Mẫu hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia, trả lương như thế nào?

Hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia là loại hợp đồng được sử dụng khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân cần thuê một người hoặc một đơn vị có chuyên môn để tư vấn, đánh giá, đào tạo, lập phương án, hỗ trợ triển khai dự án, giải quyết vấn đề kỹ thuật, pháp lý, tài chính, nhân sự, marketing, công nghệ hoặc quản trị.

Khác với hợp đồng lao động, hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia thường hướng đến kết quả tư vấn hoặc phạm vi dịch vụ cụ thể. Bên tư vấn không nhất thiết phải làm việc toàn thời gian, không chịu sự quản lý như nhân viên nội bộ nếu bản chất hợp đồng là dịch vụ. Vì vậy, khi soạn hợp đồng, các bên cần ghi rõ phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao, phí tư vấn, thời hạn, bảo mật, quyền sở hữu tài liệu và trách nhiệm khi kết quả tư vấn không đạt yêu cầu.

1. Hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia là gì?

Hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia là sự thỏa thuận giữa bên thuê tư vấn và bên cung cấp dịch vụ tư vấn. Theo đó, bên tư vấn hoặc chuyên gia thực hiện công việc chuyên môn theo phạm vi đã thống nhất; bên thuê tư vấn có nghĩa vụ cung cấp thông tin cần thiết, phối hợp thực hiện và thanh toán phí dịch vụ theo hợp đồng.

Ví dụ, doanh nghiệp thuê chuyên gia tư vấn chiến lược kinh doanh, tư vấn xây dựng hệ thống quản trị, tư vấn pháp lý, tư vấn thuế, tư vấn nhân sự, tư vấn chuyển đổi số, tư vấn kỹ thuật công trình, tư vấn truyền thông, tư vấn đào tạo nội bộ hoặc tư vấn triển khai phần mềm. Tùy từng lĩnh vực, hợp đồng có thể yêu cầu chuyên gia bàn giao báo cáo, kế hoạch, bản phân tích, tài liệu đào tạo, hồ sơ nghiệm thu hoặc kết quả tư vấn cụ thể.

2. Căn cứ pháp luật khi lập hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia

Hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia thường được xây dựng theo nhóm hợp đồng dịch vụ. Theo Điều 513 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ.

Theo Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có quyền thỏa thuận nội dung hợp đồng như đối tượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện, quyền nghĩa vụ, trách nhiệm do vi phạm và phương thức giải quyết tranh chấp.

Cần lưu ý thêm: nếu hợp đồng tuy gọi là “hợp đồng tư vấn” hoặc “hợp đồng chuyên gia” nhưng nội dung thể hiện rõ việc làm có trả công, tiền lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát thường xuyên của một bên thì có thể bị xem là hợp đồng lao động theo tinh thần Điều 13 Bộ luật Lao động 2019. Vì vậy, nếu muốn xác lập quan hệ dịch vụ độc lập, hợp đồng cần mô tả theo kết quả công việc, phạm vi tư vấn, sản phẩm bàn giao và tiến độ, tránh biến chuyên gia thành nhân sự chịu quản lý như người lao động nội bộ.

Đối với hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 ghi nhận thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Do đó, nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia bằng VContract Viettel để quản lý hồ sơ nhanh và thuận tiện.

3. Khi nào cần ký hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia?

Doanh nghiệp nên ký hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia khi cần thuê người có chuyên môn thực hiện một công việc độc lập, có thời hạn hoặc có kết quả bàn giao rõ ràng. Hợp đồng này phù hợp khi doanh nghiệp chưa muốn tuyển nhân sự toàn thời gian, cần chuyên môn ngắn hạn hoặc cần ý kiến khách quan từ chuyên gia bên ngoài.

Một số trường hợp thường cần hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia gồm: tư vấn chiến lược, tư vấn pháp lý, tư vấn thuế, tư vấn tài chính, tư vấn quản trị doanh nghiệp, tư vấn tuyển dụng, tư vấn đào tạo, tư vấn kỹ thuật, tư vấn xây dựng, tư vấn đấu thầu, tư vấn truyền thông, tư vấn marketing, tư vấn phần mềm, tư vấn chuyển đổi số và tư vấn xử lý khủng hoảng.

Với các công việc có giá trị cao, liên quan dữ liệu nội bộ, bí mật kinh doanh, tài sản trí tuệ hoặc ảnh hưởng lớn đến quyết định của doanh nghiệp, hợp đồng càng cần được lập chặt chẽ, có điều khoản bảo mật và trách nhiệm rõ ràng.

4. Hợp đồng thuê tư vấn khác gì hợp đồng lao động?

Hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia thường là hợp đồng dịch vụ. Bên tư vấn thực hiện công việc theo chuyên môn độc lập và nhận phí dịch vụ. Trong khi đó, hợp đồng lao động là quan hệ làm việc có trả công, tiền lương, điều kiện lao động và có sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động.

Việc phân biệt rất quan trọng vì nếu hợp đồng dịch vụ nhưng thực chất lại quản lý chuyên gia như nhân viên, yêu cầu làm việc cố định, chấm công, chịu kỷ luật lao động, hưởng lương tháng như nhân sự nội bộ thì có thể phát sinh nghĩa vụ theo pháp luật lao động, bảo hiểm và thuế liên quan.

5. Nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia

5.1. Thông tin các bên

Hợp đồng cần ghi rõ thông tin bên thuê tư vấn và bên tư vấn. Nếu bên tư vấn là cá nhân, cần ghi họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế cá nhân nếu có. Nếu bên tư vấn là doanh nghiệp, cần ghi tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện và chức vụ.

Với chuyên gia nước ngoài hoặc chuyên gia làm việc từ xa, cần ghi rõ quốc tịch, địa chỉ liên hệ, phương thức trao đổi, đồng tiền thanh toán, quy định thuế và luật áp dụng nếu có yếu tố nước ngoài.

5.2. Phạm vi công việc tư vấn

Phạm vi công việc là phần quan trọng nhất của hợp đồng. Cần mô tả rõ chuyên gia tư vấn nội dung gì, làm trong phạm vi nào, không làm những việc gì, số buổi tư vấn, số lần họp, số báo cáo, số lần chỉnh sửa và mức độ hỗ trợ sau khi bàn giao.

Không nên ghi chung chung như “tư vấn chiến lược cho doanh nghiệp” hoặc “hỗ trợ chuyên môn khi cần”. Cách viết này rất dễ gây tranh cãi vì bên thuê có thể kỳ vọng nhiều hơn, còn chuyên gia lại hiểu phạm vi hẹp hơn.

5.3. Sản phẩm bàn giao và tiêu chí nghiệm thu

Hợp đồng nên quy định rõ sản phẩm đầu ra như báo cáo tư vấn, kế hoạch triển khai, bản phân tích, tài liệu đào tạo, quy trình, biểu mẫu, bản vẽ, hồ sơ kỹ thuật, file dữ liệu, buổi đào tạo hoặc biên bản tư vấn. Mỗi sản phẩm nên có tiêu chí nghiệm thu cụ thể.

Ví dụ, với hợp đồng tư vấn quản trị, sản phẩm có thể là báo cáo đánh giá hiện trạng, đề xuất mô hình tổ chức, quy trình vận hành và kế hoạch triển khai. Với hợp đồng tư vấn marketing, sản phẩm có thể là chiến lược truyền thông, kế hoạch nội dung, bộ chỉ số đo lường và báo cáo phân tích.

5.4. Thời hạn thực hiện và tiến độ

Hợp đồng cần ghi rõ thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, mốc bàn giao từng giai đoạn và lịch họp nếu có. Với dự án tư vấn kéo dài, nên có phụ lục tiến độ để xác định rõ giai đoạn khảo sát, phân tích, tư vấn, bàn giao, chỉnh sửa và nghiệm thu.

5.5. Phí tư vấn và phương thức thanh toán

Phí tư vấn có thể tính theo giờ, theo ngày, theo tháng, theo gói dịch vụ, theo giai đoạn hoặc theo kết quả bàn giao. Hợp đồng cần ghi rõ mức phí, thuế, chi phí đi lại, lưu trú, tài liệu, phần mềm, công cụ hỗ trợ và các chi phí phát sinh khác nếu có.

Nếu thanh toán theo giai đoạn, cần gắn từng đợt thanh toán với sản phẩm bàn giao hoặc mốc nghiệm thu. Ví dụ: thanh toán 30% khi ký hợp đồng, 40% khi bàn giao báo cáo dự thảo, 30% sau khi nghiệm thu báo cáo cuối cùng.

5.6. Trách nhiệm cung cấp thông tin của bên thuê

Trong hợp đồng tư vấn, kết quả tư vấn phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu, tài liệu và thông tin mà bên thuê cung cấp. Vì vậy, hợp đồng cần quy định bên thuê có nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ, đúng thời hạn và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu đầu vào.

Nếu bên thuê chậm cung cấp tài liệu hoặc cung cấp thông tin sai, chuyên gia cần có quyền gia hạn thời gian thực hiện, điều chỉnh phạm vi hoặc từ chối trách nhiệm đối với kết quả bị ảnh hưởng bởi dữ liệu không chính xác.

5.7. Bảo mật thông tin

Chuyên gia tư vấn thường tiếp cận thông tin nhạy cảm như dữ liệu khách hàng, báo cáo tài chính, chiến lược kinh doanh, tài liệu nội bộ, quy trình vận hành, nhân sự, giá bán, bí mật kỹ thuật hoặc kế hoạch đầu tư. Vì vậy, hợp đồng phải có điều khoản bảo mật rõ ràng.

Điều khoản bảo mật nên quy định thông tin nào là thông tin mật, thời hạn bảo mật, người được tiếp cận, trường hợp được tiết lộ, nghĩa vụ hoàn trả hoặc tiêu hủy tài liệu và chế tài nếu vi phạm.

5.8. Quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm tư vấn

Nếu chuyên gia tạo ra báo cáo, quy trình, tài liệu đào tạo, bản thiết kế, phần mềm, nội dung, mô hình, biểu mẫu hoặc phương pháp tư vấn, cần xác định rõ quyền sở hữu và quyền sử dụng thuộc về ai sau khi thanh toán.

Doanh nghiệp nên ghi rõ sau khi thanh toán đủ phí, bên thuê được quyền sử dụng sản phẩm tư vấn cho mục đích nội bộ hoặc mục đích đã thỏa thuận. Nếu chuyên gia muốn giữ quyền sử dụng phương pháp, mẫu biểu hoặc tài liệu nền đã có trước đó, cũng cần ghi rõ để tránh tranh chấp.

5.9. Cam kết không xung đột lợi ích

Với các lĩnh vực nhạy cảm như tư vấn chiến lược, tài chính, nhân sự, pháp lý, đấu thầu hoặc công nghệ, nên có điều khoản về xung đột lợi ích. Chuyên gia cần cam kết không tư vấn đồng thời cho đối thủ cạnh tranh trực tiếp nếu việc đó có thể làm lộ bí mật hoặc ảnh hưởng quyền lợi của bên thuê.

5.10. Trách nhiệm vi phạm và giới hạn trách nhiệm

Hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm khi chuyên gia chậm tiến độ, không bàn giao sản phẩm, vi phạm bảo mật, sao chép tài liệu trái phép hoặc tư vấn sai nghiêm trọng do lỗi chuyên môn. Đồng thời, chuyên gia cũng nên giới hạn trách nhiệm trong phạm vi hợp lý, tránh chịu trách nhiệm cho các quyết định kinh doanh mà bên thuê tự áp dụng ngoài phạm vi tư vấn.

6. Bảng gợi ý điều khoản trong hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia

7. Rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia

7.1. Phạm vi tư vấn quá mơ hồ

Nếu hợp đồng chỉ ghi “tư vấn tổng thể”, “hỗ trợ chuyên môn”, “đồng hành cùng doanh nghiệp” mà không có đầu việc cụ thể, rất dễ phát sinh tranh chấp. Bên thuê có thể cho rằng chuyên gia phải hỗ trợ mọi vấn đề, trong khi chuyên gia chỉ hiểu là hỗ trợ trong phạm vi hẹp.

7.2. Không có tiêu chí nghiệm thu

Nhiều hợp đồng tư vấn không quy định rõ thế nào là hoàn thành. Khi chuyên gia bàn giao báo cáo, bên thuê cho rằng chưa đạt yêu cầu nhưng không có tiêu chí để đánh giá. Vì vậy, cần có tiêu chí nghiệm thu, số lần chỉnh sửa và thời hạn phản hồi rõ ràng.

7.3. Nhầm lẫn giữa hợp đồng dịch vụ và hợp đồng lao động

Nếu doanh nghiệp yêu cầu chuyên gia làm việc như nhân viên nội bộ, có giờ làm cố định, chịu chấm công, chịu điều hành thường xuyên và trả tiền như lương tháng, hợp đồng có thể bị xem xét theo bản chất quan hệ lao động. Do đó, cần xác định rõ mô hình hợp tác ngay từ đầu.

7.4. Lộ thông tin mật

Chuyên gia tư vấn có thể tiếp cận dữ liệu rất quan trọng của doanh nghiệp. Nếu hợp đồng không có điều khoản bảo mật, không quy định trách nhiệm khi tiết lộ thông tin, doanh nghiệp sẽ khó xử lý khi xảy ra rò rỉ dữ liệu.

7.5. Không rõ quyền sở hữu sản phẩm tư vấn

Tranh chấp có thể phát sinh khi doanh nghiệp muốn sử dụng tài liệu tư vấn lâu dài, còn chuyên gia cho rằng đó là tài sản trí tuệ riêng. Hợp đồng cần nói rõ sản phẩm nào thuộc quyền sử dụng của bên thuê, sản phẩm nào là phương pháp, mẫu biểu hoặc tài liệu nền của chuyên gia.

8. Có nên ký hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia bằng VContract Viettel?

Có. Hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia thường cần ký nhanh, ký từ xa và lưu trữ nhiều tài liệu kèm theo như phụ lục phạm vi công việc, báo giá, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao tài liệu, thỏa thuận bảo mật và phụ lục điều chỉnh tiến độ. Nếu ký giấy, quá trình này dễ mất thời gian và khó quản lý phiên bản.

VContract Viettel giúp doanh nghiệp tạo hợp đồng điện tử, gửi ký cho chuyên gia, theo dõi trạng thái ký, lưu trữ hồ sơ tập trung và tra cứu lại khi cần. Cách làm này phù hợp với doanh nghiệp thuê chuyên gia làm việc từ xa, chuyên gia ở tỉnh khác, chuyên gia nước ngoài hoặc các dự án cần nhiều bên cùng ký.

9. Mẫu khung hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia tham khảo

10. Lợi ích khi ký hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia bằng VContract Viettel

Ký hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia bằng VContract Viettel giúp doanh nghiệp giảm thời gian in ấn, chuyển phát, ký tay và lưu trữ bản giấy. Hồ sơ sau ký được lưu trữ điện tử, dễ tìm kiếm, dễ kiểm tra và thuận tiện khi cần rà soát lại phạm vi công việc, tiến độ, phí tư vấn hoặc điều khoản bảo mật.

Đối với các dự án cần nhiều lần ký như hợp đồng chính, phụ lục phạm vi công việc, phụ lục chi phí, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao tài liệu và thanh lý hợp đồng, VContract giúp quản lý hồ sơ tập trung hơn, hạn chế thất lạc và nhầm phiên bản.

11. Kết luận

Hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực chuyên môn bên ngoài mà không nhất thiết phải tuyển dụng nhân sự toàn thời gian. Một hợp đồng tốt cần làm rõ phạm vi tư vấn, sản phẩm bàn giao, tiêu chí nghiệm thu, phí tư vấn, thời hạn, bảo mật, quyền sở hữu trí tuệ và trách nhiệm của các bên.

Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên phân biệt rõ hợp đồng tư vấn độc lập với hợp đồng lao động, tránh quản lý chuyên gia như nhân viên nếu bản chất hợp tác là dịch vụ. Với nhu cầu ký nhanh, ký từ xa và quản lý hồ sơ chuyên nghiệp, VContract Viettel là giải pháp phù hợp để ký hợp đồng tư vấn, phụ lục, biên bản nghiệm thu và tài liệu liên quan.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia

1. Hợp đồng thuê tư vấn, chuyên gia có phải hợp đồng lao động không?

Không nhất thiết. Nếu chuyên gia thực hiện công việc độc lập, nhận phí dịch vụ, bàn giao kết quả tư vấn và không chịu sự quản lý như người lao động nội bộ thì thường được xem là hợp đồng dịch vụ. Tuy nhiên, nếu nội dung thể hiện việc làm có trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát thường xuyên thì có thể bị xem xét là quan hệ lao động.

2. Hợp đồng thuê chuyên gia cần có điều khoản bảo mật không?

Rất nên có. Chuyên gia thường tiếp cận dữ liệu, chiến lược, tài chính, khách hàng hoặc quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Điều khoản bảo mật giúp hạn chế rủi ro lộ thông tin và có căn cứ xử lý nếu vi phạm.

3. Phí tư vấn nên thanh toán như thế nào?

Phí tư vấn có thể thanh toán theo giờ, theo ngày, theo tháng, theo gói hoặc theo giai đoạn. Với dự án tư vấn, nên gắn thanh toán với mốc bàn giao hoặc nghiệm thu để rõ trách nhiệm hai bên.

4. Có thể ký hợp đồng thuê tư vấn điện tử không?

Có thể, nếu giao dịch không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng. Doanh nghiệp có thể dùng VContract Viettel để ký hợp đồng tư vấn, phụ lục phạm vi công việc, thỏa thuận bảo mật và biên bản nghiệm thu.

5. VContract Viettel có ký được biên bản nghiệm thu tư vấn không?

Có. VContract Viettel có thể dùng để ký hợp đồng thuê tư vấn, phụ lục, biên bản bàn giao tài liệu, biên bản nghiệm thu, biên bản đối chiếu phí dịch vụ và thanh lý hợp đồng.