Hợp đồng bản scan/photo có giá trị pháp lý không?

Trong thực tế giao dịch, rất nhiều doanh nghiệp và cá nhân thường ký hợp đồng giấy, sau đó scan hoặc chụp lại để gửi qua email, Zalo, phần mềm nội bộ hoặc lưu trữ trên máy tính. Cách làm này nhanh, tiện, dễ gửi cho nhiều người cùng xem. Tuy nhiên, câu hỏi quan trọng là: hợp đồng bản scan có giá trị pháp lý như bản gốc không, có dùng để chứng minh khi tranh chấp được không, và có nên thay bằng hợp đồng điện tử hay không?

Về bản chất, bản scan là bản sao điện tử được tạo ra từ hợp đồng giấy. Bản scan có thể hỗ trợ chứng minh giao dịch đã từng tồn tại, các bên đã từng trao đổi, đã từng ký kết hoặc đã từng thực hiện nghĩa vụ. Nhưng bản scan không phải lúc nào cũng có giá trị như bản gốc, nhất là khi phát sinh tranh chấp về chữ ký, con dấu, nội dung bị chỉnh sửa hoặc bên kia phủ nhận việc ký.

1. Hợp đồng bản scan là gì?

Hợp đồng bản scan là bản điện tử được tạo ra bằng cách quét hoặc chụp lại hợp đồng giấy đã được in, ký tay, đóng dấu hoặc xác nhận theo cách truyền thống. File scan thường có định dạng PDF, JPG, PNG hoặc được gửi dưới dạng tệp đính kèm trong email.

Ví dụ, hai bên ký một hợp đồng mua bán bằng giấy. Sau khi ký xong, một bên scan toàn bộ hợp đồng thành file PDF và gửi cho bên còn lại. File PDF đó chính là bản scan của hợp đồng giấy. Bản scan giúp lưu trữ và trao đổi thuận tiện, nhưng vẫn cần phân biệt với bản hợp đồng gốc và hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số.

2. Căn cứ pháp luật liên quan đến hợp đồng bản scan

Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể. Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử cũng được coi là giao dịch bằng văn bản.

Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức như văn bản điện tử, tài liệu điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, fax và các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác. Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Tuy nhiên, cần hiểu đúng: bản scan hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử được ký hợp lệ không hoàn toàn giống nhau. Bản scan thường chỉ là bản sao từ tài liệu giấy. Còn hợp đồng điện tử là hợp đồng được khởi tạo, giao kết, ký và lưu trữ trong môi trường điện tử, có thể kèm chữ ký điện tử, chữ ký số, nhật ký ký, thời gian ký và dữ liệu xác thực.

3. Hợp đồng bản scan có giá trị pháp lý không?

Hợp đồng bản scan có thể có giá trị tham khảo, lưu trữ và chứng minh trong một số trường hợp, đặc biệt khi các bên đều thừa nhận nội dung hợp đồng, thừa nhận chữ ký, thừa nhận quá trình giao dịch và đã thực hiện một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ.

Ví dụ, bên A gửi bản scan hợp đồng cho bên B qua email. Sau đó bên B chuyển tiền theo đúng nội dung hợp đồng, bên A giao hàng, hai bên có biên bản nghiệm thu hoặc tin nhắn xác nhận. Trong trường hợp này, bản scan có thể là một trong các tài liệu chứng minh mối quan hệ giao dịch giữa hai bên.

Nhưng nếu xảy ra tranh chấp, bản scan có thể bị đặt vấn đề về tính xác thực. Một bên có thể cho rằng chữ ký không phải của mình, hợp đồng đã bị chỉnh sửa sau khi scan, file không phải bản cuối cùng, thiếu trang, thiếu phụ lục hoặc không trùng với bản gốc. Khi đó, việc chứng minh sẽ phức tạp hơn so với hợp đồng điện tử có dữ liệu xác thực đầy đủ hoặc hợp đồng giấy bản gốc còn nguyên vẹn.

4. Bản scan khác gì bản gốc hợp đồng giấy?

Bản gốc hợp đồng giấy là tài liệu trực tiếp có chữ ký tươi, dấu doanh nghiệp nếu có, số trang, dấu giáp lai hoặc các dấu hiệu nhận biết khác. Khi cần đối chiếu, các bên có thể kiểm tra chất liệu giấy, mực ký, dấu đóng, chữ ký thật và tình trạng tài liệu.

Trong khi đó, bản scan chỉ là bản sao điện tử. Bản scan dễ gửi, dễ lưu, dễ in lại, nhưng cũng có nguy cơ bị chỉnh sửa, cắt ghép hoặc thay thế trang nếu không có biện pháp bảo vệ. Vì vậy, nếu chỉ giữ bản scan mà làm mất bản gốc thì khi tranh chấp, việc chứng minh nội dung hợp đồng có thể gặp rủi ro.

5. Những rủi ro khi chỉ dùng hợp đồng bản scan

5.1. Khó chứng minh chữ ký thật hay giả

Khi chỉ có file scan, việc xác định chữ ký có thật do người ký thực hiện hay không sẽ khó hơn so với bản gốc. File scan không thể hiện đầy đủ dấu vết vật lý của chữ ký như lực bút, mực viết, nét đè trên giấy. Nếu một bên phủ nhận chữ ký, bên còn lại có thể phải cung cấp thêm bản gốc hoặc các chứng cứ khác.

5.2. Có nguy cơ bị chỉnh sửa nội dung

File PDF hoặc ảnh scan có thể bị chỉnh sửa bằng phần mềm. Một số trường hợp có thể thay đổi số tiền, thời hạn, số tài khoản, điều khoản phạt, phụ lục hoặc chữ ký. Nếu không có bản gốc để đối chiếu, việc chứng minh đâu là nội dung cuối cùng sẽ phức tạp.

5.3. Dễ thiếu trang, thiếu phụ lục

Nhiều hợp đồng có phụ lục, bảng giá, biên bản bàn giao, điều khoản kỹ thuật hoặc bản vẽ kèm theo. Khi scan, người thực hiện có thể bỏ sót trang, scan thiếu phụ lục hoặc sắp xếp sai thứ tự. Điều này có thể làm hợp đồng thiếu căn cứ khi thực hiện.

5.4. Không có nhật ký ký và dữ liệu xác thực

Bản scan thường không có thông tin hệ thống về người ký, thời điểm ký, địa chỉ email gửi nhận, quy trình phê duyệt hoặc dữ liệu xác thực ký. Trong khi đó, hợp đồng điện tử được ký trên nền tảng như VContract Viettel có thể hỗ trợ quản lý luồng ký, trạng thái ký, thời gian ký và hồ sơ lưu trữ.

6. Khi nào bản scan hợp đồng có thể được dùng làm chứng cứ?

Bản scan hợp đồng có thể được dùng cùng với các chứng cứ khác để chứng minh giao dịch, nhất là khi có email trao đổi, tin nhắn xác nhận, chứng từ thanh toán, hóa đơn, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu thể hiện hai bên đã thực hiện hợp đồng.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng cứ có bản scan là chắc chắn thay thế được bản gốc trong mọi trường hợp. Giá trị chứng minh của bản scan phụ thuộc vào tính toàn vẹn của file, sự thừa nhận của các bên, cách thức tạo lập, gửi nhận, lưu trữ và các chứng cứ liên quan.

7. Có nên in bản scan ra giấy để dùng thay bản gốc không?

Việc in bản scan ra giấy chỉ tạo ra bản in từ file điện tử, không biến bản đó thành bản gốc có chữ ký tươi. Bản in từ bản scan có thể dùng để tham khảo nội bộ, lưu hồ sơ hoặc phục vụ đối chiếu nhanh, nhưng nếu cần chứng minh chữ ký, con dấu và nội dung gốc thì vẫn nên giữ bản hợp đồng giấy ban đầu.

Trường hợp doanh nghiệp muốn giảm phụ thuộc vào bản giấy, giải pháp phù hợp hơn là chuyển sang hợp đồng điện tử có ký điện tử hoặc chữ ký số. Khi đó, hợp đồng được tạo lập và ký ngay trong môi trường điện tử, không phải ký giấy rồi scan lại.

8. Hợp đồng bản scan khác gì hợp đồng điện tử?

Đây là điểm nhiều người dễ nhầm. Hợp đồng bản scan là hợp đồng giấy được quét hoặc chụp lại. Còn hợp đồng điện tử là hợp đồng được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, được các bên giao kết bằng phương tiện điện tử và có thể được ký bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số.

Nói cách khác, bản scan thường là “ảnh chụp của hợp đồng giấy”, còn hợp đồng điện tử là “hợp đồng được ký và quản lý trong môi trường điện tử”. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ ký tay rồi scan, quy trình vẫn phụ thuộc vào bản giấy. Nếu dùng VContract Viettel, doanh nghiệp có thể số hóa ngay từ bước tạo hợp đồng, gửi ký, ký, lưu trữ và tra cứu.

9. Vì sao nên chuyển từ hợp đồng bản scan sang VContract Viettel?

Với doanh nghiệp ký nhiều hợp đồng mỗi tháng, việc in, ký, đóng dấu, scan, gửi email và lưu file thủ công rất dễ phát sinh sai sót. Nhân sự có thể gửi nhầm phiên bản, quên scan phụ lục, làm thất lạc bản gốc hoặc mất nhiều thời gian chờ đối tác ký.

VContract Viettel giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình ký điện tử tập trung hơn. Hợp đồng có thể được gửi ký từ xa, theo dõi trạng thái ký, lưu trữ trên hệ thống và tra cứu lại khi cần. Cách làm này phù hợp với hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng hợp tác, phụ lục hợp đồng và biên bản nghiệm thu.

10. Những loại hợp đồng nên hạn chế chỉ dùng bản scan

Không phải giao dịch nào cũng nên chỉ dùng bản scan. Với các hợp đồng có giá trị lớn, thời hạn dài hoặc dễ phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp nên giữ bản gốc cẩn thận hoặc chuyển sang ký điện tử có xác thực rõ ràng.

Một số hợp đồng nên đặc biệt cẩn trọng gồm: hợp đồng vay tiền, hợp đồng góp vốn, hợp đồng mua bán tài sản giá trị lớn, hợp đồng chuyển nhượng quyền, hợp đồng thuê nhà dài hạn, hợp đồng lao động quan trọng, hợp đồng dịch vụ giá trị cao, hợp đồng đại lý, hợp đồng phân phối, hợp đồng bảo mật và hợp đồng hợp tác kinh doanh.

11. Cách quản lý bản scan hợp đồng an toàn hơn

Nếu doanh nghiệp vẫn phải dùng bản scan trong một số trường hợp, nên xây dựng quy trình quản lý file rõ ràng. Không nên để mỗi nhân viên lưu một nơi, đặt tên file tùy ý hoặc gửi qua nhiều kênh không kiểm soát.

Doanh nghiệp có thể áp dụng các nguyên tắc như: scan hợp đồng thành một file PDF duy nhất, kiểm tra đủ số trang trước khi lưu, đặt tên file theo mã hợp đồng, lưu cùng bản gốc tại hệ thống quản lý tài liệu, phân quyền người được xem, hạn chế gửi qua tài khoản cá nhân và định kỳ rà soát hồ sơ hết hiệu lực.

Tuy nhiên, về lâu dài, việc chuyển sang hợp đồng điện tử vẫn là hướng phù hợp hơn cho doanh nghiệp cần quản trị hợp đồng chuyên nghiệp, giảm thao tác thủ công và tiết kiệm chi phí vận hành.

12. Kết luận

Hợp đồng bản scan có thể hỗ trợ lưu trữ, trao đổi và chứng minh giao dịch trong một số trường hợp, nhưng không nên xem là giải pháp thay thế hoàn toàn cho bản gốc hoặc hợp đồng điện tử được ký hợp lệ. Rủi ro lớn nhất của bản scan là khó xác thực chữ ký, dễ bị chỉnh sửa, thiếu dữ liệu ký và phụ thuộc vào việc các bên có thừa nhận hay không.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên phải ký hợp đồng từ xa, ký với nhiều chi nhánh, nhiều nhân sự hoặc nhiều khách hàng, VContract Viettel là giải pháp phù hợp để thay thế quy trình ký giấy rồi scan thủ công. Hợp đồng được ký điện tử, lưu trữ tập trung, dễ tra cứu và hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số quy trình ký kết.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng bản scan

1. Hợp đồng bản scan có thay thế được bản gốc không?

Không nên mặc nhiên coi bản scan thay thế hoàn toàn bản gốc. Bản scan có thể dùng để tham khảo, lưu trữ và chứng minh cùng các tài liệu khác, nhưng khi có tranh chấp về chữ ký hoặc nội dung, bản gốc vẫn rất quan trọng.

2. Ký tay rồi scan gửi qua email có được không?

Cách này vẫn được dùng phổ biến để trao đổi nhanh, nhưng cần giữ bản gốc và lưu lại email gửi nhận. Nếu muốn quy trình chắc chắn, dễ xác thực hơn, doanh nghiệp nên dùng hợp đồng điện tử có ký điện tử hoặc chữ ký số.

3. Bản scan có phải hợp đồng điện tử không?

Không hoàn toàn giống nhau. Bản scan là bản sao điện tử của hợp đồng giấy. Hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo lập, giao kết, ký và lưu trữ trong môi trường điện tử theo quy định pháp luật.

4. Có nên dùng VContract Viettel thay cho việc ký giấy rồi scan không?

Có, nhất là với doanh nghiệp ký nhiều hợp đồng, ký từ xa hoặc cần quản lý hồ sơ tập trung. VContract giúp giảm in ấn, chuyển phát, scan thủ công và hạn chế thất lạc hợp đồng.

5. Hợp đồng bản scan bị chỉnh sửa thì xử lý thế nào?

Cần đối chiếu với bản gốc, email gửi nhận, lịch sử trao đổi, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao và các tài liệu liên quan. Nếu thường xuyên gặp rủi ro này, doanh nghiệp nên chuyển sang ký hợp đồng điện tử để kiểm soát phiên bản và dữ liệu ký tốt hơn.