Mẫu hợp đồng gia công trong sản xuất, kinh doanh, thương mại

Hợp đồng gia công là loại hợp đồng được sử dụng phổ biến trong sản xuất, kinh doanh, thương mại và đời sống dân sự. Khi một bên có nhu cầu đặt làm sản phẩm theo mẫu, theo tiêu chuẩn hoặc theo yêu cầu riêng, còn bên kia có năng lực thực hiện công việc để tạo ra sản phẩm đó, hai bên có thể ký hợp đồng gia công để ghi nhận rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên.

Hợp đồng gia công thường gặp trong các lĩnh vực như may mặc, cơ khí, in ấn, bao bì, sản xuất linh kiện, chế biến thực phẩm, gia công mỹ phẩm, gia công nội thất, gia công phần mềm, gia công hàng xuất khẩu, gia công theo đơn đặt hàng hoặc sản xuất theo thương hiệu riêng.

Theo Điều 542 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng gia công là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên nhận gia công thực hiện công việc để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của bên đặt gia công, còn bên đặt gia công nhận sản phẩm và trả tiền công. Đối với hoạt động gia công trong thương mại, Điều 178 Luật Thương mại 2005 cũng quy định gia công trong thương mại là hoạt động mà bên nhận gia công sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện một hoặc nhiều công đoạn sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công và hưởng thù lao.

1. Hợp đồng gia công là gì?

hop-dong-gia-cong-may-mac

Hợp đồng gia công là văn bản ghi nhận việc bên nhận gia công thực hiện một công việc nhất định để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của bên đặt gia công. Sau khi hoàn thành, bên nhận gia công giao sản phẩm cho bên đặt gia công và được nhận tiền công, phí gia công hoặc thù lao theo thỏa thuận.

Điểm đặc trưng của hợp đồng gia công là sản phẩm được tạo ra theo mẫu, tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật, thiết kế, nguyên liệu hoặc yêu cầu riêng của bên đặt gia công. Bên đặt gia công thường quan tâm đến kết quả cuối cùng, còn bên nhận gia công chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất, thực hiện công việc và bàn giao sản phẩm đúng chất lượng, số lượng, thời hạn.

Theo Điều 543 Bộ luật Dân sự 2015, đối tượng của hợp đồng gia công là vật được xác định trước theo mẫu, theo tiêu chuẩn mà các bên thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định. Vì vậy, khi ký hợp đồng, hai bên cần mô tả rõ sản phẩm gia công, tiêu chuẩn kỹ thuật, nguyên liệu, mẫu mã, quy cách, định mức hao hụt và phương thức nghiệm thu.

2. Các loại hợp đồng gia công thường gặp

Tùy theo mục đích và lĩnh vực sản xuất, hợp đồng gia công có thể được chia thành nhiều nhóm khác nhau. Việc xác định đúng loại hợp đồng giúp các bên xây dựng điều khoản phù hợp hơn.

3. Căn cứ pháp luật về hợp đồng gia công

Khi soạn hợp đồng gia công, các bên nên nắm một số căn cứ pháp luật quan trọng sau:

4. Nội dung cần có trong hợp đồng gia công

Một hợp đồng gia công rõ ràng cần mô tả đầy đủ sản phẩm gia công, nguyên vật liệu, quy trình thực hiện, tiêu chuẩn nghiệm thu, tiền công, thời hạn giao hàng và trách nhiệm nếu sản phẩm không đạt yêu cầu.

5. Quyền và nghĩa vụ của bên đặt gia công

Theo tinh thần của Điều 544 và Điều 545 Bộ luật Dân sự 2015, bên đặt gia công có nghĩa vụ cung cấp nguyên vật liệu, giấy tờ, thông tin cần thiết nếu có thỏa thuận; trả tiền công theo đúng thời hạn; đồng thời có quyền nhận sản phẩm và yêu cầu bên nhận gia công giao sản phẩm đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, địa điểm đã thỏa thuận.

Trong hợp đồng thực tế, bên đặt gia công nên quy định rõ:

• Thời điểm giao nguyên liệu, vật tư, mẫu thiết kế, bản vẽ hoặc công thức sản xuất.
• Chất lượng nguyên liệu cung cấp cho bên nhận gia công.
• Định mức sử dụng nguyên liệu, tỷ lệ hao hụt cho phép.
• Thời hạn kiểm tra mẫu, duyệt mẫu, nghiệm thu sản phẩm.
• Thời hạn thanh toán tiền công sau khi nhận sản phẩm.
• Trách nhiệm nếu chậm giao nguyên liệu làm ảnh hưởng tiến độ sản xuất.
• Quyền từ chối nhận sản phẩm nếu sản phẩm không đúng mẫu, không đạt tiêu chuẩn hoặc giao chậm.

6. Quyền và nghĩa vụ của bên nhận gia công

Theo tinh thần của Điều 546 và Điều 547 Bộ luật Dân sự 2015, bên nhận gia công có nghĩa vụ bảo quản nguyên vật liệu do bên đặt gia công giao, báo cho bên đặt gia công biết nếu nguyên vật liệu không bảo đảm chất lượng, giao sản phẩm đúng thỏa thuận và giữ bí mật thông tin về quy trình gia công, sản phẩm nếu có thỏa thuận.

Trong hợp đồng, bên nhận gia công nên chú ý các nghĩa vụ sau:

• Tiếp nhận và bảo quản nguyên vật liệu, tài sản, khuôn mẫu, bản vẽ, thiết kế của bên đặt gia công.
• Sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, đúng định mức đã thỏa thuận.
• Không tự ý thay đổi mẫu mã, chất liệu, quy cách sản phẩm nếu chưa được đồng ý.
• Báo ngay cho bên đặt gia công nếu phát hiện nguyên liệu không đạt chất lượng.
• Giao sản phẩm đúng số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm.
• Chịu trách nhiệm đối với lỗi kỹ thuật, lỗi sản xuất hoặc sản phẩm không đạt tiêu chuẩn do lỗi của mình.
• Không tiết lộ mẫu mã, công thức, tài liệu kỹ thuật, dữ liệu khách hàng hoặc thông tin bí mật của bên đặt gia công.

7. Cách tính giá trong hợp đồng gia công

Giá trong hợp đồng gia công có thể tính theo nhiều cách. Hai bên nên lựa chọn cách tính phù hợp với loại sản phẩm, khối lượng sản xuất và mức độ phức tạp của công đoạn gia công.

Ví dụ: Bên đặt gia công đặt 10.000 sản phẩm, đơn giá gia công là 3.000 đồng/sản phẩm, sản phẩm đạt nghiệm thu là 9.800 sản phẩm. Tiền công gia công được tính:

Nếu hợp đồng có quy định tỷ lệ lỗi cho phép, sản phẩm lỗi có sửa được hay không, chi phí sửa lỗi do bên nào chịu thì cần ghi thật rõ để tránh tranh chấp khi nghiệm thu.

8. Mẫu điều khoản quan trọng trong hợp đồng gia công

Dưới đây là một số mẫu điều khoản tham khảo. Khi sử dụng thực tế, cần chỉnh theo sản phẩm, ngành nghề và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

8.1. Điều khoản về sản phẩm gia công

8.2. Điều khoản về nguyên vật liệu

8.3. Điều khoản về nghiệm thu sản phẩm

8.4. Điều khoản về thanh toán

8.5. Điều khoản bảo mật và sở hữu mẫu mã

9. Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng gia công

Hợp đồng gia công nếu soạn sơ sài rất dễ phát sinh tranh chấp, nhất là khi sản phẩm không đạt chất lượng, nguyên liệu bị hao hụt, giao hàng chậm hoặc bên đặt gia công không thanh toán đúng hạn.

• Không mô tả rõ tiêu chuẩn sản phẩm nên khó nghiệm thu.
• Không có mẫu đối chiếu, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật hoặc hình ảnh sản phẩm.
• Không quy định định mức nguyên liệu và tỷ lệ hao hụt cho phép.
• Không xác định bên chịu trách nhiệm khi nguyên liệu không đạt chất lượng.
• Bên nhận gia công giao hàng chậm nhưng hợp đồng không có phạt vi phạm.
• Sản phẩm lỗi nhưng không rõ phải sửa, làm lại hay giảm giá.
• Không quy định bảo mật mẫu mã, công thức, thiết kế, nhãn hiệu.
• Không có biên bản giao nhận nguyên liệu, thành phẩm, sản phẩm lỗi, sản phẩm thừa.
• Không rõ thời điểm thanh toán và điều kiện thanh toán.

10. Hợp đồng gia công có ký điện tử được không?

Hợp đồng gia công có thể được ký bằng phương thức điện tử nếu các bên thống nhất lựa chọn hình thức này và giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu phải thực hiện bằng hình thức đặc biệt khác. Với doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng gia công, phụ lục đơn hàng, biên bản giao nhận, nghiệm thu hoặc thanh lý, ký điện tử giúp rút ngắn thời gian và giảm giấy tờ đáng kể.

Khi ký hợp đồng gia công điện tử, các bên nên đính kèm đầy đủ phụ lục kỹ thuật, danh mục sản phẩm, hình ảnh mẫu, bảng định mức nguyên liệu, báo giá, lịch giao hàng, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan. Những tài liệu này giúp hợp đồng rõ ràng hơn và thuận tiện khi đối chiếu sau này.

11. Lợi ích khi ký hợp đồng gia công bằng VContract Viettel

VContract Viettel là giải pháp hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, gửi ký, quản lý và lưu trữ hợp đồng trực tuyến. Đối với hợp đồng gia công, VContract giúp các bên ký nhanh, quản lý nhiều hợp đồng theo đơn hàng và hạn chế thất lạc hồ sơ giấy.

12. Bảng giá tham khảo hợp đồng gia công VContract Viettel

Doanh nghiệp sản xuất, xưởng gia công, công ty thương mại hoặc đơn vị có nhu cầu ký nhiều hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu có thể lựa chọn gói VContract phù hợp.

Lưu ý: Bảng giá có thể thay đổi theo chính sách từng thời điểm, số lượng hợp đồng, nhu cầu tích hợp và chương trình triển khai thực tế. Doanh nghiệp nên liên hệ tư vấn để được báo giá phù hợp nhất.

13. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng gia công

Hợp đồng gia công được quy định ở đâu?

Hợp đồng gia công được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, từ Điều 542 đến Điều 548. Đối với gia công trong thương mại, Luật Thương mại 2005 có quy định tại Điều 178 và các điều tiếp theo về gia công trong thương mại.

Hợp đồng gia công có cần lập thành văn bản không?

Với giao dịch nhỏ, các bên có thể thỏa thuận bằng nhiều hình thức nếu pháp luật không yêu cầu hình thức cụ thể. Tuy nhiên, với hoạt động sản xuất, kinh doanh, gia công hàng hóa, gia công số lượng lớn hoặc có giá trị cao, nên lập hợp đồng bằng văn bản hoặc hợp đồng điện tử để làm căn cứ nghiệm thu và thanh toán.

Bên nào phải cung cấp nguyên vật liệu trong hợp đồng gia công?

Việc bên nào cung cấp nguyên vật liệu do các bên thỏa thuận. Có trường hợp bên đặt gia công cung cấp toàn bộ nguyên liệu, có trường hợp bên nhận gia công tự chuẩn bị, cũng có trường hợp mỗi bên cung cấp một phần. Nội dung này cần ghi rõ trong hợp đồng.

Sản phẩm gia công bị lỗi thì xử lý thế nào?

Hợp đồng nên quy định rõ tiêu chuẩn nghiệm thu, tỷ lệ lỗi cho phép, trách nhiệm sửa lỗi, làm lại, giảm giá hoặc bồi thường. Nếu lỗi do bên nhận gia công thực hiện sai kỹ thuật, sai mẫu hoặc sai quy cách, bên nhận gia công thường phải chịu trách nhiệm theo thỏa thuận.

Hợp đồng gia công có ký điện tử bằng VContract được không?

Có thể ký điện tử nếu các bên thống nhất và giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức đặc biệt khác. VContract Viettel hỗ trợ tạo mẫu, gửi ký, theo dõi trạng thái và lưu trữ hợp đồng gia công, phụ lục, biên bản nghiệm thu điện tử.

14. Kết luận

Hợp đồng gia công là căn cứ quan trọng giúp bên đặt gia công và bên nhận gia công thống nhất rõ sản phẩm, nguyên vật liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật, tiền công, tiến độ, nghiệm thu, thanh toán, bảo mật và trách nhiệm khi có lỗi phát sinh. Một hợp đồng được soạn rõ ràng sẽ giúp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, xưởng gia công, công ty thương mại hoặc đơn vị thường xuyên ký hợp đồng với khách hàng, việc sử dụng VContract Viettel giúp quy trình ký kết nhanh hơn, quản lý hồ sơ tốt hơn, giảm giấy tờ và thuận tiện tra cứu khi cần.