Hợp đồng ủy quyền là gì? Ký như thế nào để có giá trị pháp lý

Hợp đồng ủy quyền là loại hợp đồng được sử dụng rất phổ biến trong đời sống và hoạt động kinh doanh. Khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp không thể trực tiếp thực hiện công việc, họ có thể ủy quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện trong phạm vi đã thỏa thuận. Việc ủy quyền có thể liên quan đến ký hồ sơ, nộp giấy tờ, làm thủ tục hành chính, nhận tiền, giao dịch với đối tác, ký biên bản hoặc xử lý công việc nội bộ.

Tuy nhiên, hợp đồng ủy quyền nếu viết không rõ phạm vi, không ghi thời hạn, không quy định trách nhiệm hoặc ký sai hình thức có thể phát sinh nhiều rủi ro. Người được ủy quyền có thể làm vượt quyền, bên thứ ba không chấp nhận giấy ủy quyền, hoặc bên ủy quyền khó kiểm soát công việc đã giao. Vì vậy, khi lập hợp đồng ủy quyền, cần xác định đúng nội dung, đúng người ký và đúng hình thức pháp lý.

1. Hợp đồng ủy quyền là gì?

Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Nói dễ hiểu, hợp đồng ủy quyền là việc một bên giao cho bên khác thay mặt mình làm một công việc nhất định. Công việc đó có thể là ký hồ sơ, nhận tài liệu, nộp giấy tờ, làm việc với khách hàng, đại diện xử lý thủ tục hoặc thực hiện một phần giao dịch theo phạm vi đã được ghi rõ trong hợp đồng.

2. Căn cứ pháp luật về hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền được quy định trong Bộ luật Dân sự 2015, từ Điều 562 đến Điều 569. Các quy định này đề cập đến khái niệm hợp đồng ủy quyền, thời hạn ủy quyền, ủy quyền lại, quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền, cũng như việc đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Đối với trường hợp cần công chứng, Điều 55 Luật Công chứng 2014 có quy định về công chứng hợp đồng ủy quyền. Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền cho các bên.

Đối với hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 ghi nhận thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Vì vậy, với những trường hợp pháp luật không bắt buộc công chứng, chứng thực hoặc không yêu cầu hình thức riêng, doanh nghiệp có thể xem xét ký hợp đồng ủy quyền điện tử qua nền tảng như VContract Viettel.

3. Khi nào cần lập hợp đồng ủy quyền?

Hợp đồng ủy quyền nên được lập khi một cá nhân hoặc tổ chức cần giao cho người khác thực hiện công việc thay mình. Trong doanh nghiệp, hợp đồng ủy quyền thường dùng để ủy quyền ký biên bản nghiệm thu, ký hồ sơ giao dịch, làm việc với khách hàng, nộp hồ sơ, nhận hồ sơ, xử lý công việc tại chi nhánh hoặc đại diện trong một giao dịch cụ thể.

Trong đời sống cá nhân, hợp đồng ủy quyền có thể dùng khi một người ở xa, bận công việc, đi công tác, ở nước ngoài hoặc không thể trực tiếp thực hiện thủ tục. Khi đó, người được ủy quyền sẽ thay mặt thực hiện công việc trong phạm vi đã được ghi nhận.

4. Hợp đồng ủy quyền khác gì giấy ủy quyền?

Giấy ủy quyền thường là văn bản thể hiện việc một bên giao quyền cho người khác thực hiện công việc. Trong khi đó, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền, có thể quy định rõ quyền, nghĩa vụ, thù lao, chi phí, trách nhiệm và việc chấm dứt ủy quyền.

Với công việc đơn giản như nhận hồ sơ, nộp giấy tờ hoặc nhận thông báo, một số nơi có thể chấp nhận giấy ủy quyền. Nhưng với công việc có giá trị lớn, có ràng buộc trách nhiệm hoặc liên quan đến giao dịch tài sản, hợp đồng ủy quyền thường phù hợp hơn vì thể hiện rõ ý chí của cả hai bên.

5. Nội dung cần có trong hợp đồng ủy quyền

5.1. Thông tin các bên

Hợp đồng cần ghi rõ thông tin bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Nếu là cá nhân, cần có họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ, số điện thoại. Nếu là doanh nghiệp, cần ghi tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện.

5.2. Phạm vi ủy quyền

Phạm vi ủy quyền là nội dung quan trọng nhất. Cần ghi rõ người được ủy quyền được làm việc gì, được ký tài liệu nào, được làm việc với ai, được nhận tiền hay không, được đại diện trong thời gian nào và có được quyết định thay bên ủy quyền hay không.

Không nên ghi quá chung chung như “được toàn quyền giải quyết mọi việc”. Cách viết này dễ gây rủi ro vì người được ủy quyền có thể hiểu phạm vi rất rộng. Nên liệt kê cụ thể từng công việc và giới hạn rõ trách nhiệm.

5.3. Thời hạn ủy quyền

Hợp đồng nên ghi rõ thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc hoặc điều kiện hết hiệu lực. Ví dụ: hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến ngày hoàn thành việc nộp hồ sơ, hoặc từ ngày ký đến một ngày cụ thể.

5.4. Thù lao và chi phí

Các bên cần ghi rõ việc ủy quyền có thù lao hay không. Nếu có thù lao, cần nêu mức thù lao, thời điểm thanh toán và điều kiện thanh toán. Ngoài ra, nên quy định chi phí phát sinh như lệ phí, chi phí đi lại, chi phí hồ sơ hoặc chi phí chuyển phát do bên nào chịu.

5.5. Quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền

Bên được ủy quyền phải thực hiện đúng phạm vi đã được giao, thông báo kết quả cho bên ủy quyền, bảo quản tài liệu được giao, giữ bí mật thông tin và không làm vượt quá phạm vi ủy quyền. Nếu muốn ủy quyền lại cho người khác, cần có sự đồng ý của bên ủy quyền hoặc phù hợp với quy định pháp luật.

5.6. Quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền

Bên ủy quyền có trách nhiệm cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu và điều kiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc. Đồng thời, bên ủy quyền phải chịu trách nhiệm đối với cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.

6. Hợp đồng ủy quyền có cần công chứng không?

Không phải mọi hợp đồng ủy quyền đều bắt buộc công chứng. Việc công chứng phụ thuộc vào loại công việc được ủy quyền, quy định pháp luật chuyên ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ.

Với các giao dịch quan trọng như ủy quyền liên quan bất động sản, tài sản có đăng ký quyền sở hữu, giao dịch ngân hàng, thủ tục nhà đất hoặc các hồ sơ mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản công chứng, các bên nên thực hiện công chứng hoặc chứng thực đúng quy định.

Với các ủy quyền nội bộ doanh nghiệp, ủy quyền ký biên bản, ủy quyền nhận hồ sơ, nộp hồ sơ hoặc làm việc với đối tác trong phạm vi thương mại thông thường, nếu pháp luật không bắt buộc công chứng thì các bên có thể lập văn bản ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo hình thức phù hợp.

7. Có ký hợp đồng ủy quyền điện tử bằng VContract Viettel được không?

Có thể ký hợp đồng ủy quyền điện tử trong những trường hợp pháp luật không bắt buộc công chứng, chứng thực hoặc không yêu cầu hình thức riêng. VContract Viettel hỗ trợ doanh nghiệp tạo hợp đồng, gửi ký, theo dõi trạng thái ký và lưu trữ hồ sơ điện tử.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể dùng VContract để ký văn bản ủy quyền nội bộ, ủy quyền ký biên bản nghiệm thu, ủy quyền làm việc với khách hàng, ủy quyền nhận hồ sơ, ủy quyền triển khai dự án hoặc ủy quyền xử lý một số nghiệp vụ kinh doanh.

8. Rủi ro thường gặp khi lập hợp đồng ủy quyền

8.1. Ghi phạm vi ủy quyền quá rộng

Các câu như “toàn quyền quyết định mọi vấn đề” hoặc “được thay mặt thực hiện tất cả giao dịch” có thể khiến bên được ủy quyền có phạm vi hành động quá lớn. Nếu không kiểm soát tốt, bên ủy quyền có thể phải chịu trách nhiệm với giao dịch được thực hiện trong phạm vi đã ghi.

8.2. Không ghi thời hạn ủy quyền

Hợp đồng không ghi thời hạn dễ gây khó hiểu về thời điểm hết hiệu lực. Để an toàn, nên ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc điều kiện chấm dứt ủy quyền.

8.3. Người được ủy quyền làm vượt phạm vi

Nếu người được ủy quyền làm việc ngoài phạm vi được giao, tranh chấp có thể phát sinh giữa bên ủy quyền, bên được ủy quyền và người thứ ba. Do đó, hợp đồng cần ghi rõ giới hạn công việc, giới hạn giá trị giao dịch, tài liệu được ký và các việc không được làm.

8.4. Không thông báo khi chấm dứt ủy quyền

Khi việc ủy quyền chấm dứt, nếu trước đó bên được ủy quyền đã làm việc với đối tác, khách hàng hoặc cơ quan liên quan, bên ủy quyền nên thông báo bằng văn bản để tránh việc người thứ ba tiếp tục giao dịch với người đã hết quyền đại diện.

9. Mẫu khung hợp đồng ủy quyền tham khảo

10. Lợi ích khi ký hợp đồng ủy quyền bằng VContract Viettel

Với doanh nghiệp, hợp đồng ủy quyền thường phát sinh trong nhiều hoạt động nội bộ. Nếu ký giấy, hồ sơ dễ bị thất lạc, khó tìm lại bản mới nhất, mất thời gian chuyển phát và khó kiểm soát ai đã ký, ký lúc nào, văn bản nào còn hiệu lực.

Khi ký bằng VContract Viettel, doanh nghiệp có thể thiết lập luồng ký, gửi hợp đồng cho đúng người ký, theo dõi trạng thái ký, lưu trữ hồ sơ tập trung và tra cứu lại nhanh khi cần. Cách làm này phù hợp với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh, nhân sự làm việc từ xa hoặc thường xuyên phải ủy quyền ký hồ sơ nội bộ.

11. Kết luận

Hợp đồng ủy quyền là công cụ pháp lý giúp cá nhân, doanh nghiệp giao cho người khác thay mặt mình thực hiện công việc trong phạm vi nhất định. Để hạn chế rủi ro, hợp đồng cần ghi rõ chủ thể, phạm vi ủy quyền, thời hạn, thù lao, chi phí, quyền nghĩa vụ, ủy quyền lại và chấm dứt ủy quyền.

Không phải mọi hợp đồng ủy quyền đều bắt buộc công chứng, nhưng với các giao dịch quan trọng hoặc pháp luật chuyên ngành yêu cầu, các bên cần thực hiện đúng hình thức công chứng, chứng thực. Với các trường hợp được phép ký điện tử, VContract Viettel là giải pháp phù hợp để ký nhanh, quản lý tập trung, giảm giấy tờ và dễ tra cứu hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng ủy quyền

1. Hợp đồng ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc công chứng. Việc công chứng phụ thuộc vào loại công việc được ủy quyền, quy định pháp luật chuyên ngành và yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ.

2. Hợp đồng ủy quyền có thời hạn bao lâu?

Các bên có thể tự thỏa thuận thời hạn. Nếu không thỏa thuận và pháp luật không có quy định khác thì theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

3. Người được ủy quyền có được ủy quyền lại không?

Việc ủy quyền lại chỉ nên thực hiện khi được bên ủy quyền đồng ý hoặc pháp luật cho phép. Hợp đồng nên ghi rõ có được ủy quyền lại hay không, điều kiện ủy quyền lại và phạm vi ủy quyền lại.

4. Có thể ký hợp đồng ủy quyền điện tử không?

Có thể, nếu công việc ủy quyền không thuộc trường hợp pháp luật bắt buộc công chứng, chứng thực hoặc hình thức riêng. Doanh nghiệp có thể dùng VContract Viettel để ký hợp đồng ủy quyền điện tử trong các giao dịch phù hợp.

5. VContract Viettel có dùng để ký văn bản ủy quyền nội bộ không?

Có. VContract Viettel phù hợp để ký văn bản ủy quyền nội bộ, hợp đồng ủy quyền, phụ lục, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan đến quy trình quản trị hợp đồng của doanh nghiệp.