Hợp đồng đặt cọc, giấy biên nhận, phiếu nhận tiền cọc

Hợp đồng đặt cọc là văn bản được sử dụng rất phổ biến trước khi các bên ký hợp đồng chính như hợp đồng mua bán nhà đất, mua bán xe, chuyển nhượng tài sản, thuê nhà, thuê mặt bằng, mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hợp tác kinh doanh. Việc đặt cọc giúp các bên thể hiện thiện chí giao kết, giữ chỗ, giữ tài sản hoặc bảo đảm việc thực hiện thỏa thuận trong tương lai.

Tuy nhiên, hợp đồng đặt cọc cũng là loại hợp đồng rất dễ phát sinh tranh chấp hợp đồng. Nhiều trường hợp chỉ ghi nhận việc giao tiền nhưng không nói rõ mục đích đặt cọc, thời hạn ký hợp đồng chính, điều kiện hoàn cọc, phạt cọc, trách nhiệm khi một bên đổi ý hoặc trường hợp bất khả kháng. Vì vậy, khi lập hợp đồng đặt cọc, các bên cần viết rõ từng nội dung để tránh mất tiền, mất tài sản hoặc tranh chấp kéo dài.

1. Hợp đồng đặt cọc là gì?

Hợp đồng đặt cọc là sự thỏa thuận giữa bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc, theo đó một bên giao cho bên kia một khoản tiền, kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác trong một thời hạn nhất định để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là một trong các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ. Nếu hợp đồng được giao kết hoặc thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền. Nếu bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc. Nếu bên nhận đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì phải trả lại tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Nói dễ hiểu, đặt cọc là cách để các bên ràng buộc trách nhiệm trước khi ký hoặc thực hiện hợp đồng chính. Bên nào vi phạm cam kết có thể phải chịu hậu quả mất cọc hoặc trả cọc kèm khoản phạt cọc theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

2. Căn cứ pháp luật khi lập hợp đồng đặt cọc

Hợp đồng đặt cọc chủ yếu được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015. Trong đó, Điều 328 quy định trực tiếp về đặt cọc; Điều 385 quy định hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự; Điều 398 cho phép các bên thỏa thuận về nội dung hợp đồng như đối tượng, số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, thời hạn, quyền nghĩa vụ, trách nhiệm do vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp.

Hiện nay, Bộ luật Dân sự 2015 không bắt buộc mọi giao dịch đặt cọc phải lập thành văn bản. Tuy nhiên, trên thực tế, các bên nên lập hợp đồng đặt cọc bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử để có căn cứ chứng minh rõ ràng khi phát sinh tranh chấp.

Đối với hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu có thể được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử, tài liệu điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử và các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác. Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Vì vậy, nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng, các bên có thể cân nhắc ký hợp đồng đặt cọc điện tử qua nền tảng như VContract Viettel.

3. Hợp đồng đặt cọc dùng trong những trường hợp nào?

Hợp đồng đặt cọc có thể được dùng trong nhiều giao dịch khác nhau. Phổ biến nhất là đặt cọc mua bán nhà đất, đặt cọc mua bán căn hộ, đặt cọc thuê nhà, thuê mặt bằng, đặt cọc mua xe, đặt cọc mua hàng hóa, đặt cọc thi công, đặt cọc giữ chỗ dịch vụ hoặc đặt cọc bảo đảm ký hợp đồng chính.

Trong giao dịch bất động sản, hợp đồng đặt cọc thường dùng để giữ quyền mua, giữ giá, giữ thời hạn ký hợp đồng chuyển nhượng hoặc chuẩn bị hồ sơ công chứng. Trong giao dịch thương mại, đặt cọc có thể dùng để bảo đảm bên mua sẽ nhận hàng, bên bán sẽ giữ hàng hoặc hai bên sẽ ký hợp đồng mua bán chính thức theo thời hạn đã thỏa thuận.

Dù dùng trong giao dịch nào, hợp đồng đặt cọc cũng cần ghi rõ mục đích đặt cọc là để bảo đảm việc gì. Nếu không ghi rõ, sau này rất dễ tranh cãi khoản tiền đó là tiền đặt cọc, tiền trả trước, tiền giữ chỗ, tiền tạm ứng hay tiền thanh toán một phần.

4. Hợp đồng đặt cọc khác gì giấy nhận tiền đặt cọc?

Giấy nhận tiền đặt cọc thường chỉ ghi nhận việc một bên đã nhận một khoản tiền từ bên kia. Nội dung có thể rất ngắn, chỉ gồm số tiền, ngày nhận, người nhận và lý do nhận tiền. Trong khi đó, hợp đồng đặt cọc là văn bản thỏa thuận đầy đủ hơn, có thể ghi rõ mục đích đặt cọc, tài sản giao dịch, thời hạn ký hợp đồng chính, điều kiện hoàn cọc, phạt cọc, quyền nghĩa vụ và phương thức giải quyết tranh chấp.

Nếu giao dịch đơn giản, số tiền nhỏ, giấy nhận tiền có thể dùng làm chứng cứ ban đầu. Nhưng với giao dịch có giá trị lớn như nhà đất, xe, mặt bằng kinh doanh, hàng hóa số lượng lớn hoặc dịch vụ dài hạn, nên lập hợp đồng đặt cọc rõ ràng để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.

5. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng đặt cọc

5.1. Thông tin bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc

Hợp đồng cần ghi rõ thông tin của các bên. Nếu là cá nhân, cần có họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân hoặc hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại. Nếu là doanh nghiệp, cần ghi tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, chức vụ và căn cứ đại diện.

Đây là phần quan trọng vì nếu người nhận đặt cọc không phải chủ tài sản, không có quyền đại diện hoặc không có quyền giao dịch, bên đặt cọc có thể gặp rủi ro rất lớn.

5.2. Tài sản hoặc giao dịch được đặt cọc

Hợp đồng cần mô tả rõ tài sản hoặc giao dịch mà các bên đặt cọc. Nếu là nhà đất, cần ghi địa chỉ, số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, giấy chứng nhận, tình trạng pháp lý và thông tin chủ sở hữu. Nếu là xe, cần ghi biển số, số khung, số máy, nhãn hiệu, năm sản xuất, giấy đăng ký. Nếu là hàng hóa, cần ghi tên hàng, chủng loại, số lượng, chất lượng, đơn giá và thời điểm giao hàng.

5.3. Số tiền hoặc tài sản đặt cọc

Cần ghi rõ số tiền đặt cọc bằng số và bằng chữ, phương thức giao nhận, thời điểm giao nhận và chứng từ kèm theo. Nếu chuyển khoản, nên ghi rõ số tài khoản, tên chủ tài khoản, nội dung chuyển khoản. Nếu giao tiền mặt, nên có biên nhận hoặc ghi rõ trong hợp đồng.

Không nên chỉ ghi “bên A đặt cọc một phần tiền” mà không xác định cụ thể số tiền, vì sau này rất khó chứng minh.

5.4. Mục đích đặt cọc

Mục đích đặt cọc cần được viết rõ. Ví dụ: đặt cọc để bảo đảm việc ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; đặt cọc để bảo đảm việc ký hợp đồng thuê nhà; đặt cọc để bảo đảm việc mua bán hàng hóa; đặt cọc để giữ chỗ dịch vụ hoặc giữ đơn hàng.

Điều khoản này giúp phân biệt tiền đặt cọc với tiền trả trước, tiền tạm ứng hoặc tiền thanh toán một phần. Đây là điểm rất quan trọng khi xảy ra tranh chấp.

5.5. Thời hạn đặt cọc và thời hạn ký hợp đồng chính

Hợp đồng cần ghi rõ thời hạn đặt cọc, thời điểm hai bên phải ký hợp đồng chính hoặc thực hiện giao dịch chính. Ví dụ: trong vòng 15 ngày kể từ ngày ký hợp đồng đặt cọc, hai bên phải ký hợp đồng mua bán; hoặc đến ngày cụ thể nào đó phải hoàn tất công chứng.

Nếu không ghi thời hạn rõ ràng, một bên có thể kéo dài việc ký hợp đồng chính, làm ảnh hưởng quyền lợi của bên còn lại.

5.6. Điều kiện hoàn cọc, mất cọc và phạt cọc

Đây là điều khoản cốt lõi của hợp đồng đặt cọc. Cần ghi rõ trường hợp nào bên đặt cọc được nhận lại tiền, trường hợp nào bị mất cọc, trường hợp nào bên nhận đặt cọc phải trả lại cọc và bồi thường khoản tương đương hoặc khoản khác theo thỏa thuận.

Thông thường, nếu hợp đồng chính được ký hoặc thực hiện đúng cam kết thì tiền đặt cọc được trả lại hoặc trừ vào nghĩa vụ thanh toán. Nếu bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì có thể mất cọc. Nếu bên nhận đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì có thể phải trả lại cọc và khoản tương đương giá trị cọc, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

5.7. Cam kết về tình trạng tài sản

Với giao dịch nhà đất, xe, tài sản có đăng ký hoặc hàng hóa giá trị lớn, bên nhận đặt cọc cần cam kết tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quyền định đoạt hợp pháp của mình, không bị tranh chấp, không bị kê biên, không bị cầm cố hoặc thế chấp trái với cam kết, trừ trường hợp đã thông báo rõ cho bên đặt cọc.

Nếu tài sản đang thế chấp, đang tranh chấp, đang cho thuê hoặc bị hạn chế chuyển nhượng, các bên cần ghi rõ tình trạng thực tế và phương án xử lý trước khi ký hợp đồng chính.

5.8. Nghĩa vụ cung cấp hồ sơ và phối hợp thực hiện

Bên nhận đặt cọc cần cung cấp hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền bán tài sản. Bên đặt cọc cần chuẩn bị tài chính, hồ sơ cá nhân hoặc hồ sơ doanh nghiệp để ký hợp đồng chính đúng thời hạn. Các bên cũng nên quy định rõ trách nhiệm nộp thuế, phí, lệ phí, chi phí công chứng và chi phí liên quan.

5.9. Trường hợp bất khả kháng hoặc không do lỗi các bên

Trong một số trường hợp, hợp đồng chính không thể ký không phải do lỗi của bên đặt cọc hoặc bên nhận đặt cọc, ví dụ tài sản bị cơ quan có thẩm quyền tạm dừng giao dịch, thay đổi quy hoạch, hồ sơ pháp lý phát sinh vướng mắc khách quan hoặc sự kiện bất khả kháng. Hợp đồng nên dự liệu cách xử lý các trường hợp này, ví dụ hoàn cọc, gia hạn thời gian hoặc thỏa thuận lại.

5.10. Giải quyết tranh chấp

Hợp đồng cần ghi rõ nếu có tranh chấp thì các bên ưu tiên thương lượng, hòa giải. Nếu không giải quyết được, tranh chấp sẽ được đưa ra tòa án hoặc trọng tài thương mại nếu phù hợp. Với giao dịch có giá trị lớn, điều khoản giải quyết tranh chấp cần viết rõ để tránh mất thời gian xác định cơ quan xử lý.

6. Bảng gợi ý điều khoản trong hợp đồng đặt cọc

7. Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng đặt cọc

7.1. Người nhận cọc không có quyền bán hoặc quyền giao dịch

Đây là rủi ro rất lớn trong giao dịch nhà đất, xe hoặc tài sản có đăng ký. Người nhận cọc có thể không phải chủ sở hữu, không được đồng sở hữu đồng ý, không có giấy ủy quyền hợp lệ hoặc tài sản đang bị hạn chế giao dịch. Trước khi đặt cọc, cần kiểm tra giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền đại diện.

7.2. Không ghi rõ tiền cọc hay tiền trả trước

Nếu văn bản chỉ ghi “bên A giao cho bên B số tiền…” mà không nêu đây là tiền đặt cọc để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, sau này có thể tranh cãi đó là tiền trả trước, tiền giữ chỗ hoặc khoản thanh toán khác. Vì vậy, cần dùng đúng thuật ngữ và ghi rõ mục đích đặt cọc.

7.3. Không ghi rõ thời hạn ký hợp đồng chính

Nhiều tranh chấp phát sinh vì hợp đồng đặt cọc không ghi ngày ký hợp đồng chính. Một bên muốn kéo dài thời gian, bên còn lại muốn hủy giao dịch nhưng không có căn cứ rõ. Nên ghi cụ thể ngày, tháng, năm hoặc thời hạn tính từ ngày đặt cọc.

7.4. Điều khoản phạt cọc viết mơ hồ

Điều khoản phạt cọc cần ghi rõ bên nào vi phạm thì xử lý thế nào. Nếu bên đặt cọc không mua, không thuê hoặc không ký hợp đồng chính thì có mất cọc không. Nếu bên nhận đặt cọc không bán, không cho thuê hoặc không ký hợp đồng chính thì có phải trả lại cọc và phạt cọc không.

7.5. Đặt cọc khi tài sản còn tranh chấp hoặc đang thế chấp

Nếu tài sản đang tranh chấp, đang bị kê biên, đang thế chấp hoặc chưa đủ điều kiện giao dịch, bên đặt cọc có thể gặp rủi ro không ký được hợp đồng chính. Trường hợp tài sản đang thế chấp nhưng các bên vẫn muốn giao dịch, hợp đồng cần ghi rõ phương án giải chấp, thời hạn giải chấp và trách nhiệm nếu không giải chấp đúng hạn.

8. Có nên công chứng hợp đồng đặt cọc không?

Pháp luật hiện hành không bắt buộc mọi hợp đồng đặt cọc phải công chứng. Tuy nhiên, với giao dịch có giá trị lớn, đặc biệt là đặt cọc mua bán nhà đất, chuyển nhượng tài sản quan trọng hoặc giao dịch có nhiều đồng sở hữu, các bên nên cân nhắc công chứng, chứng thực hoặc ít nhất lập văn bản rõ ràng có đầy đủ chữ ký, giấy tờ tùy thân và chứng cứ thanh toán.

Công chứng không phải lúc nào cũng là điều kiện bắt buộc để hợp đồng đặt cọc có hiệu lực, nhưng có thể giúp tăng tính xác thực về chủ thể, thời điểm ký, nội dung thỏa thuận và ý chí của các bên. Trường hợp không công chứng, các bên càng cần soạn hợp đồng kỹ, lưu chứng từ chuyển tiền và kiểm tra hồ sơ pháp lý trước khi giao tiền.

9. Có ký hợp đồng đặt cọc điện tử bằng VContract Viettel được không?

Có thể ký hợp đồng đặt cọc điện tử trong các trường hợp pháp luật không bắt buộc hình thức công chứng, chứng thực hoặc không yêu cầu hình thức riêng. VContract Viettel hỗ trợ tạo hợp đồng, gửi ký, theo dõi trạng thái ký, lưu trữ điện tử và tra cứu lại hồ sơ khi cần.

Với doanh nghiệp, việc ký hợp đồng đặt cọc điện tử giúp giảm thời gian in ấn, chuyển phát, ký tay và lưu bản cứng. Hệ thống cũng giúp quản lý tốt hơn các giao dịch đặt cọc với khách hàng, đại lý, nhà cung cấp, người thuê mặt bằng, đối tác mua hàng hoặc đối tác cung cấp dịch vụ.

10. Mẫu khung hợp đồng đặt cọc tham khảo

11. Lợi ích khi ký hợp đồng đặt cọc bằng VContract Viettel

Ký hợp đồng đặt cọc bằng VContract Viettel giúp các bên rút ngắn thời gian ký, hạn chế việc in ấn, chuyển phát và lưu giữ bản giấy. Hồ sơ sau ký được lưu trữ điện tử, dễ tra cứu, dễ gửi lại và thuận tiện khi cần đối chiếu lịch sử giao dịch.

Đối với doanh nghiệp, VContract phù hợp để ký hợp đồng đặt cọc với khách hàng, đối tác, đại lý, nhà cung cấp, bên thuê mặt bằng hoặc người mua hàng. Ngoài hợp đồng đặt cọc, doanh nghiệp còn có thể ký phụ lục, biên bản giao nhận, biên bản đối chiếu công nợ, hợp đồng chính và các tài liệu liên quan trên cùng một quy trình quản lý điện tử.

12. Kết luận

Hợp đồng đặt cọc là văn bản quan trọng để bảo đảm việc ký kết hoặc thực hiện hợp đồng chính. Một hợp đồng đặt cọc chặt chẽ cần ghi rõ chủ thể, tài sản hoặc giao dịch đặt cọc, số tiền đặt cọc, mục đích đặt cọc, thời hạn ký hợp đồng chính, điều kiện hoàn cọc, mất cọc, phạt cọc và phương thức giải quyết tranh chấp.

Với các giao dịch được phép ký điện tử, VContract Viettel là giải pháp phù hợp để ký hợp đồng đặt cọc nhanh, lưu trữ tập trung, giảm giấy tờ và giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ giao dịch hiệu quả hơn.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng đặt cọc

1. Hợp đồng đặt cọc có bắt buộc lập thành văn bản không?

Bộ luật Dân sự 2015 không bắt buộc mọi giao dịch đặt cọc phải lập thành văn bản. Tuy nhiên, để tránh tranh chấp, các bên nên lập hợp đồng đặt cọc bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử, đặc biệt với giao dịch có giá trị lớn.

2. Bên đặt cọc không mua nữa có bị mất cọc không?

Nếu bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng mà không có căn cứ hợp pháp thì tài sản đặt cọc có thể thuộc về bên nhận đặt cọc, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

3. Bên nhận đặt cọc không bán nữa thì xử lý thế nào?

Nếu bên nhận đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng mà không có căn cứ hợp pháp thì phải trả lại tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

4. Hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất có cần công chứng không?

Không phải mọi hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất đều bắt buộc công chứng. Tuy nhiên, với giao dịch giá trị lớn, nhiều đồng sở hữu hoặc có rủi ro pháp lý, các bên nên cân nhắc công chứng, chứng thực hoặc ít nhất lập văn bản thật rõ ràng.

5. Có thể ký hợp đồng đặt cọc điện tử bằng VContract không?

Có thể, nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc hình thức riêng. VContract Viettel phù hợp để ký hợp đồng đặt cọc, phụ lục, biên bản nhận cọc, hoàn cọc và hợp đồng chính liên quan.