điều kiện hủy bỏ, vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ, các bên có thỏa thuận hủy bỏ hoặc thuộc trường hợp pháp luật cho phép hủy bỏ.

Về bản chất, hủy bỏ hợp đồng làm cho hợp đồng không còn được tiếp tục thực hiện. Các bên phải xử lý hậu quả của việc hủy bỏ như hoàn trả cho nhau những gì đã nhận, thanh toán nghĩa vụ phát sinh, bồi thường thiệt hại nếu có và bảo lưu các thỏa thuận về phạt vi phạm, bồi thường, giải quyết tranh chấp nếu hợp đồng có quy định.

2. Khi nào được hủy bỏ hợp đồng điện tử?

Không phải cứ một bên không muốn tiếp tục hợp đồng là có thể tự ý hủy bỏ. Việc hủy bỏ hợp đồng điện tử cần có căn cứ rõ ràng. Một số trường hợp thường gặp gồm:

1. Hủy bỏ theo thỏa thuận: Hai bên thống nhất hủy bỏ hợp đồng và lập văn bản, thông điệp dữ liệu hoặc biên bản xác nhận.
2. Hủy bỏ do vi phạm điều kiện hủy bỏ: Một bên vi phạm điều khoản mà hợp đồng đã quy định là căn cứ để hủy bỏ.
3. Hủy bỏ do vi phạm nghiêm trọng: Một bên không thực hiện đúng nghĩa vụ đến mức làm cho bên còn lại không đạt được mục đích khi ký hợp đồng.
4. Hủy bỏ do chậm thực hiện nghĩa vụ: Bên có nghĩa vụ không thực hiện trong thời hạn hợp lý sau khi đã được yêu cầu thực hiện.
5. Hủy bỏ do không có khả năng thực hiện: Việc thực hiện hợp đồng không thể tiếp tục khiến mục đích giao kết không đạt được.
6. Trường hợp khác theo pháp luật: Một số loại hợp đồng chuyên ngành có thể có quy định riêng về hủy bỏ, chấm dứt hoặc xử lý vi phạm.

3. Phân biệt hủy bỏ, chấm dứt và thanh lý hợp đồng điện tử

Khi xử lý hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần phân biệt rõ các khái niệm sau để dùng đúng văn bản và đúng quy trình.

4. Quy trình hủy bỏ hợp đồng điện tử như thế nào?

Tùy từng loại hợp đồng và nền tảng ký điện tử, quy trình xử lý có thể khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình cơ bản sau:

1. Bước 1: Kiểm tra tình trạng hợp đồng. Xác định hợp đồng mới đang trình ký, đã ký một phần hay đã hoàn tất ký kết.
2. Bước 2: Xác định căn cứ hủy bỏ. Kiểm tra điều khoản hợp đồng, phụ lục, hành vi vi phạm, thông báo, biên bản và chứng cứ liên quan.
3. Bước 3: Trao đổi với bên còn lại. Nếu hủy bỏ theo thỏa thuận, hai bên nên thống nhất bằng văn bản hoặc thông điệp dữ liệu.
4. Bước 4: Lập thông báo hoặc biên bản hủy bỏ. Văn bản cần nêu rõ số hợp đồng, ngày ký, lý do hủy bỏ, thời điểm hủy bỏ và trách nhiệm xử lý sau hủy bỏ.
5. Bước 5: Ký điện tử văn bản hủy bỏ. Các bên có thể ký thông báo, biên bản hoặc phụ lục hủy bỏ trên nền tảng hợp đồng điện tử.
6. Bước 6: Xử lý hậu quả sau hủy bỏ. Hoàn trả tiền, hàng hóa, tài liệu, công nợ, hóa đơn, chứng từ, tài khoản truy cập hoặc tài sản đã nhận nếu có.
7. Bước 7: Lưu trữ hồ sơ. Lưu hợp đồng gốc, lịch sử ký, thông báo hủy bỏ, biên bản làm việc, chứng từ hoàn trả và toàn bộ tài liệu liên quan.

5. Trường hợp hợp đồng điện tử chưa ký xong thì xử lý ra sao?

Nếu hợp đồng điện tử mới được tạo trên hệ thống nhưng chưa hoàn tất chữ ký của các bên, doanh nghiệp thường có thể hủy luồng ký, thu hồi yêu cầu ký hoặc tạo lại bản hợp đồng mới. Trường hợp này chưa chắc đã là “hủy bỏ hợp đồng” theo nghĩa pháp lý, vì hợp đồng có thể chưa được giao kết hoàn chỉnh.

Một số tình huống thường gặp gồm: sai tên công ty, sai mã số thuế, sai giá trị hợp đồng, sai người ký, sai vị trí ký, thiếu phụ lục, nhầm file đính kèm hoặc thay đổi nội dung trước khi ký. Khi đó, doanh nghiệp nên hủy luồng ký cũ, ghi nhận lý do hủy và gửi lại bản hợp đồng đã chỉnh sửa.

6. Trường hợp hợp đồng điện tử đã ký xong thì có xóa được không?

Với hợp đồng điện tử đã hoàn tất ký kết, doanh nghiệp không nên chỉ xóa file hoặc xóa dữ liệu nội bộ để coi như hợp đồng không còn tồn tại. Hợp đồng đã ký có thể đã phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các bên, đồng thời có thể đã được dùng để xuất hóa đơn, thanh toán, bàn giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc làm căn cứ kế toán.

Nếu muốn hủy bỏ hợp đồng đã ký, doanh nghiệp nên lập văn bản hủy bỏ hoặc biên bản thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng điện tử. Văn bản này cần được ký bởi đúng chủ thể có thẩm quyền và lưu cùng hồ sơ hợp đồng gốc.

7. Hủy bỏ hợp đồng điện tử cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Hồ sơ hủy bỏ hợp đồng điện tử nên được chuẩn bị đầy đủ để tránh tranh chấp về sau. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể cần các tài liệu sau:

1. Bản hợp đồng điện tử đã ký và các phụ lục kèm theo.
2. Lịch sử ký, thời gian ký, thông tin người ký và chứng thư số nếu có.
3. Email, tin nhắn, thông báo hoặc tài liệu trao đổi giữa các bên.
4. Biên bản vi phạm, biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận hoặc biên bản làm việc.
5. Hóa đơn, chứng từ thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, sao kê ngân hàng.
6. Thông báo yêu cầu khắc phục vi phạm nếu có.
7. Thông báo hủy bỏ hợp đồng hoặc biên bản thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng.
8. Chứng từ hoàn trả tiền, hàng hóa, tài sản hoặc hồ sơ sau khi hủy bỏ.

8. Hậu quả pháp lý khi hủy bỏ hợp đồng điện tử

Khi hợp đồng điện tử bị hủy bỏ hợp lệ, các bên phải xử lý hậu quả theo thỏa thuận và quy định pháp luật. Một số hậu quả thường gặp gồm:

1. Các bên không tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ chưa thực hiện, trừ nghĩa vụ phát sinh sau hủy bỏ nếu có thỏa thuận.
2. Các bên hoàn trả cho nhau những gì đã nhận, ví dụ tiền, hàng hóa, tài sản, tài liệu hoặc quyền truy cập.
3. Bên có lỗi gây thiệt hại có thể phải bồi thường nếu có căn cứ chứng minh.
4. Điều khoản về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp có thể vẫn được áp dụng nếu hợp đồng có thỏa thuận.
5. Doanh nghiệp cần xử lý kèm theo các vấn đề về hóa đơn, thuế, kế toán, công nợ và hồ sơ nội bộ.

9. Mẫu thông báo hủy bỏ hợp đồng điện tử

Dưới đây là mẫu tham khảo. Khi sử dụng thực tế, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo loại hợp đồng, căn cứ hủy bỏ, nghĩa vụ đã thực hiện và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

10. Mẫu biên bản thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng điện tử

Nếu hai bên cùng thống nhất hủy bỏ hợp đồng, nên dùng biên bản thỏa thuận hủy bỏ để tránh tranh chấp. Nội dung nên thể hiện rõ hợp đồng nào bị hủy, lý do hủy, thời điểm hủy và trách nhiệm còn lại của các bên.

11. VContract Viettel hỗ trợ hủy bỏ và quản lý hợp đồng điện tử như thế nào?

VContract Viettel là giải pháp hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, trình ký, ký số, quản lý, tra cứu và lưu trữ hợp đồng trên môi trường điện tử. Khi doanh nghiệp cần xử lý hợp đồng đã ký, phụ lục, biên bản thanh lý, thông báo hủy bỏ hoặc thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng, VContract giúp quy trình được thực hiện rõ ràng và dễ kiểm soát hơn.

Một số lợi ích khi sử dụng VContract Viettel trong quản lý hợp đồng:

1. Lưu trữ hợp đồng tập trung: Hạn chế thất lạc hồ sơ, dễ tìm kiếm hợp đồng gốc, phụ lục và biên bản liên quan.
2. Theo dõi lịch sử ký: Doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái ký, thời gian ký và người ký.
3. Ký nhanh văn bản xử lý sau hợp đồng: Hỗ trợ ký thông báo, phụ lục, biên bản thanh lý hoặc biên bản thỏa thuận hủy bỏ.
4. Giảm phụ thuộc vào giấy tờ: Không cần in, chuyển phát, lưu kho quá nhiều hồ sơ giấy.
5. Phù hợp nhiều phòng ban: Kinh doanh, pháp chế, kế toán, nhân sự và ban giám đốc có thể phối hợp trong cùng quy trình.
6. Tăng tính minh bạch: Hồ sơ điện tử giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu khi có kiểm tra nội bộ, kiểm toán hoặc tranh chấp.

12. Lưu ý để hủy bỏ hợp đồng điện tử an toàn

1. Không tự ý xóa hợp đồng đã ký nếu chưa có văn bản xử lý rõ ràng.
2. Kiểm tra kỹ hợp đồng gốc, phụ lục và điều khoản hủy bỏ trước khi gửi thông báo.
3. Xác định đúng căn cứ hủy bỏ, tránh hủy bỏ trái luật dẫn đến trách nhiệm bồi thường.
4. Gửi thông báo cho bên còn lại bằng phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng.
5. Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ nếu hai bên cùng thống nhất.
6. Xử lý rõ công nợ, hóa đơn, chứng từ, hàng hóa, tài sản và nghĩa vụ bảo mật.
7. Lưu toàn bộ lịch sử ký, thông báo, biên bản, chứng từ hoàn trả và tài liệu liên quan.
8. Với hợp đồng có giá trị lớn hoặc tranh chấp phức tạp, nên tham khảo ý kiến pháp lý trước khi hủy bỏ.

13. Câu hỏi thường gặp về hủy bỏ hợp đồng điện tử

14. Kết luận

Hủy bỏ hợp đồng điện tử không chỉ là thao tác kỹ thuật trên hệ thống mà là một vấn đề pháp lý cần xử lý cẩn trọng. Doanh nghiệp cần xác định hợp đồng đã ký hay chưa, căn cứ hủy bỏ là gì, có cần sự đồng ý của bên còn lại hay không, hậu quả sau hủy bỏ xử lý thế nào và hồ sơ nào cần lưu trữ.

Với các doanh nghiệp thường xuyên ký, sửa đổi, thanh lý hoặc hủy bỏ hợp đồng, việc sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử như VContract Viettel giúp quản lý hồ sơ tập trung, theo dõi lịch sử ký, ký nhanh văn bản xử lý sau hợp đồng và giảm rủi ro thất lạc tài liệu.