Hợp đồng vật liệu xây dựng mẫu mới nhất dành cho đại lý

Hợp đồng vật liệu xây dựng là loại hợp đồng được sử dụng phổ biến trong hoạt động xây dựng, thi công công trình, sửa chữa nhà ở, cải tạo nội thất, cung cấp vật tư cho dự án, cửa hàng vật liệu hoặc nhà thầu. Đối tượng của hợp đồng có thể là xi măng, cát, đá, sắt thép, gạch, ngói, sơn, thiết bị vệ sinh, dây điện, ống nước, vật tư hoàn thiện hoặc các loại vật liệu khác phục vụ quá trình xây dựng.

Vì vật liệu xây dựng thường liên quan đến số lượng lớn, giá trị cao, thời điểm giao hàng gấp và chất lượng ảnh hưởng trực tiếp đến công trình, hợp đồng cần được soạn rõ ràng ngay từ đầu. Nếu hợp đồng viết sơ sài, không quy định tiêu chuẩn vật liệu, thời gian giao, chi phí vận chuyển, nghiệm thu, đổi trả hoặc trách nhiệm khi giao hàng kém chất lượng, tranh chấp rất dễ phát sinh.

1. Hợp đồng vật liệu xây dựng là gì?

Hợp đồng vật liệu xây dựng là sự thỏa thuận giữa bên bán hoặc bên cung cấp vật liệu với bên mua, bên thi công, chủ đầu tư hoặc nhà thầu. Theo đó, bên bán có nghĩa vụ giao đúng loại vật liệu, đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận; bên mua có nghĩa vụ nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán theo hợp đồng.

Hợp đồng này có thể là hợp đồng mua bán hàng hóa thông thường, hợp đồng cung cấp vật tư theo từng đợt, hợp đồng nguyên tắc cung cấp vật liệu dài hạn hoặc hợp đồng cung cấp vật liệu cho một công trình cụ thể. Tùy quy mô giao dịch, các bên có thể lập hợp đồng chính kèm phụ lục báo giá, bảng khối lượng, tiến độ giao hàng và biên bản nghiệm thu.

2. Căn cứ pháp luật khi lập hợp đồng vật liệu xây dựng

Về bản chất, hợp đồng vật liệu xây dựng thường là hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa trong hoạt động thương mại. Theo Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Theo Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có quyền thỏa thuận về đối tượng, số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện, quyền nghĩa vụ, trách nhiệm vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp.

Đối với hoạt động mua bán hàng hóa trong thương mại, Luật Thương mại 2005 quy định mua bán hàng hóa là hoạt động thương mại, trong đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bên mua có nghĩa vụ thanh toán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận.

Với hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 ghi nhận thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Vì vậy, nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng vật liệu xây dựng, phụ lục báo giá, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu hoặc đối chiếu công nợ bằng nền tảng hợp đồng điện tử như VContract Viettel.

3. Những loại hợp đồng vật liệu xây dựng thường gặp

3.1. Hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng một lần

Đây là loại hợp đồng dùng cho một giao dịch cụ thể, ví dụ mua một khối lượng sắt thép, xi măng, cát đá hoặc gạch cho một công trình. Hợp đồng thường ghi rõ loại hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán.

3.2. Hợp đồng nguyên tắc cung cấp vật liệu xây dựng

Hợp đồng nguyên tắc thường được dùng khi hai bên có nhu cầu mua bán nhiều lần trong một thời gian dài. Hợp đồng chính quy định nguyên tắc chung về đặt hàng, giao hàng, thanh toán, công nợ, đổi trả, trách nhiệm vi phạm. Mỗi lần mua bán cụ thể có thể lập đơn hàng, phụ lục hoặc báo giá riêng.

3.3. Hợp đồng cung cấp vật liệu theo tiến độ công trình

Loại hợp đồng này thường áp dụng cho công trình xây dựng, nhà xưởng, dự án dân dụng hoặc hạ tầng. Bên cung cấp phải giao vật liệu theo từng giai đoạn thi công. Hợp đồng cần có lịch giao hàng, mốc tiến độ, trách nhiệm khi giao chậm và phương án xử lý khi công trình thay đổi khối lượng.

3.4. Hợp đồng cung cấp vật liệu kèm vận chuyển

Nhiều hợp đồng vật liệu xây dựng bao gồm cả chi phí vận chuyển đến công trình. Khi đó, cần ghi rõ giá đã bao gồm vận chuyển hay chưa, xe giao hàng vào được công trình hay không, ai chịu chi phí bốc dỡ, ai chịu rủi ro nếu hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

4. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng vật liệu xây dựng

4.1. Thông tin các bên

Hợp đồng cần ghi rõ thông tin bên bán và bên mua. Nếu là doanh nghiệp, cần có tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, số điện thoại, email và tài khoản ngân hàng. Nếu là cá nhân, cần có họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ và thông tin liên hệ.

4.2. Danh mục vật liệu xây dựng

Đây là phần quan trọng nhất của hợp đồng. Cần ghi rõ tên vật liệu, chủng loại, thương hiệu, mã hàng, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách đóng gói, đơn vị tính, số lượng và yêu cầu chất lượng. Ví dụ: thép phải ghi mác thép, đường kính, tiêu chuẩn; xi măng phải ghi loại xi măng, hãng sản xuất, bao bì, ngày sản xuất; gạch phải ghi kích thước, loại gạch, màu sắc, bề mặt và tỷ lệ hao hụt cho phép nếu có.

Không nên ghi chung chung như “cung cấp vật liệu xây dựng theo nhu cầu” hoặc “cung cấp sắt thép đạt yêu cầu”. Cách viết này rất dễ gây tranh cãi khi giao hàng không đúng mong muốn của bên mua.

4.3. Giá bán và phương thức điều chỉnh giá

Giá vật liệu xây dựng có thể biến động theo thị trường, đặc biệt với sắt thép, xi măng, cát đá và vật tư nhập khẩu. Vì vậy, hợp đồng cần ghi rõ đơn giá, tổng giá trị tạm tính hoặc giá trị cố định, thuế, phí vận chuyển, phí bốc dỡ và các chi phí khác nếu có.

Nếu giá được phép thay đổi theo từng thời điểm, hợp đồng cần quy định cách thông báo giá mới, thời điểm áp dụng giá mới và cách xử lý các đơn hàng đã xác nhận trước khi thay đổi giá. Đây là điều khoản rất quan trọng để tránh tranh chấp khi thị trường tăng hoặc giảm đột ngột.

4.4. Đặt hàng và xác nhận đơn hàng

Với hợp đồng cung cấp nhiều lần, các bên nên quy định quy trình đặt hàng. Đơn hàng có thể được gửi qua email, phần mềm, văn bản, phụ lục hoặc biểu mẫu đặt hàng. Nội dung đơn hàng nên có loại vật liệu, số lượng, địa điểm giao, thời gian giao, người nhận và yêu cầu đặc biệt nếu có.

Để tránh nhầm lẫn, hợp đồng nên ghi rõ đơn hàng chỉ có hiệu lực khi được bên bán xác nhận bằng văn bản, email, tin nhắn chính thức hoặc xác nhận trên hệ thống.

4.5. Giao hàng, vận chuyển và bốc dỡ

Điều khoản giao hàng cần ghi rõ địa điểm giao, thời gian giao, phương tiện vận chuyển, chi phí vận chuyển, trách nhiệm bốc dỡ, người nhận hàng và chứng từ giao nhận. Với công trình xây dựng, cần lưu ý đường vào công trình, giờ được phép giao hàng, vị trí tập kết vật liệu và yêu cầu an toàn tại công trường.

Nếu bên bán chỉ giao đến chân công trình, cần ghi rõ việc bốc dỡ do bên nào chịu trách nhiệm. Nếu bên mua yêu cầu giao lên tầng, giao vào kho hoặc giao nhiều điểm, chi phí phát sinh cần được thỏa thuận trước.

4.6. Kiểm tra, nghiệm thu và từ chối nhận hàng

Bên mua cần được quyền kiểm tra vật liệu khi nhận hàng. Hợp đồng nên quy định thời hạn kiểm tra, cách lập biên bản nếu hàng thiếu, sai chủng loại, sai quy cách, hư hỏng, nứt vỡ, ẩm mốc hoặc không đúng chất lượng.

Nếu vật liệu không đạt yêu cầu, bên mua có quyền từ chối nhận hàng, yêu cầu đổi hàng, giảm giá hoặc bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ. Tuy nhiên, quyền này cần được ghi rõ trong hợp đồng để tránh việc bên bán cho rằng bên mua tự ý không nhận hàng.

4.7. Thanh toán và công nợ

Hợp đồng cần ghi rõ phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, số tài khoản, điều kiện thanh toán, đặt cọc, tạm ứng, thanh toán theo từng đợt hoặc thanh toán sau khi giao hàng. Với khách hàng mua thường xuyên, cần có hạn mức công nợ và thời hạn đối chiếu công nợ.

Nếu bên mua chậm thanh toán, hợp đồng nên có điều khoản lãi chậm trả, quyền tạm dừng giao hàng, quyền thu hồi công nợ và quyền chấm dứt hợp đồng nếu vi phạm kéo dài.

4.8. Hóa đơn, chứng từ và hồ sơ chất lượng

Vật liệu xây dựng thường cần hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu cân, biên bản giao nhận, chứng chỉ chất lượng, chứng nhận xuất xưởng hoặc tài liệu kỹ thuật tùy từng loại hàng. Hợp đồng nên quy định bên bán phải cung cấp những chứng từ nào, thời điểm cung cấp và trách nhiệm nếu thiếu hồ sơ.

4.9. Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

Hợp đồng nên quy định chế tài nếu một bên vi phạm, ví dụ giao hàng chậm, giao sai vật liệu, không đủ số lượng, không xuất hóa đơn, chậm thanh toán hoặc đơn phương hủy đơn hàng không có lý do hợp lệ. Ngoài phạt vi phạm, bên bị thiệt hại có thể yêu cầu bồi thường nếu chứng minh được thiệt hại thực tế và mối quan hệ với hành vi vi phạm.

4.10. Giải quyết tranh chấp

Các bên nên ưu tiên thương lượng và đối chiếu hồ sơ trước khi đưa tranh chấp ra cơ quan có thẩm quyền. Nếu không thể thương lượng, hợp đồng cần ghi rõ tranh chấp được giải quyết tại tòa án hoặc trọng tài thương mại, tùy theo thỏa thuận của các bên.

5. Bảng gợi ý điều khoản trong hợp đồng vật liệu xây dựng

6. Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng vật liệu xây dựng

6.1. Giao sai chủng loại vật liệu

Đây là lỗi rất phổ biến. Ví dụ bên mua đặt thép một thương hiệu nhưng bên bán giao thương hiệu khác; đặt gạch loại một nhưng giao loại kém hơn; đặt cát sạch nhưng giao cát lẫn tạp chất. Nếu hợp đồng không mô tả rõ tiêu chuẩn, việc chứng minh sai phạm sẽ khó hơn.

6.2. Tranh chấp về khối lượng giao nhận

Vật liệu như cát, đá, xi măng, thép, gạch thường giao theo xe, theo cân, theo bao, theo cây hoặc theo khối. Nếu không có phiếu cân, biên bản giao nhận hoặc người nhận rõ ràng, hai bên dễ tranh cãi về số lượng thực tế đã giao.

6.3. Chậm giao hàng làm ảnh hưởng tiến độ công trình

Công trình xây dựng phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ vật tư. Nếu vật liệu giao chậm, đội thi công phải dừng việc, phát sinh chi phí nhân công, máy móc và kéo dài tiến độ. Vì vậy, hợp đồng nên có điều khoản xử lý khi bên bán giao hàng chậm.

6.4. Không kiểm soát công nợ

Nhiều cửa hàng vật liệu hoặc nhà cung cấp cho công trình nợ theo từng đợt. Nếu không có hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán và biên bản đối chiếu định kỳ, công nợ có thể kéo dài, khó thu hồi và dễ phát sinh tranh chấp.

6.5. Thiếu hóa đơn, chứng từ chất lượng

Đối với một số công trình, đặc biệt là công trình doanh nghiệp, dự án hoặc công trình cần quyết toán, hồ sơ vật liệu rất quan trọng. Nếu bên bán không cung cấp hóa đơn, phiếu xuất kho hoặc chứng chỉ chất lượng đúng yêu cầu, bên mua có thể gặp khó khăn khi nghiệm thu hoặc quyết toán.

7. Có nên ký hợp đồng vật liệu xây dựng bằng VContract Viettel?

Có. Với các doanh nghiệp xây dựng, nhà thầu, đại lý vật liệu, nhà cung cấp và chủ đầu tư, việc ký hợp đồng vật liệu xây dựng bằng VContract Viettel giúp tiết kiệm thời gian và giảm giấy tờ. Thay vì in hợp đồng, gửi chuyển phát, chờ ký và lưu bản cứng, các bên có thể ký điện tử và quản lý hồ sơ tập trung.

VContract Viettel phù hợp để ký hợp đồng mua bán vật liệu, hợp đồng nguyên tắc cung cấp vật tư, phụ lục báo giá, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, biên bản đối chiếu công nợ và biên bản thanh lý hợp đồng.

8. Mẫu khung hợp đồng vật liệu xây dựng tham khảo

9. Lợi ích khi ký hợp đồng vật liệu xây dựng bằng VContract Viettel

Ký hợp đồng vật liệu xây dựng bằng VContract Viettel giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian ký kết, đặc biệt khi nhà cung cấp, nhà thầu, chủ đầu tư hoặc công trình ở nhiều địa điểm khác nhau. Hồ sơ sau ký được lưu trữ điện tử, dễ tra cứu, dễ gửi lại và hạn chế thất lạc bản giấy.

Đối với các giao dịch có nhiều phụ lục, nhiều đợt giao hàng và nhiều lần đối chiếu công nợ, hợp đồng điện tử giúp quản lý hồ sơ có hệ thống hơn. Doanh nghiệp có thể dùng VContract để ký hợp đồng chính, phụ lục điều chỉnh giá, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý.

10. Kết luận

Hợp đồng vật liệu xây dựng là văn bản quan trọng để bảo vệ quyền lợi của bên bán và bên mua trong quá trình cung cấp vật tư cho công trình. Một hợp đồng tốt cần làm rõ danh mục vật liệu, tiêu chuẩn chất lượng, đơn giá, vận chuyển, giao nhận, nghiệm thu, thanh toán, hóa đơn chứng từ và trách nhiệm khi vi phạm.

Với các doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng vật tư, ký nhiều phụ lục hoặc có nhiều công trình cùng lúc, VContract Viettel là giải pháp phù hợp để ký hợp đồng điện tử nhanh hơn, quản lý hồ sơ tập trung hơn và giảm chi phí giấy tờ trong quá trình vận hành.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng vật liệu xây dựng

1. Hợp đồng vật liệu xây dựng có bắt buộc lập thành văn bản không?

Không phải mọi giao dịch mua bán vật liệu đều bắt buộc lập thành văn bản. Tuy nhiên, với giao dịch có giá trị lớn, giao nhiều lần, có công nợ hoặc liên quan đến công trình, nên lập hợp đồng bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử để dễ chứng minh.

2. Hợp đồng vật liệu xây dựng cần ghi rõ những gì?

Cần ghi rõ loại vật liệu, thương hiệu, quy cách, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, vận chuyển, nghiệm thu, thanh toán, hóa đơn chứng từ và trách nhiệm khi vi phạm.

3. Nếu bên bán giao vật liệu sai chất lượng thì xử lý thế nào?

Bên mua nên lập biên bản tại thời điểm nhận hàng, ghi rõ tình trạng sai khác, chụp ảnh nếu cần và yêu cầu đổi hàng, giảm giá hoặc xử lý theo điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

4. Có ký hợp đồng vật liệu xây dựng điện tử được không?

Có thể, nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng. Doanh nghiệp có thể sử dụng VContract Viettel để ký hợp đồng vật liệu xây dựng, phụ lục, biên bản giao nhận và biên bản đối chiếu công nợ.

5. VContract Viettel có dùng để ký phụ lục điều chỉnh giá vật liệu không?

Có. Doanh nghiệp có thể dùng VContract Viettel để ký phụ lục điều chỉnh giá, phụ lục khối lượng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan đến hợp đồng vật liệu xây dựng.