Hợp đồng nhiều bên, 3 bên ký như thế nào đúng quy định

Trong thực tế kinh doanh, không phải hợp đồng nào cũng chỉ có hai bên. Nhiều giao dịch cần ba bên hoặc nhiều bên cùng tham gia để xác lập quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm liên quan. Ví dụ: hợp đồng ba bên giữa chủ đầu tư, nhà thầu và đơn vị tư vấn; hợp đồng chuyển giao nghĩa vụ giữa bên bán, bên mua và bên bảo lãnh; hợp đồng hợp tác giữa nhiều công ty; hợp đồng ký giữa doanh nghiệp, người lao động và đơn vị đào tạo; hoặc hợp đồng giữa bên cung cấp dịch vụ, khách hàng và bên thanh toán thay.

Vấn đề nhiều người hay nhầm là hợp đồng có 3 bên thì ký thế nào cho đúng, ai ký trước, có cần đóng dấu từng bên không, có cần công chứng không, bản hợp đồng có hiệu lực khi nào và nếu ký điện tử thì luồng ký nhiều bên được xử lý ra sao. Nếu không làm rõ ngay từ đầu, hợp đồng nhiều bên rất dễ phát sinh tranh chấp vì mỗi bên có quyền, nghĩa vụ khác nhau.

1. Hợp đồng nhiều bên là gì?

Hợp đồng nhiều bên là hợp đồng có từ ba chủ thể trở lên cùng tham gia thỏa thuận để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ. Mỗi bên trong hợp đồng có thể có vai trò khác nhau, ví dụ bên cung cấp, bên mua, bên bảo lãnh, bên thanh toán, bên tư vấn, bên nhận chuyển giao, bên phối hợp thực hiện hoặc bên thụ hưởng.

Theo cách hiểu của Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ. Quy định này không giới hạn hợp đồng chỉ có hai bên. Vì vậy, nếu có nhiều chủ thể cùng có quyền và nghĩa vụ liên quan, các bên có thể lập hợp đồng 3 bên hoặc hợp đồng nhiều bên, miễn là nội dung không vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội.

2. Hợp đồng 3 bên thường gặp trong trường hợp nào?

Hợp đồng 3 bên thường được dùng khi một giao dịch có nhiều chủ thể cùng liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ. Nếu chỉ ký hợp đồng giữa hai bên, quyền lợi hoặc trách nhiệm của bên thứ ba sẽ không được ghi nhận đầy đủ.

Điểm quan trọng là hợp đồng 3 bên phải nêu rõ từng bên tham gia với tư cách gì. Không nên chỉ ghi chung “các bên cùng thống nhất” mà không phân định nghĩa vụ cụ thể, vì khi có tranh chấp sẽ khó xác định bên nào phải làm gì và chịu trách nhiệm đến đâu.

3. Hợp đồng nhiều bên có giá trị pháp lý không?

Hợp đồng nhiều bên có giá trị pháp lý nếu đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự và phù hợp với quy định pháp luật chuyên ngành nếu có. Các bên tham gia phải có năng lực pháp luật, năng lực hành vi phù hợp; tự nguyện giao kết; mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội; và hình thức hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật.

Nói đơn giản, hợp đồng 3 bên không bị vô hiệu chỉ vì có nhiều bên cùng ký. Điều quan trọng là các bên phải xác định đúng chủ thể, đúng người đại diện, đúng phạm vi quyền ký và đúng nội dung thỏa thuận. Nếu một bên ký sai thẩm quyền hoặc không đồng ý với nội dung quan trọng, phần quyền và nghĩa vụ liên quan đến bên đó có thể phát sinh rủi ro.

4. Hợp đồng 3 bên ký như thế nào cho đúng?

4.1. Xác định rõ tên gọi và tư cách từng bên

Phần đầu hợp đồng nên ghi rõ từng bên tham gia, ví dụ Bên A, Bên B, Bên C. Không chỉ ghi tên mà cần nêu tư cách của từng bên trong giao dịch. Ví dụ: Bên A là bên cung cấp dịch vụ, Bên B là bên sử dụng dịch vụ, Bên C là bên thanh toán thay hoặc bên bảo lãnh thanh toán.

Việc xác định đúng tư cách rất quan trọng. Nếu Bên C chỉ là bên phối hợp thì không thể mặc nhiên bắt Bên C chịu toàn bộ nghĩa vụ thanh toán. Ngược lại, nếu Bên C cam kết bảo lãnh hoặc thanh toán thay thì phải ghi rõ phạm vi cam kết, thời điểm thanh toán và hậu quả khi không thực hiện.

4.2. Kiểm tra người đại diện ký hợp đồng

Nếu bên tham gia là cá nhân, người đó tự ký nếu có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Nếu bên tham gia là doanh nghiệp, người ký thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Trường hợp người ký là trưởng phòng, giám đốc chi nhánh, kế toán trưởng, nhân viên phụ trách dự án hoặc người được giao nhiệm vụ, cần kiểm tra giấy ủy quyền, quyết định phân quyền hoặc văn bản nội bộ chứng minh thẩm quyền ký. Với hợp đồng nhiều bên, chỉ cần một bên ký sai thẩm quyền cũng có thể làm giao dịch phát sinh tranh chấp.

4.3. Quy định rõ quyền và nghĩa vụ của từng bên

Hợp đồng 3 bên không nên viết nghĩa vụ chung chung. Nên tách thành từng điều riêng: quyền và nghĩa vụ của Bên A, quyền và nghĩa vụ của Bên B, quyền và nghĩa vụ của Bên C. Nếu có nghĩa vụ liên đới hoặc nghĩa vụ phối hợp, cần ghi rõ bên nào chịu trách nhiệm chính, bên nào chịu trách nhiệm hỗ trợ.

Ví dụ, trong hợp đồng ba bên về cung cấp dịch vụ, Bên A cung cấp dịch vụ, Bên B sử dụng dịch vụ và nghiệm thu, Bên C thanh toán phí dịch vụ. Khi đó, hợp đồng phải ghi rõ Bên B có quyền nghiệm thu hay Bên C có quyền giữ tiền nếu Bên B chưa xác nhận nghiệm thu hay không.

4.4. Quy định rõ thứ tự ký hoặc hiệu lực sau khi đủ chữ ký

Với hợp đồng giấy, các bên có thể cùng ký trong một buổi hoặc ký luân chuyển. Nếu ký luân chuyển, cần kiểm soát đúng bản hợp đồng cuối cùng, tránh mỗi bên ký một phiên bản khác nhau. Với hợp đồng điện tử, có thể thiết lập luồng ký theo thứ tự hoặc ký song song tùy nhu cầu.

Hợp đồng nên ghi rõ hiệu lực phát sinh từ thời điểm nào: từ ngày ký của bên cuối cùng, từ ngày đủ chữ ký của tất cả các bên, từ ngày thanh toán đặt cọc, từ ngày bàn giao tài liệu hoặc từ ngày khác do các bên thỏa thuận. Với hợp đồng nhiều bên, cách an toàn thường là ghi “hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày được ký bởi đầy đủ các bên”.

4.5. Mỗi bên phải ký đúng vị trí của mình

Cuối hợp đồng nên có khu vực chữ ký riêng cho từng bên. Mỗi bên ký vào đúng ô chữ ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, tên tổ chức nếu có, đóng dấu nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu theo quy chế nội bộ hoặc theo yêu cầu của giao dịch.

Không nên để một người ký thay nhiều bên nếu không có giấy ủy quyền hợp lệ. Trường hợp một người đại diện cho nhiều pháp nhân hoặc nhiều cá nhân, cần đặc biệt thận trọng vì có thể phát sinh xung đột lợi ích hoặc vượt quá phạm vi đại diện.

5. Hợp đồng 3 bên có cần đóng dấu không?

Không phải mọi hợp đồng doanh nghiệp đều bắt buộc phải đóng dấu mới có hiệu lực, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành, điều lệ công ty, quy chế nội bộ hoặc thỏa thuận giữa các bên yêu cầu. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn yêu cầu ký tên và đóng dấu để tăng tính xác nhận, đặc biệt với hợp đồng giá trị lớn hoặc hợp đồng giữa nhiều tổ chức.

Nếu hợp đồng có 3 bên là doanh nghiệp, nên thống nhất ngay từ đầu việc có đóng dấu hay không. Nếu hợp đồng ghi “đại diện hợp pháp ký, đóng dấu” thì các bên nên thực hiện đúng để tránh bên còn lại viện lý do thiếu dấu hoặc thiếu hình thức theo thỏa thuận.

6. Hợp đồng nhiều bên có cần công chứng không?

Không phải hợp đồng nhiều bên nào cũng cần công chứng. Việc công chứng hợp đồng phụ thuộc vào loại giao dịch, đối tượng hợp đồng và quy định pháp luật chuyên ngành. Ví dụ, một số giao dịch liên quan bất động sản, tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc giao dịch pháp luật yêu cầu hình thức công chứng, chứng thực thì phải tuân thủ hình thức đó.

Nếu hợp đồng nhiều bên chỉ là hợp đồng dịch vụ, hợp đồng hợp tác, hợp đồng thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ, hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc thỏa thuận ba bên trong hoạt động thương mại thông thường, các bên có thể không bắt buộc công chứng, trừ khi tự thỏa thuận hoặc bên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu.

7. Hợp đồng 3 bên ký điện tử có hợp lệ không?

Hợp đồng 3 bên có thể ký điện tử nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng và việc ký điện tử đáp ứng quy định về giao dịch điện tử. Luật Giao dịch điện tử 2023 ghi nhận thông điệp dữ liệu có thể được thể hiện dưới dạng hợp đồng điện tử, văn bản điện tử, tài liệu điện tử, thư điện tử và các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác. Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.

Với VContract Viettel, doanh nghiệp có thể thiết lập luồng ký nhiều bên, ví dụ Bên A ký trước, sau đó Bên B ký, cuối cùng Bên C ký; hoặc cả ba bên ký song song nếu không cần thứ tự phê duyệt. Hệ thống giúp theo dõi trạng thái ký, thời điểm ký và lưu trữ hồ sơ điện tử để tra cứu khi cần.

8. Các cách thiết lập luồng ký hợp đồng 3 bên

9. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng nhiều bên

9.1. Thông tin đầy đủ của tất cả các bên

Hợp đồng phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc giấy tờ pháp lý, người đại diện, chức vụ, căn cứ đại diện, số điện thoại, email của từng bên. Nếu bên nào ký theo ủy quyền thì phải ghi rõ căn cứ ủy quyền.

9.2. Vai trò của từng bên trong giao dịch

Cần xác định rõ Bên A, Bên B, Bên C tham gia với vai trò gì. Ví dụ: bên cung cấp, bên sử dụng, bên thanh toán, bên bảo lãnh, bên nhận bàn giao, bên tư vấn, bên phối hợp hoặc bên thụ hưởng. Vai trò càng rõ thì việc xác định trách nhiệm càng dễ.

9.3. Quyền và nghĩa vụ riêng của từng bên

Mỗi bên nên có điều khoản riêng về quyền và nghĩa vụ. Không nên gộp tất cả thành một đoạn chung. Nếu có nghĩa vụ liên đới, nghĩa vụ thanh toán thay hoặc nghĩa vụ bảo lãnh, phải ghi rõ phạm vi, giới hạn và điều kiện thực hiện.

9.4. Cơ chế phối hợp giữa các bên

Hợp đồng nhiều bên thường cần cơ chế phối hợp như ai gửi thông báo, ai xác nhận nghiệm thu, ai giữ hồ sơ, ai thanh toán, ai xuất hóa đơn, ai chịu trách nhiệm khi một bên chậm phản hồi. Nếu không có cơ chế phối hợp, hợp đồng dễ bị đình trệ do các bên chờ nhau.

9.5. Điều kiện thanh toán và chứng từ

Nếu một bên sử dụng dịch vụ nhưng bên khác thanh toán, hợp đồng phải ghi rõ căn cứ thanh toán, hồ sơ thanh toán, người xác nhận khối lượng, thời hạn thanh toán và tài khoản nhận tiền. Cần tránh tình trạng bên sử dụng đã nghiệm thu nhưng bên thanh toán không đồng ý trả tiền vì không được tham gia xác nhận.

9.6. Hiệu lực hợp đồng

Hợp đồng nên ghi rõ thời điểm có hiệu lực. Với hợp đồng 3 bên, cách viết an toàn là: “Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày được ký hợp lệ bởi đầy đủ các bên, trừ khi các bên có thỏa thuận khác”. Nếu hợp đồng có điều kiện hiệu lực như đặt cọc, thanh toán lần đầu hoặc phê duyệt nội bộ, cũng cần ghi rõ.

9.7. Sửa đổi, bổ sung hợp đồng

Hợp đồng nhiều bên nên quy định việc sửa đổi, bổ sung chỉ có hiệu lực khi được tất cả các bên liên quan ký xác nhận, trừ trường hợp hợp đồng cho phép một số bên tự điều chỉnh phần nghĩa vụ riêng của họ mà không ảnh hưởng đến bên còn lại.

9.8. Chấm dứt hợp đồng

Cần ghi rõ nếu một bên vi phạm thì hợp đồng có chấm dứt toàn bộ hay chỉ chấm dứt phần nghĩa vụ liên quan đến bên đó. Đây là điểm rất quan trọng vì trong hợp đồng nhiều bên, việc một bên vi phạm có thể ảnh hưởng đến toàn bộ giao dịch hoặc chỉ ảnh hưởng đến một phần.

10. Bảng kiểm tra trước khi ký hợp đồng 3 bên

11. Mẫu khung hợp đồng 3 bên tham khảo

12. Lỗi thường gặp khi ký hợp đồng nhiều bên

12.1. Chỉ ghi tên các bên nhưng không ghi vai trò

Nếu chỉ ghi Bên A, Bên B, Bên C mà không nói rõ ai làm gì, ai thanh toán, ai nghiệm thu, ai chịu trách nhiệm chính thì hợp đồng rất dễ tranh chấp khi thực hiện.

12.2. Thiếu chữ ký của một bên

Hợp đồng nhiều bên thường cần chữ ký của đầy đủ các bên nếu quyền và nghĩa vụ của tất cả các bên đều bị ràng buộc. Nếu thiếu chữ ký của một bên, bên đó có thể cho rằng mình chưa chấp nhận hợp đồng.

12.3. Một bên ký bản khác nội dung

Khi ký giấy luân chuyển, cần kiểm soát phiên bản cuối cùng. Nếu mỗi bên ký một bản khác nhau về giá, tiến độ, phụ lục hoặc điều khoản thanh toán, việc chứng minh bản nào là bản cuối cùng sẽ rất khó.

12.4. Không quy định bên nào giữ bản gốc

Với hợp đồng giấy, cần ghi rõ hợp đồng được lập thành bao nhiêu bản, mỗi bên giữ bao nhiêu bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau. Với hợp đồng điện tử, cần ghi rõ các bên được quyền truy cập, tải và lưu bản hợp đồng điện tử đã ký.

12.5. Phụ lục không đủ chữ ký

Phụ lục hợp đồng nếu làm thay đổi quyền, nghĩa vụ của nhiều bên thì nên có chữ ký của các bên liên quan. Nếu phụ lục chỉ do hai bên ký nhưng ảnh hưởng đến quyền lợi của bên thứ ba, bên thứ ba có thể không chấp nhận phụ lục đó.

13. Lợi ích khi ký hợp đồng nhiều bên bằng VContract Viettel

Hợp đồng 3 bên hoặc nhiều bên thường khó quản lý hơn hợp đồng 2 bên vì có nhiều người ký, nhiều vai trò, nhiều chứng từ và nhiều bước phê duyệt. Nếu ký giấy, doanh nghiệp phải in nhiều bản, gửi luân chuyển, chờ từng bên ký, dễ thất lạc hoặc ký sai phiên bản.

VContract Viettel giúp thiết lập luồng ký nhiều bên rõ ràng hơn. Doanh nghiệp có thể chọn ký tuần tự hoặc ký song song, theo dõi bên nào đã ký, bên nào chưa ký, lưu trữ bản hợp đồng hoàn chỉnh và tra cứu lại khi cần. Cách làm này phù hợp với hợp đồng ba bên, hợp đồng hợp tác nhiều bên, phụ lục nhiều bên, biên bản nghiệm thu nhiều bên và thỏa thuận đối chiếu công nợ.

14. Kết luận

Hợp đồng nhiều bên, đặc biệt là hợp đồng 3 bên, hoàn toàn có thể ký hợp lệ nếu xác định đúng chủ thể, đúng người đại diện, đúng vai trò của từng bên và có đầy đủ chữ ký theo thỏa thuận. Khi soạn hợp đồng, cần tách rõ quyền, nghĩa vụ của từng bên, điều kiện thanh toán, cơ chế nghiệm thu, hiệu lực hợp đồng, sửa đổi bổ sung và trách nhiệm khi vi phạm.

Với nhu cầu ký từ xa, ký nhiều bên và tránh thất lạc hồ sơ, VContract Viettel là giải pháp phù hợp để thiết lập luồng ký điện tử, theo dõi trạng thái ký, lưu trữ hợp đồng tập trung và giảm rủi ro ký sai phiên bản.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng nhiều bên, 3 bên ký

1. Hợp đồng 3 bên có hợp pháp không?

Có. Hợp đồng 3 bên có thể hợp pháp nếu các bên tự nguyện thỏa thuận, có năng lực ký kết, nội dung không vi phạm điều cấm của luật và hình thức phù hợp với quy định pháp luật.

2. Hợp đồng 3 bên có hiệu lực khi nào?

Thông thường, hợp đồng có hiệu lực theo thỏa thuận của các bên. Cách an toàn là ghi hợp đồng có hiệu lực từ ngày được ký hợp lệ bởi đầy đủ các bên, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

3. Hợp đồng 3 bên thiếu chữ ký một bên có hiệu lực không?

Nếu quyền và nghĩa vụ của bên đó là một phần quan trọng của hợp đồng, việc thiếu chữ ký có thể làm phát sinh tranh chấp về việc bên đó đã chấp nhận ràng buộc hay chưa. Vì vậy, nên có đầy đủ chữ ký của tất cả các bên liên quan.

4. Hợp đồng 3 bên ký điện tử được không?

Có thể ký điện tử nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng. Các bên có thể sử dụng VContract Viettel để thiết lập luồng ký nhiều bên và lưu trữ hợp đồng điện tử.

5. VContract Viettel có hỗ trợ ký nhiều bên không?

Có. VContract Viettel phù hợp để ký hợp đồng 3 bên, hợp đồng nhiều bên, phụ lục nhiều bên, biên bản nghiệm thu, biên bản đối chiếu công nợ và thỏa thuận thanh toán có nhiều bên tham gia.